開會要都能這么高效又融洽,該多好

2019-03-09 07:10:53

Photo byPaul BenceonUnsplash.

作者:邢軍Julie Xing,香港科技大學生物學博士;現居美國並任世界五百強企業高管;冬粉眾多的高產文字工作者,現為奴隸社會每周二「職場邢動力」特邀專欄作者。本文為專欄第五篇。

上個星期,我在美國西海岸開行業會議。自己主持也參與了大小會議無數。會議的效率和質量參差不齊,高下立見。於是決定在這一期中講講職場人都會面臨的組織和參與會議。

許多人可能沒有意識到,會議室里雖然沒有真金白銀,開會卻是實實在在地在花公司的錢,很多錢。因為開會的過程,是n個人拿出等量的時間來商量事情,推動結論的過程。一個會議如果持續一小時,十人參會的話,那么這個會議所消耗的公司時間成本就是十小時。無論作為組織者還是參與者,如果沒有在會議中積極地貢獻才智,推動項目進展的話,既是對公司資源的浪費,也是對自己時間和同事時間的不尊重。

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先來看看如何成為一個講效率的會議組織者

以下幾條供大家參考:

第一,明確知道自己想通過此會來達到什麼目的。

開會的目的通常有三個:一是集體通知,二是推動集體做決定,三是針對重要決定集體請領導批准。

如果是集體通知,則應該慎重考慮是否非得用開會這種形式,可否用電子郵件替代?當然,有時需要通知的是敏感信息,也有時是前幾次開會有些分歧意見,經過會後的進一步工作和跟進後,做了一個決定,開個會集體通知大家為什麼最終做了這個決定也是有的。

推動集體做決定往往牽涉到跨部門,要就某一件事某一方案達成共識。這需要組織者有周密的思考和細緻的準備。本文後半部分會講具體的操作。

針對重要決定請領導批准則往往是行動小組之前已經初步達成了共識。通過開會,請所有人在場,以便領導做決定的時候如果有問題,相關部門可以即時回答。

第二,精準邀請參會人員。

只邀請相關人員參會是對所有人時間的尊重。“精準”的衡量標準是有貢獻,這個人對此會要推動的事情有貢獻。這個貢獻可以是出主意,可以是提示風險,可以是具體幹活。我們不需要打醬油者。通常你會發現,精準邀請與會者的小型會議,因為職責分工清楚,每個人都無法逃遁,無論是執行力度還是後續跟進,都會相對好一些。

第三,細緻的會前準備。

在明確了目的,挑選好參會人員之後,請準備好會議日程並至少在二十四小時之前發出去,發日程的這個郵件正好也是個對會議的小提醒。如果是討論比較複雜的問題而你需要大家帶著思考來參會的話,還可以準備一點預讀檔案作為背景資料。預讀檔案不宜太長,三頁紙以內為佳。我不建議把會議要講的全部內容作為預讀發出去,那樣的話會鼓勵大家參會時以讀過預讀件為藉口而精力不集中或者完全不參會。如果某一個人對此會要做的的決定至關重要,請提前核實TA的出席,保證你開會達到要達到的目的。

第四,全面的會中掌控。

這個會議是你主持的,會議當中你的表現是你個人靠譜係數的直接體現。可以從以下五點下功夫:

一是掌握好時間。即使為了某某領導而不得不推遲幾分鐘開始開會,也要想辦法砍掉一點次要內容而使會議按時結束。否則,後面有別的會議的同事到點要離開,而你還沒講到最後的結論,大家步調就不一致了。

二是緊貼議題。議題是你定的,討論過程當中有時會離題,或出現題目延伸。如果你看到時間被這些延伸內容消耗,就應該立即打住,收回到主題。但有時這些延伸內容是與主議題緊密相關的,但你在立題時沒想到,這時應該果斷把延伸內容放到待議事宜,會後立即跟進,而不要在會議當中讓這個延伸內容扯走你的主線。

三是多問大家意見。會議中,總有人相對活躍,有人相對沉默。少言的人或是性格使然,或因表達問題,但這並不代表他們沒有好的想法以及強的執行力。所以作為主持會議者,主動在會上問這些人的意見,鼓勵他們發言,使所有人的聲音都被聽到,同時,現在越來越多的會議是電話打入的,經常問問電話上的同事的意見也是很有必要的。這樣做讓所有人都有參與感,也避免了參會人員會後說你沒給他們發言機會的微詞。

四是責權利時間落實到人。對於達成的共識,要對每一個行動計畫確定一個負責人,並定下完成日期。這樣責任明晰,便於跟進。

五是用明確的思路指導會議的進程,比方說在會議開始重申一下會議目的,讓在會海中趕場奔忙的同志把思路轉到你的會議中來;在會議結束時就達成的共識及跟進條款分享,這樣避免會後扯皮,

第五,及時的會後跟進。

會後應在幾小時內發出不超過一頁紙的會議記錄,並問大家意見,如果沒有異議就意味著大家同意按照共識去執行。對到了時間沒有按時交任務的小夥伴,需要一對一去跟進,敦促後續行動。如果是一個重要里程碑式的項目或者是後續進度完全依賴當前進展的項目,不要等到最後期限,而要分階段分步驟地去跟進,確保不會出現掉鏈子的情況。還有一點很重要就是及時鼓勵。一個項目順利完成後,給參與人員一封表揚電郵並抄送他們的領導是重要的會後跟進步驟。人都是需要鼓勵的,人家幫你幹了活,及時給予認可和褒獎,會使下次的合作更加愉快。

當然,愉快的會議都是相似的,不愉快的會議各有各的苦衷或者衝突。關於如何處理達不成共識的情況,會以應付職場衝突的話題,單獨成文,敬請期待。

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再來看看如何使自己變成有貢獻的參會人

首先你要意識到,多數時候,若你被要求參會,說明組織者認為你對此項目有用,說明你有價值,你要做的是把自己的價值最大化。你做的貢獻多了,自然會出彩。你在會中會後的表現,也是積累個人品牌的好機會。以下是幾個建議:

第一,不打無準備之戰。

請提前看會議議題,做點功課,看看自己在此項目的系統工程中起的是什麼作用,扮演的是什麼角色。如果是個重要項目,可以和組織者提前見面,問問具體需要你做什麼,這樣你有備而來,帶著思考進入會場,會讓你的發言更加有份量。

第二,會上積極發表意見,並拒絕外界干擾。

提前做的功課會讓你在闡述自己觀點時更加有理有據,在為會議項目做貢獻的同時也贏得了表現自己的機會。發表不同意見在開會時是常見的,其核心是對事不對人,同時提意見時確保提的是建設性的意見。也就是說,你若想槍斃掉別人的建議,麻煩你給另外一個或者幾個建議,只否定別人觀點不貢獻新點子的人是懶漢。

有些時候,我們會看到很惱人的一幕,就是參會人在會議當中手機不放靜音,來了電話就接,或者在不停地看手機電腦,因為沒集中精力參會,也很難有效參與討論或給出好建議。這樣讓組織者很沒面子,讓其他參會同事覺得不被尊重。我們不做這種會議“不良公民”。

第三,會後積極做份內之事。

如果你被指定了任務,就請去履行承諾,保質保量按時完成自己的部分。如果你負責的部分是承上啟下或與項目其他環節緊密相關的,請在賽事過半時給個進度報告,項目結束時給個通報。這樣,會議組織者會對你感激不盡,因為你以行動證明,你不僅自己靠譜,同時也無言地幫助敦促負責項目其他環節的同事加緊趕進度。這種積極主動的態度和按時交活的表現,從一個側面反映了你的領導力,下一個機會沒準就在拐角處。積累久了,你會成為大家都願意合作的人。

職場邢動力的上一篇講的是《職場中說“不”的學問》。其中一條提到保護自己時間的訣竅之一是對無效會議說不。願每一位朋友都擅長組織高效會議並以積極參會人的身份幫助提高會議效率,不成為同事說“不”的靶子。你也許發現,時間久了,組會參會,都會給你的個人品牌添上一筆,品牌好的人組織的會大家都願意參加,也因為精於貢獻而被邀參加重要會議,日復一日,你的個人影響力也會不同凡響。

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作者:職場中說“不”的學問

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