公文寫作語錄

2019-05-08 13:40:54

公文寫作語錄

1、公文分為通用公文和專用公文二大類。通用公文與外界有聯繫,如:通知、請示、批覆、報告、函、決定、通報、意見等;專用公文是企業內部使用,一般不與外界有聯繫,如:會議通知、會議紀要、備忘錄、簽報、工作聯繫單、工作通報、電子函件等。

2、一級文適用於以公司的名義對外發文或公司內重大事情的通知、上報,譬如:以公司的名義上報報表省公司,一些事情需要請示省公司,公司下發一些管理辦法,對外單位發函等。一級文包括一級檔案和一級函件。二級文則用於公司內部,以部門的名義發文,一般不對外,包括二級檔案和部門電子函件。對外發文一律由發文單位擬稿,部門領導審核後郵件發綜合部秘書統一發文。

3、檔案與電子函件的區別:電子函件用於工作歷時較短,日常性、臨時性、一般性的工作。檔案則相反。這裡強調,以分公司下發的管理辦法一定要用一級檔案,以部門下發的管理辦法可以用部門檔案,千萬不要用電子函件。

4、上行文與下行文與上級與下級的關係,這裡所說的上下級關係,一種是組織系統關係,一種是業務系統關係。對上級用上行文,對下級用下行文,上行文如請示、報告等,下行文如通知、通報、決定、意見等,向同級部門或不相隸屬關係的單位,則用函。

5、用於向上級要錢、要物、要編制、人員、政策等資源,套用請示。

6、用於向上級匯報工作、反映情況等,可用報告。

7、用於向上級反映工作意見,請求給予支持,可用意見。

8、部門發文不可以超越本部門職權範圍事項,不能向同級部門發下行文。工作聯繫單一般選用函。

9、公文的標題製作三要素:(發文單位)+關於+事由+文種例:(網路運營部)關於召開第三季網路運營分析會的通知注意:文字務必準確、簡要,一般不用標點符號(法規、規章和印發、批轉、轉發的檔案可加書名號)

10、轉發文標題製作四要素:轉發(批轉)+來文單位+轉發檔案題目+文種例:轉發省公司《關於寬頻網際網路視聽部分直播頻道調整的補充通知》注意:轉發公文應避免使用重複用語和相同的文種,遇到多層轉發的處理辦法一是省略中途轉發機關,取最先發文單位。二是另擬標題,轉發情況在正文中說明。例:“關於轉發集團公司《關於印發〈中國電信集團效能監察實施辦法(試行)〉的通知》的通知”壓縮改為:轉發集團公司關於印發《中國電信集團效能監察實施辦法(試行)》的通知》

11、主送單位:受理單位、主辦單位。抄送單位:主送外需要執行和知曉的其他單位。一級文抄送分公司總經理或主管本部門工作的分公司副總經理,二級文用抄報。注意:無論主送單位還是抄送單位,應使用全稱或規範簡稱,兩個以上主送或抄送單位,應按行政區域、行政機關的排序,先大後小,先外後內。

12、公文內數字除了固定的詞語或成語外,要用阿拉伯數字,但落款要用全稱中文。

13、句中較短的平級的詞和短語用頓號,並列複句內部分句間用分號,在分號與句號之間,分號與分號之間至少有一個逗號,在提示語的前後,表示提示下文或總結上文的用冒號。14、請示的標題:關於+事由+請示編寫的守則:導言+主體+結尾導言:開門見山地由外到內、由大到小地提出請示的緣由、理由、背景,要求寫得充分而又簡單。例如成本支出請求,要寫明物品的生產廠家、型號、固定資產編號,價格,購置或維修的原因,如果不購置或不維修會出現什麼樣的情況,有多嚴重。主體:內容突出,事項集中,條理清楚,要實際、合理、明確、簡要。例如成本支出請示,要寫哪個部門鑑定必需購買或維修,這筆費用的單價是多少,數量是多少,幾時做預算,什麼時候付現,是否有2套解決方案,如果有2套方案,你則重建議用哪一種,為什麼?結尾:是一個固定的模式,妥否,請批示。當否,請批示。是否可行,請批示。以上請示,望予審批。注意:請示的主送單位一般只寫一個,請示應事前請示,不越級請示,如提出2個以上方案,應有傾向性意見。

15、批覆的標題:關於+事由+批覆編寫的守則:開頭+正文+結尾開頭:你單位《關於XXX的請示》(XX[2009]XX號)已收悉,經XX部門審核,同意XXXX,現就相關事項批覆如下。正文:做出明確的答覆,同意什麼,不同意什麼。結尾:從上級單位的角度強調一些事項,可提出希望、要求、號召。注意:在做批覆公文時,要認真核實緣由的真實性,研究可行性,權衡利弊得失,有根據地表達意見。批覆針對性要強,態度明朗,答覆明確,措辭嚴謹,語句莊重。請示內容較多的,可分條列項地答覆,對不同意的事項,應說明不同意的理由。

16、通知的標題:關於+事由+通知編寫的守則:導言+正文+結尾導言:發通知的原因,就相關事項通知如下。正文:通知事項結尾:以上通知,請遵照執行。注意:通知適用於發布(印發)本單位的規章制度,批轉下級單位的公文,轉發上級單位和不相隸屬單位的公文,傳達要求下級單位辦理和需要有關單位周知或者執行的事項,職務任免、崗位聘任等,因此,主送單位要準確、清楚,嚴忌錯漏。導言簡潔清晰,高度概括。正文明確具體,針對性和可行性要強。會議通知的模版:會議名稱、會議時間、會議地點、會議內容、參加人員、本部內單位、本部外單位、其他單位、會議要求、聯繫人、聯繫電話等培訓通知的模版:培訓原因、培訓對象及名額安排、培訓內容、培訓時間、培訓地點、培訓費用、培訓要求、報名及報到、聯繫人、聯繫電話、其他等。

17、報告的標題:關於+事由+報告編寫守則(三段式):情況——做法——問題(意見)情況——問題——建議(只選其中一種或兩種寫)情況——原因——下步做法情況——原因——責任及處理意見注意:報告是下級為了獲得上級的指導、發生重大情況或特殊問題、已完成上級交辦或布置的事項、答覆上級的詢問、報送檔案時用的一種公文種類。因此,在寫的時候,要注重時效,情況真實,不弄虛作假,不文過飾非,有關事實和數據務必準備確無誤。擬文時,要語言簡潔,篇幅短小突出重點,層次分明,不要夾雜請示事項。如果重大事件報告,要同時準備好說明材料作為附屬檔案提交。報告與總結的區別:報告在表述方式上大量使用敘述,情況、事實點絕大部分文字,只是少量使用一些議論文字。總結與一般報告相比更側重對規律的揭示,對問題的認識。報告與請示的區別:兩者都是上行文,對上級行文,但報告不要求上級批覆,請示則要求上級批覆,報告是事中或事後行文,請示是事前行文,報告的結尾用“特此報告”,請示則一般用“妥否,請批示。”

18、函的標題:關於+事由+函編寫守則:開頭+正文+結尾開頭:簡潔寫明發函的緣由正文:逐一寫詢問、商洽、答覆的具體事項及要求結尾:“特復”“特此函復”“特此函告”“盼復”“請研究函復”等。、、、、注意:擬寫函時要注意措辭,因為彼此的地位平等,語言要樸實謙恭,議論說理要適度。另外,撰寫復函時,要就別人在函中提出的問題回復,不是函中提出的不問題,儘可能不要在復函中出現,不然就有畫蛇添足的嫌疑。

19、決定的標題:關於+事由+決定編寫的守則:導言+主文+結尾導言:寫明決定的原因、目的、根據、意義,語言簡潔、概括。主文:闡明具體內容、落實措施、解決辦法、規定要求等。結尾:提出希望、號召、實施要求。

20、通報的標題:關於+事由+通報編寫的守則:導言+正文+結尾導言:介紹通報的事件或人物,將緣由、時間、地點、經過、後果等交待清楚。正文:分析闡明其性質、意義或提出引以為戒、需要注意的事項。結尾:寫明所做出的決定或指示性意見,及提出有關要求或發出號召。注意:通報只適用於表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或情況的通用公文。此公文有較強的典型性、針對性、準確性、真實性、時效性,因此,用詞要嚴謹,注重寫實,掌握分寸。

21、會議紀要的標題:關於召開+會議名稱+紀要編寫的守則:會議概況+會議內容+結束語會議概況:開會時間、會議名稱、會議議題、出席者、主持者、會議過程等。會議內容:會議的重要發言和決議。結束語:希望與要求。

22、備忘錄:和會議紀要非常相似,區別只在於會議紀要是決策性的事項,而備忘錄是非決策性事項,只是相關部門共同約定的事項。

23、工作聯繫單:和函的撰寫相似,是部門之間工作聯繫的一種公文,擬寫時要語氣平等、誠懇、尊重、商量而非命令、指揮。它需要及時回復、反饋辦理情況,並在工作有調整時要及時告知。

24、寫好公文要抓住“一個中心”和“三個基本點”,每份公文一般都只有一個中心思想,多中心難以成文。這就要求我們在提筆寫文之前,首先要確定中心,明確思路,然後據此去收集觀點和材料。中心思想從哪裡來?從上級精神、領導意圖和客觀實際中來,而不要從我們個人的興趣喜好中來。如果在中心不明、思路不清時即著筆,公文就會越寫越難寫,最後只好廢掉重來。在明確了中心思想和基本思路的基礎上,抓好三個基本點,或是“三部曲”。對下布置工作的公文,在一般情況下,一要寫明“為什麼要做”,即目的、意義或原因;二是“怎么做”,即方法、措施及注意事項;三是“做成什麼樣”,即標準、要求以及附帶的考核、驗收、獎懲等。對上匯報工作的公文,一要寫明“我們做了什麼”或“我們為什麼要做”,二要寫明“怎樣做的”,三要寫明“做得怎么樣”及體會、效果和經驗。第一部曲的“我們做了什麼”,多用於上級有布置,有要求的匯報,寫這樣的匯報,要少寫或不寫目的、意義和原因;“我們為什麼要做”則常常是自發地、,創造性地開展工作,是主動地對上匯報或對下發動,這就需要把開展工作和活動的目的、意義、原因敘述清楚。在《講話》寫作上,若是綜合性的,又是例行性,其第一部曲為截至目前的基本情況和經驗體會,第二部曲為下一步的目標和任務,第三部曲為完成任務、做好工作的主要措施。若是專題講話,其“三部曲”一般為意義、目標和措施。

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