套用文寫作基礎知識

2019-03-02 19:18:54

套用文寫作基礎知識

一、應掌握的套用文寫作基礎知識

(一)公文格式

1、行政公文的格式的概念:行政公文的格式就是指行政公文的文面格式、用紙規範和印製規範的總和。

2、行政公文的格式的內容:2001年1月1日施行的《國家行政機關公文處理辦法》第三章第十條對行政公文的格式做出了規範性的規定:“公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附屬檔案說明、成文日期、印章、附註、附屬檔案、主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期等部分組成。”現行的行政公文[除命令(令)、公告、通告、會議紀要等以外)的格式一般由文面格式、用紙格式和印裝格式三部分組成。

行政公文的書面格式劃分為眉首、主體、版記三部分。置於公文首頁紅色反線(又稱“間隔橫線”)以上的各要素統稱眉首;置於紅色反線(不含紅色反線)以下的各要素統稱主體;置於主題詞(包含主題詞)以下的各要素統稱版記。

(1)眉首:眉首又稱檔案頭,位於公文首頁上部,用套紅印刷,占首頁的三分之一或五分之二;一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、紅色反線等部分組成。

秘密等級和保密期限。為了有效保證公文在傳遞、處理過程中的國家秘密的安全,涉及國家秘密的公文應標明密級和保密期限。秘密公文分為絕密、機密、秘密三級,其中“絕密”、“機密”級公文還應標明份數序號。

緊急程度。緊急公文應當根據緊急程度分別標明“特急”、“急件”。如需同時標識秘密等級,則緊急程度在下,秘密等級在上。

發文機關標識。發文機關又稱版頭,用紅色標識居檔案頭部分正中,一般有兩種形式:一種是由發文機關名稱和“檔案’’二部分組成,如“北京市人民政府檔案”;另一種是只標明發文機關名稱(適用於信函式格式),如“x x省人民政府”。發文機關名稱要用全稱或規範化簡稱,如果是幾個單位聯合行文,主辦機關排列在前。

發文字號。由發文機關代字、年份和序號三部分組成。聯合行文一般只標明主辦機關的發文字號。

簽發人。簽發人是指代表發文機關核准、制發該公文的負責人,是公文生效的具體責任者。上行文(包括上報的“請示”“意見”“報告”)應當在首頁註明簽發人、會簽人姓名。

紅色反線(又稱“間隔橫線”)。紅色反線是一條較粗的通欄紅線,位於“發文字號”與檔案主體部分的“標題”之間,把檔案頭部分和正文部分分開。一般政府機關公文用一條通欄紅線,黨的機關檔案在通欄紅線正中加一顆紅五星做標誌。

(2)主體:是檔案的主要部分,包括標題、主送機關、正文、附屬檔案說明、成文日期、印章、附註、附屬檔案八個部分。

標題。公文標題的三要素:完整的公文標題由發文機關、事由、文種三部分組成。如《國務院辦公廳關於表彰獎勵中國女子足球隊的通報》(國辦發[1999]61號),發文機關是“國務院辦公廳”,事由是“表彰獎勵中國女子足球隊”,文種是“通報”。

公文標題的核心要素:“文種”是公文標題的核心要素,同時也是不能省略的要素。

公文標題除了採用三要素齊備的完整式標題形式外,還可以採用省略式標題形式。省略式標題包括以下三種情況:一是省略發文機關的標題,如《關於嚴厲打擊傳銷和變相傳銷等非法經營活動的意見》,通常有檔案版頭的公文(主要指上行文),標題不必再重複發文機關;二是省略事由只由發文機關和文種組成的標題,如《中華人民共和國主席令》、《中國人民銀行通告》等;三是省略發文機關和事由,只有“文種”一個要素的標題,如《通告》、《公告》,這類標題一般適用於內容較單一的公布性、知照性公文。

注意:公文標題中除法規、規章名稱加書名號外,一般不用標點符號。對於轉發文,除批轉法規性檔案加書名號外,均不對原標題加書名號。

轉發上級機關的檔案,如果標題過長,可以自擬事由摘要轉發;如果是層層轉發的檔案,可以只轉發首發機關的名稱。

例題:

1、國家稅務總局轉發了國務院題為“關於做好稅制改革工作的通知”這一檔案,自治區地稅局再轉發給各盟市地稅局,盟市地稅局再進行轉發時,寫成了《通遼市地方稅務局關於轉發內蒙古自治區地方稅務局關於轉發國家稅務總局關於轉發國務院關於做好稅制改革工作的通知的通知的通知》,如何修改。

2、標題過長或中間需停頓的,可用空格或換行的方式表述。如:國務院關於依靠科技振興農業加強農業科技成果推廣工作的決定

主送機關:是指負責辦理和答覆該份公文的主要受理機關,應當使用全稱或者規範化簡稱、統稱。

下級向上級機關發出的請示或報告,一般只寫一個主送機關,受雙重領導的下級機關向上級請示時,也要確定一個主送機關,其他用抄送形式,不能多頭主送,避免出現責任不明,誤時誤事的現象;上級對下級機關的發文,主送機關應按法定或約定俗成的慣例排序,如通遼市人民政府下發的普發性檔案,主送機關可以是“各旗、縣、市、區人民政府,市政府各委、辦、局”;凡是直接向社會或民眾公布的公文及法規章程等,一般不寫主送機關。如通告、公告等。

正文:是行政公文的核心部分,是用來表達具體的思想內容的。正文應根據文種和寫作意圖選擇恰當的表達方式和結構,在公文格式規範、行文關係正確的前提下,一篇公文的水平與效果關鍵取決於正文的擬定。

正文中的人名、地名、數字、引文應當準確。引用公文應當先引標題,後引發文字號;引用外文應當標明其中文含義。正文寫作的要求:

第一,符合國家法律、法規,符合黨和政府的方針、政策以及上級機關的有關規定。

第二,要有針對性,即以事實為根據,分析問題,做到有的放矢。

第三,一般應一文一事,事由要集中、明確、重點突出。

第四,行文邏輯縝密,層次清晰,條理清楚。

第五,具體措施或意見要符合實際,明確具體,可操作性強。

第六,語言要準確、簡潔、規範。

公文中的數字:公文中的數字,除成文日期、部分結構層次數和在詞、詞組、成語、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外,應當使用阿拉伯數字

正文層次標識方法:

第一層用“一、”“二、”“三、”……

第二層用“(一)”“(二)”“(三)”……

第三層用“1.”“2.”“3.”……

第四層用“(1)”“(2)”“(3)”......

附屬檔案說明:公文如有附屬檔案,應在正文之後註明附屬檔案說明。

附屬檔案說明寫在正文下空一行,左空二字用3號仿宋體字標識“附屬檔案”,後標冒號,然後說明附屬檔案順序和名稱。附屬檔案序號用阿拉伯數碼,附屬檔案名稱後不加標點符號。

成文日期:是指公文完成並定稿的時間,是公文生效的標誌。成文日期以負責人簽發的日期為準,聯合行文以最後簽發機關負責人的簽發日期為準。決定、會議紀要等會議討論通過的公文,以通過日期為準。電報以發出日期為準。

成文日期標註在正文右下方,右空四字,用漢字將年、月、日標全,“零”寫為“O”,如“二OO二年十月一日”。

印章:是公文合法生效的標誌之一。公文除會議紀要和以電報形式發出的以外,應當加蓋印章。聯合上報的公文,由主辦機關加蓋印章;聯合下發的公文,發文機關都應當加蓋印章。單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱,只標識成文日期,加蓋印章應上距正文一行之內,下壓日期,端正,印章用紅色;聯合行文並需加蓋兩個印章時,應將成文日期拉開,左右各空七個字格,主辦機關印章在前,兩個印章均壓成文日期,不相交或相切;聯合行文並需加蓋三個以上印章時,應將各發文機關名稱(可用簡稱)按加蓋印章順序排列則在相應位置,並使印章加蓋其上。

當公文排版所剩空白不能空下印章位置時,應採取調整行距、字距的措施加以解決,務必使印章與正文在同一版面,不得採用標識“此頁無正文”的方式解決。

附註:指需要說明的其他事項,包括說明傳達範圍(如“此件發至縣團級”)、使用方法(如“此件可以翻印”)、正文中出現的名詞術語的解釋等,或在使用請示文種時註明聯繫人的姓名和電話。

附註標識在成文日期下一行,居左空二字,應當加圓括弧標註。

附屬檔案:是附在正文之後用於補充、說明正文的文字材料或圖表材料,是公文的重要組成部分。有的公文因內容需要,又不便於寫入正文的材料才用附屬檔案的形式表達,並不是每份公文都有附屬檔案。

常見的附屬檔案有兩種:一是隨文所頒布、批轉(轉發)、報送的文字材料,實際是公文的主要內容,而主件只起批准頒布、批轉轉發、報送或按語作用,這類附屬檔案與公文正件具有同等效力。二是補充、說明、解釋正文內容的材料,如代表名單、數字報表、圖文資料等,其作用是為正確理解和執行公文正件提供參考。

附屬檔案應與公文正文一起裝訂,並在附屬檔案左上角第一行頂格標識“附屬檔案”,有序號時標識序號;如不能一起裝訂,應在附屬檔案左上角第一行頂格標識公文的發文字號並在其後標識附屬檔案(或帶序號)。

(3)版記:版記也稱文尾,位於公文末頁最下部,包括主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期三個要素。版記的最後一個要素置於最後一行。

主題詞。主題詞是確切表達公文主題和歸屬類別的規範化名詞或名詞性詞組,是檔案信息輸入計算機的一種信息符號。因為按照區局檔案精神,從今年開始系統內部行文不再標註主題詞,因為全區辦公自動化系統都已開通,標註主題詞已沒有必要。但向系統外行文仍然要標註。注意:一份檔案的標引,一般不超過6個主題詞。

抄送機關:指除主送機關外需要執行或知曉公文的機關。抄送上級機關的用“抄報”;抄送平級和下級機關的用“抄送”。

抄送機關應使用全稱或者規範化簡稱、統稱,位置在主題詞下一行,左空一字標識“抄送”,後加冒號;抄送機關間用頓號隔開,回行時與冒號後的抄送機關對齊;在最後一個抄送機關後標句號。

印發機關和印發日期。印發機關多數不以行文機關名稱出現,而只用該機關辦公室(廳)名稱。印發機關位於抄送機關之下,占一行位置。印發機關左空一字,印發日期右空一字。印發日期以公文付印的日期為準,用阿拉伯數碼標識。

(二)行政公文的行文規則

一個機關的檔案,按照行文關係、檔案的去向,可以分為上行文、平行文、下行文和泛行文。

基本行文規則:

(1)根據機關隸屬關係和職責範圍行文的原則。

(2)公文不直接報領導者個人的原則。

(3)非特殊情況不越級行文原則。

(4)同級機關可以聯合行文的原則。

(5)部門會簽未經協調一致不得各自單獨行文的原則。

受雙重領導的機關向上級機關行文,應當寫明主送機關和抄送機關。上級機關向受雙重領導的下級機關行文,必要時應當抄送其另一上級機關。

以下兩種情況不宜用抄送:

1.請示不得在主送上級機關的同時向其下級機關抄送;

2.凡與辦理公文無關的機關一律不予抄送。

請示應一事一請示,不要一文多事。如確有幾件事需要請示上級,可分別寫成幾份請示上呈。

報告不得夾帶請示事項的規則。

部門內設機構除辦公廳(室)外不得對外正式行文。

公文的語言特點:莊重、準確、樸實、精煉、嚴謹、規範。莊重是指語言端莊、格調鄭重嚴肅;準確是指在表情達意時,語言真實確切,無虛假無錯漏,褒貶得當,語意明確界限清楚,符合實際,真切表達欲表達的內容;樸實是指語言平直自然、是非清楚、明白曉暢、恰如其分、通俗易懂,無浮華誇飾、無渲染、無形象描繪、無矯揉造作,忌堆砌華麗辭藻,忌濫用辭格,講求於平淡之中見神奇;精煉是指語言簡明扼要,精當不凡,去浮辭,忌冗長空泛,同時,又不苟簡,即服從行文目的和表現主題的需要,當祥則祥,當略則略;嚴謹是指語言含義確切、文句嚴謹、細緻周密、分寸得當,忌模糊含混、語意多歧;規範是指語言單位構成及組合不僅應符合現代漢語的語法規則和一般邏輯規則,而且應合乎公務活動所提出的特殊規範性要求。

二、12種套用文體的寫作

(一)計畫與方案

計畫與方案其實就是工作的打算和安排,進行書面化、條理化、具體化以後就是通常所說的“工作安排”、“工作要點”、“工作規劃”、“工作方案”,我們經常用到的就是“工作要點”或者叫“工作安排”。不經常用到的如書中提到的“中長期規劃”、“項目方案”、“綜合方案”等大家可以看看書了解一下不作為重點掌握。但要清楚計畫或要點是把想要做的工作具體化,而方案則是把計畫進一步明細化,有完成計畫的具體方法和步驟,具有可直接操作的特點。

重點學習一下工作要點的結構和寫作特點。工作要點是一級機關或一個職能部門針對未來一個時期工作的簡明扼要安排,多由於領導機關或部門對下屬單位布置工作和交待任務。如通遼市地稅局2006年工作要點、2006年紀檢監察工作要點等,要點的要求明確,指導性強,便於執行,也有利於事後檢查。

工作要點有標題、正文、署名和成文日期四部分組成,

工作要點的特點是具有指導性、預見性、可行性和約束

性。

(二)總結

總結就是單位或個人對過去一定階段所做的工作或開展的活動進行全面系統的分析、研究和評價,從中找出成績、問題、經驗和教訓,揭示規律的書面報告材料。總結是一種比較靈活的套用文體,經常用的有三大類:單位總結、個人總結、專題總結。重點掌握個人總結的結構要素和寫作要求,一般了解單位總結和專題總結的寫作要求與技巧。

個人總結要抓住主要問題,突出經驗、教訓和個人思想上的收穫體會,不可停留在工作過程的回顧或一般優缺點的檢查上。

個人總結行文結構一般由標題、正文、落款三部分組成。

標題:單位名稱+期限+內容+文種

正文:1、前言:交代與中心內容有關的情況;

2、全面總結一般包括成績收穫、經驗體會、問題教訓三個部分;

3、總結經驗教訓,提出努力方向。

落款:寫作者姓名、日期

說一下年終自我小結的寫法,一般地說,除標題外,可分為三部分:

第一部分:工作成績。可先寫工作,後寫成績,也可把工作和成績結合起來寫。開頭不宜多說。如:“一年來我做了以下幾項工作:”或“我在2005年中做了以下工作:”。

第二部分:存在的問題及原因。

第三部分:努力方向。

(三)簡報

簡報是反映所在單位或系統完成工作任務的情況和經驗,實際工作中出現的新情況、新問題及值得注意的新思路,或某項調查研究的成果和有價值的統計數字的內容簡要的內部資料,起著上情下達、下情上達、左右溝通、交流經驗的作用。

按照內容簡報可分為思想動態簡報、工作簡報和會議簡報。我們在工作中應重點掌握工作簡報、會議簡報的寫作格式、寫作要求和寫作技巧。

工作簡報的版式由版頭、正文、版尾等要素組成。

簡報的寫作要求:

1、新:反映新情況、新問題、新經驗;

2、準:材料真實確切、問題切中要害、政策把握準確;

3、簡:篇幅短小精悍,語言簡潔明了;

4、快:迅速及時,快編快發;

5、全:要素齊全,格式規範。

這裡強調一下,我們在寫信息簡報時,首先要製作好標題,“題好文一半,眉清目傳神”,所謂“看人先看臉、看報先看題、看書先看皮”,標題是信息的“臉面”。如:《通遼市地稅部門推行電子納稅受歡迎》,讓人一看事實清楚,一目了然。

(四)調查報告

調查報告是為了工作需要和特定目的,對某一事物、問題或事件進行調查研究後,通過分析、加工,利用調查材料和研究結論整理撰寫出來的書面報告。

調查報告也稱為考察報告。其主要特點,一是針對性強—針對人們普遍關心的事情或者亟待解決的問題而寫;二是用事實說話—報告的內容真實準確,建立在深入細緻的調查研究基礎之上;三是揭示規律性—通過對事實的分析研究,得出規律性的認識。調查報告按照調查範圍和內容,可分為綜合調查報告、專題調查報告;按照作用,則可分為基本情況的調查報告、典型經驗的調查報告、新生事物的調查報告、揭露問題的調查報告、澄清事實真相的調查報告等五類。

調查報告一般由標題、正文、落款等三部分構成。

(1)公文式標題。由調查對象和內容加“調查報告”、“調查”、“考察”、“調查與思考”組成。

(2)通訊式標題。①單式標題,用一句話或一兩個短語概括調查報告的主題或要回答的問題。②複式標題,由主題和副題組成。由主題概括調查報告的主旨或要回答的問題,用副題標明調查對象及其內容和文體。

(3)正文。由前言、主體、結尾組成。

①前言。根據具體情況和要求,選擇說明以下內容:調查對象的基本情況,調查的方法,調查報告的主題和主要內容,調查報告要回答的問題等。前言的作用在於讀者對調查內容獲得總體認識,並為主體部分展開做準備。

②主體。總體要求,不僅反映已調查清楚的具體情況,更要反映從實際情況中總結出來的規律性認識,即成功的經驗、有效的措施或做法,問題產生的原因、教訓和解決問題的辦法等。要做到有理有據,先後成序,詳略分明,主題突出。

③結尾。或總結全文,或表達意見和建議,或提出發人深省的問題,或展望前景。形式多樣,靈活掌握。但須簡潔凝練,不拖泥帶水。有些調查報告的前言和正文已說清楚,就不必再寫結尾。

(3)落款。內部使用的調查報告,正文之後應署調查者(單位、調查組或個人)的名稱或名字,並標明調查 報告的成文日期;公開發表的調查報告,大多將調查者署在標題之下,正文之後不寫成文日期。

(五)匯報提綱

匯報提綱是下級機關向上級機關匯報工作時所撰寫的匯報內容提要。按照匯報內容分為綜合工作匯報提綱和 專題工作匯報提綱。

匯報提綱在內容上具有特定的針對性,結構上具有邏輯條理性,語言上要求樸實簡練。

匯報提綱一般分為標題、正文、落款三個部分。

標題:公文寫法,如《關於稅收工作情況的匯報提綱》;直接寫法,如《關於公務用車改革進展情況的匯報提綱》。

正文:分兩層,一是前言,二是主體。

落款:匯報單位名稱可在標題下面,也可放在文尾,與時間並行。

(六)會議記錄

會議記錄是在開會過程中,由專門人員把會議的組織情況和具體內容如實記錄下來的文字材料。

會議記錄一般由記錄頭、記錄主體、審閱簽名三部分組成。

1、記錄頭:會議名稱、會議時間、會議地點、會議主持人、會議出席列席和缺席情況、會議記錄人員簽名等。

2、記錄主體:會議中心議題、會議討論焦點及主要意見、主要領導權威人士或代表人物的言論、定調性言論和總結性言論、會議決議或議而未決事項。

會議記錄兩條最基本的寫作原則:真實性、完整性。

(七)會議紀要

會議紀要是一種常用公文,是在會議記錄的基礎上整理加工而成的、記載傳達會議決定事項和主要精神,要求與會單位共同遵守、執行的,具有紀實性和指導性的公文。

會議紀要一般分為辦公會議紀要和專題會議紀要。

會議紀要一般分為標題、日期、簽發人、正文、落款五個部分。

1、標題:多由“會議名稱+文種”組成,與常用的簡報報頭非常相似,因此又叫簡報式會議紀要。目前常見的構成形式有四種:

(1)會議名稱加文種,如《全國水利建設現場經驗交流會議紀要》、《高等院校後勤管理體制改革會議紀要》。

(2)發文機關、會議名稱加文種構成,如《財政部中專學校校長會議紀要》。

(3)與會單位加會議內容加文種,如《壞渤海地區商討對外開放工作會議紀要》。

(4)由主標題和副標題構成,主標題提示會議的主旨,副標題標明會議名稱和文種,如《以“三個代表”為指針,進行教育改革——濟南市部分教育工作者學習“三個代表”的座談會紀要》。

2、編號:一般加括弧寫於標題下方正中位置。

3、日期:會議紀要的成文時間即會議通過的時間或領導人簽發的時間。

4、簽發:由會議召集人簽名。

5、正文:會議紀要的正文分為前言、主體、結尾三部分。前言,簡要介紹會議的基本情況,會議召開的目的,會議的起止時間、地點、參加人員,會議的基本議程、主要活動和會議結果;主體,具體闡述會議討論的問題和意見、結論和決定,以及對今後工作提出的要求;結尾,一般不單獨寫。

6、落款:會議紀要不加蓋印章。在正文後分別註明主持人、出席人和傳送單位。

(八)通知

通知適用於批轉下級機關公文、轉發上級機關和不相隸屬機關的公文、發布規範性公文、傳達事項、任免人員等。

通知是公文中使用頻率最高、適用範圍最廣的一個文種,是上級向下級傳達、告知事項的一種下行文。通知具有使用範圍的廣泛性、受文單位的專指性和較強的時間性,同時還具有行文簡便、寫法靈活、種類多樣的特點。

通知一般可分為批示性(批轉性)通知、指示性通知、事務性通知、知照性通知等。如:國務院批轉財政部、國家計委關於進一步加強外國政府貸款管理若干意見的通知(批示性)、國務院關於進一步精簡會議和檔案的通知(指示性)、國務院關於發布《國家行政機關公文處理辦法》的通知(發布性)、通遼市地方稅務局關於作好五一長假期間值班值宿的通知(事務性)

通知一般由標題、主送機關、正文、落款和日期幾部分組成。

1、標題:標題一般由發文機關、事由及文種三部分組成。除發布的規章套用書名號,其餘均不使用書名號和標點符號。要具體處理好“關於”引起的介詞結構和文種表述,杜絕重複出現“關於”和“的通知”字樣。

2、主送機關:指通知的對象,一般應寫全稱或規範化簡稱、統稱。主送機關較多時注意排列的規範性。同級機關用“、”,不同級別、類別的機關用“,”分開。

3、正文:包括通知的依據和目的、通知事項、通知結語三部分。

4、落款和日期:在公文右下方寫明發文時間,並加蓋公章。

(九)報告

適用於向上級機關匯報工作,反映情況,答覆上級機關的詢問。

報告是下級機關向上級機關匯報工作、反映情況、提出意見或者建議、答覆詢問與要求、報送資料使用的一種陳述性公文,是典型的上行文。

報告按內容可分為工作報告、情況報告、答覆報告等。

報告中不得夾帶請示事項或要求上級機關答覆的事項。報告一般有標題、主送機關、正文、成文日期組成。

1、標題:報告是上行文,可采省略發文機關名稱的兩項式標題結構形式,即“事由+文種”。如《關於2003年上半年工作情況的報告》。

2、主送機關:只有一個,即有隸屬關係的上級機關。

3、正文:把握以下幾點:

(1)前言。概述,並用“現將……報告如下”。

(2)工作情況和成績。

(3)工作經驗。體會。

(4)存在問題。一分為二。

(5)今後打算。改進措施。

4、成文日期

(十)請示

適用於向上級機關請求指示、批准。請示具有隸屬性,只有本部門和本系統的下級機關方可向上級機關請示。請示按其內容分有稅政業務請示和行政事務請示兩類。

下級機關向上級機關請示必須做到:凡屬職權範圍內的一般問題不隨意請示;請示必須一文一事,且主送機關只有一個;請示必須在事前;上級機關收到請示後應認真研究,及時予以批覆。請示屬上行文,文末必須有請示語。

1、標題:請示標題通常由事由和文種兩部分組成。

2、主送機關:應是發文機關的直屬上級機關,不得多頭請示。如是受雙重領導的機關向上級機關請示,應寫明主送機關和抄送機關,由主送機關負責答覆。應根據隸屬關係逐級請示,不得越級請示,因特殊情況必須越級行文時,應同時抄送被超過的上級機關。

3、正文:請示正文一般由請示起因、請示事項和請示尾語三部分構成。請示起因一般先說明行文的目的、依據,強調請示的必要性,為請示事項的提出作好必要鋪墊;請示事項是請示的核心內容,要求明確、具體地指出,並做到既符合政策、法規,又具有建設性、可行性;請示尾語一般有“特此請示,望於批覆”,“以上請示請批准”等慣用語。

4、落款:正文結束,在右下方署名署時並蓋公章。

(十一)批覆

批覆是上級機關用來答覆下級機關請示事項的下行公文。批覆具有上級機關答覆下級機關請示事項的專指性,下級有請示,上級才有批覆。而且針對性極強,下級機關請示什麼上級機關就答覆什麼。

批覆由標題、主送機關、正文、成文日期組成。

標題:一般由“發文機關名稱+事由+文種”構成。

主送機關:發出請示的下級機關。

正文:一般由批覆依據、批覆事項、執行要求三部分組成。

成文日期:

(十二)函

函適用於不相隸屬機關之間商洽工作,詢問和答覆問題,請求批准和答覆審批事項。內容上可分為申請函、商洽函、詢問函、答覆函、告知函。從行文方向上,“函”有來函和復函之分。函作為公文中唯一的一種平行文種,其適用的範圍相當廣泛。在行文方向上比較靈活,不僅可以在平行機關、不相隸屬的機關之間行文,而且還可以向上級機關或者下級機關之間行文。有隸屬關係的上下級機關之間不得使用函,上級機關的內設機構可以向下級機關的相關業務部門行便函,便函屬於非正式文。

1、標題:函的標題一般由發文機關、事由和文種三部門組成。發文機關視具體情況一般可省略。屬答覆性質的函,文種均須標明“復函”。

2、主送機關:頂格寫機關全稱或規範化簡稱,後標冒號。復函的主送機關即來函單位。

3、正文:一般由緣由、事項、希望與請求和結語幾部分組成。復函的開頭應引述來函的日期、文號或標題等。尾語一般用“專此函告”,“敬請函復”等作結;復函多用“此復”、“特此函復”等為結尾。

4、落款:正文右下方署名署時並蓋公章。

三、幾種辨別關係

(一)請示與報告的異同點

相同點:①兩者都屬上行文。②為督促各級領導幹部認真履行職責,對行文負全責,上報的報告、請示首頁須註明簽發人。③通常情況下,報告和請示的標題可省略發文機關。

相異點:①性質和行文目的不同,報告屬陳述性公文,其行文目的在於匯報工作、反映情況、提出意見和建議、答覆詢問等,故不要求上級機關回復;請示屬呈請性公文,其行文目的 在於請求指示或審核批准,需要上級機關給予答覆。②上級機關處理原則不同,對待報告上級機關只在認為有必要時才予批覆,而對請示上級機關不管同意與否均應批覆。③篇幅容量 不同,對報告雖也提倡一文一事,但像綜合報告等顯然多為一文數事且篇幅較長;對請示則嚴格要求一事一請,篇幅相對較短小。④行文時間不同,報告在事前、事中、事後均可行文;而請示必須事前行文。

(二)會議紀要與會議記錄的主要區別

1.性質不同。會議紀要是規定性行政公文,而會議記錄是記錄會議情況和議定事項的事務性文書.

2.內容的繁簡程度不同。會議紀要的內容是對會議記錄進行整理提煉而形成的會議內容的要點,重點體現會議的宗旨;而會議記錄是對會議情況的原始、詳盡的記錄,重點體現會議的過程性和具體性.

3.形式有所不同。會議紀要具有一段公文的規範格式,而會議記錄的形式則比較靈活自由。會議紀要通常採用總分式結構,而會議記錄則採用順時結構。

4.處置方式和作用不同。會議紀要一般可以檔案的形式發布或在報刊上公開發表,用來“傳達會議情況和議定事項”;而會議記錄只作為內部資料,以備查考。

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