職場“三大紀律,八項注意”

2019-03-08 03:13:14

根據本人從事企業管理實踐的經驗和教訓,總結出了一些處理與上司關係的注意事項,借用著名的“三大紀律八項注意”格式,給大家提供一些思考和實踐的思路。

處理與上司關係的“三大紀律”:1、請示不越級;2、匯報要及時;3、交代事情馬上辦。

所謂“八項注意”:

1、鋒芒不可太露;

2、不當面頂撞;

3、不背後議論;

4、不與上司搶功勞;

5、用建議的方式提意見;

6、帶著答案請示,讓上司作決定;

7、重要信息溝通用書面形式;

8、與上司保持適當距離

三大紀律之一:請示不越級

無論是企業抑或是機關和事業單位,都是一個科層式的金字塔結構,一級管一級,並由此形成了一個組織的正常秩序,不到萬不得已,是不允許挑戰和破壞這種組織秩序的。

越級請示,首先否定了直接上司的權威,架空了他的存在,肯定會招致直接上司的不滿;

其次,由於你的工作是直接上司安排的,越級請示間接上司反而使他無法回答,陷入尷尬境地;

第三,由於直接上司和間接上司所處地位不同,掌握的信息量不同,作出的判斷有異,發出的指示也很難一樣。在這種情況下作為下屬就會無所適從。本來想討巧給領導擦皮鞋,結果反而弄巧成拙;

第四,越級請示會助長某些人以“特殊員工”自居的不正風氣,這種人存在的價值,就是要提醒他的直接上司:我是你上司的嫡系,你要小心點!雖然有時候某些不成熟的領導為了掌握所謂第一手資料會有意無意的鼓勵這種行為,但總體來講是得不償失,因為在一個組織內部有這樣的特殊員工存在,部門主管隨時隨地都要擔心自己的言行稍有不當便會直達天庭,哪裡還敢放開手腳從事管理?其他員工也會對其避之唯恐不及,其結果必然會導致整個組織體系的渙散乃至崩潰,影響工作效率和目標的達成。

如果間接上司越級向我們布置工作,我們也不要得意忘形,應儘快向直接上司匯報,讓你的工作隨時隨地置於他的監控範圍之內。

三大紀律之二——匯報要及時

有些知識型員工或有一定業務能力的員工不喜歡上級干涉過多,錯誤理解結果主導型的“目標管理”——你只要交代我做什麼,到規定時間來驗收好了,至於這中間我是怎么做的就最好少管。

我們不能說這些人出發點有什麼不對,但他們卻忽視了大多數領導的一個共同心理,即領導不單關注你的工作結果,也需要知道你工作的過程。雖然有些領導口口聲聲會說:“我只管方向,具體事你自主決定,不要什麼事都來煩我”。但那並不是真心話,你若傻乎乎的信以為真,果真很長時間不向他匯報,讓你的領導不知道你現在做什麼,工作進展到何種程度,有沒有做錯,他勢必會陷入焦慮的陷阱,任其發展肯定會帶來對你不利的後果。

我主張少請示、勤匯報。

在一個管理規範的組織內,都應該有完善的業務流程和工作說明書,依據這些檔案,每個人很容易的就會明確自己的主要工作職責和要求的標準等,並不需要大事小事都要向上級請示。如果做不到這一點,只有兩種可能,要么是該組織的規章制度不健全,讓員工無所適從,要么是員工本人主動性和執行力差,不會自動自發的去工作。所以,正常情況下,員工沒必要時時處處向領導請示。只有當那些業務流程沒有覆蓋,或者工作職責不明確的突發事情出現後,因為沒有章法可循,或者責任重大的事情,我們才有必要臨時向上級請示。

但匯報就不一樣了,不論你作的工作是常規性工作,還是領導臨時安排的工作,我們都應該始終遵循一個基本原則,那就是要讓你隨時隨地處於你領導的掌控之中,只有這樣,領導對你放心,我們自己也才安心。

當然,及時匯報並不等於老是跟著領導屁股後面轉,事無巨細都端給領導,這樣做再霸權的領導也會不勝其煩。什麼時候匯報?都匯報什麼內容?要緊的是掌握好一個“度”,這個“度”在諮詢行業叫“里程碑”,在建築行業里叫“節點”,也就是把工作分成一個個階段,每個階段完成後總結一下,都做了哪些事,還存在什麼問題,下步你打算如何做,這就是向領導匯報的內容。

三大紀律之三——交代事情馬上辦

上級的領導地位靠下級的服從來維護和支撐,軍隊有個約定俗成的規矩:“理解的要執行,不理解的也要執行。”企業和行政事業單位雖不是軍隊,但紀律不得不講,效率不得不講。這和發揚民主並不矛盾:領導徵求你意見時你可以暢所欲言,當領導發布指令時你要馬上行動,不折不扣的去執行。

這是因為:第一,現代市場瞬息萬變,機會稍縱即逝,領導安排的事情你如果拖拖拉拉,錯過了最佳時機,會給組織帶來無法彌補的損失;

第二,領導和被領導之間最大的區別之一體現在信息差上。上級參加的會多,知道的事多,掌握的信息量大,他就具有了和下級的“信息不對稱”,這種不對稱使下級有時候會不理解上級的某些想法和做法,甚至否定上級的智商。作為下級你認為上級不對,並不一定真的是他錯了,我們不理解他,恰恰是我們沒有換位思考,所以我們要勇於否定自己的觀點;

第三,作為上級,每個人都會非常在意他在下屬心目中的地位,如果他的話總是得不到你的積極反應,那你就會被上級視為是對他的挑戰和蔑視,其後果可想而知。

有這么一個故事,說的是有一次老闆誤會了一個客戶,當著秘書的面發了一頓脾氣,最後又給那個客戶寫了一封聲色俱厲的信件,讓秘書馬上發出去。

秘書知道上級誤會了客戶,擔心這封信發出去後會給公司造成無法彌補的信譽損失,便自作主張壓下了那封信。

過了幾天,老闆醒悟誤會了那家客戶,便問秘書那封信何時發出去的,秘書說,“我知道你遲早會後悔,所以那封信我根本沒有發出去。”

幾天后,秘書被解僱了。她很委屈:我是為公司著想,為什麼反而沒好報呢?但她沒明白她的做法犯了一個職場大忌,那就是對老闆指示陽奉陰違,擅作主張,這是絕對不允許的。

八項注意之一——不可鋒芒太露

初入職場的人,尤其是剛剛畢業的學生,沒有認識到職場和學校的根本不同,仍把職場當學校,刻意表現,張揚個性,以為只要表現出自己的才能,就一定會得到上級認可,得到同事們的尊重。更有甚者,工作稍有成就,受到了一些讚揚,便不知天高地厚,自高自大,驕傲自滿,甚至對上司表現出不遜,最後落得身敗名裂。

職場和學校不同,在學校師生之間、同學們之間沒有根本利益衝突,大家都知道現在的相處只是暫時的,一畢業大家就會各奔東西,所以大家相互不必戒備,各人盡情發揮自己才華,展現自己的個性,沒有人會怪你。但職場同事們之間、上下級之間,大家表面上一團和氣,你好我好,但在實際上都是潛在的競爭對手關係。人人都想往上爬,但往上爬的通道永遠屬於稀缺資源,如果某人表現太過出色,這對於其他同事來講就意味著堵住了一條通道,對於領導來講就意味著他的位子有可能被別人取代,大家能不緊張嗎?

有一句話叫“木秀於林,風必摧之”,自古以來蓋莫例外。想想看,如果李斯不是表現的鋒芒畢露,怎至於死的那般慘烈?如果彭德懷在一九五九年廬山會議上不是上萬言書,直陳三面紅旗給全國帶來的巨大災難,而是象其他人那樣,違心讚揚毛的極左政策,一代橫刀立馬、叱詫風雲的彭大將軍何至於落得如此下場?

當兵時我是連里文化程度最高的戰士之一,一年不到就當上了文書,連隊的總結、匯報,指導員授課的講義,連長講話的發言稿,都是出自我的手筆。後來又被借調到師部寫材料,還經常代表部隊到當地學校、企業作演講,講中國革命史,贏得了無數的掌聲。同時還忙中偷閒,在當時很有影響的報紙上發表了一些不大不小的文章。別人稱我是“才子”,我也自命不凡,對於那些大老粗幹部我還真沒放在眼裡。在這表面光鮮背後,卻有一條我始終百思不得其解:和我同年入伍的戰友不少都提了幹部,唯我還在沒完沒了的接受著所謂的組織“考驗”,最後不得不黯然離開了我喜愛的軍營。很長時間以後,我問起當時的老連長,他反問我:“你以為每個人都願意提拔一個能力超過自己的人作下屬嗎?”一下道出箇中玄機,直到此時我才恍然大悟,但悔之晚矣。

一個人不能不表現,不然會被別人看成“窩囊廢”,但也不能展示過度,要張弛有度,見好就收。聰明人之所以聰明就在於知道進退,隨時審時度勢,當進則進,當退則退。在上司面前鋒芒太露,遮了他的形象,損了他的權威,威脅了他的前程,你注定死路一條。只有時時刻刻注意“勤勤懇懇做事,夾住尾巴做人”,才會立於不敗之地。

八項注意之二——不當面頂撞

在職場難免會受上司批評,有時候還會受到誤會甚至冤屈。出現這種情況,最是考驗一個人是否成熟的時候。有人城府不深,一遇委屈便暴跳如雷,與上司激烈抗爭,非要弄個一清二楚,非要辯個我是你非,尤其在大庭廣眾之下,搞得上司下不來台,顏面盡失。最後也可能你會在表面上占上風,得了便宜,但因此得罪了上司,埋下了被報復的種子,隨時都會結出你不希望的苦果。要知道,你的上司也可能某些方面不如你優秀,但他也絕非等閒之輩,否則他怎么能領導你而不是你領導他呢?領導手裡掌握有我們不具備的資源,他要和你較起勁來,你絕對不是他的對手。中國民間有很多這方面的俗語提示——“別拿豆包不當乾糧,別拿村長不當幹部”、“人在房檐下,不得不低頭”、“胳膊擰不過大腿”等等,你還真的不能不信。

小劉是某公司辦公室主管。公司要舉辦成立十周年誌慶,需要做大量的準備工作,小劉忙得白天晚上連軸轉,連吃飯的空都沒有。正在這時,辦公室主任又交給他一項布置專題圖片展的任務,說是總裁親自安排的,一定要讓小劉負責。仗著主任脾氣好,自己又和主任私交不錯,小劉一口回絕了主任。沒成想主任發了火,說他不服從分配,又撂下狠話:“這活你做也得做,不做也得做!”

主任的強硬激怒了小劉,小劉與他吵了起來,““我手頭上的哪一件工作你負責得起來啊?哪一件工作離得開我啊?我這么忙,憑什麼還要給我加工作,你有本事自己去乾……。”可憐的主任臉漲得通紅,急得說不出話來。最後,主任只好自己去做圖片展。

活動結束後,小劉負責的項目受到了公司通報表揚,而主任因為根本沒做過,他親自負責的圖片展效果不好,結果受到總裁批評。

幾個月後,主任找小劉談話,說現在公司要進行機構調整,小劉的工作由一個新來的員工負責,小劉當即成了多餘的人。小劉找總裁反映情況,得到的回答是:既然你們主任決定了,我也不好乾涉。最後,小劉不得不灰溜溜的離開這家公司。

後來小劉反思:“哪怕自己能力再強,平時關係再好,領導脾氣再和善,也不能在不恰當的場所貿然對抗,頂撞上司,這是致命的職場大忌!”

八項注意之三——不背後議論

廣東話里有一個詞叫“八婆”,專指那些整日東家長西家短到處“三八”搬弄是非的人。

職場上也有一些這樣的人,專門喜歡背後議論人,尤其是對自己的領導,平時在上司面前礙著權威裝得服服帖帖異來順受,轉過身去便對上級評頭品足出言不遜。孰不知,你覺得只不過是在自己同事面前發點牢騷而已,但十有八九你的同事會向領導出賣你,而且會比你的原話嚴重十倍!因為“東西越捎越少,話越捎越多”,做些添油加醋的加工是難免的。

不管你願不願意承認,單位里同事之間的關係實際上是一種潛在的競爭關係。有人想向領導表忠心苦於沒有機會,你對領導的背後議論正好給他提供了覲見領導的見面禮。這對他來說並無不妥——既非無中生有,又沒污衊陷害,頂多不過來個斷章取義,何錯之有?在領導那裡說不定還能落個“堅持原則、是非分明”的讚揚。請相信這一點:你背後說領導的好話不一定會傳到他的耳朵,但你要說他的壞話就一定會傳到他的耳朵,只是遲早的區別而已。不要不信,屢試不爽。

事實上,幾乎每個人都有當評論員的欲望,總覺得“世人皆醉我獨醒”,有這么深刻的見地不及時發表出來對不起自己這個聰明的腦瓜。所以抑制自己背後議論的欲望,並不是一件輕而易舉的事情,它需要頑強的毅力。當你想這么做時要對自己猛擊一掌:這樣是不道德的行為!懸崖勒馬,及時打住。久而久之,養成了習慣,那么你就向“成熟、正直”的人格標準邁近了一步。

人應當光明磊落,坦坦蕩蕩,人前背後,赤誠相見。人有毛病一點都不奇怪,更何況見仁見智各人不同呢。我們的上司如果有什麼不對,既不要當面頂撞,也不要背後議論,無足輕重的小事情即使你看不慣也要學會睜一隻眼閉一支眼,大事情也要找準機會,講究策略,巧妙提示。

八項注意之四——不與上司搶功勞

不少人有這樣的經歷:明明是自己的功勞,最後卻被上司據為己有,受表揚時沒自己的份兒。有人因此和上司對簿公堂,有人找上司的上司投訴,最後或者不了了之,或者從此在單位混不下去,總之基本上都沒有好果子吃。

遇到這種情況,千萬不能激動,要冷靜對待。

首先,不與上司爭功是維護組織秩序的需要。組織秩序的特點是一級對一級負責,不論下屬出了成績還是犯了錯誤,其直接上司統統都要負責任。想想看,如果上司的上司問起他負責的工作,得到的回答都是“下邊做的,和我沒關係”,果真如此,那他就不是謙虛,而是瀆職!上級能放過他嗎?做出了成績,你的上司表揚你,上司的上司表揚他,乃天經地義,這是組織內部逐級負責制的體現,並不存在間接上司表揚你的直接上司就意味著否定了你的功績。同樣,如果你做錯了事情,間接上司也不會直接批評你,而是會首先找你的直接上司算賬。犯了錯誤想讓領導出面幫你擺平,有了成績卻想獨享榮耀,世界上哪有這等好事?

第二,每個人作出的成績都有上司的功勞。工作成績都是團隊協作的結果,其中當然離不開個人的努力,但同時也包括同事們的幫助,更包括上司的支持和指導。尤其是上司,他很有可能就是你所做成績的導演和策劃者,沒有他給你提供資源支持,很難想像你會如願以償。所以,你所取得的工作成績里有上司的功勞,是客觀的反映。

第三,在組織內成長,最好就是和直接上司一起成長。必須正視一個事實,我們和上司並不在一個競技場上,因此不存在“你死我活”的競爭,除非你具備了明顯超出上司的優勢,或者他恰巧犯了一個不可饒恕的錯誤,否則,你想試圖對他取而代之,一般來說很難。這樣並不是說你就沒有了上升的希望,你的領導也不滿足當前的職位,他也想繼續進步。明智的選擇是:幫助你的上司進步,把功勞讓給上司,為他的業績增加光彩,把他送到更高的位置上。因為你幫助了他,他不會心中無數,他會利用適當的機會向有關方面推薦,這樣你晉升到他現有位置的幾率就大多了。

當然,也不排除在組織內的確存在個別品質不端的管理者,只知道肆無忌憚的攫取下屬的功勞,剽竊下屬的成果,卻從不考慮下屬的利益。

對於這種人,作為下屬,第一是要忍,“多行不義必自斃”,這種小人只能得益於一時,但不會永久得意,終有一天會栽跟頭;

其次是向上反映。但投訴要講策略,弄不好會落個“刁民告刁狀”的壞名聲。比較好的辦法是利用單位布置寫總結的機會(幾乎每個單位一年都會有幾次這樣的要求),將你所做的工作實事求是、詳詳細細的寫進總結,既不邀功,又不捼過,不加任何評論,原汁原味地呈報給上級,讓領導自己去判斷,相信領導都有這個鑑別力。

八項注意之五——用建議的方式提意見

人無完人,領導也有決策失誤的時候。作為下屬,如果眼睜睜看著領導犯錯誤,容忍集體的利益受損失,顯然不足取。我們有責任、有義務及時提醒領導。況且在有些時候領導會點名要你提意見,你要閉口不語領導會懷疑你有牴觸情緒;但是真要給領導提意見那可是個技術活,搞不好會“一片好心落個驢肝肺”。更有甚者如一九五七年反右派,先在鼓勵大家向黨提意見,然後一下子把提意見的人打成右派,被專了二十多年的政,很多人含冤而死,這種做法還被美其名曰“引蛇出洞”,成為一個時代的悲劇。

如何給領導提意見呢?

首先,選對時機。最好不好當眾給上司提意見,要照顧上司的面子,不要讓他威信掃地,這樣,你提的意見正確他也很難接受;

第二,要以讚揚上司的優點開頭。領導優點畢竟是主流,否則他早被幹掉了。雖然有問題我們也不能以偏蓋全,一上來就氣鼓鼓的一頓炮轟,很容易造成雙方的對立。即使上司當面不好發作,心裡也不會高興,你提的意見自然也不會接受。

當然讚揚上司要講究方法,因為你是下級,表揚方法不對容易給人一種居高臨下的錯位感覺,過於直白又讓人產生庸俗、拍馬屁的印象。簡單的方法是以誠懇的態度認可上司的長處,贏得他的信任,為下一步提意見做好鋪墊;

第三,用建議的方式提意見。這才是最根本的。雖然前面對上司做了讚揚,解除了他的武裝,但關鍵的一步方法不對仍會前功盡棄。所以我們在正式提意見時還要對意見本身進行精心的包裝,也就是說將欲提意見變成建議說出來,這樣才能收到事半功倍的效果。

比如某上司獨斷專行,事必躬親。在一次民主生活會上,一個部下的意見就比較中聽:“主任啊,您是我們部門的主心骨、頂樑柱,我們部門之所以取得了這么好的業績,與您老人家嘔心瀝血、親力親為的工作作風是分不開的。但是我們眼看著您為了工作忙得吃不好、睡不好,一天天消瘦,心裡很愧疚。您以後可要注意點自己的身體,把粗活累活多分給我們下邊的人做,您好騰出時間考慮大事。”主任當然聽出了弦外之音,立馬表態:“我接受你的批評,以後是要注意授權,發揮大家的作用。”

八項注意之六——帶著答案請示,讓上司作決定

老闆讓佩佩帶幾個人去200公里外的一個城市談判。佩佩合計:一行好幾個人,坐公車不方便,人也受累,會影響談判效果;打的吧,一輛坐不下,兩輛費用又太高;還是包一輛小麵包車好,經濟又實惠。
主意定了,佩佩請示老闆:“老闆,您看,我們今天要出去,”佩佩把幾種方案的利弊分析了一番,接著說:“所以呢,我決定包一輛車去!”匯報完畢,佩佩發現老闆的臉不知道什麼時候黑了下來。他生硬地說:“是嗎?可是我認為這個方案不太好,你們還是買票坐長途車去吧!”佩佩愣住了。

佩佩合情合理的建議為什麼被打了“回票”?其實這還怨佩佩請示方法不得當。她的這次請示既有優點有優缺點,優點是她並非簡單的向老闆請示怎么辦,而是拿出了上、中、下三個方案,並且向老闆闡明各自的優缺點,表明她考慮問題比較全面,這點很好。接下來,她應該把最後的決策權交給老闆:“具體怎么辦,我還吃不準,請老闆定奪。”老闆肯定會毫不猶豫的贊成包車去,但由於佩佩自己替上司作出了決定,就把老闆逼到了一個不得不同意的牆角,老闆心裡肯定在想:“既然你已經決定了,還來問我幹嗎!”所以說出了令佩佩吃驚的話。

我們在向上級請示工作時切記兩點:

一、請示前先換位思考,如果你是上司,會如何回答這個問題?站在組織高度構想出兩個以上的方案,並且分析出每個方案的優缺點。切忌簡單的把問題踢給上司,讓他陷入被動;

二、請示時先把自己構想的方案分析匯報給上司,然後徵求老闆的意見,讓老闆在你提交的方案中拍板選擇一個。不論老闆選擇哪一個方案,實際上都不出你的所料。即使你的提議遭到老闆否決,他在設計新方案時通常也會在考慮兼容你的方案。

這樣做,我們既向上司表明了我們的傾向性意見,同時又給足了領導面子,實為上策。

八項注意之七——重要信息溝通用書面形式

信息溝通一般有口頭交談和書面溝通兩種形式。然而很多人通常喜歡口頭交談而不太注重書面溝通,自然是因為口頭交談具有簡單、快捷、效率高的優點,但口頭交談也有其缺點。其一是不正規,哪裡說哪裡了,尤其是兩個人之間的個別交談,如果兩人理解不同,變成了一樁永遠說不明白的無頭案;其二是口頭溝通效果受溝通雙方當時心情、語境和表達能力影響,有強烈的感性色彩,很難從眾多詞語中分辨出哪些當真哪些是隨口說說而已。

基於上述理由,我建議重要的溝通要用書面形式,這樣可以避免口頭溝通容易出現的弊病,使領導可以有足夠的時間從容斟酌你提出的問題,消化你的觀點,作出理性的決策,而且也便於存檔,隨時查閱,一旦出了問題,也容易查找責任。

八項注意之八——與上司保持適當距離

有些上司為了表示他的平易近人,有時會和下屬稱兄道弟、呼朋喚友,我們當然不能說他這樣做是別有用心,但是作為下屬你要是當真以為你和上司是哥兒們、姐兒們、朋友,可以親密無間,那就大錯特錯了。

首先,組織秩序靠層級維護。如果你和上司打成一片,便破壞了這種層級秩序,這是不被允許的。孔子畢其一生都在宣傳“克己復禮”,他說的這個禮就是君臣、父子尊卑有度,長幼有序。按孔子說法,只有恢復了周朝的禮制,才能徹底解決當時混亂的社會局面,可見秩序的重要。

第二,上司的權威需要距離來表現和維持。適當的距離才能產生美,就象我們看模特表演,在T型台上身著華服,似露未露,搖曳多姿,顧盼生情,讓人浮出無限聯想,那種感覺真的很美;但你要讓模特退掉鉛華,脫光衣服,赤條條的站在你的面前,這種美就大打折扣。人與人之間是需要安全距離的,如果靠的太近,雙方都會感到尷尬。下屬和上司之間距離太小,知道了太多不該知道的事,上司的潛意識中就會感到他的隱私受到侵犯,權威受到挑戰,進而產生抗拒心理,雙方的關係就有可能惡化。古今中外有不少這方面的案例,所謂“伴君如伴虎”,前車可鑑;

第三,和上司走的太近會樹立對立面。在工作單位,不管某個上司如何對你表示關心,你都應該把這視為是組織上的關懷,而不要試圖發展和他的個人特殊關係。有人喜歡在同事面前刻意炫耀他和上司的親密關係,孰不知這樣做無緣無故的就為自己樹起了一幫對立面。因為每一個人在單位都不可能得到所有人好感,你如果和這個上司走的太近,他的反對者自然就成了你的對立面,我們沒理由無緣無故的使自己陷進複雜的人際矛盾中去。

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