“沒去參加年會,我錯過了77萬”:中國式開會,毀掉了多少年輕人

2019-02-17 22:47:42

國館編輯部:

大家好,我是肥貓。

馬上就要過年了,很多公司都在如火如荼地舉辦著年會。

上周,在某知名公司的年會上,發生了奇葩一幕。

這次年會的終極大獎為2000股該公司股票,按當時每股57美元計算,換算成人民幣是77萬元!這可是一筆不小的數目啊!

結果在抽獎中,一連抽了5位員工,都因為不在現場而錯失領獎資格。

最終,這個超級大獎被連續棄獎五次,才被第六位幸運兒領走。

相信那5名沒到場的員工悔得腸子都青了,據說其中一位還在公司加班。

按照公司CEO的說法,由於每年年會都有很多員工不願意參加,所以幾年前就規定,年會抽獎不在場的被取消資格。

說起年會,大家不願意去也是可以理解的,畢竟年會也是會呀,一年到頭開了這么多會,都開怕了,誰也不想在過年前給自己心裡添堵。

所以這件事,既不怪員工運氣不好,也不怪年會規定不人性化。要怪,就怪中國式開會長期以來給國人造成的心理陰影吧。

01

前不久,在中國計算機大會上,發生了一幕小插曲。

會議中,360副總裁譚曉生因不滿上一環節嚴重延時,怒摔話筒和檔案,並當場宣布:大會可以散會了!

一位上市集團副總裁,竟然當眾發飆。

網友們紛紛表示“摔得好!”“這種開會現象,就應該強烈抵制。”

據現場訊息,譚曉生登台時間足足晚了40分鐘,臨近飯點,不少聽眾已經陸續離場。而排在他之後的,還有4位嘉賓...

像這樣重要的會議,每一位特邀嘉賓都是行業大咖,他們的時間非常寶貴,誰不是把自己的行程表安排得滿滿當當。

拖堂這么久,相當於把每個人的計畫都打亂了。

有人說,譚曉生這一摔,是給當今中國開會文化的當頭一棒。

一直以來,各種浪費時間、浪費生命的會議,泛濫在全國每一個有人上班的角落。

瞎開會、亂開會,已是每一個職場人敢怒不敢言的公開秘密。

02

/瞎開會,讓人苦不堪言/

如今,低效會議泛濫成災,成為了企業的一大“隱疾”。

據統計:

全球各個組織每年舉行超過三十億場會議;企業管理層有40%~50%的工作時間在開會;28.2%的中國白領每天參加1到5個小時的會議;25%的會議,會用來討論其他不相干的議題;90%參會人員承認開會時不專心、胡思亂想;73%承認開會時會做其他事情;30%的職場人士認為他們參加的會議毫無意義。

總結起來,當今中國的會議文化主要有三宗罪。

◎ 一宗罪:會議多,時間長

朋友CC在網際網路公司上班,臨近年末,大大小小會議扎堆湧現。她說,每天70%的上班時間,都在開會...

會議越多,預約會議室、準備材料、調整設備成了常態,各種前期工作,有時花費的時間甚至比會議本身還多。

但最讓CC受不了的,還是每當會議尾聲,大家已經迫不及待衝出去的時候,領導總會清清嗓子說:“我再補充多兩句哈。”

沒有2個小時肯定是說不完的。

根據《哈佛商業評論》的一項調查顯示,93%企業的會議都是低效率的,充滿著散漫的領導講話、俗氣的幻燈片和痛苦的沉默。

越來越多的會議,會讓員工走進一個怪圈,就是上班開會,下班(加班)工作,公司效率不但不見長,反之帶來更多的關係問題和管理矛盾。

正如現代管理學之父,彼得·德魯克說的:如果沒有辦法做到富有成效,那么開會純粹就是浪費時間。

◎ 二宗罪:空話連篇,議而不決

不少會議,卻往往沒有明確的議題。像“開會的目的是什麼?”“要解決一個什麼問題?”等,很多組織者根本沒底。

一次會議沒有解決的問題,成為開下一次會議的理由。下一次還是沒有解決問題,卻又出現了新的問題。

明明開會的時候,大家都在踴躍討論,但領導一句“這個事情有待商榷,先照原來的做吧。”瞬間就把會議成果化為烏有。

還有些奇葩會議,充斥著官腔、長篇大論、大會套小會等,到了最後,都是議而不決,甚至連議都不議。

鄧小平曾說過:不要開空話連篇的會,不發離題的萬里的議論。要開小會,開短會,會上講短話,話不離題。

真正有水平的人,都善於精簡的表達。

你會發現,一場優秀的演講,不在於說得有多長,而是在有限的時間,能夠把觀點表達得清楚,有感染力。

開會也是一樣,組織者要控制自己的表達時間,儘量用短小精悍的語言把議題說清楚,才能帶領大家完成有結果的會議。

◎ 三宗罪:參會人員與會議無關

有讀者向我抱怨,公司經常跨部門開會。一個小小的需求,叫上一堆無關人員參與,只能放著自己的活不乾,在會上干著急。

這樣的公司,一般架構不清晰、崗位職責混亂,不少人抱著寧濫勿缺的原則,把可以參加的人員都納入名單,造成事小人多。

正常工作無法進行,引發的問題需要更多會議來解決,形成惡性循環。更讓人哭笑不得的是,和你無關的議題還要求發言!開個會像打仗一樣,管你手裡是槍還是拳頭,都得用上。

毛主席早就痛批過:會是常常從早上開到晚上,沒有話講的人也要講一頓,不講好象對不起人。總之,不看實際情形,死守著呆板的舊形式,舊習慣,這種現象,難道不應該改進?

集思廣益沒有錯,但絕不是解決問題的萬能良藥。胡亂開會,往往只會把問題搞得日益嚴重。

03

/瞎開會的人,不是蠢就是壞/

忽略溝通的成本,是造成瞎開會的重要原因。

不少管理人員有一種錯覺,溝通沒有成本。沒有意識到會議作為一項工作,也需要衡量投入和產出,導致動輒召開會議,使團隊終日被泛濫的會議困擾。

還有的組織者,為了讓會議流程更完整,把幾分鐘就能做完的事情,延長到幾十分鐘甚至幾個小時,比如回顧一些已知的信息、展示已知的成果等。

這是對時間的浪費,也是對人力成本的極大消耗。這樣的行為,無疑是愚蠢的。

但還有一種人很喜歡開會,但他們並不蠢,心眼還很壞。

他們不關心實際問題,只想讓大家知道自己在忙。所以需要儘可能虛張聲勢,拉上一大堆人參與溝通,把會議室塞得滿滿當當。

領導經過一看,露出欣慰的笑容。

當開會演變成一種逃避責任的偷懶,為某些人“磨洋工”提供了掩護。沒有能力的人坐在會議上,也會有在做事的錯覺。

還有的管理人員,把開會當成一種身份的象徵,他們傾向於掌控會議的交流,把會場變成自己的一言堂,只要大家安安靜靜坐著,心裡就有安全感和控制感。

這種行為嚴重違背開會本質,將個人私慾凌駕於集體利益。

但讓人悲哀的是,如今這樣的管理者數不勝數。

04

/會議的本質,是提升團隊效率/

開會的真正意義,本是一種上傳下達、內外互動的管理手段。

快準狠的會議,不僅能有效提升工作效率、統一團隊思想,還能讓公司產生凝聚力,像航母一樣前進。

在萬達,王健林的工作報告都由自己親自手寫,每次會議的發言時間,誤差不會超過5分鐘。向他做報告,PPT不能超過3頁。

許家印開會講話,能在半小時內傳達到一線員工,曾經一名管理者開會時看手機,直接連同上司被降了三級。

賈伯斯憎恨一切低效會議,他認為幻燈片會分散人們的注意力,無法專注于思考會議的內容,因此,蘋果公司禁止使用PPT開會。

效率就是金錢,成功人士絕不會把自己置身於低效的會議中。

著名管理學家陳春花說過,會議最大的成本是時間成本,它占用所有人的工作時間,浪費非常大,因此能簡則簡。

所以,當你是會議的組織者,效率和質量就是頭等任務。

① 分配好會議的角色

主持人:開會前,應該明確主持人,通常是決策者或者執行負責人。

時間提醒人:也稱時間長老,負責把控會議的時間,和每個人發言的用時。

會議記錄人:把會議的目的、議題、結論、存疑等都記錄清晰,以便跟進。

② 做好會前準備

每個井然有序的會議,都離不開這個細節。

老闆在每次開會前,都會效仿萬達的方法,做一份3頁左右的PPT。不需要精美,但內容會包含會議流程、解決問題、目標等要素。

他說過,任何一個會議的核心都是解決問題,而非討論問題,在會前制定會議目標很重要。

真正高效的會議,應該能確定每個人該做什麼,並且能夠馬上實施。

會議組織人就像一位“駕駛者”,既要牢牢掌控會議的方向,還要在有離題傾向時,及時拉回來。同時,為了保證人員觀點能夠被挖掘,要平衡與會人員的發言時間。

但是,即使組織者“駕駛”技術再好,其他人渾渾噩噩,也是白搭。

作為參會人員,我們說的每一句話都要有實質意義。

① 數據說話,多維度對比

數據內容可包含競品、行業、發展趨勢等在谷歌,會議倡導用數據支持決策,減少沒必要的假設、爭論和憑空總結。總之,沒有數據,請不要發言。

② 提出建議,給出具體選擇

擺出數據後,要有自己的分析,用最簡練的語言進行陳述,事情的背景、原因、當前狀況等。然後根據利弊等級給出具體選擇。

③ 說出判斷,詢問意見

向領導說出自己的判斷,個人傾向於採用哪個,原因是什麼。最後向大家徵集意見,碰撞想法。

05

/會議中,要掌握分寸感/

白岩松在《幸福了嗎》的書中寫道,開會後,我質問年輕的編導們:

“為什麼你們永遠不說不?為什麼不對自己不認可的東西提出異議?節目做不好是小事,職場中做不好人才是大事!”

雖然一味地順從他人想法,能縮短會議時間,卻並不能帶來實際價值。

會議是碰撞想法的最佳渠道,每個人都有表達自己思想的權利,不必過於擔心職位層級。團隊只有通過激烈或平靜的探討交流,才能活躍會議氣氛,推動問題的解決進程。

需要注意的是,習慣性反對和瞎提意見,也是不可取的。

面對不同於自己的想法,如果總是習慣性反對,喋喋不休地批判,不僅自身思維遭到禁錮,還容易引起領導同事的不滿。

假如你身處管理層,可能就沒有人再願意給出真實意見,這樣團隊發展很容易走到盡頭。

所以在會議中,分寸感很重要。有人說開會就像做人,我們需要不偏不倚,不驕不躁。

把握好每次發言的機會,《哈佛學不到》的作者馬克·麥考梅克提到:那些更加善於匯報工作、發言的人、提出合理建議的人,總會在他人心目中留下良好印象。

會議就像職場中的舞台,人生百態。真正聰明的人,懂得擺正自己的位置,把握好和他人之間的平衡點,成為台上不可或缺的頂樑柱。

/今日作者/

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