To do list:到底是天使還是惡魔?

2019-03-11 22:03:43

發布於2015-10-17 07:16

譯者:lswy1226| 譯言·心理學與生活小組

親愛的懶惰人士,

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說實話,你並沒有認真的看完以上數字,對吧?

有時候代辦清單像是無底洞,光是看著它就讓人提不起勁來。

我們都想知道怎樣可以停止犯懶立即行動,我當然也想知道答案。

卡爾紐博特給了我及其深刻的印象。為什麼?很高興你問了,因為他真的是個高產人士:

1. 他是喬治敦大學的全職教授,帶班並且經常會見學生們。

2. 他每年至少在專業性期刊雜誌上發表六篇以上學術論文。

3.四本書的作者,其中包括暢銷書“很好他們無法忽視你”,另外正在準備第五本。

4. 他是已婚人士並有一孩,擔負著丈夫和爸爸應盡的責任。

5. 他的部落格保持著更新且專業性的狀態。

另外他每天5:30結束工作,周末甚少加班。

他沒有超能量,也沒有雇員替他工作。好吧,讓我們停止妒忌,從他身上學點兒什麼吧!

下面你會學到卡爾關於更好管理時間的秘籍。停止懶惰,收穫更多,5:30結束工作,讓我們開始吧:

1) 代辦清單不管用,任何事都需要計畫時間。

待辦清單本身毫無意義。他們只是第一步,你得給他們分配時間,你知道為什麼嗎?

安排時間讓你想完成的任務變得可以實現,讓你有效率的完成任務,而不僅僅因為你的任務是清單中的某一項。

把你的任務寫到日曆上並分配時間,否則它只是願望清單。

讓我們看看卡爾怎么說:

計畫時間迫使你面對現實,這個現實就是你有多少時間,完成任務需要多長時間。你可以全盤考慮工作之餘的空閒時間怎樣也可以保證有產出。你不僅僅是擠出更多的工作,而是有能力將工作放在最合適的時候完成。

專家也同意如果你沒有考慮做這件事情需要多長時間,你將會以失敗告終。

有可能會聽到你們會說:我被打擾了!在最後一刻被搗亂了!

很好!把這個也加到你的計畫表中。計畫表不需要完美,事情會變化,但你還是需要一個計畫表,否則你會浪費時間。

想知道“停止拖延”怎樣計畫時間? 看看卡爾怎么說:

給工作分配時間減少了拖延的可能。你不需要再思考在這段已經計畫好的時間內做與不做這件事,因為這個決定已經做過了。

這聽起來是不是有點呆板?過分的計畫就不太好玩了?錯!

研究表明這還是個好主意! 計畫你的空閒時間,它可以提高你的生活質量。

好了,丟掉你的代辦清單,把你的工作列到日曆上。考慮一下怎樣排列一下優先順序這樣你就不會永遠處於工作狀態了。

2)假設你五點半下班回到家,這樣的話你需要隔天計畫一下。

工作會占滿這些計畫好的時間。假設12/7, 猜猜會發生什麼?

如果需要工作生活的平衡,你需要界限。但是這同時會讓你的工作完成得更好,因為這迫使你效率更高。

設定你的完成時間是5:30,然後在眾多的任務中規劃那些你能控制的。

卡爾把它叫做“確定的生產力計畫”。

按你的理想確定計畫,然後按計畫執行,無情地選擇與拒絕,變得努力,也可能會讓那些剛好有用的任務流失。我的經驗在實現這個計畫的過程中會迫使我在瞬間產生很多聰明有用的決定。

為了讓你不再對工作喪失熱情都做了哪些研究?

任何讓你感覺增加了對事態的控制的事情都可以減少你的壓力,無論事實上它是否增加了。

科學家們已經不止一次地認識到了對壓力源的控制影響了壓力大小。

你已經在沙地上畫了一條終止線,然後去工作了,也給你的一天的工作分配了時間。那么你怎么處理那些長期的項目?

3)給每周定一個計畫

我想你會同意這個世界需要的最後一件事情是快速思考

如果你只盯著今天從不考慮明天的話是你永遠也玩不轉的。

你怎么才能持續地寫書,授課,會見學生,做研究報告另外還要為人父母? 答案是作一周的計畫。

讓我們看看卡爾怎么說:

在我們執行計畫的時候我們的頭腦就不會盯著其他了。我只知道在某一天的某個時候我應該在做什麼,在每周的每一天我在做什麼,在每月的每周我應該做什麼。

你在轉動你的眼球嗎?這是否讓你無法忍受?這比讓你思考簡單。什麼才是必須做的?

只需要每周一早晨一個小時的時間。來看看卡爾:

每周一我制定出本周的計畫。我進入我的收件箱,我的任務清單,我的日曆 並且試著避免在本周每天都計畫做最好的事情。然後我寫一封郵件傳送給我自己,保存在我的收件箱中,這樣我可以經常看見它從而時時提醒自己。

他是對的,研究表明當你緊跟著你的計畫時你會更正確的使用你的時間。

來自印度的總裁們的初步研究發現一個公司的銷售會隨著CEO工作時間的增加而增加。更為有趣的是,如果這個行動是計畫好的,CEO的工作時間和產出的聯繫被這個行動所花的時間左右著。計畫本身不必規定會議所花的時間,但是與雇員的會議卻與更高的銷售聯繫著。CEO的時間是有限的並且是一種有價值的資源,怎樣計畫它增加了提高產出的可能性。

你也許會想我把這周的計畫放在我的腦袋裡可以嗎?答案是不。

研究表明把事情寫下來更易於執行。

這樣你已經確定了一個時間表和一周的計畫,但這不是簡單的數學累加。還有更多的事情。來看看卡爾的回答:

4) 一次少做一些事,但是要專注於它們

也許你在想:我有太多的事情要做。在這些時間裡我完不成它們。卡爾也承認也許你是對的。但是答案並不是甩開你的膀子乾到晚上十點。你需要少做一些事。不是所有的事都是重要的。你對太多你實際並不需要做的事情說了“是”。

問問你自己:什麼真正創造了生命的價值? 然後儘可能刪除剩下的。

我們來看看卡爾怎么說:

人們會基於你做的最好的事情來評判你,所以如果你想成功你必須要做更少的事情並且把它們做得更好。人們總是承諾太多。當我意識到這個任務不會創造什麼價值的時候我會無情地避免它成為我的任務。

你感到沒有時間但時間利用研究的領導者是約翰羅賓森不同意。我們可能有比以前更多的時間。

他堅稱雖然很多美國人感覺他們比以前工作更努力,但其實不然。他研究的時間記錄表明事實上不光是美國,全世界的平均工作時間,在過去四十年期間保持著穩定或者說有所下降。 所有人都有著更多的空餘時間。

這說明什麼?這感覺是你沒有時間是因為你的生命正在被一些惱人的碎片式的小任務消耗著!

所以少做一點,專注一點。

少做一點這樣你的計畫會更有序,你更有時間。那么接下來的問題就是:在這些時間裡,你到底改做些什麼?

5)少做淺表工作,專注於需要深入的工作

不是所有的工作都一樣。卡爾說腦力工作者通常都基於兩種不同的工作形式:淺表的和深入的。

淺表的工作是指一些簡單的東西如郵件,會議,周圍充斥的動態信息等等,總之就是不需要用上你的才能的。深入的工作需要不停的用上你現有的能力並達到他們的極限。它可以產生更高的價值同時也增強了你的技能。

問題是什麼?那就是我們中的大多數正在“陷入淺表工作的泥沼”。

較之每天五點下班的,最忙碌的那些人通常也是更多的沒有完成重要事項的。這是因為他們需要在夜晚和周末工作的唯一理由是他們從事的工作正在變成完全是淺表性的了。他們正在回信息,對周遭充斥的信息做回應,成了一個網路編織員。這些事情花時甚多卻價值甚少。

記住,世界上還沒有人因為回復了更多的郵件或是參加了更多的會議而當上了CEO.

記住卡爾說的:淺表工作保證你不失業,但深入性工作保證你可以晉升。

停止在早晨第一時間檢查信箱。世界最好的銷售員,四小時工作制一書的作者蒂姆菲利斯,解釋說:

儘可能不要在早晨的第一或二小時內檢查你的郵件。有些人可能無法想像,“這怎么可能?不看郵件,那我怎么確定我最重要的一件或兩件工作是什麼?”

你會驚訝於事實不是你想的那樣。100%完成你的最重要的任務可能需要你進入信箱。但是你可不可以在你打開信箱使自己焦頭爛耳之前完成80-90%呢?可以!

那我們怎樣把它們都聯繫起來呢?

讓我們總結一下卡爾的五個秘籍吧:

1)代辦清單不管用,任何事都需要計畫時間。

2)假設你五點半下班回到家,這樣的話你需要隔天計畫一下。

3)給每周定一個計畫

4) 一次少做一些事,但是要專注於它們

5)少做淺表工作,專注於需要深入的工作

排程和計畫似乎有些冰冷沒有人情味,但是它會讓最終的結果不會相差太遠, 而且會減少你的壓力,讓你有更多的時間與朋友和家人分享,可以做那些讓你自豪的事情。

卡爾這樣說:

腦力工作實際上也是一種技術活,你製造的是信息而不是在木頭上雕刻。 你製造想法,你從一堆素材中製作了知識。你越把自己看成一個“工匠”,你會越幸福,也越成功。

希望這個世界上辦公室懶漢會越來越少,而驕傲的工匠們會越來越多!

參考書目

[1] Your Brain at Work: Strategies for OvercomingDistraction, Regaining Focus, and Working Smarter All DayLong

[2]Overwhelmed: Work, Love, and Play When NoOne Has the Time

責任編輯:小二寶

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