表格的製作方法與技巧

2019-03-24 14:20:30

表格的製作方法與技巧

當今時代,電腦已經是我們日常工作、學習和生活中不可或缺的夥伴,許多人都會使用電腦製作表格,但製作一個令人賞心悅目、精美的標準表格並非人人都會。本節將向同學們簡要介紹製作表格的一些基本方法和技巧。
本節以製作《××市信教人數情況統計表》為例進行講解。
表格示例:

一、正式製作表格之前的工作
1、巨觀分析、設計表格
(1)列與行。分析《××市信教人數情況統計表》後,要初步形成這樣一個概念:本表初表頭部分外,共11列,行數可以根據實際市縣區的數量來定,可以暫定為20行,如實際使用表格時行不夠時再插入即可--先確定所要製作表格的列數是非常關鍵的,行數多少無太大關係,表格完成後要插入行是比較容易的。
(2)用紙。從表的內容看,應該使用橫向A4紙較為合適些。
(3)表頭有三條斜線,字型不在同一水平線上。這是製作中較難的地方。
2、確定正確的頁面設定
經巨觀分析、設計後,心中有了表格的基本輪廓,這時候不要急著動手製作。重要的一步是:先設立正確的頁面,這是許多人往往容易忽視的。如果頁面設定不合適,製作出來的表格可能需要重新調整,很不美觀。
正式製作本表前,找開選單"檔案",選"頁面設定",在"紙張"中選A4,在"頁邊距"中選"橫向",同時設定好上下左右邊距(上2.5,下2,左2.5,右2.5)。在"文檔網路"中選"無網路"。
3、檢查文本的段落格式
打開選單"格式",選"段落",在"縮進和間距"中選"單倍行距"。
二、製作流程
1、插入基本表格
打開選單"表格",選"插入""表格",在出現的"插入表格"視窗的"表格尺寸"中,"列數"定為11,"行數"定為20,"確定"。
2、手工調整各列的寬度
游標放在左側第一列的右側線上,變為雙箭頭,按左鍵向左拉這條線至合適位置。用同樣辦法使左側第二列的寬度符合要求。用同樣的辦法使用備註欄為適當寬度。
選中中間第3-10列,在"表格和框線"選單上選"平均分布各列"。
3、調整行高
選定表格。打開選單"表格",選"表格屬性",在出現的表格屬性視窗選"行",選"指定高度"定為0.8厘米。
4、表格中的文字垂直對齊
選定表格。打開選單"表格",選"表格屬性",選"單元格",選"居中"。
5、表格中的文字水平居中
選定表格。在"格式"選單中,選"居中"。
6、合併表頭中的相關單元格
選第一行的第3列和第4列,在"表格和框線"選單上選"合併單元格",錄入"佛教"字樣。第二行兩列分別錄入"一般信眾"、"居士"。
用同樣的辦法使表頭後面各列內容和示例中一樣。
7、清除不需要的線條
第一、二行的第1、2列中間的表格線是多餘的,需要清除。清除的辦法有兩個,一是使用"表格和框線"選單,使中間的表格線不顯示,一是使用"表格和框線"選單的"合併單元格"功能,將這一區域合併。
三、表頭斜線繪製技巧
1、前期工作
(1)打開常用工具列上的"繪圖"工具列。
(2)在繪圖工具列上選"繪圖",選"繪圖格線"在"繪圖格線"的"繪圖設定"中,"水平間距"和"垂直間距"均調為0.01字元。
2、繪三條斜線
(1)在繪圖工具列上選"直線",滑鼠變為十字形,移至表格左上角,按滑鼠左鍵向右下方位置畫出需要的斜線。用同樣的辦法畫出這三條斜線。
(2)左手按"Ctrl"鍵,右手移滑鼠分別至三條線上點擊,選中,線上上雙擊滑鼠左鍵。在"設定自選圖形格式"視窗,選"顏色與線條",在"粗細"中定為0.5磅--線條粗細要和表格內的線條粗細一致。
3、在斜線區域填加文字
(1)在繪圖工具列上選"文本框",在斜線區單擊左鍵,出現一個可錄入文字的文本框,錄入"教"字。
(2)調整文本框的大小。用滑鼠左鍵單擊文本框區域,游標變為十字箭頭狀。雙擊,在出現的"設定文本框格式"視窗選"文本框","內部邊距"的左右上下均定為0,確定。游標移至右下角,變為雙向箭頭狀,按左鍵向左上方拉,使文本框恰好能容納"教"字即可。
(3)去掉文本框框線。選中文本框,選繪圖工具列上的"線條顏色",選"無線條顏色"。
(4)調整文本框的位置。選中文本框,用方向鍵或滑鼠將文本框移至合適位置。
(5)複製其他文字。選文本框,複製,貼上,修改文本框中的字,移至合適位置。
4、將斜線、文本框組合在一起
選定所有斜線和文本框,在繪圖工具列上選"繪圖",選組合。
四、注意事項
1、表格中文本的段落格式必須確定為"單倍行距",否則,表格中的文字將不容易實現"垂直居中"。
2、表格中文本不能有"首行縮進",否則,表格中的文字將不容易實現"水平居中"。
3、增加少數幾行可心使用回車鍵。增加的行數較多時可使用"表格"選單中的插入命令快速插入。
4、隱藏行高與段落標記。我們在表格繪製好後,在每一個單元格中都會出現一個"回車符"(當我們在"視圖"選單中勾選了"顯示段落標記"的情況下),但可能會覺得段落標記在單元格中很礙眼,所以,我們可以通過"視圖",選擇其下的"顯示段落標示",將其隱藏起來。
5、"標題行重複"選單的使用。如果本表連續多頁且每一頁都要求有同樣的表頭時,選定第一、二行,打開選單"表格",選"標題行重複"。
五、高級技巧
1、實現文字和表格的互換
在輸入文字或數據時,每個項目之間有規則地用符號(逗號、制表符或空格鍵)分隔開的話,就可以把這些文字或數據轉換成表格形式,具體操作步驟為:用滑鼠選定錄入的文字或數據,再執行"表格"選單上的"轉換"及下一級的"文字轉換成表格"命令,則所選的文字區將會轉換成一個表格。當然,在出現轉換對話框時,表的行、列數和表格格式還可以根據你的需要和愛好進行適當的調整。把表格內容轉換成文字方式顯示的步驟:選定表格,單擊"表格"選單上的"轉換"及下一級的"表格轉換成文字",此時表格線將被去掉,而原有數據將會按照你選擇的"制表符"或"逗號"等有序排列。
2、在表格中求和及使用公式
如果要對表格中的數據進行求和操作的話,可以單擊"表格和框線"工具列上的"自動求和"按鈕,來方便地匯總每一列或每一行的數據。需要注意的是,一列數值求和時,游標要放在此列數據的最下端的單元格上而不能放在上端的單元格上;一行數據求和時,游標要放在此行數據的最右端的單元格上而不能放在左端的單元格上,當求和單元格的左方或上方表格中都有數據時,列求和優先。
3、對表格數據排序
Word提供了列數據排序功能,有升序和降序兩種。排序時,首先把游標定位在要排序的列上,然後用滑鼠單擊對應選單或表格工具列上的排序命令或者功能按鈕。需要說明的是,只能按列排序,不能按行排序;對表格中的首行數據也不能進行排序;表格中有合併單元格時不能排序。
4、表格跨頁問題的解決
要防止某行單元格中的文字前後拆分在兩頁,選"表格"選單中的"表格屬性",選"行",檢查是否選中了"允許跨頁斷行"。沒有選中"允許跨頁斷行"時即可避免出現跨頁斷行問題。

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