番茄工作法:保持專注的最有效方法

2019-02-20 16:50:39

前言

據不完全統計,我發現大家對工具類的內容(例如高效軟體、PPT製作、成為表格女王、攝影技巧等)都非常感興趣;可如果東西羅列太多,也只是一鍵收藏而已。

在很多場景下,掌握一些科學的方法,比使用再多的工具要好使得多。今天我們要講的,就是大名鼎鼎的「番茄工作法」,這個方法的科學性和實用性不容小覷。

那在什麼場景下會有用呢?團長給大家舉幾個例子:

專心工作的時候,經常被別人打斷。本來是在做事情 A ,又不得不轉向去處理事情 B,甚至轉向事情 C。

事情做到一半,想去上廁所、想接開水、想吃零食、想刷一遍朋友圈、想看團長的公眾號有更新沒(靠,兩個月過去了,怎么還不更新?)

說好的今晚把報告趕完呢?等會兒,京東上在做活動,我先去買幾包紙。滿200減100唉,還不剁手?我控制不住我記幾啊。

你看吧,本來正在集中精力做一件事情,做得好好的,卻被各種內在或外在的因素打斷。

面對這種困境,有沒有什麼比較好的解決辦法呢?答案:番茄工作法。

什麼是番茄工作法

番茄工作法的概念是:

選擇一個待完成的任務,設定25分鐘的時間(一個番茄時間)專注工作,中途不允許做任何與該任務無關的事,直到番茄時鐘響起,然後短暫休息5分鐘。

說得通俗一點,就是:25分鐘的專注工作時間 + 5分鐘的休息時間。

我們經常聽別人說:“給我一個番茄鐘的時間,我會把這件事情搞定。”、“今天的會議儘量簡短一點,不能超過兩個番茄鍾。”這裡說的番茄鍾其實就是“25分鐘 + 5 分鐘”。

看完上面這段話,你可能會覺得番茄工作法的概念很簡單,並表示不屑;甚至會拋出各種質疑:

劃分個時間就成了發明啊?掉在我頭上的蘋果,也有好幾個呢。

工作時間憑什麼是25分鐘啊?30分鐘不行么?45分鐘又怎樣?

休息時間為啥是5分鐘?我不想休息了,我可以一直幹下去!

現在下定論還為時尚早,待團長闡述番茄工作法的科學性、合理性、嚴謹性,你定會峰迴路轉、拍案叫絕。

一個番茄鍾里採用25分鐘作為工作時間,這是番茄工作法的發明人弗朗西斯科·西里洛從1分鐘到120分鐘的大量測試中得出的結果,25分鐘是專注與干擾之間的平衡點。

這裡所說的干擾既有來自自身的生理需求(喝水、上廁所等)和心理需求(自拍、刷朋友圈等),也有外部的中斷(比如產品和開發撕逼、開發和測試撕逼、被領導叫去談話等)。

番茄鐘的工作時間和休息時間具有可塑性,並不是一塵不變的,你可以根據自身的實際情況進行調整。重點不是你要不要自定義番茄鐘的時間,重點是你要不要用這個方法。

為什麼要用番茄工作法

我承認,當我們在做愛做的事情的時候,的確可以一氣呵成,堅持兩三個小時都妥妥的,比如漢子打遊戲的時候、比如妹子追劇的時候。好吧,但我們現在談的是工作,工作上的事情,哪有什麼你願不願意做。

工作或學習中,經常會碰到很多問題造成無法完成任務。列舉一二:

問題一:面對複雜,望而卻步。

那些複雜的、在短時間內無法完成的任務,往往會造成拖延。拖延總能讓我們苟且偷安,但難題並沒有消失。別考慮問題有多複雜, 重要的是開始。我們可以把一個大的任務以番茄鍾為單位,拆分成多個子任務,通過比較“預估番茄數”和“實際完成所用番茄數”,可以讓你在每一步得到及時反饋。

問題二:小事忙一天,大事一樣沒辦

番茄工作法要求在每天早晨做計畫,為自己當天分派為數不多的活動。然後在每個番茄鍾之前,重新評估活動的優先權,這樣的話,最重要的一項代辦活動會躍然紙上。確保你一直在做最重要的事,而不是別的事。

問題三:從休息到工作,無法調整

早上八點上班,開個電腦,倒杯水、刷個微博、看個網頁、查收一下郵件、開個早會、接個電話、上個廁所,不知不覺,就到了十一點了。吃點兒東西,趁領導不在,下個單、聊個微信,艾瑪,一上午過得好快,又要吃午飯了。

每天上午剛上班,或者吃完飯回來,時間經常會在你面前溜走,還沒來得及把心思拉回來。然而,番茄工作法是以動作為導向的,啟動番茄鍾是動作,遵守鈴聲是動作,填寫“今日待辦”是動作。習慣成自然,充分利用條件反射的力量。

充分利用番茄工作法,很多問題都是可以克服的,效率也會隨之高很多。而且,長時間處於工作狀態,會忽視勞逸結合的重要性。

所以你現在明白了。番茄工作法的最大好處是:

不僅能幫助人集中注意力,還可以提醒人及時休息。

第二大好處是:

學會克制。

對於“克制”二字的理解,你馬上就會明白了。

怎樣使用番茄工作法

步驟一:列出“今日待辦”清單

不是你想得那樣,在桌子旁邊貼滿了便利貼,而是:拿出一張紙,在紙的頂端寫下標題“活動清單”,想想你今天需要完成的活動,把它們全部記錄下來,不要考慮重要程度,不要考慮優先權,也不要寫出具體做法,只需要寫活動完成後的狀態。例如:

你可以將幾項小的活動合併到一起作為一個番茄鐘的任務,將它們寫在同一行。

上面列出的是“今日待辦”清單,另外,你還需要列出“活動清單”表格。二者的區別在於:

今日待辦”是你在今天對自己的承諾,只讓你看到今天可以達到的目標,所選出的活動應當具有可行性;如果某件事你今天不打算做,就別填進去。

活動清單”里的內容和數量沒有限制,一些錦上添花的事情也可以加進去,不用擔心其重要程度。

因此,每天早上,你需要從“活動清單”中選取部分活動,將其納入“今日待辦”,這項策略可以保證你做正確的事情,並全心全意地投入。

步驟二:一個番茄鍾,只做一件事

僅僅列出工作清單是不夠的,關鍵在於選擇。在當下,你決定進行一項活動,等於隱含著決定不去做其他的事情。將重要的活動放在第一位,並全力以赴,會有一種腳踏實地的安全感。

需要強調的是:在25分鐘的番茄鍾里,你只能做一件事。或者說,這25分鐘是不可分割的,這被稱為番茄的“原子性”。但在番茄鍾之間,你完全可以重新思考,重新選擇。

步驟三:休息5分鐘(5分鐘可以用來乾什麼)

可以喝水、上廁所、散步、看窗外。

但一定不要刷微博、逛淘寶、刷朋友圈等。因為這種參與性較強的“休息”方式,難以在5分鐘結束時剎車;而且很有可能管不住自己,無法及時回到工作狀態。更重要的是,它們往往起不到放鬆的作用,無法讓你恢復狀態。

另外,這五分鐘裡,不要看郵件,也不要看新聞,僅僅看一下郵件的主題和新聞的標題應該很放鬆了吧?然而並不是,你可以試試。如果真要做這些事,可以專門給它們提供一個番茄鍾。

步驟四:記錄和總結

也許你在工作上花了很多功夫,但是完成的有效活動卻很少。為什麼呢?可能是因為你勝利完成的25分鐘時間段太少

結束了一天的工作之後,專門對番茄鍾做一個每日回顧吧,這樣才能持續改善,你也可以把它寫到日記里。

該怎樣處理中斷

現在你已經知道了,在番茄鍾內,不應該切換活動,也不應該停止當前活動。

但我們會面臨一個重大的問題:中斷。面對無法控制的中斷和干擾,該怎么處理?

首先,需要接受的是:中斷是常態,因為新的需求總是會不斷冒出來。

其次,我們需要將中斷進行分類:(有以下兩種形式)

第一種是自己造成的“內部中斷”。是直覺向心智發出信號,告訴自己去做當前專注活動以外的事情。

第二種是別人造成的“外部中斷”。有人找你諮詢問題或尋求你的幫助,並且等你答覆。

最後,我們來分析一下,該怎么處理這兩種中斷(我需要把它們單獨列成一大段)。

內部中斷的處理:接受、記錄並繼續

剛開始番茄鐘的時候,會經常遇到這樣的情況:開啟一個番茄鍾,開始專注於一件事情,然後突然餓了;又想起有個電話要打;忍不住逛逛網站;收到郵件後想第一時間回復;甚至還有其他很多隨心所欲的事情,這些事情其實跟工作沒有太大關係。

面對這種情況,最佳的做法是:首先接受它,然後記錄它,然後立即繼續你手頭的工作,避免真的被打斷。

我沒有馬上打電話,而是把這件事情在“今日待辦”的表格下方記錄下來(把這件事放在表格里,而不是放在腦子裡)。我沒有馬上去接開水,而是在番茄鍾之間的休息時間做這件事。對,就這么做。

對於內部中斷,不要太屈服於它的誘惑。

外部中斷的處理:具體情況,具體分析

外部中斷具有互動性,因為有人正在等你答覆。你總不能跟他說:“我正在進行番茄鍾呢,等會兒再說”。那也太二了。

如果是回覆郵件,發郵件的人不會期待你在25分鐘內就回信。你可以專門設定一個或多個番茄鍾進行郵件的閱讀和回復。

《Getting Things Done》這本書中提到過:如果外部中斷可以在兩分鐘之內完成,那就立刻完成。這么做是因為:兩分鐘基本上是一道時間分界線。在這個分界線內,你對某些情況進行歸檔保存所花費的時間,遠遠超出了當你第一次發現這個問題時就動手解決所需要的時間。如果這箇中斷的處理只需花費兩分鐘,處理完後,繼續番茄鍾;如果處理中斷的時間過長,處理完後,要重新開啟一個新的番茄鍾,別忘了番茄鍾具有原子性。

如果有人找你面談,在不影響結果的前提下,可以請求對方儘量推遲。在對方接受的範圍內,儘量往後排,用稍後的番茄鍾重新計畫這箇中斷,而不要在當時直接處理。像下面這種句型是經常可以派上用場的:

“要不等一會兒吧?我這邊還有點事情沒處理完”。

“很急嗎?不急的話,我一會兒再回你”

外部中斷策略總結:

(1)告知:“我手頭有事,正忙。”

(2)協商:“周五再幫你做,行嗎?”

(3)計畫:寫下活動名稱,稍後為它計畫未來的番茄鍾。

(4)答覆:按照承諾回電或答覆,不然的話,下次別人就沒法信任你了。

謹記:不管是內部中斷還是外部中斷,請寫下來並從新調整番茄鍾,不要讓它占腦子。

一些其他問題

問題1:在25 min 的工作和5 min 的休息之後,如果這件事情沒有做完,那下一個番茄鍾是否仍要做這件事?

答案:不一定。番茄工作法並非“工作 + 休息”的二元循環,而是“選擇 + 工作 + 休息”的三元循環。每個階段以選擇開始,以休息結束。當你花掉一個番茄鍾做事情 A 後,下一個番茄鍾未必要繼續事情 A,你完全可以換到事情 B,如果你的判斷是:事情 B 更緊要;當然,也有可能是想換個心情。

但是,在25分鐘的番茄鍾里,你只能做一件事。

問題2:番茄鐘的長度可以調節嗎?

番茄鐘沒有最佳的時間長度,決定時間長短的人是你自己。如果你經常遇到中斷,可以考慮縮短番茄鐘的時間。

剛開始的時候,你最好堅持原版的番茄鍾,按照它的方法做,至少堅持兩周。

問題3:正在專心番茄鍾,來了電話怎么辦?

答案:自己看著辦。

有哪些推薦的番茄工作法APP或工具

APP推薦1:可以使用「番茄土豆」這個APP。官網是「pomotodo.com」。國人開發的APP,番茄土豆以最簡潔實用的方式,將番茄鍾和 to-do list 的功能進行結合。有全平台客戶端和網頁端。時間是番茄,任務是土豆,用番茄消滅土豆,這APP名字起得也是絕了。

APP推薦2:最近還發現一款番茄鐘的APP,名叫「潮汐」,剛上線不久,小清新。官網是「tide.moreless.io」。有Android版和iOS版。界面好看到哭:

APP推薦3:還有一款創意番茄鍾,名叫「Forest」。這個APP用的人還挺多的。每個番茄鍾以一顆種仔的成長為周期,30 min,滑動手機小樹會變成枯樹,如果成功堅持則會有一顆健康的樹,枯樹和健康的樹都會種植到自己的森林中。對手機依賴嚴重的或者想創建無手機工作環境的可以試試。

其實也不一定要用軟體,自己給自己定一個鬧鐘,到了點兒就提醒,也是不錯的方式。

番茄鐘的計時有很多種方式。工具是其次,方法是第一。

最後一段

番茄工作法的最終目標:成為一個自律、高效、專注的人,並學會克制

當你在圖書館看書的時候,可以等番茄鍾結束了再掏出手機。當你在加班趕任務的時候,可以等番茄鍾結束了再喋喋不休。當你懷著選擇恐懼症逛淘寶時,一旦番茄鍾結束,利用最後5分鐘的時間馬上下單,不要再糾結買哪件了。晚上上網聊天的時間不要太久,超過一個番茄鍾,就早點睡吧。

團長只是給你科普了一把「番茄工作法」的妙用,如果你想了解得更全面一點,可以看《番茄工作法圖解》這本書。如下:

通過團長的這篇文章,如果你覺得自己漲姿勢了,那就趕緊行動起來吧。

著作權歸作者所有

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