【公文寫作】公文寫作基礎知識

2019-02-14 02:21:29

一、公文的主要文種:

國務院頒布的《國家行政機關公文處理辦法》第二章“公文種類”共確定了“命令(令)、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批覆、意見、函、會議紀要”共13類、14個文種。

公文文種的選擇根據:一是行文目的,二是發文機關的職權,三是與主送機關的行文關係。

經常出現的錯誤有:文種選擇不當,混用文種,生造文種等。

幾種常用文種的區別:

(一)請示與報告

“請示”和“報告”都是上行文,是行政機關公文使用頻率較高且容易混淆的文種。常見的問題主要有:將“請示”文種用“報告”文種呈送上級機關,請求上級機關批覆(答覆),這樣就容易貽誤工作。因此,在撰寫“請示”和“報告”時,要特別注意二者之間八個方面的區別。

一是作用不同。“請示”是向上級機關請求指示、批准;“報告”是向上級機關匯報工作,反映情況,提出意見和建議,答覆上級訊問,報送檔案、物品等。

二是內容不同。“請示”是本單位無力無權解決或按規定須上級批准之後才能實施的事項;“報告”是本單位職責範圍內比較重大的工作或向上級機關建議,須上級機關知道的事項。

三是容量不同。“請示”應一文一事;“報告”可多事一報,但不得夾帶請示的事項。

四是時間不同。“請示”應事前行文;“報告”可在事前、事中、事後行文。

五是範圍不同。“請示”一般只主送一個上級機關,不得多頭主送或越級主送;“報告”可以主送幾個相關的上級機關,其他上級機關也可以抄送。

六是處理不同。上級機關收到下級的請示後,應及時批准、批覆(答覆),是辦理件,下級應在收到上級批覆(答覆)後才能實施;上級機關收到下級的報告後,主要是了解情況,可以不答覆,下級不用等待上級答覆。

七是篇幅不同。“請示”的篇幅比較短,一般不超過1500字;“報告”的篇幅相對較長,但一般不超過3000字。

八是結束語不同。“請示”在結束時用“特此請示”、“特此請示,請批示”、“請審示”等;“報告”用“專此報告”、“特此報告”。

(二)請示與函

“函”是不相隸屬機關之間商洽工作,詢問和答覆問題,請求批准和答覆審批事項的公文。“函”可分為商函、詢答函、請批函(請求批准函、審批函)。“函”在公文往來中使用比較廣泛,其主要作用有兩個方面:一是不相隸屬的同系統部門之間詢問和答覆工作;二是請求平行或不相隸屬的職能部門批准有關事項,不能用“請示”或“報告”,應使用“請求批准函”。

在公文撰寫中,容易出現“請求批准函”誤認為就是“請示”或“報告”文種,在與平行或不相隸屬的機關行文時使用“請示”或“報告”,是欠妥的。“請示”與“請求批准函”有嚴格的區別,主要有:

一是類型不同。“請示”是上行文;“請求批准函”是平行文。

二是主送機關不同。“請示”的主送機關是具有領導、指導關係的上級;“請求批准函”的主送機關是平行或不相隸屬的職能單位。

三是內容範圍不同。“請示”是請求批准、指示;“請求批准函”是請求批准某項職能事項。

四是行文語氣不同。“請示”的用語應尊敬上級機關;“請求批准函”應互相尊重。

五是辦複方式不同。“請示”的事項由上級機關批覆下級機關;“請求批准函”的有關批准事項由受文單位復函(審批函)。

(三)報告與總結

“報告”是上行文,其主要作用是向上級機關匯報工作,反映情況,答覆上級機關的詢問等。“總結”不是公文文種,但在實際工作中,部分擬稿人將工作總結作為公文文種行文,如在帶有工作總結性的公文標題中用“某某單位2007年XX工作總結”等,這樣的標題是不對的。其實,工作總結就是向上級機關匯報工作,可直接使用“報告”文種,主送上級機關(可多頭主送),抄送有關機關。如將上述公文標題改為“某某單位關於2007年XX工作情況的報告”,這樣就比較規範了。

(四)意見與建議

“意見”是對重要的問題提出見解和處理辦法的公文文種。可用於上行文、平行文和下行文。作為上行文,應按請示性公文的程式和要求辦理;作為平行文,提出的意見供受文單位參考;作為下行文,對貫徹執行有明確要求的,下級機關應遵照執行,無明確要求的,下級機關可參照執行。這裡著重談談作為下行文的“意見”文種。在實際工作中,部分擬稿人往往將“工作打算”、“工作安排”和“工作計畫”作為公文文種行文,如:“某某單位2008年XX工作打算”或“工作安排”、“工作計畫”等,都是欠妥的。“工作打算”、“工作安排”和“工作計畫”不是公文文種。可直接使用下行文的意見文種,規範的標題應為“某某單位關於2008年XX工作的意見”。

(五)通告與通知

“通告”是公布社會各有關方面應當遵守或周知的事項的公文文種,其主送對象是不確定的。如:“某某單位關於XX的通告”。

“通知”是批轉下級機關、轉發上級機關和不相隸屬機關的公文,傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或執行的事項,任免人員等的公文文種,是平行文、下行文,主送對象是確定的。“通知”在行政機關公文往來中使用較多,如會議通知、轉發性通知等。轉發性通知應注意標題臃腫的問題。

二、公文格式

(一)發文機關標識

由發文機關全稱或規範化簡稱後加“檔案”組成。比如:“綿陽市財政局檔案”。

主要應注意的問題是:在沒有文頭紙的情況下,發文機關標識的位置問題,平行文、下行文發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm,上行文發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。如需標識公文份數序號、秘密等級和保密期限以及緊急程度,可在發文機關標識上空2行向下依次標識。

聯合行文時應使主辦機關名稱在前,“檔案”二字置於發文機關名稱右側,上下居中排布;如聯合行文機關過多,必須保證公文首頁顯示正文。

(二)發文字號

發文字號由發文機關代字、年份和序號組成。發文機關標識下空2行,用3號仿宋體字,居中排布;年份、序號用阿拉伯數碼標識;年份應標全稱,用六角“〔〕”括入,經常出現使用“()”或“【】”或“[]”。檔案序號不編虛位(即1不編為001),不加“第”字。

(三)簽發人

上報的公文需標識簽發人姓名,平行排列於發文字號右側。發文字號居左空1字,簽發人姓名居右空1字;簽發人用3號仿宋體字,簽發人後標全形冒號,冒號後用3號楷體字標識簽發人姓名。經常出現的錯誤是,左右空格不對,使用字型不對。

如有多個簽發人,主辦單位簽發人姓名置於第1行,其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排。

(四)公文標題

紅色反線下空2行,用2號小標宋體字,可分一行或多行居中排布;回行時,要做到詞意完整,排列對稱,間距恰當。經常出現分行沒有注意詞意完整,比如“關於加強抗震救災專項資金監督檢查工作的通知”在“專項”處分行,正確的分行應在“資金”後;使用字型字號錯誤,有的沒有用2號字,有的沒有用小標宋字;行距不對,有的距離過大,有的過小。

(五)主送機關

標題下空1行,左側頂格用3號仿宋體字標識,回行時仍頂格;最後一個主送機關名稱後標全形冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時,應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上,標識方法同抄送。

(六)公文正文

主送機關名稱下l行,每自然段左空2字,回行頂格。數字、年份不能回行。經常出現自然段開始少空或多空。

結構層次序數,第一層為“一、”,第二層為“(一)”,第三層為“1.”,第四層為“(1)”。經常出現的錯誤有亂用次序數,比如“一、”以後就是“1.”,亂加標點符號,比如“(一)” “(1)”後面加“、”或“1.”園點標為“、”。

公文中的計量單位應當使用國家法定計量單位。常見問題是長度單位KM用成“公里”,重量單位KG用成“公斤”。

公文中的數字,除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外,應當使用阿拉伯數字。

1.定型的詞、詞組、成語、慣用語、縮略語或具有倏色彩的詞語中作為語素的數字,必須使用漢字。如:二萬五千里長征、三心二意、四平八穩、五星紅旗、六神無主、七上八下、八國聯軍、九死一生、十萬火急、零點方案、星期五、第三季度、不管三七二十一、十六屆四中全會等。

2.中國歷史紀年、乾支紀年、各民族非公曆紀年等,均使用漢字。如:萬曆十五年、丙寅年十月十八日、八月十五中秋節、正月初五等。有時為了表達得更加明白,可以在它們的後邊用阿拉伯數字括注公曆。如:藏曆陽森龍年八月二十六日(1964年10月1日)。

3.含有月日簡稱表示事件、節日或其它特定意義的詞組,套用漢字數字。如果涉及一月、十一月、十二月,為避免歧義,要將表示月和日的數字用間隔號“﹒”隔開,並處加引號。如:“一?二八”事跡(1月28曰)、“一二?九運動”(12月9曰)等。涉及其他月份時,不用間隔號,是否使用引號,視事件的知名度而定。如五四運動、五一國際勞動節、十一國慶節、“九一三”事件等。

4.相鄰的兩個數字並列連用表示概數的,須使用漢字數字。連用的兩個數字之間不能用頓號隔開,如:三四天、五六米、七八個、十五六歲、五六萬套、三四百里、四十五六歲等。

5.用“幾”“多”“余”“左右”“上下”“約”等表示約數時,使用漢字數字。如:幾千年、百多次、十餘年、八萬左右、三十上下、約五十人等。如果文中出現一組最有統計意義和比較意義的數字,用“多”“約”等表示約數時,為保持局部體例上的一致,其約數也可以使用阿拉伯數字。如:該省從機動財政中拿出近2000萬元,調撥鋼材3000多噸、水泥30000多噸、柴油1400多噸,用於農田水利基本建設。

6.公曆世紀、年代、年、月、日、分、秒,要求使用阿拉伯數字。如,公元前9世紀、公元前221年、20世紀80年代、公元1949年10月1曰、15時20分45秒等。年份一般不用簡寫,如:2005年,不應寫成05年。

7.統計表中的數值,如正負數、小數、百分比、分數、比例等,必須使用阿拉伯數字。例如,34568、-23.5、1:500、56%、1/8等。

8.物理量量值必須使用阿拉伯數字。如300kg、15cm、350C等。非物理量,一般情況下應使用阿拉伯數字,如235元,11個月、100名。

9.部隊番號、檔案編號、證件號碼和其他序號,須用阿拉伯數字。例如:38915部隊、總3211號、國辦發〔2005〕8號檔案、T37/T38次快車、HP—3000型電子計算機、90號汽油、維生素B1等。

10.引文標註中的版次、卷次、頁碼,除古籍應與所擾版本一致外,一般要使用阿拉伯數字。例如:列寧:《新生的中國》,見《列寧全集》中文2版,第22卷,208頁,北京,人民出版社,1990。

11.表示數字的範圍也有寫法的講究。例如:“3萬~8萬”,不能寫成“3~8萬”;5%~15%,不能寫成“5~15%”。

(七)附屬檔案

公文如有附屬檔案,在正文下空l行左空2字用3號仿字型字標識“附屬檔案”,後標全形冒號和名稱。附屬檔案如有序號使用阿拉伯數碼 (如“附屬檔案:1.×××××”);附屬檔案名稱後不加標點符號。附屬檔案應與公文正文一起裝訂,並在附屬檔案左上角第l行頂格標識“附屬檔案”,有序號時標識序號;附屬檔案的序號和名稱前後標識應一致。如附屬檔案與公文正文不能一起裝訂,應在附屬檔案左上角第l行頂格標識公文的發文字號並在其後標識附屬檔案(或帶序號)。

(八)成文日期

用漢字將年、月、日標全;“零”寫為“O”,不能寫為“0”。

(九)公文生效標識

公文生效標識是證明公文效力的表現形式。它包括發文機關印章或簽署人姓名。公文生效標識有以下兩種情況,一種是單一發文機關如何標識公文生效標識,另一種是聯合行文的機關如何標識公文生效標識。

單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱,只標識成文日期。成文日期右空4字;加蓋印章應上距正文l行之內,端正、居中下壓成文時間,印章用紅色。

當聯合行文需加蓋兩個印章時,應將成文日期拉開,左右各空7字;主辦機關印章在前;兩個印章均壓成文日期,印章用紅色。

當聯合行文需加蓋3個以上印章時,為防止出現空白印章,應將各發文機關名稱(可用簡稱)按加蓋印章順序排列在相應位置,並使印章加蓋或套印在其上。主辦機關印章在前,每排最多排3個印章,兩端不得超出版心。

(十)特殊情況說明

當公文排版後所剩空白處不能容下印章位置時,應採取調整行距、字距的措施加以解決,務使印章與正文同處一面,不得採取標識“此頁無正文”的方法解決。

(十一)主題詞

“主題詞”用3號黑體字,居左頂格標識,後標全形冒號;詞目用3號小標宋體字;詞目之間空1字;主題詞不能超過5個。

(十二)抄送機關

公文如有抄送機關,在主題詞下l行;左右各空1字,用3號仿宋體字標識“抄送”,後標全形冒號;抄送機關間用逗號隔開,回行時與冒號後的抄送機關對齊;在最後一個抄送機關後標句號。如主送機關移至主題詞之下,標識方法同抄送機關。

(十三)印發機關和印發日期

位於抄送機關之下(無抄送機關在主題詞之下)占l行位置;用3號仿宋體字。印發機關左空l字,印發日期右空1字。印發日期以公文付印的日期為準,用阿拉伯數碼標識。

(十四)頁碼

用4號半角白體阿拉伯數碼標識。

三、行文規則

(一)上行文規則

請示和報告等上行文一般不得越級行文。“請示”應當一文一事,一般只寫一個主送機關,需要同時送其他機關的,應當用抄送形式,但不得抄送其下級機關。“報告”不得夾帶請示事項。除上級機關負責人直接交辦的事項外,不得以機關名義向上級機關負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。

(二)下行文規則

政府各部門依據部門職權可以相互行文和向下一級政府的相關業務部門行文;除以函的形式商洽工作、詢問和答覆問題、審批事項外,一般不得向下一級政府正式行文。向下級機關或者本系統的重要行文,應當同時抄送直接上級機關。

部門內設機構除辦公廳(室)外不得對外正式行文。比如說:市財政局辦公室可以以辦公室的名義對外行文,蓋辦公室的印鑑,但其它業務科室不可以以科室名義對外行文,我們經常可以看到的是以市政府辦公室的名義的公文,但沒有看到過市政府政研室等對外的行文。

(三)聯合行文規則

同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯合行文;政府與同級黨委和軍隊機關可以聯合行文;政府部門與相應的黨組織和軍隊機關可以聯合行文;政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業單位也可以聯合行文。政府部門不能與企業聯合行文。

聯合行文應當明確主辦部門。須經政府審批的事項,經政府同意也可以由部門行文,文中應當註明經政府同意。但門之間對有關問題未經協商一致,不得各自向下行文。如擅自行文,上級機關應當責令糾正或撤銷。

公文寫作基礎知識二

一、公文的概念

--公文,即公務文書,是國家機關及其他社會組織在行使職權和實施管理的過程中形成的具有法定效用與規範格式的檔案材料,是辦理公務的重要工具。公文的基本含義,可以從四個方面來理解:

(1)公文形成的主體是國家機關及其他社會組織。

(2)公文形成的條件是行使職權和實施管理。

(3)公文是具有法定效用與規範格式的檔案材料.這是公文區別於其他文章和圖書資料的主要特點。

(4)公文是辦理公務的重要工具之一。

二、公文的發展、演變,反映了歷代政權的性質,也反映了統治者的需要及其對公文在行使政治權力中的重要性的認識程度。公文是統治階級實現其統治的一種重要工具,因此,文書工作具有鮮明的階級性,它從屬於一定的政治集團並為其服務。

三、“文書”、“檔案”、“公文”這三個概念,在機關的日常活動中是基本一致的。

四、公文的特點主要表現在五個方面

(1)公文有法定的作者。

(2)公文有法定的權威。

(3)公文有特定的效用。

(4)公文有規範的體式。

(5)公文有規定的處理程式。

五、公文的作用主要表現在五個方面

(1)領導和指導作用。

(2)行為規範作用。

(3)傳遞信息作用。

(4)公文聯繫作用。

(5)憑證記載作用。

六、公文的分類:

(1)從公文的來源來劃分:對外檔案、收來檔案、內部檔案,

(2)從公文的行文關係上來劃分:上行文、平行文、下行文。

(3)從公文的秘密程度和閱讀範圍來劃分:秘密檔案、普通檔案、公布檔案。

(4)從公文的制發機關的性質和公文作用來劃分:法規檔案、行政檔案、黨的檔案。法規檔案又可分為法律檔案、法令檔案、行政法規檔案。

(5)從公文內容的性質和特點來劃分:指揮性公文、規範性公文、報請性公文、知照性公文、記錄性公文。

常見的公文分類還有:

(1)從檔案的緩急程度上劃分,分為特急件和急件。

(2)從檔案的使用範圍來劃分,可分為通用檔案、專用檔案和技術檔案。

(3)從檔案的傳送目的來劃分,可分為主送件、抄送件和批轉件、轉發件。

(4)從檔案的處理要求來劃分,可分為急件和平件。急件又可可分為需辦檔案(辦件)和參閱檔案(閱件)等。

第二章 公文寫作

一、公文寫作,是指公文的起草與修改,是撰寫者代機關立言,體現機關領導意圖和願望的寫作活動.公文寫作包括起草初稿、討論修改形成送審稿的整個過程。在機關起草的實踐中,起草公文的任務可以由一人承擔,也可以由多人承擔,這主要取決於公文的重要程度和機關的文書人員隊伍條件。

二、公文質量直接關係到機關的工作效率問題,關係到黨和國家方針政策的貫徹問題,關係到公文本身的效用問題。公文質量主要體現在公文的思想內容與文字表達兩個方面.在思想內容方面,應該政策性強、針對性強、科學性強。在文字表達方面,應該結構嚴謹、語言精當、行文規範。

三、公文寫作的主要特點表現在六個方面

(1)被動寫作,遵命性強。

(2)對象明確,針對性強。

(3)集思廣益,群體性強。

(4)決策之作,政策性強。

(5)急迫之作,時限性強。

(6)講究格式,規範性強。

四、公文寫作的基本要求是:

(1)要保證公文內容在政治上的正確性。

(2)要實事求是,在業務上符合客觀規律。

(3)在文字表述上準確、鮮明、生動、符合語法邏輯。

(4)公文起草要符合統一規定的體式與程式。

(5)要注意選用書寫的載體材料與字跡材料。

五、公文寫作的一般步驟和方法是:

(1)明確發文主旨。

(2)收集有關材料。

(3)擬出寫作提綱。

(4)認真起草正文。

(5)反覆檢查修改。

六、公文寫作人員的素質修養主要體現在五個方面:

(1)政治素質好。

(2)有一定的政策理論水平。

(3)熟悉業務和機關工作情況。

(4)有較寬的知識面。

(5)有較好的文字功底。

七、公文寫作人員加強修養應從三個方面著手:

(1)完善自我,勇於創新。

(2)博覽群書,增長知識。

(3)深入實踐,勤學苦練。

第三章 公文的體式與稿本

一、公文的體式是指公文的文體、構成要素及其在格式上的安排。公文之所以要有一定的體式,主要是為了保證公文的完整性、正確性與有效性,提高辦事效率並為公文處理工作提供方便。建國以來,為了擺脫舊的公文體式的影響,黨和國家曾對公文體式作過多次規定和改革,從而使公文成為黨政機關實施領導與管理的有力工具。

二、公文質量直接關係到機關的工作效率問題,關係到黨和國家方針政策的貫徹問題,關係到公文本身的效用問題。公文質量主要體現在公文的思想內容與文字表達兩個方面.在思想內容方面,應該政策性強、針對性強、科學性強。在文字表達方面,應該結構嚴謹、語言精當、行文規範。

二、公文的文體是指在公文寫作中運用語言陳述事情、說明問題所採取的具體方法和特點,即公文的表達方式和語體特徵。公文屬套用文體,它除具有套用文體的一般特點外,在表達方式和語言運用上又有它自身的特點:在表達方式上,兼用敘述、說明和議論三種表達方式是公文文體的主要特點;公文在語言運用方面應當做到準確、簡明、莊重、得體。

三、一份完整的公文由一些規定的數據項目構成,這些數據項目就是公文的構成要素,或稱公文的組成部分。《國家機關公文格式》將公文結構的諸要素分為指定項目和選定項目。

四、公文的書面格式是指公文構成的數據項目在公文文面上所處的位置和書寫的樣式。公文講求書面格式,這是公文在形式上區別於一般公文的重要標誌.公文的書面格式在文面上一般分為文頭、行文和文尾三個部分。公文的文頭部分包括公文格式代碼、印製順序號、秘密等級、緊急程度、收文處理標記、發文機關版頭、發文字號、簽發人姓名等項;公文的行文部分包括公文標題、題注、主送機關、正文、無正文說明、附屬檔案說明、發文機關署名、成文日期、機關印章與領導人簽署、注釋及特殊要求說明等項;公文的文尾部分包括主題詞、抄送機關、印發說明、頁碼等項。

五、公文的排版形式是指公文數據項目在檔案版面上的標印格式,是指公文的外觀形式.公文的排版形式主要包括:公文版頭設計、版面安摔、字型字號、字行字距、天地頁邊、用紙規格等。

六、公文的裝訂要求:公文一律左側裝訂.一般採用線裝、釘裝或膠帖的辦法。裝訂時,檔案頁碼要摺疊整齊,認真編排,注意不可錯頁漏滑頁,以保持公文的完整。

七、公文的稿本是指公文的文稿和文本,同一內容和形式的檔案,在撰寫印刷過程中,以及根據使用時的不同需要,又往往形成不同的文稿和文本。公文的文稿是指公文在起草過程中形成的一次又一次的稿子,包括草稿、定稿兩種。同一份檔案,根據它們的不同用途,可分為正本、副本、存本、修訂本;一些法規性檔案又有試行本、暫行本妁形式,同一內容的檔案使用不同的文字就又成為不同的文字文本。

第四章 公文的行文規範

----一、按照一定的規定或準則來維護機關之間的行文秩序稱為行文規範。公文行文規範的內容包括行文關係、行文方向與方式以及行文規則三個方面。

----二、公文的行文關係是指發文機關與收文機關之間的公文往來關係。具體地說,行文關係是根據機關的組織系統、領導關係和職權範圍所確定的機關之間的檔案授受關係。國家行政機關的隸屬關係和職權範圍是由《中華人民共和國憲法》規定的.地方各級人民政府服從國務院(中央人民政府)是我國各級行政機關行文關係的基本準則.黨的各級組織的隸屬關係和職權範圍是由《中國共產黨章程》規定的。下級服從上級,全黨服從中央是黨的各級組織行文關係的基本準則。

---- 三、根據機關之間的不同的行文關係,可以將機關的行文分為上行下行和平行三個方向,並根據機關工作的需要分為三種行文方式:

(1)下行文。下行文是指上級領導機關或業務主管部門對所屬下級機關或業務部門的一種行文。根據發文的不同目的和要求,下行文可分為三種行文方式:①逐級下行文;②多級下行文;⑧直達基層組織和民眾的下行文。

(2)上行文。上行文是指下級機關或業務部門向所屬上級領導機關或業務主管部門的一種行文。根據發文機關的實際工作需要,上行文又可以分為三種行文方式:①逐級上行文,這是上行文中最基本、最常用的一種方式;②多級上行文;⑧越級上行文。

(3)平行文是指同級機關或者不相隸屬的,沒有領導與指導關係的機關之間的行文。

第五章 機關法定公文的寫作 (上)

----一、命令,簡稱令,是領導機關頒發的具有強制執行性質的指揮性公文。它具有權威性、指揮性和強制性。就行政系統而言,國家最高領導人、國務院及其所屬部委、鄉級以上地方各級人民政府,有權發布命令。其最常用的有:公布令、行政令、嘉獎令。它的寫作要求是:

(1)必須根據憲法,法律規定的許可權範圍發布命令;

(2)要注意各類型命令寫作的共同點和不同點;

(3)語言要準確、凝練、莊重有力;

----二、議案,是供各級人民代表大會和各級人民代表大會常務委員會在開會期間審議使用的一種書面檔案.它的特點主要有:

(1)行文關係及辦理程式的法定性;

(2)行文內容的單一性和可行性。

----三、可以提出議案的是國家權力機關的有關機構及人員以及人民代表。議案可分為由職能機構提的議案和由人民代表提出的議案。它的寫作要求有:

(1)提出的問題重要且已具備解決的條件;

(2)要注意提出的許可權和時限;

(3)要注意行文格式和辦理程式。

----四、決定,是黨政機關對重要事項或重大行動作出決策和安排的指導性公文。其特點主要是性質重要、政策性強和有約束力。它的類型有指揮型、個案型和知照型。各類決定的寫作有相同點也有不同點。決定的標題由決定機構、決定事由、文種三部分構成。決定的正文,三種類型的寫法略有不同。決定的文字,要準確、鮮明、簡潔。以便於領會和執行。

----五、決議,是經領導機構主持召開的會議通過的對重要事項進行決策部署的指導性公文。其特點有二:即表達群體意志、有權威性和約束力。決議的主要類型有決策部署和結果公布兩種類型。

---- 六、指示,是上級機關對下級機關指導工作的公文。其特點主要是針對性和原則性。按照指示內容涉及的範圍,指示可分為:

(1)涉及全局問題,帶普遍性的指示;

(2)涉及局部問題,帶特殊性的指示。

總的來說,指示的寫作,要以政策把握方向,內容要明確扼要,條理要清晰。

----七、意見,是黨政機關對重要事項發表的對工作有指導性質的檔案。依據發表見解機構地位的不同,其類型可包括直接指導型和批轉執行型兩種類型。意見的寫作要注意內容的政策性、原則性,對下級的要求要明確具體,表述條理要清晰等等。

第六章 機關法定公文的寫作 (中)

----一、公告是機關、團體向公眾宣布重要事項的告知性檔案。通告是機關、團體在一定範圍內公布事項的告知牲檔案。其特點為:發布的公開性、事項的重要性和操作的嚴肅性。按照其內容的性質可以分為兩大類;①涉及法定事項的公告、通告;②知照性公告.通告。公告、通告的寫作要求是:①符合許可權,一事一告;②內容明確,語氣莊重;②注意格式。

----二、公報是公開發布重要決定或重大事件的告知性檔案。公報的特點和公告接近,也具有內容的公開性和重要性。發布機關的權威性。常用的公報類型有:①會議公報;②統計公報;②外交公報。不同類型的公報,寫作時要注意的側重點有所不同:①會議公報因發布目的的不同而有不同的寫法。②統計公報必須由國家各級統計部門或國家指定的機構發布,任何機構不得隨意發布全國性、地區性的統計數字。②外交公報涉及對外關係,其發布應遵循法定的審批手續和途徑。

----三、通知是向特定受文對象告知或轉達有關事項或檔案,讓對象知道或執行的公文。根據適用範圍的不同,通知主要可分為六大類:發布性通知、批轉性通知、轉發性通知、指示性通知、任免性通知、事務性通知。通知適用面廣,不同類型的通知因作用不同而寫法也有差異,寫作時要注意不同類型通知的不同特點。

第七章 機關法定公文的寫作 (下)

----一、報告,是下級機關向上級機關匯報工作情況的陳述性公文。報告的主要特點是重陳述和有主見。報告的類型:按照內容涉及的範圍,報告可分為綜合報告和專題報告。按照行文的目的的不同,可將報告分為呈報性報告和呈轉性報告。報告的寫作要求:①陳述事實要清楚扼要;②表述觀點要精練清晰;⑨語言要簡潔樸實。

----二、請示,是下級機關向上級機關請求指示或批准的報請性公文。請示的特點有超前性、說明性和單一性,請示的類型:根據行文目的的不同,請示可分為三大類:請求批准類、請求幫助類,請求批轉類。請示的寫作:總的說來,要注意這樣幾點:①要遵守行文規則;②理由要充分,要求要合理,⑧格式要正確,語言要得體。

----三、批覆,是答覆下級機關請示事項的指示性公文。批覆的主要特點有針對性和指導性。批覆的類型:針對請示的內容主要是請求批准和請求幫助兩方面,批覆也可以分為兩類:表態性批覆和指示性批覆。批覆寫作要注意這樣三點:①要先回應後批覆:⑦態度要鮮明,措辭要明確;⑧要及時批覆。

----四、函,是機關之間辦理日常公務的交往性公文。函的特點主要有二:①形式靈活,適應性強;②務實性強。函的類型:根據內容性質,函大體可分為四類:商洽函、問復函、請準函和知照函。函的寫作總的來說,要注意:一事一“函”,直陳其事和浯言要平實、親切,自然。

----五、會議紀要,是記載會議情況和精神用以公布或傳達的紀實性文體。會議紀要的主要特點包括紀要性、約束性、知照性。根據會議紀要的性質和擬寫會議紀要的目的,把會議紀要分為三大類;決議性會議紀要、協定性會議紀要和研討性會議紀要。會議紀要的寫作:

(1)會議紀要一般是在會議結束後起草的,經主管領導人簽字同意才算定稿。

(2)會議紀要的標題最常用的形式是“會議名稱加文種”,但中間可省去“會議”二字,也有的會議紀要,多半是研討性會議紀要.可以用正副標題的形式。

(3)會議紀要的正文一般分為會議概況、會議內容、結束語三部分。

(4)會議紀要由會議主持機關撰寫,可以在最後署機關名稱和撰寫日期,也可以只在正文中寫出主持機關,不另外署名。

----六、條例、規定:條例是由黨政領導機關制定和發布的系統規範某一方面工作、活動、行為等的法規性公文。條例的類型:根據發布條例的機關的不同,條例可分為三類:①黨的中央機關制定的條例;②國家行政機關制定的條例;③地方權力機關制定的條例。規定,是各級黨政機關、社會團體、企事業單位規範某方面工作的規章性公文。規定的類型:根據發布機構和實際作用的不同,規定分為三種類型;①黨內規定;②法規性規定;③一般性規定。可將條例和規定的寫作要點綜合為以下四點:①草擬條例和規定要遵循一定的原則;②起草條例和規定,應當對現行內容相同的法規進行清理,同時應當注意與其他有關法規的銜接和協調;③條例和規定的內容用條文表達,常見的有“章條式”和“條款式”兩種寫法。

第八章 機關其他常用文書的寫作(上)

----一、規章類文書是規範工作、活動、行為等的法規、規章制度類文書,適用於黨政系統、社會團體、企事業單位及各類組織機構。規章類文書包括條例、規定、辦法、實施細則、章程、規則、守則、制度、公約等等文種.規章類文書的特點;內容的規範性、執行的強制性和制定的程式性。不同的規章類文書的寫作要求存在一定的差別。

1、辦法的內容較多的用“章條式”,一般常見的是“條款式”。辦法的內容,應具體、周全、便於操作。

2、實施細則的寫法一般也是“章條式”或“條款式”,但其第一條必須說明是哪個法律或法規的實施細則。

3、章程是一定的組織機構制定的確定組織原則或辦事原則的規章類文書.章程的形式也是“章條式”和“條款式”兩種。政黨、較大的社會團體的章程多為“章條式”,機構較小、涉及事務不多的章程,可用“條款式”。

4、守則是特定範圍的全體成員必須遵守的行為準則,要求內容簡短、精練、易記。

---- 二、計畫類文書的作用:下情上達、上情下達、統一自身步調。計畫類文書的特點:目標的前瞻性、操作的預想性.計畫類文書的類型:規劃類、計畫類、安排類。計畫類文書的寫作要求:分析情況要認真細緻、確定目標要實事求是、措施要切實可行、條目要分明、語言要簡潔。

---- 三、總結是機關團體在實施計畫或完成任務之後,對已做工作進行概括及評估的文書。總結的主要作用:下情上達、提高自身。總結的特點:回顧性、經驗性。總結的寫作要求:回顧工作情況要實事求是、總結經驗教訓要著跟未來、綱目要清晰、文風要平實。

--- 四、調查報告是針對現實中發生的較重大的問題,作專門調查後,利用調查材料寫成的書面報告。調查報告的作用:提供真實的社會情況,為制定政策、貫徹政策、宣揚先進、揭露黑暗、解決工作中的疑難問題服務。調查報告的特點:針對性強、紀實性強。調查報告的寫作應注意:深入細緻、客觀公正的調查是寫好調查報告的前提。

第九章 機關其他常用文書的寫作 (下)

----一、講話類文書就是人們在各種特定場合發言時所依據的各類文稿的總稱。根據講話的場合及主旨的不同,講話類文書可以分為三種類型:①講話稿;②開幕詞、閉幕詞;⑧歡迎詞、歡送詞、答謝詞。講話類文書一般都包括以下特點;口頭性、直接性、針對性、情感性。講話稿、歡迎詞、歡送詞、答謝詞的寫作格式包括開頭、主體、結尾。開幕詞、閉幕詞的寫作格式包括開頭、正文、結尾。講話類文書的寫作要求:主題要鮮明、集中;材料要真實、新穎;布局要清晰、緊湊;語言要明白、生動。

----二、記錄類文書是指如實記錄有關內容而形成的公務文書。記錄類文書包括會議記錄、電話記錄、接待記錄和大事記。記錄類文書的特點:內容的紀實性、材料的直接性、語言的實錄性。會議記錄一般包括會議組織情況、會議的議題和議程、會議的進程和內容、必要的手續。電話記錄可分為發出電話記錄和接收電話記錄。接待記錄的格式應包括來訪者的姓名及有關情況、反映的問題及要求、接待人姓名、時間以及辦理結果等項。大事記是按年、月、日的先後順序進行如實記載的一種記錄性文書。大事記的寫作要求:要記錄“大”事、記錄要客觀真實、要言簡意賅。

----三、簡報就是簡明扼要的書面報告。按內容分,簡報包括會議簡報和工作簡報。簡報類文書的特點:簡、快、新。筒報類文書一般都由報頭、主體、報尾組成。簡報類文書的寫作要求:內容要真實、確刨;篇幅要短小;針對性、指導性要強。

----四、建議類文書是以書面形式提出建議、意見的一類公務文書。建議類文書一般可分為議案、提案和建議等。建議類文書的特點:建議性、說理性、委婉性、提案是指提請機關或一定組織的會議討論、處理的意見或建議的文書。提案一般在各級政協會議和職工代表大會中使用。提案的寫作格式一般包括標題、案由、提案人、理由、辦法、日期.提案的寫作要求:熱悉同提案有關的情況、注意區別提案同一般文章的行文格式.建議是組織、單位或個人對某項工作、某項活動或某方面的問題提出建議性的意見、建議時使用的文書.建議的篇章結構:是由標題、稱謂、正文和落款組成。

建議的寫作要求:把握分寸要適度、所列內容要具體、表達語言要精練。

第十章 公文處理工作

----一、在機關秘書部門的工作活動中,公文處理工作是一項最主要、最大量。也是最重要的日常工作.公文處理工作通過公文的擬制、辦理、管理以及立卷歸檔的一系列相互銜接的程式和環節,構成機關信息運轉與處理的科學流程。公文處理工作具有政治性、時限性、機要性和規範性的特點。

---- 二、公文處理工作是機關工作的一個重要組成部分,在機關工作中起著重要的作用。公文處理工作的作用與公文的作用是有區別的,公文處理工作的作用主要是指從公文的形成到公文的辦理、管理、立卷歸檔等一系列環節對機關工作所發揮的作用,這種作用主要表現為:助手作用、紐帶作用和查考作用。公文處理工作的基本任務是:科學地組織機關的文書工作,有條理地、安全地運轉公文,完整地保管公文.正確地發揮公文的作用,有效地推進機關工作,為機關領導工作服務,為社會主義現代化建設服務,公文處理工作的組織,包括組織機構、組織領導和組織形式三個方面。

----三、就一個機關而言,它的公文處理工作不像機關的人事、財務等職能部門一樣,設立某一機構負起全部的責任,或者各機構自上面下地形成一個垂直領導的獨立體系,各機關公文處理機構的設定,要視機關規模的大小、工作任務的繁簡、公文數量的多少而定。---- 四、公文處理工作的領導、指導關係可以從以下幾個方面分析;1)從全國來說,由中共中央辦公廳、國務院辦公廳分別負責領導和指導黨和政府系統的文書工作。(2)從一個機關來說,它的公文處理工作是由本機關的秘書長或辦公廳(室)主任負責領導的。(3)從上下級的關係來說,上級機關的辦公廳(室)負有責任對其下屬的機關,單位的公文處理工作進行業務指導。(4)機關檔案部門對機關的文書工作也負有一定的指導責任。

---- 五、公文處理工作的組織形式可分為兩種類型;集中形式和分工形式。一個機關究竟應當採取什麼樣的公文處理工作組織形式,通常要結合考慮以下幾種情況:

(1)機關的工作性質、任務和職權範圍。

(2)機關內部組織機構設定的層次、數量。

(3)機關收發檔案數量的多少。

(4)機關辦公駐地是集中還是分散以及距離的遠近。

(5)機關工作人員的數目和機關文書工作人員的配備,等等。

---- 六、公文處理工作的具體要求可以概括為:①準確周密,確保質量;②及時迅速,注重時效;⑧保守機密,安全可靠;④集中統一,加強管理;⑤實事求是,遵規守紀;⑥精簡檔案,提高效率。

第十一章 公文辦理程式

----一、公文辦理程式就是指公文在機關內部從形成到運轉處理所必須經過的一系列環節。公文辦理程式包括收文辦理和發文辦理兩個部分。

---- 二、收文,是指機關文書部門收進外單位發來的檔案材料。收文辦理是指文書部門收到檔案材料後,在機關內部及時運轉直到閱辦完畢的全過程。組成這一過程的一系列相互銜接的環節稱之為收文辦理程式.主要有:簽收、拆封與登記、分發與傳閱;擬辦、批辦與承辦;催辦、查辦與注辦。

公文的簽收是指收到檔案材料後,收件人在對方的公文投遞單或送文簿上籤字,以明確交接雙方的責任,保證公文運轉的安全可靠。它是收文辦理的第一個環節。簽收後,檔案的拆封是文書人員的職責。公文的登記就是將需要登記的檔案在收文登記簿上編號和記載檔案的來源、去向,以保證檔案的收受和處理。登記的原則是方便檔案的運轉和管理。收文登記的形式一般可分為簿冊式、聯單式和卡片式三種。公文的分發亦稱分辦,是指文書人員在檔案拆封登記以後,按照檔案的內容、性質和辦理要求,及時準確地將收來的檔案分送給有關領導、有關部門和承辦人員閱辦。公文的傳閱是指單份或份數很少的檔案以及一些非承辦性檔案,需要經機關各位領導和許多部門閱知時,由文書人員組織在他們中間傳遞和閱讀。公文的擬辦是指對來文的處理提出初步意見,供領導人批辦時參考。公文的批辦是指機關領導人對送批的檔案如何處理所作的批示.公文的承辦,這一環節,既是收文辦理的最後一道程式,又是發文程式的開始。它直接關係到發文的質量和機關工作的效率。公文的催辦是指那些必須辦理答覆的檔案,根據承辦時限的要求,及時地對檔案承辦的情況進行督促和檢查。催辦工作一般有對內催辦和對外催辦兩種情況。查辦是指文書工作人雖協助機關領導檢查各項方針、政策、決議、指示的執行和落實,以及對某些問題進行查處,解決的一項承辦性工作。 公文的注辦是對公文承辦的情況和結果,由經辦人在公文處理單上所作的簡要說明。

---- 三、發文,是指機關文書部門根據本機關的工作需要向外發出檔案材料,包括本機關制發、轉發、翻印、複印的檔案材料等。發文辦理,就是指文從擬稿到印製發出的整個運行過程。發文辦理程式由擬稿、審核與簽發;核發、繕印與校對;用印、登記與分發等環節組成。公文擬稿是發文辦堙的第一個環節,同時也是整個公文處理工作的關鍵性環節之一。公文的審核是指公文的草稿在送交機關領導人審批簽發以前,對公文的內容,體式進行的全面審核和檢查。它也是公工處理工作的關鍵性環節之一。公文的簽發是指機關領導人對文稿最後審批。它是公文形成的關鍵性環節。公文的核發是指在公文正式印發之前,對經領導人簽發的文稿進行覆核並確定發文字號、分送單位和印製份數的一項工作。公文的繕印是對已簽發的公文定稿進行印製。公文的校對是對檔案質量的量後一次檢查。公文的用印是指在印好的檔案上加蓋機關印章。發文的登記,其作用與收文登記一樣。

第十二章 公文立卷工作

---- 一、公文立卷,是指機關文書部門將已經辦理完畢的.具有一定查考利用價值的檔案材料,按照它們在形成過程中的聯繫和一定的規律組成案卷。它是文書部門整理與保存檔案的一種重要方法,也是機關公文處理工作的重要內容。

---- 二、案卷,是指有關某一問題或某項工作活動的系統的具有密切聯繫的檔案材料的組合體。它是文書檔案的基本保管單位,與公文立卷有著密切的聯繫。

----三、公文立卷工作的組織。公文立卷工作的組織主要有建立和健全文書部門的立卷制度,正確選擇立卷的地點和確定公文立卷範圍等方面。其中,建立和健全文書部門立卷制度是組織好立卷工作首先要解決好的一個問題。明確公文立卷的範圍,是保證在公文立卷工作中將那些具有一定查考利用價值的檔案材料,齊全完整地保存下來,便於以後查找利用的需要。

----四、公文立卷的原則可表述為,“保持檔案之間的歷史聯繫,區分保存價值,便於保管和利用”。根據這一原則對公文立卷工作捉出了“保持檔案間的歷史聯繫”、“區分保存價值”、“便於保管和利用”三個方面的要求。公文立卷的基本方法可以概括為:遵循公文立卷的原則與要求,科學地選用公文中的某些特徵作為立卷標準,把檔案組合成案卷。這一方法的核心是科學地選用檔案特徵作為立卷標準的問題。根據檔案本身的特徵組合案卷是公文立卷的主要方法。問題、時間、文種、作者、地區和通訊者可作為公文立卷的基本特徵。

---- 五、公文立卷的準備工作包括事先編制好立卷類目、堅持做好平時立卷工作兩方面的內容。立卷類目也稱歸卷類目、案卷類目。它大體上可分為綜合的立卷類目、分編的立卷類目兩種。在編制或者修訂立卷類目時,必須堅持由公文處理部門為主的原則。立卷類目的結構主要由類名和條款兩部分組成。在編制好立卷類目的同時還必須做好平時立卷工作。所謂平時立卷工作是指機關的公文立卷人員根據已經編好的立卷類目,將已經處理完畢的檔案,隨時按類目上的有關條款歸人卷內。

第十三章 案卷整理與歸檔

----一、案卷的整理與歸檔,或稱正式立卷與移交歸檔。包括編目成卷和移交歸檔等項內容。

----二、案卷的組合,簡稱組卷,是指機關文書部門在年終或第二年上半年對歸卷的各個條款內的檔案材料進行調整立卷、卷內檔案排列和編號以及擬寫案卷標題等一系列工作。它是文書案卷整理的一項重要內容,也是整個公文立卷工作中的一個很重要的環節。

----調整定卷,是指在平時立卷的基礎上,詳細檢查每一條款中所積累的檔案材料,進行適當的調整,並且最後確定組合案卷的一項工作。年終進行調整定卷是機關文書部門或業務部門一項非常重要的工作。

----卷內檔案排列和編號,卷內檔案排列是指將每個案卷內的檔案技用一定的規律和順序進行系統化排列,保持檔案之間的有機聯繫和條理性,使每一份檔案在案卷內都有一個固定的位置。卷內檔案在系統排列以後,應當用阿拉伯數字給卷內檔案編頁號,以固定它們的排列順序,這樣就便於統計和保護檔案。

----擬寫案卷標題,案卷標題,也稱案卷題名,是對春內全部檔案內容的總概括。它是案卷封面上最重要的項目,也是以後編制檔案工作的主要依據,擬寫案卷標題是文書工作人員、檔案管理人員的一項基本功。

----編目成卷工作,是指在組合案卷的基礎上,對卷內檔案進行編目、裝訂,以及案卷的排列、編號等一系列工作。這些工作的完成標誌著整個公文立卷工作的基本完成。

---- 案卷的編目,是指在卷內檔案排列編號的基礎上,填寫卷內檔案目錄,備考表和案卷封皮等工作。它是進行手工檢索的基本條件,也是實現檔案計算機檢索與儲存的基礎性工作。案卷的裝訂,是為了固定檔案之間的排列順序,保護檔案不受損壞和散失,便於保管和利用。

----案卷裝訂的要求是;整齊、牢固,不影響閱讀。案卷排列與編號,是指案卷經過編目裝訂以後,將一個年度、一個組織機構的案卷進行系統化排列、編號,以固定其順序,使卷與卷之間保持一定的聯繫,系統地反塊機關的工作話動。

----案卷組合和編目成卷工作完成以後,公文處理部門應根據歸檔的要求填寫案卷目錄、編制各種檢索工具,井按照歸檔制度將案卷目錄、檢索工具同所有案卷一起向機關檔案室移交。至此,標誌著整個公文立卷工作的完結,文書材料從現行處理階段轉入檔案管理階段。案卷目錄是案卷的名冊,是查找利用檔案的一種最基本的工具。案卷目錄又可作為移交目錄,是公文處理部門逐年向機關檔案室交接案卷的依據和憑證。案卷目錄的項目有:“案卷號、案卷題名,頁數、保管期限、備註"等。檔案檢索工具,是指用來查找、利用檔案材料的目錄、卡片等。檔案檢索工具的編制是公文處理部門在檔案材料立卷後進行的一項重要工作,主要有文號索引、檔案分類目錄等。公文立卷部門立好案卷,必須逐年移交給機關檔案室集中保管,稱為“歸檔”。文書案卷的歸檔,既能保證本機關的檔案完整,便於查找利用,又可為黨和國家積累檔案財富.

(二)常用非規範性公文

常用非規範性公文有講話稿、調查報告、匯報材料、禮儀講話、簡報信息等,下面分別作簡單介紹。

1、講話稿:主要有工作報告(政府工作報告)、會議講話(報告)、匯報材料、傳達提綱、述職報告等。

標題的寫法:工作報告和會議講話的標題可以使用標題式(主標題、副標題構成,主標題是報告內容的精煉、概括,副標題寫報告人、報告時間,比如《解放思想、團結奮進,奪取改革開放和現代化建設的新勝利》,是主標題,副標題是**省長*年*月在**會議上的報告則是副標題);還有一種常用的標題,就是講話人+會議名稱+文種構成,如《張縣長在全縣人口與計畫生育工作會議上的講話》,簡潔明了。

主體內容和基本要求:上年(上一階段)工作回顧、存在問題和困難、下年工作任務、措施。要分析形勢,統一思想,安排工作。總體要求是中心突出、議題集中、政策清楚、任務明確。寫的好的講話,還需要生動、富於感情。工作報告比較正規,用語莊重,一般不用口語化語言,一般不舉例子,但工作做的怎么樣,要用詳實的數據說話,一般不允許脫稿臨場發揮。會議講話就相反,用語要力求生動,可以較多的使用口語化語言,體現個人風格,可以臨場脫稿發揮。(脫稿講話責任認定)

要具備的基本條件:一是全面、深入了解工作情況,包括困難問題、經驗教訓,才能做到落筆真實、全面、客觀;二是要了解有關政策,特別是新機遇新政策,有什麼好的新的政策,有什麼限制因素和政策,擬訂措施才能夠有針對性,體現時代性;三是高度要站夠,(高度不夠是現在部門起草報告最突出的毛病),你如果是代縣長擬講話稿,就要站在縣長的角度思考問題,該講什麼,該怎樣講,都有講究;你若是代書記擬講話稿,就要站在書記的角度思想如何講、怎樣講,二者是有差別的。

部門代擬講話稿存在的突出問題:一是高度不夠,二是不結合本縣本工作實際,不具有針對性和操作性,三是提煉歸納不夠,邏輯性不強(段落之間、層次之間)。比如,去年我們縣召開了大規模、高規格的全縣教育工作會議,總結近幾年來的教育工作,出台一些新的開創性的重要政策措施(教師調整政策、穩定教師隊伍的辦法、實行中聯考政府獎勵政策等)。教育局很重視籌備工作,代縣委政府主要領導擬的講話稿先後修改了兩次才送到兩辦,但最後修改很大,許多內容都沒用,原因就在於沒有結合我們的實際,沒有突出我們的亮點(通篇基本講的是黨中央國務院關於教育發展的意見綱領精神)。

講話稿的用語和感情問題:有人認為公文都是平鋪直敘,沒有感情的。其實不然,好的公文可以寫得既樸實,又有文采,體現講話人的心聲;既有操作性,又能帶來聽覺和感官上的享受.過去我們認為公文中不適宜引經據典、富有文采,這是片面的看法。公文的寫作特別是講話稿的寫作,要視講話人的風格而定,有的領導喜歡引經據典,我們就要考慮和體現他的風格,有人說我不具備豐厚的古典文學修養怎么辦,現在網路可以幫忙,可以針對性的查閱、學習、選擇。

2、匯報材料和傳達提綱:都要簡明扼要,條理清晰,實事求是。

匯報材料事實準確、重點突出、要有事例和數據,事例要有說服力。一般根據工作情況來安排框架,但上級有明確要求內容的,一般按上級要求逐一匯報。傳達提綱的寫作要點:一是不能原原本本的照搬領導講話或討論發言,要抽取、綜合主要的、有代表性的體現會議精神的東西;二是要有側重,要將本地區本部門急待落實的方面作為傳達重點(比較工業園區與沿江路復建與我縣的關係和意義);三是貫徹落實措施也要緊密結合本地本部門實際。

3、禮儀講話:歡迎詞、答謝詞、祝酒詞、悼詞、紀念性講話等(我把開幕詞、閉幕詞也列入禮儀講話)。其特點:一是簡短精煉;二是富有感情,歡迎詞、祝酒詞要熱情洋溢,悼詞要沉痛沉重;三是力求文采斐然。講起來流暢悅耳,聽起來文采飛揚。一般要避免小標題。歡迎詞除在開篇表示歡迎外,要簡要介紹本地的風土人情、經濟社會概貌(但是忌寫得呆板),要展望今後的合作與情誼,最後要有祝願的話。(例文)

(三)信息寫作

1、定義:是黨政機關、人民團體、企事業單位為了向上級機關、平行機關、不相隸屬機關、單位或個人送閱、通報有關情況、信息形成的材料。

2、定位:信息工作是各級黨委、政府辦公室履行“參與政務,管理事務,綜合服務”職能的重要手段,是各級政府及其部門辦公室工作的重要組成部分。信息是各級政府及其部門之間溝通情況、交流經驗、反映下情、輔助決策的重要手段。它不可能代替行政公文,但是對行政公文作用的必要補充;它不可能涵蓋辦公室的所有工作,但是辦公室工作的重要組成部分;它不是輔助決策的唯一渠道,但是輔助決策的重要手段。這個定位是從上到下都比較統一和認可的。在我們過去的信息工作中,存在對信息工作定位及其理解的片面性,即僅僅把信息工作作為反映工作進展動態的資料,而沒有從溝通情況、交流經驗、反映下情、輔助決策這個全面的定位上來巨觀理解和把握信息工作。在鄉鎮和部門上報的信息中,多數是新聞報導式的會議信息,即х年х月х日開個什麼會,хх領導講了話,或者хх領導去檢查什麼工作,而沒有從更高、更深刻的角度去總結、提煉可供借鑑和推廣的工作經驗,去思考、調研某項政策執行或者工作推進中存在的問題、困難及意見建議。在信息工作反映下情、輔助決策方面,昭通市政府辦做得非常好,他們利用被列入國務院信息直報點的機遇,及時編寫、上報各類信息,通過國務院領導批示等途徑,促成了漁洞水庫、巧威公路等重大建設項目中一些問題的解決,其中關於林業採伐政策的調研、扶貧攻堅進展情況等信息被國務院領導批示後促成了一些政策的出台。信息工作也先後獲得省政府辦公廳的特等獎、一等獎、二等獎。

3、發展趨勢:隨著政府職能從全能向有限、從管理型向服務型、從封閉型向開放型轉變速度的不斷加快,以及經濟社會的快速發展和資訊時代的到來,信息工作顯得越來越重要,面臨的形勢也在不斷發生變化。主要體現為兩個方面:

一是各級領導越來越重視信息工作。信息工作具有傳遞快速便捷、反映內容全面廣泛深刻的特點,越來越受到各級領導的重視。近年來,從國務院到省、市政府領導及辦公廳(室)領導都反覆強調和要求,要把做好信息工作作為辦公室工作的重要內容,使信息工作真正成為領導了解情況的一個重要視窗和向領導同志反映情況的一個重要渠道。從國務院到省、市政府辦公廳(室)都設立了一定比例的信息直報點,將一些重點省、市、縣(區)列為直報點,便於第一時間將各類信息傳遞到上級領導手中,提供真實、及時的決策參考(如昭通、水富)。2002年,徐榮凱省長兩次對信息工作作出重要批示,要求省委辦公廳和省政府辦公廳研究並主動做好信息上報工作,讓黨中央和國務院了解雲南省的工作情況。縣委、政府領導經常對信息工作提出明確、具體的要求,(張縣長批示、我縣的成績、名次)。建立了鄉鎮(部門)信息上報、採用台帳,實行縣政府辦文秘人員信息上報責任制,要求每位文秘人員每周撰寫、上報信息不得少於1條,對全縣辦公室系統信息工作量化考核和稿酬獎勵試行辦法。發計、田壩等少數部門(鄉鎮)還實行了信息工作考核獎勵制度,大多數部門和鄉鎮加強了信息報送工作。總的說來,信息工作已經逐步引起大家的高度重視。

二是政府工作越來越需要信息工作。首先,是政府各項政策措施、工作部署的貫徹落實,及其存在的困難、問題的收集反饋離不開信息工作。其次,隨著社會主義市場經濟體制的日益完善,政府職能轉變不斷深化,政府決策也從過去單純的憑經驗、拍腦子轉化為科學、民主決策,對信息的需求量大、依賴程度高。第三,在經濟全球化迅猛發展,經濟轉軌和社會轉型加快的情況下,各種矛盾容易碰撞、激盪,社會容易失序,經濟容易失調,人的心理容易失衡,新情況、新問題將層出不窮,領導同志也需要及時、準確、全面地獲取各方面的信息,以便預測走勢,調整策略,指導決策。

4、分類:第一大類是動態類。動態類信息主要指反映重要工作進展情況、重大決策部署貫徹落實情況、重要經濟社會動態和社情民意等方面的簡要信息。它的特點是一事一報,及時準確,文字精煉(一般不超過500字)。動態類信息又可細分為八個小類:一是上級做出的重要決策部署、召開的重要會議在本地的貫徹落實情況;二是對上級出台實施的重大決策執行效果的情況反饋;三是上級領導關注的重點工作情況;四是反映本地當前發展中一些較為突出的熱點、難點問題;五是各地承擔的一些重點工作的進展情況;六是各地最新災情及救災工作情況;七是反映各地政府工作中存在的突出困難;八是其他重大的社會動態和重要的社情民意。

第二大類是綜合類。綜合類信息主要是就涉及某方面工作或某個問題的相關情況,進行匯總、分析所形成的信息,一般應有情況、有分析、有建議,主要目的是匯報工作、反映問題、建言獻策。這類信息的特點是要素齊全(時間、地點、問題、經驗、建議等),數據準確;主題鮮明,層次清晰;論據充分,不空發議論;平鋪直敘,文字簡煉(一般不超過2500字)。綜合類信息主要分為五個小類:一是報告類。主要匯總報告重點工作的階段性進展情況,反映經濟運行和社會發展中出現的需要上級領導了解的重要情況。二是反饋類。主要反映上級決策部署、上級領導同志重要指示的貫徹落實情況。三是問題建議類。主要反映工作中遇到的各種需要上級領導幫助或協調解決的突出困難和問題,以及就某些重大問題向上級領導建言獻策等。四是經驗成效類。主要是對一些具有普遍性的重點、難點、熱點問題,本地區有哪些獨到的、值得上級領導同志了解或其他地區和部門借鑑的好做法。五是調研類。主要是圍繞政府中心工作,組織開展一些考察、調研、研究活動形成的對上級有參考價值的材料。

5、縣政府辦公室信息督辦載體情況:目前縣委辦有《綏江信息》、《信息增刊》、《信息專報》3個載體。縣政府辦公室的信息載體有5個:一是《綏江政務信息》,屬下發信息,主要登載上級有關政策和外地好的經驗、做法及各鄉鎮各部門反映的各方面工作進展情況的動態信息,約每月出刊3期,全年在40期左右。二是《信息專報》,主要反映我縣某項重要工作的進展情況、取得的經驗和成效、存在的困難和問題,及自然災害、重大疫情等重大突發事件的發生和處置情況等。這個載體一般不下發,重點是上報市政府辦和送呈縣政府領導,原則是一事一報。三是《信息快報》,屬上報信息,就是收集和綜合各鄉鎮各部門重要工作情況、成效、經驗等,向市政府辦公室上報,同時送縣政府領導閱知。這個載體基本上每周編輯上報2期。四是《調研信息》,主要就國家和省市某項政策貫徹執行中存在的困難、問題及解決建議,縣政府某項重點工作、社會熱點、難點問題等進行調研,形成專題信息上報市政府辦,這個載體一般不下發。五是《綏江移民》,屬上報和下發兼用的載體,專門摘錄刊登國家有關移民政策、反映我縣移民工作進展情況、存在問題、困難等,一般每周出刊2期。 (縣委辦的載體有《綏江信息》,政辦擬開辦《領導參考》專刊,專門刊印具有參考價值的訊息、文章、政策,供領導決策參考)

6、我縣的信息工作情況:兩辦都有信息科,有專人負責信息工作,負責收集全縣的工作信息上報,編輯下發信息。黨務信息在全市排名平穩居中,政務信息在全市排名曾經一直靠後。2006年、2007年狠抓了信息工作,2006年政務信息居全市第6,2007年躍到第3名。

7、當前各鄉鎮各部門信息上報中存在的突出問題:

主要存在五個方面的問題:

一是認識有差距,發展不平衡。主要是指對信息工作的定位認識不到位,這是各鄉鎮各部門帶共性的問題,也是當前信息工作存在的主要問題。最突出的現象是,由於大家還沒有充分認識到信息工作反映下情、輔助決策的重要作用,把上報信息簡單等同於新聞報導,信息內容單一、單薄,參考價值不大。從上報信息的量上看,各鄉鎮各部門在信息工作上做了大量工作,但採用率普遍不高。信息質量較好、採用率較高的有農業局(2007年上報54條,被綏江《政務信息》採用14條、轉報35條、市級整條採用3條、採用簡訊3條,綜合採用率達到70%左右)、林業局(2007年上報信息65條,政務信息採用8條、轉報25條,市級採用整條2條、簡訊4條,採用率達到40%左右)、移民局、發計局、中城鎮、南岸鎮、會儀鎮等做的不錯;衛生局上報數量不多,但採用率高,監察局、國稅局、民政局上報數量多,但採用率低。

二是針對性和時效性不強。一些鄉鎮和部門沒有把信息工作的著眼點放在全縣全局和重點工作的高度,進行提煉和綜合,雖然報送的數量多,但上報信息與領導機關需求不對徑,參考價值不大;收集信息的渠道不暢,情況掌握不及時,上報遲緩,導致一些重要信息時效性喪失。尤為突出的是,報喜的多,報憂的少(也就是說成效類信息過多,問題類的少,問題類即調研、綜合類信息恰恰是上級關心的,採用率會高)。

三是綜合調研類信息嚴重缺乏。可以說這是各級政府系統辦公室信息和日常工作的“軟肋”。因平常耽於事務,沒有足夠的時間主動深入基層或工作一線調研,沒有形成深入調查研究的工作作風,“見子打子”,理性思考少。近一年來,除約稿信息外,各鄉鎮各部門基本沒有主動上報綜合調研類信息。上報的一些調研信息也缺乏深度,缺乏全局性的意見建議,輔助決策的參考價值不大。

四是重大突發信息報送遲緩,報送程式不規範。這個現象在各鄉鎮各部門都十分突出,在一定程度上給我們造成了工作被動。在突發公共事件和社會熱點、難點方面尤為突出。還有不按程式規範上報的現象也比較突出。表現為:主管部門只按照行業管理規定向省市對口部門上報,而沒有堅持先向政府辦報告、統一口徑後再對口上報。這樣不僅造成相關部門上報口徑不統一,還給工作造成了被動,往往是省市領導的批示下來了我們才知道,也對政府及政府領導的從政形象帶來了不良影響。希望各級各部門高度重視重大突發事件的信息上報和處置,不要出現因遲報、瞞報、漏報、謊報信息行為受到批評和追究,爭取工作的主動權。

五是寫作質量有待提高。我總結為四個缺乏:1缺乏數據和素材支撐,上報的工作措施空洞乏味,上報的工作進展情況缺乏數據支撐。2缺乏與相鄰縣區相比獨到的、適宜在更大範圍推廣的經驗性提煉(如微耕機推廣、畜牧科技扶貧)。不注重挖掘和提煉工作中的亮點,總結不夠深刻全面,精煉程度有待提高。3缺乏深入調研的精神和心得,對信息輔助決策的作用認識不組(市辦調研信息促進重大項目的落實、重大政策的調整)。4缺乏對全局性重點工作、社會熱點問題、領導關注事件的把握(要關注社情民意(當初兩縣撤併思潮)、關注重大政策實施後的反應、關注特殊重要工作(如移民16118政策的出台)。

8、怎樣提高信息寫作的質量和做好信息上報工作:一是注意以點帶面,選好上報信息的角度。選擇有新意、有價值、有效用的信息上報,角度抓得新,抓得巧,很快就能進入領導的決策視野,反之不然;六求是所反映的問題和提出的建議能夠給人以啟示,動態類信息要快速上報,“以快帶新”;問題類信息要注意事物發展的新動向、新變化;經驗建議類要注重現實性,要僅僅圍繞工作中心,體現單位工作特色,力求有推廣價值。二是要突出時效性,加快信息上報速度。收集要快,編寫要快,上報要快,有預見性的東西要超前介入。三是切中領導需求,增強信息上報工作的“貼近度”,當前,要加強調研,在綜合類信息報送上取得突破,努力實現信息工作的四個轉向(單純的動態類轉為動態和綜合類並重、動態信息向調研信息、反映情況向建言獻策、報喜向喜憂兼報、喜憂並重)。過去有一個保守的觀念,認為報憂就得憂,現在要轉變為報憂解憂,促進問題解決,衡量的尺度是:由於客觀因素或者上級政策執行過程中出現的問題均可上報,只要不是本地主觀工作上出現的問題均可上報。在平常的執行工作中出現了問題,需要上級調整政策,我們一般採用專門的匯報方式,其實信息也是一種重要的匯報方式,不能忽略。三是結合實際,加強寫作和上報中的薄弱環節。四是加強制度和隊伍建設,要有人分管(分管領導定期不定期的召集研究,確定報送重點),有具體人員撰寫,要建立激勵機制。

9、信息與新聞的異同:

共同點:黨政信息和新聞都是對客觀事物的反映,都具有客觀性、真實性、新鮮性、時效性,都能影響人們的認識和行動,在一定意義上講都具有指導性。信息追求信息價值,新聞追求新聞價值,有的時候兩者是相通的。比如國家最新做出的一些需要全社會周知的重大的決定,政務信息和新聞就是兩條重要的傳播渠道。通過新聞渠道可以讓更廣泛的民眾知情,而這些指導性的意見通過政務信息渠道傳達貫徹到基層,可以在最短的時間內讓基層領會其精神實質並組織實施。

廣義的信息是對客觀事物的表述(包括發生的和未發生的),而新聞是對已經發生的事情的表述,從廣義上講,信息包含了新聞。二者有四個共同點:一是都是對客觀事物的反映和表述;二是都是客群預先未知的事情;三是都講求新鮮、真實、準確;四是都有可傳遞性。

區別點:一是信息的包含量比新聞大。新聞只是新近所發生的,為客群所關注的具有新聞價值的那部分事實的報導,信息則是反映事物存在方式或運動狀態的普遍形式。這是最大的區別。信息稿件有超前性(趨勢性的苗頭問題,預測事物未來的發展方向和態勢),新聞是對已經發生事情的報導,注重影響、導向,信息則側重於告知,反映事物的存在和運動狀態。二是信息的時效性要求不及新聞要求強。三是公開性上不同,新聞向社會公開,信息則分類上報、公開,專屬性信息(如涉及國家安全)不能公開。四是信息提供的服務效果比新聞要直接。

公文寫作基礎知識

公文寫作 2009-06-24 13:54 閱讀< >

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什麼是公文?公文是公務文書的簡稱,它是一級機關在行政管理過程中為處理公務而按規定格式製作的書面材料。

公文是黨組織、國家機關、企業、事業、團體、學校等在黨務活動、政務活動、技術活動和經濟活動等公務活動中的產物;公文還是宣布和傳達政策法令、指導工作、報告和商洽國家事務的一種工具。

公文具有直接生效的指導作用。這種指導作用包括命令作用、法律作用、執行作用、指示作用、宣傳作用、教育作用、交涉作用……等等。

寫作公文不能離開政策和法律,必須符合黨和政府的方針、政策和法規、法律。只有不斷提高公文寫作水平,才能不斷提高辦文質量,使公文發揮它的特殊的功用。

根據國務院辦公廳1993年11月發布的《國家行政機關公文處理辦法》規定,我國現行的國家行政機關公文分12類13種:①命令(令);②議案;③決定;④指示;⑤公告、通告;⑥通知;⑦通報;⑧報告;⑨請示; 10 批覆; 11 函; 12 會議紀要。 根據中央中央辦公廳1996年5月印發的《中國共產黨機關公文處理條例》規定,我國現行的各級黨的機關公文有14種:①決議;②決定;③指示;④意見;⑤通知;⑥通報;⑦公報;⑧報告;⑨請示; 10 批覆; 11 條例; 12 規定; 13 函; 14 會議紀要。

以上兩個檔案是黨政機關公文制發的依據,同時也成為企事業單位、社會團體、行業等選擇通用公文文種的依據。當然一些專職機關,如軍事、外交、經濟、法律等的機構另有一些專用公文。

公文的處理程式一般包括:①收文;②分辦、批辦;③催辦;④擬稿;⑤審核、簽發;⑥編號、印發;⑦立卷(歸檔);⑧銷毀。與寫作有直接關係的是擬稿。

二、公文的格式與要素〖HT〗〖KH*3/4〗公文具有規定的格式,公文要按規定的格式寫作。這樣可以保證公文的完整性、準確性和程式性,並且便於公文的處理,提高辦文的工作效率。

公文的格式要素一般包括:

(一)發文機關(版頭)

發文機關即公文的作者,發文機關應寫機關全稱或規範化的簡稱。同級政府、政府各部門、上級政府部門與下級政府可以聯合行文,各級政府及其部門與同級常委、軍隊、人民團體和行使行政職能的事業單位、公司也可聯合行文。幾個機關聯合行文,應將主辦機關排列在前。

版頭是發文機關的標記。目前我國使用的公文版頭有以下三種:

1、由發文機關全稱或規範化簡稱加“檔案”兩字組成,以大字套紅居中,印在檔案首頁上端,俗稱“大版頭”。例如,“浙江省人民政府檔案”、“浙江省人事廳檔案”。

2、由發文機關全稱或規範化簡稱加圓括弧標註文種名稱,俗稱“小版頭”。例如,“浙江省人民政府(通知)”、“××市教育委員會(函)”。

3、印有發文機關全稱的公函紙,作為版頭。

至於幾個機關聯合行文的,可用公文主辦機關一家版頭,也可用所有聯合行文機關的版頭。

(二)公文份號 〖HT〗公文份號是同一公文印製若干份時每份的順序編號,位於版頭左上角,用阿拉伯數字標識,用以掌握每份公文的流向。絕密、機密公文應標明份號。

(三)秘密等級 〖HT〗公文的秘密等級分為“絕密”、“機密”、“秘密”三種,由發文機關依據《中華人民共和國保守國家秘密法》及其《實施細則》、中央和國家各部、委、辦、局制訂的國家秘密及其密級具體範圍的規定等確定,標註在版頭左上角“公文份號”之下。其具體標識為“★”,“★”前標密級,後標保密期限。沒有標上保密期限的,絕密、機密、秘密分別可按30年、20年、10年認定。

(四)緊急程度

緊急程度是指對公文送達和辦理速度的要求。緊急公文分為“特急”、“急”兩種,標註在版頭左上角“秘密等級”下。電報分別標註“特急”、“加急”。

(五)發文字號 〖HT〗發文字號是指發文機關編制的公文代號,簡稱文號。發文字號由發文機關代字、發文年度、發文順序號三部分組成。其中發文年度用六角括弧括入。如國務院1998年制發的第12號檔案,發文字號為“國發〔1998〕12號”。發文字號位於版頭與紅線之間的正中處,用公函紙制發的,位於標題右上側。幾個機關聯合發文,一般只標明主辦機關發文字號。 (六)簽發人

簽發人與簽署不同。簽署是某些需要以本機關行政首長名義發布的公文,由其簽名或加蓋簽名章後才能發出。簽發人則有兩種情況:一是指機關負責人在審定文稿後簽上姓名表示同意印發;二是報送上級機關的請示、報告,必須註明簽發人。這裡指的是後一種情況,簽發人的姓名署於版頭紅線之上發文字號的右側:“簽發人:×××”。為使公文顯得對稱,發文字號應相應向左移位。重要的或涉及面廣的,必須由正職或主持日常工作的副職領導人簽發。

(七)標題

公文標題位於版頭下面居中的位置,通常在版頭與標題之間,用一紅線作區別標誌。如一份公文沒有版頭,標題置於公函紙首端機關名稱下的紅線稍下居中位置。

公文標題由發文機關名稱、公文主題(事由)、文種三部分組成。例如,《國務院關於加強血吸蟲病防治工作的決定》,這裡“國務院”是發文機關;“關於加強血吸蟲病防治工作”是事由;“決定”是文種。事由一般都用介詞“關於”和表達主要內容的詞組組成介詞結構。

擬寫公文標題時,應特別注意以下幾點:

1、批轉或轉發公文的標題,一般由批轉或轉發機關名稱、被批轉或轉發的公文標題、文種三部分組成。如《國務院批轉國家土地管理局關於部分地方政府越權批地情況報告的通知》。批轉和轉發公文的標題,應杜絕出現介詞和文種的重疊,如“關於”的“關於”,“通知”的“通知”。同時應注意,除批轉法規性檔案加書名號外,均不對原標題加書名號。

2、事由應簡明確切地概括公文的主要內容。例如,某市人民政府對歷年來制定的規範性檔案進行清理,應予廢止的共有幾十件,發文時如將這些廢止的規範性檔案的標題全部列為事由,顯然不可能,即使僅寫一個,後加“等”字,也嫌過長,但概括為“廢止部分規範性檔案”,就顯得既明確又簡潔。

3、在擬寫標題時,一定要準確選定和標明文種,不能自造文種。

4、標題排列要對稱、美觀,除字數較少的一行字標題外,兩行以上的可排成寶塔形,也可排成長短一致的雙平行形或三平行形。在轉行時,不要把人名、地名、機關名稱等專用名詞乃至詞拆開。

5、公文標題中除書名號的使用有明確規定外,一般不加標點符號。標題過長或中間需停頓的,可用空格或換行的方式表述。例如:

國務院關於依靠科技振興農業

加強農業科技成果推廣工作的決定

(八)主送機關

主送機關是發文機關要求對公文予以辦理或答覆的對方機關。除了直接面向社會發布的公文之外,公文一般均應在正文之前標題左下方頂格書寫主送機關的名稱。

確定主送機關應注意:

1、政府各部門應根據本級政府授權和職權規定,方可對下一級人民政府直接行文。

2、請示的公文,應堅持主送一個機關的原則,不能多頭主送;除特殊情況外,不得越級請示。受雙重領導的機關向上請示,應根據內容寫明主送機關和抄送機關,由主送機關負責答覆。除領導直接交辦的事項外,請示不得直接送領導者個人。

3、批覆下級請示,只能主送原請示機關(單位),對相關機關(單位),用抄送。

4、普發公文,主送機關應寫規範化統稱,如××省人民政府普發檔案,主送機關寫為“各市、縣人民政府,各地區行政公署,省政府直屬各單位”。

(九)正文

正文是公文的主體,是反映公文具體內容的部分。正文緊接主送機關之後,提行空兩格書寫。(寫法見後)

(十)附屬檔案

附屬檔案是根據正文的需要附加的公文或材料,用以對正文作補充說明或提供參考資料。附屬檔案附於正文之後。

(十一)印章

印章是機關權力的象徵。公文加印,是制文機關確認公文效力的憑證。印章蓋於公文右下端落款處,上不壓正文,下要騎年蓋月。印章要清楚、端正。聯合上報的非法規類公文,由主報機關加蓋印章,但在首頁要註明會簽機關的簽發人姓名。聯合下發的公文,都應加蓋印章。以行政首長名義行文的公文,前具職務,後蓋簽名章。 黨的檔案,有特定版頭的普發性檔案不加蓋發文機關印章。這是與國家行政機關公文的一大不同。

(十二)成文時間

一般就是公文的簽發日期,標註於正文右下方。聯合行文的成文時間,以最後簽發機關領導人的簽發時間為準。會議討論通過的公文,應以會議通過的日期為準,並寫上會議名稱及屆次,以圓括弧括入,標註於公文標題之下。

(十三)附註 〖HT〗附註用以說明在公文其它區域不便說明的各種事項。如需要加以解釋的名詞術語,或用於表示公文的閱讀範圍、使用方法等內容,標註於落款下另起一行空兩格位置。其中閱讀範圍是對閱讀對象的規定,還套用六角括弧括入,如〔發至省軍級〕、〔發至縣團級〕等。

(十四)主題詞 〖HT〗主題詞是由對這一公文內容所述及的主題用規範的詞加文種組成,以便日後按公文的主題和文種進行檢索。制訂公文主題詞表,是為準確選用表中的詞目提供方便,防止隨意性。上報的公文,應標註上級機關公文主題詞表中所規定的主題詞。一件公文的主題詞至少用兩個,一般不超過七個。例如,《國務院關於深入開展企業扭虧增盈工作的通知》這一公文,主題詞就有“企業”、“經營”、“效益”、“通知”四個。從這裡也可歸納出,主題詞必須正確無誤地反映出公文的內容特徵和歸屬類別,要有層次性,並且不要與標題混同。

(十五)抄送機關

民工抄送機關是指雖然不主辦,但應該了解這件公文內容的有關機關。抄送機關名稱應寫在“主題詞”後公文尾部的兩條等長平行細實線內。

(十六)印發機關和時間

印發機關,為發文機關的辦公部門;印發時間,一般為印刷時間,放在抄送機關細實線下。

以上的公文格式要素在一份公文中要根據規定,合理安排,以示公文的嚴肅性。隨著辦公自動化的逐步實現,格式要素和編排更為嚴格規範,同時還將新增一些格式構成要素。

三、公文正文的寫作方法

草擬公文正文必須符合以下要求:

(一)符合國家的法律、法規、規章,符合黨和國家的方針、政策及有關規定。如提出新的政策規定,就要切實可行,並需另紙加以說明。

(二)情況確實,觀點明確,條理清楚,層次分明,文字精練,書寫工整,標點準確,篇幅力求簡短。

(三)人名、地名、數字、引文準確。時間應寫具體的年月日,如“1994年”不能寫成“94年”。

(四)公文中的數字,在堅持同一公文中保持數字使用前後一致的前提下,除成文時間、部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外,都要使用阿拉伯數字。

(五)結構層次序數,依次為“一”、“(一)”、“1”、“(1)”。

(六)公文中應使用國家法定計量單位。

(七)引用公文,應先引標題,後引發文字號,並加圓括弧。

(八)用詞準確、規範。使用簡稱時,一般應先用全稱,並註明簡稱。

(九)請示的公文應一文一事,報告中不得夾帶請示事項。

公文正文的寫法主要有兩條: 第一、通過敘述、說理表明目的。

公文的行文分上行文、平行文、下行文三種。不管是哪一種,公文的正文一般是分敘事、說理、目的(或結論)三個方面來寫的。敘事是擺事實,說理是講道理,目的(或結論)是指要求對方做的事,或是對某一事項所作的結論。應該通過敘述,說理表明目的。具體來說:

(一)向上級機關寫請示性的公文,一般先敘述情況,再提自己的看法,最後提出要求,請上級機關審批。

(二)寫陳述性的公文,一般是先陳述情況,再寫做法,最後請領導機關或請上級對下一步做法給予指示。

(三)向平級機關寫商洽性的公文,常常是先提出因為什麼事情,再根據什麼規定,最後請示協助解決所要解決的問題。

(四)向下級機關發布指示性的公文,通常是先寫根據什麼情況,再提應該怎樣解決,最後提出具體辦法,要求下級貫徹執行。

(五)寫復文(對下級請示的公文的批覆),一般先根據來文所要求解決的事項,再寫明審核的意見,最後要求下級按批覆執行。

通過敘事、說理來表明目的,就是要深入調查,真正掌握情況,進行分析、研究,使理由充足、觀點正確,提出的目的既考慮到實際的需要,也考慮到可能性。因此,材料必須真實可靠,論據確鑿,說理符合政策、方針,又有的放矢,實事求是。這樣,公文的目的就既明確又具體。

第二、文字表達簡明、確切、條理清楚。

簡明,是指簡潔、明確。公文除綜合性報告外,採取的是一文一事制。寫作時,應反覆地、認真地壓縮文字,去掉可有可無的空話。較長的公文也應“開門見山”。同時,公文比一般文章對明確的要求更為嚴格。它的用語以語體文為原則,力求通俗,能說明問題。不準使用自造的簡體字。它的語言必須符合語法,還要正確地使用標點符號。 確切,是指準確、貼切。公文必須符合準確性的原則,運用概念、判斷、推理要合乎邏輯。表達上既重視內容的正確性,也不忽視形式的準確性。從內容到形式,從篇章結構到用詞造句,都要與主題高度均衡、統一。

條理清楚,是指公文的布局和其它文章同樣重要。一切較長的公文,均應開門見山,首先提出要點,即於開端處,先用極簡要文句,說明全文的目的或結論(新聞學上稱為“導語”,亦即中國古人所謂“立片言以居要,乃一篇之警策”),喚起閱者注意,使閱者腦子裡先得一個總概念,不得不繼續看下去。然後,再作必要的解釋。長的公文分為幾段時,每段亦應採取此法。一份公文有幾層意思或幾項要求時,必須注意條理,分清層次,以數目字標明段落和項目。這樣就可以使公文的正文做到綱舉目張,條理分明。

第二節 通知與函的寫作

一、通知的寫作

通知是公文中使用頻率最高的一個文種,通常屬於下行文。它適用於批轉下級機關的公文,轉發上級機關和不相隸屬機關的公文;發布規章;傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或共同執行的事項;任免和聘用幹部。

(一)通知的類別

根據功用,通知可分以下類別:

1、發文通知

①批轉性通知對下級機關來文如呈轉性報告、意見等上級機關用通知批轉下級各有關部門執行。例:《××市人民政府批轉市住房工作領導小組關於解決特困戶住房問題意見的通知》、《國務院批轉國家土地管理局關於部分地方政府越權批地情況報告的通知》。

②轉發性通知對上級機關、不相隸屬機關的來文,本機關用通知轉發下級各有關單位執行。例:《××省人民政府辦公廳轉發國務院辦公廳關於在接待中不擺菸酒等問題的通知》;《建設部轉發國家物價局財政部關於發布中央管理的建設系統行政事業性收費項目及標準的通知》。

③發布性通知發布本機關制定的各類規章及其它材料,使之產生直接的行政效力。例:《國務院辦公廳關於發布〈國家行政機關公文處理辦法〉的通知》。

2、知照通知

用於向有關單位、部門傳達、曉喻、告知有關事項或情況。如任免或聘用幹部、設立或調整機構、啟用或更換印章、遷移辦公地點等等。例:《關於×××等四同志職務任免的通知》;《國務院辦公廳關於設立國務院糾正行業不正之風辦公室的通知》;《國務院辦公廳關於暫停實行夏時制的通知》。

3、事項通知

①布置性通知就某些具體事項上級機關對下級機關下達任務、布置工作、提出要求。例:《國務院關於在全國範圍內開展清理三角債工作的通知》。

②規定性通知上級機關對要求下級機關執行的具體事項作出明確規定,以便遵照執行。例:《教育部財政部關於改變研究生學習期間生活待遇問題的通知》。

③會議通知告知某機關或部門將召開某一會議,同時提出與會的相關要求,故這類通知兼有告知和布置作用。例:《關於召開××座談會的通知》。

(二)通知的寫法

1、標題

通常情況下,三大類通知的標題都由發文機關、事由及文種三部分組成。視具體場合和內容,發文機關可以省略,文種亦可變“通知”為“預備通知”、“正式通知”、“緊急通知”等。在發文通知里要準確使用“批轉”、“轉發”和“印發”,發布本機關自製規約文書,對重要的規章應由“頒發”、“發布”等動詞提起。除發布的規章套用書名號,其餘均不使用書名號和標點符號。要具體處理好“關於”引起的介詞結構和文種表述,杜絕重複出現“關於”和“的通知”字樣。

2、主送機關

視通知內容,有些應具體寫明受文單位名稱,有些屬普發性的則應寫上規範化的統稱。雖不屬普發公文,但主送機關較多的,也可用相應的規範化統稱。

3、正文

一般起草時要先交待發文的原因、意圖或目的,然後寫清通知的具體事情、辦理要求、注意事項及時限等。

正文的表述除篇幅簡短者多數通知用條款格式,即分條分款將內容按一定邏輯標準排序,做到條理清晰,一目了然。

由於通知種類較多,各體正文寫法、篇幅長短等差異較大,恕不一一。

4、落款

正文結束後在右下方署名署時並蓋公章。

二、函的寫作

函屬於平行文。它適用於不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答覆問題,或者向有關主管部門請求批准等。 根據主動與被動,函有發(去、問)函和復函之別。根據形式和規格,函又可分公函與便函兩類。公函與便函都是處理公務的文書,但公函的內容往往比較重要,涉及行使權力,故行文鄭重,具有完整的公文格式。便函為單位、領導之間處理具體事務時用,格式如同一般書信,不加標題,不編文號,不需存檔,但亦需加蓋公章。

(一)函的類別

本教材專指公函的分類。

1、聯繫函

①商洽性函用於單位、機關之間互相商量、接洽工作和委託對方辦理某一事項。例:《××學校關於商洽×××同志調動工作事宜的函》;《××縣人民法院關於×××遺產糾紛案托查的函》。

②詢答性函用於單位、機關之間互相詢問或答覆問題。例:《××省科學技術委員會關於詢問貫徹全省科學技術工作會議情況的函》;《國務院辦公廳關於懸掛國徽等問題給湖北省人民政府辦公廳的復函》。

3、告知函

主動將有關信息(如問題、意見、情況)告知對方。例《中國科學院關於學部委員增補結果的函》。

2、請批函

向有關主管部門請求批准事項時用請批函。這裡的“主管部門”是指與發文機關不存在有行政上隸屬關係的業務主管單位,而請求批准的只限業務事項。例:《×××××學報關於申請廣告許可證的函》。

(二)函的寫法

1、標題

函的標題量般由發文機關、事由和文種三部門組成。發文機關視具體情況一般可省略。發函的文種不管是聯繫函還是請批函,均可寫成“函”,但也有寫“公函”字樣的。屬答覆性質的函,文種均須標明“復函”。

2、主送機關

頂格寫機關全稱或規範化簡稱,後標冒號。復函的主送機關即來函單位。

3、正文

開頭髮函的開頭應簡述發函的緣由或目的;復函的開頭應引述來函的日期、文號或標題等。

主體發函要寫清商洽、詢問、告知、請準的主要事項;復函則要針對來函內容,作出具體的、明確的答覆。不論去函還是復函主體的內容都要求明確、集中、單一,做到一函一事。

尾語發函一般用“專此函告”,“敬請函復”等作結;復函多用“此復”、“特此函復”等為結尾。尾語應根據內容、要求來擬寫。

落款正文右下方署名署時並蓋公章。 正文除做到一函一事外,還要求語言得體,視內容、行文方向等掌握用語分寸並符合身份,做到多用雅語,既熱情誠懇又務實直陳,有利辦事。

第三節 報告與請示的寫作

一、報告的寫作

報告適用於向上級機關匯報工作,反映情況,提出意見或者建議,答覆上級機關的詢問。

(一)報告的類別

1、呈報報告

這是直接向上級機關匯報工作、反映情況的報告。根據具體內容和性質又可分綜合報告與專題報告兩種。

①綜合報告是向上級匯報本單位本部門一個時期內全面工作或幾個方面工作的綜合情況,往往有一文數事的特點。例:《關於××市九五規劃執行情況的報告》。

②專題報告是向上級匯報某項工作、某個問題或某一方面情況的報告,往往有一事一報、迅速及時的特點。例:《關於元旦春節市場安排情況的報告》。

2、呈轉報告

這是向上級機關匯報工作情況、提出意見、建議並請求將該報告批轉有關部門或地區執行的報告。例:林業部《關於加強野生動物保護管理工作的報告》。

3、回復報告

這是用於答覆上級的詢問或匯報所交辦事情辦理結果的報告。答覆報告往往是對一些重大事項的答覆,對一般性事項用函作答即可。例:××市民政局《關於擁軍優屬情況的報告》是“八·一”建軍節前開展專項活動的回覆性報告。

(二)報告的寫法

1、標題

報告標題通常由事由和文種組成。

2、主送機關

報告主送機關應是發文機關的直屬上級機關。

3、正文

正文由報告緣由、報告事項、報告尾語三部分組成。報告緣由主要交待報告的起因、理由或註明目的、意義等,是正文的開頭;報告事項即正文的主體內容,如基本情況、措施與辦法、成效與問題或者是經驗與教訓、意見與建議、打算與構想等;報告尾語根據類別而定,呈報性報告往往以“特此報告”或“以上報告如有不妥,請指正”等語作結。呈轉性報告則會提出“以上報告如無不妥,請批轉各地各部門執行”的要求。

4、落款

正文結束,在右下方署名署時並蓋公章。

二、請示的寫作

請示適用於向上級請求指示、批准。

(一)請示的類別

1、請求指示

如對有關方針、政策、法規、指示等不甚理解;對工作中發生的重大問題或一些新情況新問題依據原先規定難以處理;平行機關間對某一工作發生意見分歧無法統一,需要向同一上級機關請示作出裁決等等,這些都屬於請求上級指示的政策性請示。例:《關於確定××市高校行政級別的請示》。

2、請求審批

對涉及經濟、編制、物資、人事等下級機關在職權範圍內不能決定或解決的;對本單位因特殊原因不能按統一規定執行需變通處理的,這些都屬於請求上級審批的工作性請示。例:《關於××建設項目需用資金的請示》。

(二)請示的寫法

1、標題

請示標題通常由事由和文種兩部分組成。

2、主送機關

應是發文機關的直屬上級機關,且只能主送一個上級機關,不得多頭請示。如是受雙重領導的機關向上級機關請示,應寫明主送機關和抄送機關,由主送機關負責答覆。應根據隸屬關係逐級請示,不得越級請示,因特殊情況必須越級行文時,應同時抄送被超過的上級機關。

3、正文

請示正文一般由請示起因、請示事項和請示尾語三部分構成。請示起因一般先說明行文的目的、依據,強調請示的必要性,為請示事項的提出作好必要鋪墊;請示事項是請示的核心內容,要求明確、具體地指出,並做到既符合政策、法規,又具有建設性、可行性;請示尾語一般有“特此請示,望於批覆”,“以上請示請批准”等慣用語。

4、落款

正文結束,在右下方署名署時並蓋公章。

(三)報告與請示比較

相同點:①兩者都屬上行文。②為督促各級領導幹部認真履行職責,對行文負全責,上報的報告、請示首頁須註明簽發人。③通常情況下,報告和請示的標題可省略發文機關。

相異點:①性質和行文目的不同,報告屬陳述性公文,其行文目的在於匯報工作、反映情況、提出意見和建議、答覆詢問等,故不

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