簡單管理的精髓—兼談知識管理從簡單開始

2019-02-12 14:09:06

簡單管理的精髓—兼談知識管理從簡單開始

2007-11-1 11:57:35 徐擁軍/KMCenter

近年來,“簡單管理”成為管理界一個熱門話題。簡單管理的興起,反映人們對當今越來越複雜的管理實踐和越來越高深的管理理論的反思和質疑。受社會活動與市場環境複雜化的影響,現代企業的經營領域越來越多元、產品體系越來越龐大,業務流程越來越紊亂,規章制度越來越繁瑣,組織結構越來越犬牙交錯,人際關係越來越錯綜複雜。

相應地,TQC、SCM、CRM、ERP、6δ、6S、學習型組織、智力資本經營、標桿管理等不斷湧現的管理理論讓管理者越來越頭暈目眩。管理者開始驚呼:複雜已經成為企業發展的巨大障礙!人們逐漸意識到,管理學越往前走越讓人覺得複雜,出現了越來越多的深奧理論與模型,許多管理者照本宣科地做下來,非但效果不明顯,而且把自己和企業折騰得要死——這實際上已經把管理的基本精神忘得一乾二淨了。管理方法,究其根本是一種工具,它應為管理者帶來方便、效率,而不是使管理者成為它的奴隸。

於是,越來越多的管理者開始推崇簡單管理。著名管理大師、通用電氣公司前總裁傑克•韋爾奇說:“人們總是將生意看得太過複雜,事實上,這並不是像研究火箭那樣難的科學,而是世界上最簡單的工作。”而韋爾奇領導通用公司的成功秘訣之一就如他所言:“將我們在通用所做的一切事情、所製造的一切東西‘去複雜化’”。著名管理學家麥可•波特說:“生活已經夠麻煩了,但還是有許多人不怕麻煩,給自己設定各種各樣的‘圈套’。他們和這些複雜的問題不斷地進行鬥爭,並且依據一些最新的管理理論、用一些含混的方法來解決這些問題,其實根本沒有必要這樣做,最簡單的方法就是最好的方法。”而他的價值鏈理論正是將企業紛繁多樣、錯綜複雜的活動,簡化為一條“價值鏈”的運行。美國威斯丁豪斯前任董事長兼總裁、管理學家唐納德•C•伯納姆在其名著《提高生產效率》中提出了提高效率的三個基本原則,即處理任何工作時必須思考:能不能取消它?能不能將它與別的工作合併?能不能用簡便的東西代替它?這三個基本原則的核心理念亦是化繁為簡。實踐中,通用電氣公司、阿爾迪公司、寶潔公司、美國西南航空公司、海爾集團、白沙集團等知名企業的成功都得益於簡單管理。

簡單管理絕不意味著簡陋、膚淺,而是蘊含著深刻、豐富的內涵。其思想精髓可概括為三點:

一、從簡單的事情做起

從簡單的事情做起,即是從簡易之處起步,從細微之處著手。任何複雜的任務、龐大的工程,都必須先易後難、腳踏實地,否則就可能是“空中樓閣”。老子說:“圖難於其易,為大於其細;天下難事,必作於易;天下大事,必作於細”,“合抱之木,生於毫末;九層之台,起於累土;千里之行,始於足下”,正是這個意思。

從簡單的事情做起的好處在於:1.投入較少,從而可以避免巨大的風險;2.較容易成功,能夠在短期取得明顯的效果,從而可以提高員工的信心,激發員工的熱情;3.可以為後續的複雜工作打下牢固的基礎。“從簡單的事情做起”其實並不簡單、並不容易。著名企業家、海爾集團執行長張瑞敏就曾精闢地指出:“什麼叫不簡單,把簡單的事情堅持做好就是不簡單;什麼叫不容易?把容易的事情堅持做好就是不容易。”

以知識管理為例,企業中有兩大類知識——顯性知識與隱性知識,前者數量較少、易於管理,後者數量較大、難於管理。許多企業實施知識管理時,一開始就將重心置於隱性知識管理上,在最基礎、最簡單的文檔管理、數據處理等顯性知識管理工作都沒做好之前,大力開展什麼“尋找知識大師”、“讀書會”、“小組討論”之類的隱性知識管理活動。結果步子邁得太大,基礎卻太不牢固,最終只能以失敗告終。文檔管理、數據處理確實是較簡單,但是能堅持把文檔管理、數據處理做好,就是不簡單;文檔管理、數據處理確實是較低級,但是沒有文檔管理、數據處理,知識管理就是無源之水、無土之木。事實上,微軟公司房地產和設施部、通用汽車北美公司的知識管理正從文檔管理入手而取得成功的。國外也有不少知名企業成功實施了以共享隱性知識為目的的人性化知識管理戰略,國內企業界對此津津樂道,紛紛效仿,卻沒有看到,國外這些知名企業在成功實施隱性知識管理之前,一般已經有了較好的顯性知識管理基礎。

二、用簡單的方法做事

運用簡單的方法做事,即是化繁為簡、以簡馭繁。美國哈佛大學教授羅伯特•S•卡普蘭和復興全球戰略集團總裁戴維•P•諾頓所提出的平衡計分卡理論中有一個“KISS原則”。所謂KISS原則就是“Keep It Simple and Stupid”,意指應該使解決複雜問題的系統或方法簡單化、“傻瓜化”。他們認為,簡單系統或方法的好處在於:

較簡單的系統更容易構造、運行和維護;

較簡單的解決方法總是更具彈性、柔性;

較簡單的系統更便宜;

較簡單的系統更容易被更快地實現、獲得更快的回報;

使用者更喜歡較簡單的方法;

較簡單的系統更容易分階段地執行;

較簡單的系統更容易被使用者了解。

著名女企業家、白沙集團總裁盧平大力提倡簡單管理理念,倡導以最簡潔、最直接、最有效的方式解決問題,採取一系列措施簡化國有企業繁複的管理方法。2004年,用簡單方法做事的白沙集團長沙捲菸廠被評為“中國最具生命力的企業”。

現實中許多人一聽說知識管理,就想到知識地圖、知識挖掘、專家系統等高深的技術方法,卻忽視文檔管理、數據處理等簡單的技術方法。企業資源管理研究中心AMT為某企業提供知識管理諮詢服務時,在幫助該企業梳理26個關鍵的業務流程過程中,僅做了一點簡單的調整,即在每個業務流程中都增加三個環節:一是提供工作中需要的文檔;二是提供工作中可以求助的人員;三是生成必要的文檔。結果實施知識管理的效果很好。其實,這種改進很簡單,增加的第一、三個環節就是直接藉助了文檔管理的技術方法——利用文檔、生成文檔。最簡單的方法往往是最實用的方法。

三、按照客觀規律做事

按照客觀規律做事,即是洞悉複雜事物的本質,按照複雜事物的運動規律行事,抓住重點,把握關鍵。只有抓住複雜事物的本質,按照客觀規律行事,才能真正化繁為簡,以簡馭繁。盧平總裁說:“簡單管理最終是作為一種思維方式,使員工學會按客觀規律辦事,凡事找規律。”簡單不是膚淺,也不是粗糙。它是在形式上追求簡單、明了,在內涵上則要求深刻、豐富,要求對事物的規律有深刻的認識和把握,是從簡單到複雜再到簡單的過程。真正的簡單,其實是一種境界,只有達到這種境界才能深入淺出。

仍以知識管理為例,組織中知識運動的根本規律是什麼呢?就是知識在工作中被創造,在工作中被利用,通過工作的成果——產品或服務實現價值。為遵循知識運動的這一客觀規律,知識管理應該與業務流程緊密結合,使得知識管理成為業務活動的內在組成部分,從而讓員工在工作過程中自然而然地創造知識、利用知識、實現知識增值。

2001年至2003年,高建華在中國惠普擔任知識主管(CKO)時,開展了“讀書會”、“小組討論”、“尋找知識大師”、“惠普商學院”、“自學網頁”等一系列知識管理活動。這些活動幾乎沒有與任何研發、生產、採購、市場行銷、客戶服務等公司的基本業務活動相結合。這樣,知識管理就游離於業務活動之外。在業務工作十分緊張繁忙的時候,知識管理就變得可有可無了,強令推行時,還會使員工產生反感情緒。當惠普與康柏合併之後,新惠普急於整合公司的生產、研發、市場、財務等基本業務活動,游離於這些基本業務活動之外的知識管理就自然被人們遺忘了,最終高建華不得不黯然離開中國惠普。

也就是說,知識管理不是一項獨立的管理活動,而是業務活動的內在組成部分。知識管理應該成為每個員工日常工作的內容,應該讓每個員工在日常工作過程中自動進行知識管理。掌握和遵循了這個客觀規律,知識管理就能簡單地實現。

作者系知識管理中心(Knowledge Management Center)高級諮詢顧問中國人民大學信息資源管理學院教師

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本文來源:《企業管理》

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