七天學會高效管理時間

2019-03-16 20:42:42

七天學會高效管理時間(一)2007-03-19 21:11
通過7 節課程,輕鬆愉快地學習時間管理的規律和技巧
導語
人生最寶貴的兩項資產,一項是頭腦,一項是時間。無論你做什麼事情,即使不用腦子,也要花費時間。因此,管理時間的水平高低,會決定你事業和生活的成敗。
每個星期有168 個小時,其中56 個小時在睡眠中度過,21 個小時在吃飯和休息中度過,剩下的91 個小時則由你來決定做什麼——每天13 個小時。如何根據你的價值觀和目標管理時間,是一項重要的技巧。它使你能控制生活,善用時間,朝自己的方向前進,而不致在忙亂中迷失方向。
我們將用7 天的時間,學習時間管理的基本原則,了解怎樣才能更有效地安排時間,減輕工作和學習壓力。時間管理能幫助你制訂出有效的時間表,減輕壓力和憂慮,最大限度利用時間。不用擔心,時間表不會讓你變成機器人,相反,它能使你享受自覺支配時間的自由感。
完成課程以後,你將能:
·明確時間管理的五個步驟
·了解時間管理中,“價值”和“目標”的含義
·確認和區分不同類型的任務
·制訂有效的日程表
在開始學習之前,請對以下幾點多加注意:
·勤做練習。時間管理的實踐性很強,課程中的每一項練習都對提高我們的時間管理水平有很大幫助,如果不認真地完成它們,學習效果將大打折扣。
·學以致用。時間管理的個性化很強,每個人都有自己的時間管理特色,以便和自己的生活方式及環境相適應。課程中介紹的原則和技巧只有運用到實際中才有效用,光記住它們,對改進我們的時間管理是沒有意義的。我們最好一邊學,一邊運用起來,以便印證它們是否真的有效。
祝你在這一周里學習愉快,學有所成!
第一天
今天是課程的第一天,我們將通過一個練習和一套自測題來了解什麼是時間管理。
請先完成下面這個小練習,在後面我們將以它作為講解實例。
練 習
假設現在是星期一的晚上,你要計畫未來五天的日程,面前是這五天要做的事情:
1.你從昨天早晨開始牙疼,想去看醫生
2.星期六是一個好朋友的生日--你還沒有買禮物和生日卡
3.你有好幾個月沒有回家,也沒有寫信或打電話
4.有一份夜間兼職不錯,但你須在星期二或星期三晚上去面試(19 點以前),估計要花1 小時。
5.明晚8 點有個1 小時長的電視節目,與你的工作有密切關係
6.明晚有一場演唱會
7.你在圖書館借的書明天到期
8.外地一個朋友邀請你周末去玩,你需要整理行李
9.你要在星期五交計畫書之前把它複印一份
10.明天下午2 點到4 點有一個會議
11.你欠某人200 元錢--他明天也將參加那個會議
12.你明天早上從9 點到11 點要聽一場講座
13.你的上級留下一張便條,要你儘快與他見面
14.你沒有乾淨的內衣,一大堆髒衣服沒有洗
15.你想好好洗個澡
16.你負責的項目小組將在明天下午6點鐘開會,預計1小時
17.你身上只有5 塊錢,需要取錢
18.大家明天晚上聚餐
19.你錯過了星期一的例會,要在下星期一之前複印一份會議記錄
20.這個星期有些材料沒有整理完,要在下星期一之前整理好,約需 2 小時
21.你收到一個朋友的信1 個月了,沒有回信,也沒有打電話給他
22.星期天早上要作一次簡報,預計準備簡報要花費15個小時,而且只能用業餘時間
23.你邀請戀人後天晚上來你家燭光晚餐,但家裡什麼吃的也沒有
24.下個星期二,你要參加一次業務考試
請將這份事件清單中的各種事件劃分不同的優先權,按優先權把它們重新排序,然後根據這些事件,制訂一個周末的時間安排表。在這些項目中,有些是互相衝突的,有些則富有彈性。如何制訂一份合理實用的計畫表呢?在制訂時間表以前,請:
1.把要做的事情全部看一遍
2.確定每件事情的重要等級
3.根據重要程度把事情重新排序 時間表可以參照下頁的格式:
時間 星期二 星期三 星期四 星期五 星期六
每天上班時間為8 點-18 點(含往來交通時間,中午有1小時休息)
08.00
08.30
09.00
09.30
10.00
10.30
11.00
11.30
12.00
12.30
13.00
13.30
14.00
14.30
15.00
15.30
16.00
16.30
17.00
17.30
18.00
18.30
19.00
19.30
20.00
20.30
21.00
21.30
22.00
22.30
23.00
編好時間表以後,請考慮:
· 哪些事情被放棄不做?為什麼?
· 哪件事情有最高的優先權?為什麼?
· 你會高興地執行這個計畫嗎?
請把你的回答寫在下面:
· 哪些事情被放棄不做?為什麼?
· 哪件事情有最高的優先權?為什麼?
· 你會高興地執行這個計畫嗎? 為什麼?
第二天
前一天,我們動筆寫了一份為期一周的時間表,對時間管理有了親身體會。現在,我們來學習有關的知識,以便能做得更好。
任何有效的時間管理系統都包含以下五個步驟:
1 明確你的價值觀
2 確定你的目標
3 對你的目標按優先權排序
4 明確你的任務
5 對任務按優先權排序
價值觀是我們想和做的基本原則,它是進行時間安排的最基本的因素。我們有不同的價值標準,它們形成我們個人特性的基礎,也是我們進行時間管理的基礎。大多數時候,我們根據自己的價值觀採取行動,雖然往往沒有意識到這一點。
什麼對你而言是最重要的?家庭?工作?金錢?你首先要明確自己需要的是什麼,然後才能朝那個方向走。如果你不知道自己的目的地,你很可能會到達別的地方。
上一節練習中的事件可以分為幾個類別:
健康——看牙醫,洗澡,等等
家庭——給家裡打電話,等等
友誼——買禮物,回信,參加聚餐,拜訪朋友,等等
愛情——準備燭光晚餐,等等
工作——簡報,電視節目,會議,整理材料,考試,等等
金錢——夜間兼職的面試,等等
興趣——看演唱會,等等
重看一遍你對這些事件的排序,可以清楚地看出你把哪一項放在首位,把哪些放在無關緊要的地方。這就是你的價值觀。
目標是我們的需求和願望——我們想得到什麼。它們應該直接源於我們的價值觀。否則,我們所做的事將無法滿足自己的需要。
目標往往不能由單個行動達到,需要花費相當長的時間,並需要採取若干步驟。例如,周末有一對矛盾:要么去外地拜訪朋友,要么準備星期天的報告。如果你決定去外地訪問朋友,而不為報告做準備,你的目標很可能是:保持友誼,哪怕自己做出某些犧牲。 如果你不去訪問朋友,而是準備報告,你的目標很可能是:盡最大努力完成工作。當然,保持友誼和完成工作都是你的目標。但你對它們的重視程度取決於你的價值觀。 把友誼放在前一位的價值觀可能是:你對生活的真正滿足源於你的家庭和朋友。 把工作放在前一位的價值觀可能是:你對生活的真正滿足來自於追求卓越。再如,任務表中還有一對矛盾:星期二和星期三晚上,在公司開會、兼職面試、看演唱會三者之間只能挑選兩樣,捨棄一樣。它們分別代表的是工作、金錢和興趣,對它們如何排序,也完全取決於你的價值觀和目標。
一旦明確了自己的價值觀和目標,接下來制訂日程表的過程就很簡單了。
下面是一套時間管理能力的自測題,請為每一項選擇最適合你的修飾語:是“總是”,還是“經常”,或是“很少”?
1、我覺得我可以工作得更努力
2 、我可以告訴你上個星期我工作了多少個小時
3 、我常常把事情留到最後一分鐘才做
4 、對我來說,開始一項工作很難
5 、我對下一步要做什麼不很確定
6 、我要開始做某件事之前,要拖延很長時間
7 、我不知道我做的是否足夠多
8 、我在不同的任務之間頻繁地換來換去
9 、我在某些地方的工作效率比在其他地方的高
10、 我在某些時間的工作效率比在其他時間的高
11 、我工作起來沒有規律,往往在某件事上花費很多時間後又置之不理
12、 我不可能完成我想做的全部事情
13 、我不肯定自己是否在優先處理最重要的事情
14 、到這門課程結束之前,我不敢肯定自己是否會堅持到底
15 、我工作時沒有任何計畫
請把你的答案和後面的解釋互相對照。
1. 我覺得我可以工作得更努力
你總是覺得你可以做得更好一些嗎?如果你總是覺得自己的時間沒有發揮最大作用,這說明你的時間管理技巧有問題,你要學會善用時間。
2. 我可以告訴你上個星期我工作了多少個小時
很多人對自己的工作時間只有個大致的印象:我好象一直在工作。這樣是不行的。人們的感覺往往和實際並不相符。研究人員用錄像機攝下實驗者的工作情況,把統計得到的工作時間與實驗者自我感覺的工作時間對照,發現兩者之間的差距相當大。如果你對自己的工作時間沒有明確的認識,最好花一天至一星期的時間,逐小時記錄自己的工作時間,結果說不定會使你大吃一驚。
3. 我常常把事情留到最後一分鐘才做
如果總是出現這種情況,有兩種可能原因:一是你忽視時間管理,不使用時間表,二是在制訂時間表時,沒有依照合理的順序。
4. 對我來說,開始一項工作很難
哪怕訂好了計畫,要開始做這件工作,仍是件頭疼的事——如果常常出現這種情況,那么,癥結不在制訂計畫的環節,而在於“行動”這一環。你要有意識地增強自己的行動意識,並學會一些克服拖延的技巧。
5. 我對下一步要做什麼不很確定
如果總是對下一步要做什麼不很確定,則是缺乏整體計畫的表現。
6. 我要開始做某件事之前,要拖延很長時間
請參見對第4 項的解釋
7. 我不知道我做的是否足夠多
請參見對第1 項的解釋
8. 我在不同的任務之間頻繁地換來換去
怎樣確定分配給不同任務的時間段長度,是一項重要的技巧,過長或過短都會降低你的效率,你可以通過測試和記錄來確定最適合自己的間隔。
9. 我在某些地方的工作效率比在其他地方的高
沒有人能完成排除外界影響,不同的地點對人的工作效率有不同的影響,只不過人們往往沒有留意這一點。如果你清楚地知道自己在哪些地方的工作效率較高,說明你對自己很了解。這有助於你進行時間管理。
10. 我在某些時間的工作效率比在其他時間的高
請參見對第9 項的解釋。
11. 我工作起來沒有規律,往往在某件事上花費很多時間後又置之不理
這也是缺乏整體計畫的表現。
12. 我不可能完成我想做的所有事情
人不可能完成所有想做的事情,在制訂時間表時必須有所取捨。但如果連時間表上的事情也總是不能完成,那么不是時間表不切實際,就是執行的過程出現問題。
13. 我不肯定自己是否在優先處理最重要的事情
先明確價值觀,再確定目標,就能容易地為各種事情確定優先權,優先處理重要的事情。如果總是對此感到迷惘,則說明對自己的價值觀不很明確,不能清楚地表述自己真正需要的是什麼。
14. 到這門課程結束之前,我不敢肯定自己是否會堅持到底
如果因為缺乏計畫和執行能力,常常不能完成想做的事情,就會對自己失去信心,做任何事情的時候都不知道自己是否會堅持到底。
15. 我工作時沒有任何計畫
這是你對自己的計畫性的評價,請對照上面各項的解釋,看你對自己的評價是否適當。
第三天
經過兩天的學習,你是不是感到自己對時間管理有了更深的了解,管理起時間來更輕鬆了呢?時間管理的精髓遠不止此,今天,我們除了進一步探索價值觀對時間管理的影響,還將學習更多內容:任務的類型。
請在腦海中想像一棵大樹,樹根是你的價值觀,樹幹是你的目標,樹的主枝是你的主要任務,樹的細枝和葉子是你的次要任務。
你所做的一切應源於你的價值觀,它是樹根。
你的目標支撐著各種各樣的任務,它們都是為實現你的目標服務的。
樹的姿態和生長方向由它的主枝表現出來,同樣,你通過主要任務來實現你的目標。
樹葉為樹的生長提供養份,你通過完成各種次要任務,保持你現有的生活。
拿出一張白紙,畫出一棵樹,如下:
在樹根處寫上你認為最重要的價值,在樹幹處寫上你的目標,在幾個主枝中寫上你的主要任務,在葉子和細枝旁寫上各種次要任務,完成這幅圖。
你可以按照下面的步驟進行:
1.樹根。寫上你認為最重要的價值。如果你對這一點比較模糊,不能清楚地說出自己最想要的是什麼,請試一試這個辦法——
重新拿一張紙,寫下所有想要的東西,如健康、金錢、幸福的家庭、愛情、事業、自由自在、旅行、安定…… 寫完之後,划去你認為最不重要的一項,再在剩下的項目中划去一個最不重要的,一直劃下去,直到只剩下一項,它就是你最重視的東西。
2.樹幹。寫上你的人生目標。注意,你的人生目標應與你的價值觀是一致的,如果不一致,你寫下的樹根確實是你最珍視的東西嗎?或者,你寫下的人生目標真的是你最大的希望嗎?
3.主枝。寫上幾個主要任務。這些主要任務應是直接為你的目標服務的,實現這些任務有助於達到目標。如果不是這樣,請思考是否有必要在這個任務上面投入時間和精力。
4.樹葉。寫上次要任務。有些次要任務是實現主要任務的手段,有些次要任務用來維持現在的生活。次要任務是不可缺少的,沒有樹葉的樹無法生長,但它們不應占據你的主要精力。
進行時間管理時,這幅圖是重要的參考。
面對紛繁複雜的任務,如何才能迅速準確地判斷它們對你有多重要,從而對它們進行選擇和排序呢?按不同的標準,任務可以分為緊急任務和重要任務、維持任務和發展任務,在此基礎上,你就能快速而準確地分辨出哪些是主要任務,哪些是次要任務了。
緊急任務指:如果不能按期完成,它對你或別人的價值會減少甚至消失。
重要任務指:如果它成功地完成,你或別人將取得很大的收益。帶來的收益越高,這項任務的重要程度越高。
緊急任務和重要任務有四種不同的組合:
1. 緊急並且重要的任務
這些任務應具有最高的優先權,應該從現在就開始做。
2. 緊急但不重要的任務
這些任務現在需要時間,但優先權比緊急且重要的任務要低。
3. 重要但不緊急的任務
它們的優先權不是最高的,但應該在你的時間表中占重要位置。
4. 既不緊急又不重要的任務
你真的需要做這些事情嗎?
發展任務和維持任務與緊急任務和重要任務是兩種不同的分類。
發展任務指:如果成功完成此項任務,你現在的情況會得到改善。例如,你搬進一套更好的住房。
維持任務指:完成這些任務可維持你現在的情況。例如,你每個月繳納房租和水電費。
發展任務和維持任務有很大區別,發展任務具有如下特點:
·通常由你的目標衍生出來
·可以作為一項挑戰
·需要多加考慮
下面是第一天的例子,請先將它們按重要任務和緊急任務的四種組合分類,再按發展任務和維持任務分類,然後把它們按重要程度排序。
對比現在的排序和在第一天的排序,兩者有什麼區別嗎?
第一天的例子
1.你從昨天早晨開始牙疼,想去看醫生
2.星期六是一個好朋友的生日--你還沒有買禮物和生日卡
3.你有好幾個月沒有回家,也沒有寫信或打電話
4.有一份夜間兼職不錯,但你必須在星期二或星期三晚上去面試
5.明晚8 點有個電視節目,與你的工作有密切關係
6.明晚有一場演唱會
7.你在圖書館借的書明天到期
8.外地一個朋友邀請你周末去玩,你需要整理行李
9.你要在星期五交計畫書之前把它複印一份
10.明天下午2 點到4 點有一個會議
11.你欠某人200 元錢--他明天也將參加那個會議
12.你明天早上從9 點到11 點要聽一場講座
13.你的上級留下一張便條,要你儘快與他見面
14.你沒有乾淨的內衣,一大堆髒衣服沒有洗
15.你想好好洗個澡
16.你負責的項目小組將在明天下午6點鐘開會,預計1小時
17.你身上只有5 塊錢,需要取錢
18.大家明天晚上聚餐
19.你錯過了星期一的例會,要在下星期一之前複印一份會議記錄
20.這個星期有些材料沒有整理完,要在下星期一之前整理好
21.你收到一個朋友的信1 個月了,沒有回信,也沒有打電話給他
22.星期天早上要作一次簡報,預計準備簡報要花費15個小時,而且只能用業餘時間
23.你邀請戀人後天晚上來你家燭光晚餐,但家裡什麼吃的也沒有
24.三個星期後,你要參加一次業務考試
相信你在了解任務的分類以後,對劃分任務的重要程度會更得心應手。
第四天
大家可能會希望有一種通用的時間管理方法,學會以後,無論何人何時何地,都能暢通無阻地運用。不過,可惜的是,並沒有通用的時間管理方法,就像買衣服一樣,我們得根據自己的特點選擇合適的樣式和尺碼,有時還得量身定做,不同的人需要採用不同的時間管理方法,有時甚至得自己創造出新方法來。
有的人喜歡列出詳細的清單,把時間精確地劃分為一小塊一小塊,嚴格地按日程表行動;有的人則相反,喜歡把握整體,形象地思考問題,抗拒“機械的”日程表,傳統的時間管理方法只會使他們感到不舒服。對於後一種人而言,他們只願把事情簡單地排序,然後設定最後期限,而不願把它們分割成小塊,填入時間表。
無論你屬於哪一種,都要找出適合你自己的方法,只有這樣,才能保證時間管理是在幫助你組織時間,而不是加重你的負擔。你可能需要結合兩種風格的管理方法,以便創造出自己的時間管理體系。在繼續這節課時,請注重考慮你的需要和偏好,按你的想法修改課程中的建議和方法。
不管你偏好使用哪種風格管理你的時間,下面這幾個習慣都會幫助你提高時間管理的效率。
1.積極積級意味著採取主動,而不是坐等別人先行動,然而消極地回應。與主動相反的是被動,被動的人習慣於對周圍的事情做出反應,這使他們耗費掉更多時間。想一想,然後寫下一些能使你採取主動的具體方法,以便能對你的時間有更多控制權。
2.通盤考慮從你想達到的目標反推出要做的事情,然後詳細計畫。寫下你的目標,然後從目標出發,逐步寫出你需要做的事情。估計每一步所需的時間,然後列出整體計畫。
3.按順序做事對任務進行分類,捨棄不需要的任務,然後把剩下的任務排序,以便優先處理緊急和重要的任務。80%的事情只需要20%的努力。而20%的事情是值得做的,應當享有優先權。因此要善於區分這20%的有價值的事情,然後根據價值大小,分配時間。做好的事情要比把事情做好更重要。做好的事情,是有效果;把事情做好僅僅是有效率。首先考慮效果,然後才考慮效率。
4.提前準備保持主動的要訣是事先計畫,例如每月制訂一份計畫表,在上面標出重要的日期和繁忙的時間,據此來安排其他的事情。
許多人討厭日程表,認為它們奪走了自己的自由。按日程表行事的確會降低一定的靈活性,但如果認為日程表把人變成奴隸,那就大錯特錯了。這種錯誤源於對自由的誤解。事實上,有幾種不同的自由。如果混淆兩種類型的自由,就會出現上面所說的誤解。
首先,人們提到自由時,往往指的是選擇的自由。我們按自己的意願,做這件事,而不做那件事。反過來講,一個自由的人不會被迫做出違背意願的事情。這是一種消極的自由。
第二種更重要的自由,是實現自己、控制自己行為的自由。它是一種積極的自由,因為它通向人的目標。它可以表達為“自由的意願”,這是更加高級的自由,也就是“成為自己想要成為的人”的自由。
不過,如果只是膚淺地理解這種自由,很可能會認為它和第一種自由是相對的,甚至無自由可言。導致這種想法產生的原因是,現實生活中,為了實現更美好大的目標,我們常常需要放棄當前的欲望。例如,在陽光明媚的星期天上午,你也許很想出去好好地玩一場,不去參加培訓班。從第一種意義上來說,你當然可以自由選擇是否出去玩。但是,不上課很可能會導致你考試不合格,或者學不到該學的東西。學習能使人獲得更大的自由,新知識可以使人更好的完成人生的目標。

所說的這些是為了開闊我們的視野。我們不要把自己限制在“自由”狹窄的定義內:“自由就是想做什麼就做什麼”。而應把自由看成“完成自己設定的人生目標的能力”。如果不約束和控制自己的行為,使之符合目標,我們就無法達到人生的目標。正是因為如此,日程表非常重要:它使我們能有計畫地運用時間,以達到自己最終的目的,實現更高層次的自由。 要寫一份日程表,沒有固定的方式,只需遵循一些基本原則。
在開始前,找到合適的工具。你可以使用一張紙、日程計畫簿或電腦來記錄你的日程表。首先,你把一天的時間分為幾塊,如上班的時間、吃飯的時間、睡覺的時間。然後再具體劃分每一塊時間。
寫日程表時,要現實一點。日程表是幫助你安排時間、達到目標的工具。不要把日程表寫成做不到的願望列表,那樣只會使你被自己不切實際的計畫挫敗並失去信心。
靈活地執行日程表。一般來說,只將時間的50%計畫好,其餘的50%應當屬於靈活時間,用來應對各種打擾和無法預期的事情。實際執行時,事情總會發生這樣或那樣的變化,使你不得不偏離定好的計畫,如果時間表定得過於精確,反而會失去機動性和實用性。
每隔一段時間評估一次日程表。每兩個星期,重新審視一遍日程表,看它起了多大作用,是否訂得過高或過低,可以怎樣改進它。然後,進行必要的修改。
如果你以前從未好好計畫過你的時間,從頭開始會有點困難。不過,時間管理和其他事情一樣,你做得越多,就會做得越好。
關鍵是要堅持大約30 天,以養成逐日管理時間的習慣,並看到它的效果,增強信心。你不需要實施課程中提出的每一種方法,就像在超市中購物一樣,選擇自己喜歡的就可以。你還可以按自己的需要改變、組合某些方法。
用一整天的時間觀察你自己,儘可能詳細地記錄所做的事情、起止時間、效率和自己的感受。
觀察自己使用時間的情況時,一定要找出並記住以下幾點:
1.你通常用哪些方式浪費時間
2.你在什麼情況下效率最高
3.你效率最佳的時間是什麼時候
要完成某個目標,我們往往反覆地計畫、實施、修訂,形成這樣的循環圈:
我們可以從圈中的任何一點進入循環。
下面是一份用於每日計畫的表格,每天在固定的時段(如睡覺前)填寫,第二天用這份表格提示自己。運用“計畫的循環”,堅持一個星期,提高管理時間的能力。
今天要做的事
日期:____________________
必須做的事情
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
應該做的事情
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
能夠做的事情
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
第五天
自從第一天動手制訂過一份時間計畫後,我們已有好幾天沒進行實戰演練了。在這一節中,我們將進行具體的時間管理規劃,為自己(而不是練習題中的人物)制訂一份完整的時間表。正如前一節所說的,不同的人適合不同的時間管理類型,因此,本節按由粗到細的順序介紹時間管理的程式,你可以選擇適合自己的細化程度。
找出第三節中繪製的樹圖,以它為參考,開始規劃。
你也許會說,我只是想訂一個如何應付下個月考試的計畫,並不想做出關於整整一生的宏偉計畫。整體計畫就像一座大廈,各段時間的計畫則像大廈中的一間間房子,如果你對整體目標不明確,大廈的框架沒有搭好,房間的位置也無法確定。
不願思考整體計畫有兩個原因:一是一切都由別人代為設計妥當;二是從來沒有考慮過這個問題。一旦你開始考慮,就會發現有必要從大框架開始。例如個人理財學把人生分為幾個不同的階段:20-30歲是由求知到收益的過渡;30-40歲是儲備時期;40-50歲應正視現實,調整財務狀況;50-60歲則應為退休做準備;60 歲以後是幸福的晚年。然後再根據每個階段的特點制訂投資的具體策略。
進行時間管理也應如此。只不過劃分階段的標準是你的人生目標,而不用按著上面的樣子機械地劃分。儘可能詳細地描述你當前所處的階段,寫下來,以便隨時提醒自己。這個階段的目標是什麼?你需要完成哪幾件主要的事情?它們有期限嗎?期限分別是什麼時候?你現在的感受如何?等等。
明確階段目標後,進一步將其細化,對未來的一年進行規劃。
進行規劃並不意味著把未來的365 天的日程安排得滿滿當當,而是明確以下問題的答案:
! 我希望在這一年過去以後得到什麼?
! 除此以外,這一年中還有哪些事情需要我花費時間?
! 我必須做哪些事情?
! 這些事情必須在什麼時候完成?
! 這一年中有哪幾個關鍵的任務?
! 我將怎樣根據這些關鍵任務分配安排時間?
! 預計有哪些事情會干擾今年計畫的執行?(如搬家、生小孩。)
! 今年的哪一段時期的時間最充裕、壓力最小?我準備怎樣充分利用這段時間?
! 今年的哪一段時期的時間最緊張、壓力最大?你準備怎樣應對?
對這些問題心中有數以後,你就能自如地安排這一年的時間。
下一步,我們就該為這一年寫時間規劃了。寫的時候,請注意下面幾點:
1. 首先安排固定項目
首先從工作或上課時間開始。這些時間段通常是事先就固定的。其他的活動必須圍繞它們進行。然後安排每天的日常活動,如睡覺和吃飯。把固定的項目安排完以後,你可以看到還剩哪些時間供你支配。注意在項目之間安排休息間隔,例如每工作50 分鐘休息10 分鐘。
2. 根據你的生物鐘安排時間
把重要的任務安排在你效率高、干擾少的時間段。把你的空餘時間按你的效率和外界干擾給予不同分值。然後,把優先度高的任務分配到分值較高的時間段。例如,用大塊的時間學習新知識。
3.把較大的任務分割成易於控制的小塊
當你面對一個巨大的任務,被它壓得喘不過氣來的時候,試著把它分成小塊,使它易於管理,然後相應地安排你的時間。這樣做有幾個好處,首先,你明確了完成整個任務的各個步驟,只要循序完成各小塊就能成功,畏難情緒會減輕;其次,把一個任務拆分為若干塊,可以使你的進度顯得更顯著,並能多次體會達到目標的喜悅;再次,較小的任務段易於估計時間,從而加強對完成時間的控制。
4. 充分利用零碎時間
從時間表中"剪裁"大塊大塊的時間後,剩下的邊角余料可不能浪費。可以用它複習學過的知識、做一兩節操。一個利用小塊時間的技巧是:把你不願做的事情分成小段,然後在做其他事情的間隙每次完成一小片,不知不覺做完討厭的事情。
5. 為每件事情設定明確的起止時間
這樣可以防止項目之間互相干擾,也可以防止你把事情拖到最後一分鐘才做。
6.留出充分的休息和娛樂時間
在制訂時間表時,千萬不要“虐待”自己。要制訂一個切實可行的計畫,就應該為生活中真實的你“度身訂做”,預留出你需要的休息和娛樂時間,使你保持良好的狀態和愉快的心情。否則,執行的時候會不斷打亂計畫,不但沒有節省時間,反而使其他事情也脫離預定軌道。
7.留出機動時間,不要把所有的時間都填滿
為突發事件預留時間。一個填得滿滿當當的計畫表是沒有“防震”性能的,稍有意外,整個計畫都會“破碎”,無法執行。
訂完計畫後,按下面的標準逐條檢查,修改計畫:
1.事情是按重要程度和緊急程度依次進行的嗎?
先處理重要的和緊急的事情,發展型任務優於維持型任務。是否有根本不需要做的事情列入了時間表?你不可能完成每件事情,也不可能把每件事情做得盡善盡美。
2.每天應有用於自省和修訂計畫的固定時間。如果遺漏了這一部分,請在時間表中補上。
3.對於有截止期的任務,是否有足夠的時間在時限內完成?
沒有處理過的事情往往比你想像中要花費更多時間,為它們留下充裕的時間。
4.把用於生活不同方面的時間分別加總,各部分之間應保持平衡。
很多時候,在時間表的各個單項中看不出來的問題,會在合計數字中顯示出來。如果某部分明顯超過或低於合理的比例,請進行調整。
下面總結了二十個節省時間的方法,請根據你的需要選用它們:
1. 對目標、任務、會議等事件分別按優先權進行排序。
2. 從優先權最高的事物著手。
3. 和拖延做鬥爭,如果事情重要,從現在開始做。
4. 把大的、艱難的任務細分為小的、容易的部分。
5. 為自己創造一小時的寧靜,哪怕這需要很強的意志力,或者有時不起作用。
6. 找到一個隱蔽的地方,如圖書館或空閒的辦公室。
7. 當你有重要的事情要處理時,學會對別人說“不”。
8. 學會委派別人做事。
9. 歸納相似的事情,把它們放在一起處理。
10. 減少例行事務:它們不值得花費過多時間。縮短低價值的事件。拋開沒有價值的信件和文書工作。委派別人完成、減少或推遲優先權很低的任務。
11. 避免完美主義。記住80/20 定律。
12. 避免作出過多許諾。對你在有限時間內能完成的工作持現實態度。
13. 不要把時間表排得滿滿的,為自己留下一定機動時間應付突發事件。
14. 設定時間限制。例如,做某些決定時,不應超過3 分鐘。
15. 聚精會神地做手頭的事情。
16. 處理重要事情時,使用大塊的時間。
17. 迅速處理困難的事情,等待和拖延不會使它們變容易。
18. 文書工作爭取只處理一次。
19. 在行動以前,徹底地思索整件工作。
20. 第一次就做好。
進行時間管理,就好像拋雞蛋,你要不停地把手中的一隻雞蛋換成另一隻,還要保持所有的雞蛋都不落到地上。要做好拋雞蛋的動作,需要耐心、毅力、練習和計畫。進行良好的時間管理,同樣需要這些品質。當雞蛋越來越多,情況越來越糟的時候,你要有能力控制局面,把握好間隔和規律——這正是時間管理的內容。
工作時,要持之以恆地進行時間管理。你要參加業務會談,要趕在截止期前完成工作。時間管理的意義不僅在於幫助你達到工作上的目標,它能使你最大程度地發揮自己的作用,並在工作和個人生活之間保持平衡。
第六天
時間管理的主要內容我們已學得差不多了。在今天,我們將分小標題學習幾項有用的知識。如果說,前面的工作是搭好了房子的框架,那么我們現在所做的就是為它裝上漂亮的門、窗和地板,使房間變得更加宜人。
使用時間的模式
你是否了解自己?時間管理是幫助我們通過投資時間達到目標的技巧,因此,學習時間管理的第一步是了解你自己。
你習慣怎樣使用時間?要回答這個問題,僅憑感覺和記憶是不夠的,必須依靠精確的記錄。因為人們往往寬於律己嚴於律人,自己認為在工作,在別人眼裡則完全不是。例如,有的腦功能衰退患者在求診時,自稱家中寬敞,每天可行走一萬步以上,帶上記步器進行記錄後發現,實際每天只走了幾百步。在時間管理上也一樣,自己感覺工作了若干小時,實際上,也許大部分時間在打岔、走神、吃東西,真正工作的時間只有幾十分鐘。因此,需要詳細地記錄自己的活動情況,才能客觀地了解自己使用時間的模式。
練習:記錄你的模式
準備合適的工具,如筆、空白時間表(最好以一刻鐘或半小時為一刻)、計時器,詳細記錄自己的活動情況,堅持一周。如果全天記錄有困難,可以分段記錄,比如今天記錄整個上午的情況,明天記錄下午和晚上的情況,後天記錄上午和中午的情況,等等,然後把它們綜合起來。
記錄中要包括以下幾點:
活動的開始時間、結束時間、地點、自我感覺效率、是否按計畫完成(或者:是否是計畫安排的事情)、中途中斷的次數、原因和長短。
下面是一份記錄的空白樣表:
--------------------------------------------------------------------------------
______年___月___日星期__
項目 地點 效率自評 計畫 中斷說明
6:30
7:00
7:30
8:00
8:30
9:00
9:30
10:00
10:30
11:00
11:30
12:00
12:30
13:00
13:30
14:00
14:30
15:00
15:30
16:00
16:30
17:00
17:30
18:00
18:30
19:00
19:30
20:00
20:30
21:00
21:30
22:00
22:30
23:00
23:30
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填寫說明:
項目:這段時間所做事情的說明;
地點:進行活動的地點;
效率自評:對完成效率的自我評價,可以用ABC 或123 為標記,如果效率有較大波動,則標出來,如A-B(由高效率變為中等效率),或1-3-2(由高效率變為低效率再變為中等效率)。
計畫:用百分數表示計畫的完成比例,100%表示完成這段時間應做的事情,50%表示只做完了一半,N/A 表示這件事是計畫以外的事情。
中斷說明:註明中途中斷的次數、原因、持續時間。
你的時間的主人是誰?是家人?上司?電視?手錶?你的胃?或者你的意志?
在你沒有仔細規劃自己的時間以前,你的時間是“公共資源”,任何人、任何事都可以隨意占用,而你甚至沒有感覺。不管是否得到合理使用,時間都在無可挽留地流入記憶之川。
請仔細地觀察自己的時間使用模式,找出你的時間的控制者。
主動地拖延
我們總在學習克服拖延習慣的技巧,以便更好的利用時間。不過,在合適的時候,主動地進行拖延,也會對我們有益。當我們疲倦、沮喪或憤怒的時候,如果工作需要敏銳反應和清晰思考,中斷工作比勉強自己繼續進行的效果要好得多。
如果我們沒有足夠的能力或信息來完成某項工作,最好把它暫時擱置起來,以等待條件成熟。
當我們有更重要的事情要處理時,應該暫緩手頭的工作,按輕重緩急的次序安排任務。
如果你準備採取某個行動以應付危機,卻感覺很糟,那么最好也暫停下來,給自己更多的時間以進一步蒐集信息,從多方面加以考慮,說不定會柳暗花明,發現一條新路。
不過,不要以“我正在進行主動地拖延”為藉口,逃避真正需要馬上執行的事情。
謀殺時間的兇手
1.沒有日程計畫。有沒有日程計畫,決定了你這一天是主動地生活,還是被動地回應外界環境。如果你沒有規劃時間,那么你對時間的使用便無效率可言。你的時間變成一塊蛋糕,誰來了都可以分上一塊,你不控制自己的時間,別人就會來控制它。你把方向盤的操縱權讓給了別人,或者信馬由韁,雖然你在努力工作不斷前進,卻有可能走上了錯誤的方向,成天忙忙碌碌地做些沒有意義的事情,不但浪費了時間,還浪費了精力。
2.生活失去平衡。我們的生活由七個不可或缺的部分構成:
健康、家庭、金錢、知識、社交、事業、精神。我們不需要把每天的時間均分給它們,但要保證每一項都得到充足的時間,維持生活的平衡。如果長期忽視某個部分,不對它投入時間,生活就會失衡,其他的各項將受干擾,致使我們無法取得成功。
3.桌面雜亂。研究表明,桌面雜亂的人平均每天要花一個半鐘頭找東西或因此走神。一個半鐘頭,聽起來不可想像,但確實是這么多。這兒多花幾分鐘,那么多花幾分鐘,嘀嘀答答,就像漏水的水龍頭的一樣,積少成多,每天漏去大把時間。效率高的人,桌面和工作間一般是很整潔的,這樣他們就給把精力集中到今天的工作重點上,不會被觸目所及雜亂無章的東西分神,而且能很快找到所要的東西。
4.睡眠不足。我們常常抱怨精力不足。我們每天的睡眠時間通常一樣,但睡眠的質量並不一致。白天壓力過大,常使我們成晚睡不著。這會使人陷入惡性循環:精力不足,無法完成工作,壓力加大,晚上睡不著,精力更加不足。要跳出這個循環,首先要規劃好自己的時間,提高白天工作的效率,提高成就感,減輕壓力;其次,要有意識地進行自我心理調適,緩解焦慮不安的心理。
5.不吃午飯。許多人不吃午飯,把午休時間用來工作,期望取得更大成效。這樣做往往適得其反。在午休時間工作也許是有效率的,但吃午飯能使工作效率更高。哪怕短短15 分鐘的午飯和休息,也能使我們精力充沛地重新投入工作。想一想“磨刀不誤砍柴功”這句老話就明白了。
時間的四個象限
我們每天所做的事情,可以分類歸入四個象限:
1. 重要並且緊急:它們是危機任務
2. 重要但不緊急:它們是新的機遇
3. 緊急但不重要:它們是日常事務
4. 既不緊急又不重要:它們是雜亂瑣事
你覺得人們在哪個象限耗費的時間最多? 答案是第4 象限的雜亂瑣事,因為處理這類事情沒有任何壓力。其次是第3 象限,因為“會響的軲轆有油喝”,這種事情總在吸引人們的注意力。
以減少處理1、2 象限的時間為代價,處理3、4 象限的事務,是一種變相的拖延。管理時間時,請確認你把重點放在1、2 象限上。
你可以把要做的事情列出來,分門別類地劃入四個象限,然後決定為它們花費多少時間。
高效時間管理的秘密在於第2 象限。如果你把精力集中於第2象限,就能掌握時間的主動權,保持生活的平衡,減少未來可能出現的危機。
每天留出一點時間處理重要而不緊急的事情,是保持領先的方法。通過這樣做,你把寶貴的時間儲存起來,在以後面臨突發事件時,便能動用你的儲蓄,在緊迫的時間壓力面前應付自如。
假設你有100 元錢,20 元買了冰淇淋,70 元存入了銀行,還有10 元不小心丟失了。買冰淇淋的錢被消費掉了,存入銀行的錢被儲存起來,丟失的錢則白白損失了。
每天的時間和這100 元錢一樣,有些時間被“消費”,你得到了享受,有些時間被“儲存”,為今後節省了時間,有些時間則白白浪費。
像對待錢一樣認真地計畫、總結時間的使用情況,合理地消費掉一部分,堅持儲存一部分,減少浪費的時間,你會慢慢地變“富裕”,擁有豐富的人生。
這些時間屬於消費部分:吃飯、睡覺、逛街、看電視、聊天……
這些時間屬於儲存部分:思考、學習、記憶、計畫……
這些時間屬於浪費部分:無謂的等待、做不需要做的事、無聊的旅途……
計算你的時間成本
你的每個小時價值多少?
首先,計算出你的時間的成本是多少。如果你受僱於人,把工資、獎金、辦公室租金、設備租金、費用、行政支持等的成本加總,除以工作時間,求出每小時的成本。如果你自己工作,也可以按相似的方法求出每小時的成本。
得到這個數字後,加上一定的利潤率,就得出為了維持平衡、你每小時應該創造出的價值。這也是你的時間應該獲得的價值,如果低於這一數字,你的活動就只是在消耗,而沒有創造。
使時間增值有兩層意思,一是使你獲得更多自由時間,二是使每單位的時間能為你提供更多回報。
例如,你完成某件工作,每次需要10 小時的時間,花5 小時學會一種新方法以後,每次完成相同的工作只需要7 小時時間,那么,學習新方法的那5 個小時使你的時間得到了增值。
再如,當每小時只能賺10 元錢的時候,每個月要賺1000 元的話,每天必須工作5 小時。每小時能賺100 元時,每天只需工作半小時就能維持每月1000 元的收入,從而獲得更多自由時間。
無疑,時間增值能使你有更多自由時間、享受更加豐富的生活。
不過,努力使時間增值時,要明確自己的目標是豐富人生,避免把增值手段當成終極目標,否則,反而會成為這些手段的奴隸,例如,當初賺錢是為了獲得更大自由,賺到錢後,錢反而成了負擔,成天憂心如何使錢生錢,時間在其間飛逝無蹤。
每天多出一小時
每天為自己創造出額外的一小時——早起床一小時。這種創造時間的方法異常簡單,同時相當有效。如果每天早起一小時,一年就可以創造出額外的10 個星期!
如果你是一個雇員,不論你的工資有多少,都只是在為他人創造財富。即使你的工作創造了巨大的利潤,也只能分得其中的一小部分。如果你使用這10 個星期,為自己工作,則能得到大部分收益。
第一次早起可能會不習慣,不過,隨著次數的增多,早起會越來越容易。你的身體會逐漸適應新的節律。

第七天
經過前面六天的學習,我們已經掌握了時間管理的基本內容。
今天,我們做些什麼呢?讓我們來閱讀一些資料,輕鬆地結束這一周的學習。
我們有太多的事情要做。每件事看起來都能帶來很多好處,但就算每天的時間延長一倍,我們也無法把所有的事情完成。雖然我們不能完成每一件事情,但我們肯定有足夠的時間來做好重要的事情——如果我們控制著局面。
如何控制局面,使自己能夠完成重要的事情,是良好時間管理的秘訣。它使我們掙脫“該做的事”的包圍,去進行“想做的事”,從而主動掌握時間。你每時每刻都在進行戰鬥,對手是你要完成的各種事情,如果你失去主動權,就會被它們牽著鼻子走,進行一場不會勝利的消耗戰,因為你的時間是有限的,而瑣事是無窮無盡的。
你是否意味到這樣一場戰爭的存在?
你每天花費多少精力用來制訂計畫、指揮你的時間大軍?
你有否想過怎樣在這場戰爭中取勝?
你的下一個目標是什麼?
每個人就像在時間銀行開設的一個帳戶,將所有的時間提取完畢後會自動銷戶。時間是我們在世間唯一的資本,健康、事業、愛情、親情、友誼、金錢…… 這些寶貴的東西都需要我們通過精心經營時間來獲得。可是,我們是否給予了時間足夠的關心?
我們應做這樣幾件事情:
1. 計算我們的時間,像一個吝嗇的守財奴一樣,清點自己的財富;
2. 了解自己的模式,用流水帳記錄每一筆時間支出;
3. 保護我們的時間,找出生活中的時間小偷,把它們拒之門外;
4. 投資我們的時間,找出可以令時間增值的機會。
完成這幾件事情以後,我們會對自己的時間有更多了解。
在開始計算時間之前,我們先了解一些有趣的數據,雖然這些數據來自美國,但對我們還是有參考價值的:
# 工作繁忙的人與配偶或其他重要人物的有意義的交流平均每天少於2 分鐘。
# 工作繁忙的人同其孩子的有意義的交流平均每天少於30秒鐘。
# 80% 的人不想在星期一早上上班。只有60%的人不想在星期五上班。
# 人們一般採用13 種不同的方法管理他們的時間。
# 人們一般每8 分鐘會受到1 次打擾,每小時大約7次,或者說每天50-60 次。平均每次打擾大約是5 分鐘,總共每天大約4 小時,也就是約50%。80%(約3 小時)的打擾是沒有意義或者極少有價值的。
# 平均每天,全國有170000,000 個會議。
# 每天自學1 小時,7 小時一周,365 小時一年,一個人可以像全日制學生一樣學習。3-5 年就可以成為專家。
# 95%的書籍是由5%的人購買的。所有的出版物中間95%沒有派過一次用場。
# 如果經濟獨立了,97% 的工人不願意為他們的老闆幹活或者從事他們現在的職業。
# 20%的工作時間是“關鍵性的”、“重要的”。80%的時間用在了無意義的事情上。
# 過去20 年裡,工作的時間增加了15%,娛樂閒暇時間減少了33%。
# 一個人如果工作桌上亂七八糟,他平均每天會為找東西或者多餘耗費花1 個半小時,每周7 個半小時。
# 平均閱讀速度大約是每分鐘200 個詞,如果每個工作的人每天閱讀2 小時,將其閱讀速度提高到每分鐘400 個詞,則每天可以節約1 小時時間用於工作。
# 參加健美活動的人90%會在開始的90 天內半途而廢。
# 10 個人中有9 個人會在會議開始的時候做白日夢。
# 60% 的會議出席者會做記錄以顯示他/她在聽。
# 上班族中間,40%的人 不吃早飯,39%不吃中飯。吃中飯的人當中50%的人吃中飯的時間在15 分鐘以下。
# 形成新的工作習慣或者情感一般要用30 天。
# 愛生氣的人比一般人容易得心臟病的幾率要高1 倍。75% 的心臟病發生在當地時間的早上5:00 - 8:00 。心臟病最容易在星期一發作。
# 25% 的病假是因為生病而假,75%的病假是其他理由而假。
# 我們感到要發生的事情95%不會發生。
# 每周5 天,每天花5 分鐘改進自己的工作,在5 年裡將導致同一個工作被改進1200 余次。
# 三分之一的人每年調換工作1次。
# 五分之一的人一年搬家一次。
# 70% 的人希望擁有自己的公司。
# 75% 的人都說自己太累。
# 上班族的平均睡覺時間是每晚6 小時57 分。
# 80% 的危機和糾紛(內耗)是可以避免的。
# 受邀開會的人80%希望在日期和時間方面具有選擇性。
# 善於利用時間的人不會把時間花在需要的事情上,而會花在值得的事情上。
# 時間管理當中最有用的詞是"不"。
# 企業界的人用筆記本記錄下來的事情70%是“不得不做”的。
# 企業界的人用筆記本記錄下來的事情5%是“不得不做並且想做”的。
# 做一件事情實際花費的時間往往會比預期的時間要多一倍。
# 如果你讓自己一天做一件事情,你會花一個整天去做。如果你讓自己一天做兩件事情,你也會完成它。如果你讓自己一天做12 件事情,則會完成7-8 件事。
# 花1 個小時進行計畫,行動時會節約10 小時。
# "20/80 規律"。80%的結果來自20%的努力;20%的結果來自80%的努力。
# 我們能夠記住10%的閱讀信息,20%的聽覺信息,30%的視覺信息;50%的視覺和聽覺信息,70%的表達信息,90%的行為信息。
# 上班的人平均每天發出和接收190 條訊息。
# 我們現在擁有的知識,有一半是在近10 年內產生的。也就是說,世界上的知識在十年內增加了一倍,而且據說每18 個月再翻一番。
數字往往會揭露一些意想不到的真相。這些數據是否令你吃驚?
現在,我們要找出一些關於我們的時間的數字。請想辦法找出以下數字:
1. 你每天需要花多少時間睡覺才感到舒適?實際上花多少時間睡覺?
(過多或過少的睡眠都對身體無益。回答第一問需要你對自己的身體有基本了解;回答第二問需要對自己的生活有基本了解,如果你的睡眠時間很不規律,則取一個平均值。)
2. 你在一天中的什麼時段精力最充沛、反應最敏銳?
3. 開始一項工作(如寫作業、寫報告、讀書)時,記錄自己中途中斷了多少次、每次中斷占用多少時間。結果也許會令你吃驚。
4. 每天供你自己支配、自己負責的時間有多少個小時?
5. 你平均每天用多少時間計畫以後的時間安排?
6. 你每天花多少時間與家人、同事、朋友交流?
7. 你每天花多少時間保護自己的健康?
以上只是幾項提示,你可以擴展思路,找出更多與你的時間有關的數字,然後把它們記錄下來。在這方面花費的每一分鐘都會是值得的。
小時候盼著過生日,成年以後,伴隨生日而來的往往是對時間的危機感:不知不覺又過了一年,太快了!類似的日子還有除夕、元旦等。不過,這種危機感難以持久,第二天早上醒過,又覺得來日方長,24 小時對於一生來講不算什麼。
如何使自己常常保持危機感,警惕時間的流逝,抓緊利用每一分每一秒?
一個好方法是為自己設定階段性目標,把度量時間的單位由年、月縮短至周、天,因為有目標在前,就會在周末驚嘆:“又過了一周!”或者在臨睡前戀戀不捨地想:“今天的時間已經用光了。”從而增加對時間的重視,不再不知不覺地拋擲光陰。

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