講再多的時間管理,都不如這15條高效法則 | 筆記俠強烈推薦

2019-03-25 11:13:04

內容來源:本文為中國友誼出版社書籍《高效15法則》讀書筆記。

《高效15法則》作者簡介:【美】凱文·克魯斯(Kevin Kruse),美國海軍陸戰隊、《財富》500強執行官顧問,《福布斯》、《紐約時報》暢銷作家,連續創業者。

今日筆記達人| 雨樹 責編| kay

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高效工作、愉悅生活的15個秘訣 來自筆記俠 00:00 05:02

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讀書筆記·《高效15法則》

本文新鮮度:★★ 口感:薄荷提神糖

在這個世界的鐘表上,你可曾感受到,自己就像一個齒輪,不停地鏇轉?

社會不斷進步、活是乾不完的……你卻陷入了惡性循環:沒有自我學習的時間?陪家人的時間越來越短?甚至好好讀一篇筆記俠好文章的時候,都帶著時間的焦慮。

其實,我們大可不必如此,相信下文分享的15種簡單方法可以為您帶去改善的曙光。

筆記君邀您,先思考:

大家好,分享之前,請大家先看一下20年前的我與現在的我的不同生活狀態。

在20年前,我每天簡直“忙瘋了”

早上5點出門,工作到半夜——在車裡喝杯咖啡吃根奶油卷就當早飯;中飯不吃;晚飯就狼吞虎咽站著解決。那段時間就好像酒鬼對酒的依賴,我喝了太多的紅牛飲料。

有一次,在給車加油後竟然忘了把加油管拿下來,差點炸了加油站。那段時間真是可怕又羞恥。

現在,我是一個帶著三個孩子的父親

每天輔導他們的作業,儘量參加他們在學校的活動。我不但能處理好工作的事情,還經常去度假。

最關鍵是我沒有一點緊張、著急、超負荷或是內疚的感覺。

你一定想知道我轉變的秘訣,這些方法其實來自於我對幾千名各行業專家時間管理方式的調查,我很願意將這些高效秘訣與你分享。

秘訣一、數字“1440”的力量

時間是你最寶貴最稀缺的資源。

在我的辦公室,經常會有人問我一個每每聽到都感到後背發涼的問題:“我可以耽擱您一分鐘嗎?”

於是我發現,我曾經一整天都將時間花在別人身上,直到我在一張紙上列印了大大的“1440”。我和其他人解釋:這是我用來提醒我珍惜時間的,一天只有1440分鐘。

沒想到,後來耽誤我一分鐘的人越來越少了,而且我也聽到其他人在做自己緊要的事情或拒絕不相關的會議時也會說“一天只有1440分鐘”。

是的,要想提升效率、管理時間,最重要的不是技巧,而是需要轉變心態。

我鼓勵你也這樣試試,在一張紙上畫一個大大的1440,把它貼在辦公室門上、電視機下面、電腦螢幕……無論貼在哪,只要它能提醒你時間是有限的。

秘訣二、要事優先

確定你最重要的任務,並將它放在其他事情之前完成。

彼得·德魯克說:“效率是正確地做事,成效是做正確的事。”但前提是你要知道什麼是你最重要的任務、什麼樣的活動能讓你獲得撬動目標的槓桿。

無論你關注的領域是健康、財富還是關係,你首先需要制定確切可量化的目標,比如“到年末省下5000美元”、“十周減肥十磅”。如果你沒有確認自己的目標,可先選擇幾個關注的領域。

確認了自己的目標或任務後,你需要把他放到自己的計畫之內,儘早提上日程。

研究心理學和行為經濟學教授丹・艾瑞里教授建議,對於絕大多數人來說,在完全睡醒的兩個小時內效率最高,行動意識最強。

我們如果把握這些珍貴時間,那么絕大多數人都會在追求我們真正想要的東西變得更加成功。

秘訣三、

根據日程表來做事而不根據任務清單

任務清單存在的問題有:

佛羅里達的研究表明,蔡格尼克記憶效應(緊張的有意識或無意識的想法都是由未完成的任務造成的)可以僅僅通過製作一個完成任務的計畫來克服,而不是真的需要完成任務本身。

如果你用日程表代替任務清單管理你的生活:

在日程表里安排緩衝時間,什麼也不做,這可以留給自己思考的時間,或者留給未按計畫完成的項目。

秘訣四、永別了,拖延症

當你認識到要打敗將來的自己——那個不能信任的自己,拖延症就是可以被克服的。

拖延症是指把那些重要但無趣的任務推遲,去做相對來說更簡單、更讓人愉快的任務,比如看郵件,刷推特、臉書、美食、電視,都是拖延的絕佳方式。

拖延往往不是因為你懶,而是:

①你缺乏足夠的動力;

②你在制定目標或任務清單時,低估了未來情緒的力量;

那習慣了拖延的我們還有救嗎?

拖延剋星之一:時間旅行

很多時候,你預設了目標,認為你將來會做,這種問題被心理學家稱作“時間不一致”。

其實我們所有人都面臨“時間的偏差”,在真實的一刻到來時,你永遠活在當下,會選擇吃甜食、看電視、看視頻……我們總是低估了在當下保持自律這件事的困難程度。

為了克服時間的不一致,我們必須和未來的自己鬥爭,從現在制定各種方案戰勝未來的自己。

將來的那個我會在我運動鍛鍊的時候對我說:“太忙了,不能每天運動。”現在的我將運動排成早上第一件事,以此來打敗他,而且,我會一起床就穿上我的運動服,在運動結束之前,我是不會去看郵件的。

拖延剋星之二:痛苦和愉悅

對於你總是拖延的艱難任務,想想你為什麼要做它,甚至可以在腦海里想想那個畫面:

“做這件事我能獲得怎樣的樂趣呢?”

“如果我不做的話會感到什麼樣的痛苦呢?”

比如,為了堅持瑜伽、柔韌性訓練和跑步,我每天把痛苦和愉悅的感覺都堆在腦海里,“我想要自己看上去狀態很好,我需要通過腹肌來定義自己,我相信心腦血管運動可以促進頭腦健康。我不想要自己鬆弛的啤酒肚。我不想讓自己像個失敗者、死宅、一點活力都沒有……”

拖延剋星之三:可靠的同伴

一位體育心理學家告訴我,預測一個人能否堅持一項鍛鍊的第一關鍵是看他是不是和別人一起做這件事。

這個人可以是學校里的一位學習夥伴,或者是一位時刻監督你、對你負責的好朋友。這個方法之所以有效是因為當我們打破對其他人的承諾時,你會感覺更糟糕。

拖延症剋星之四:獎勵和懲罰

我的一位朋友對她自己說只有她付清了信用卡的錢才可以獎勵自己買一雙貴的鞋,你也可以向你的朋友許諾當你完不成目標時給他們100美元,或者無論多少錢,只要能讓你心疼就行,當你沒有完成你的目標,他們可以把錢扣下,或捐給慈善機構。

拖延症剋星之五:向理想的自己進發

很多情況下,我們逃避任務是因為我們還沒有描繪出一位自己想努力成為的人,我們可以想像自己未來的理想樣子,一個不同尋常但有效的策略是和自己談話(大聲說或悄悄在腦袋裡說),把自己當成是那個理想中的自己——

“我是一個健康的飲食者,我是一個慢跑的人,我是公司里的頭號銷售代表,我是一個整潔的人,我是一名暢銷書作家,我是一位企業家……”

對自己說話是為了確立自己的價值。如果你是一個健康的飲食者,那么在機場你肯定會打包一份沙拉而不是一份披薩。

拖延症剋星之六:不要完美的目標

當我們開始做一件事時,我們可以設立一個不那么完美的目標。

如果那個三公里的慢跑讓你拖延,你就穿上運動服去外面繞街區跑一圈。這就足夠好了。

也許,當你這樣做了之後,你還會繼續跑。一旦你同意不完美也是可以的,你反而會有更加強烈的動力來完成它。

秘訣五、

總是會有更多的事情要做,

我們要接受這個現實

共和黨政治策略家卡爾・羅夫有一個事情,2005年布希總統詢問他的新年決心是什麼,他說他計畫每周讀一本書。三天以後,總統先生看到他時說,“我看到第二本書了,你讀到哪裡了?”

然後讀書變成了他們之間一場比賽。那一年底,他打敗了總統,110本對95本。他的戰利品看上去很像青少年保齡球決賽的獎品。

總統說他會輸是因為他作為一個國家的總統他太忙了。想想看,一個國家的領導人怎么會找到時間讀95本書?

真正的成功人士不會為了完成待辦清單上的項目而無休止地消耗自己的時間,他們會考慮緊急重要的事情,為每件事情安排好時間,夠了就停下,不會永無止境。

事情總是做不完的,當你想為所有的事情負責的時候,你有沒有想過你其實是在試圖追求完美?

而將我們自己的價值依附在別人對我們的看法上是很危險的。你需要掌握放棄一些事情的方法,因為你總會有更多的事情要做。

作家傑斯卡・特納在她的書中說到:

“你絕不會沒有時間做自己熱愛的事情,這只是一個優先權的問題——反思一下你是如何度過每天的,然後將時間投入到你重視的事上去。如果有一些對你真正重要的事,你會找到將它們融入你生活的方法的。

秘訣六、

維珍效率法——

總是帶一本筆記本

理察・布蘭森在被問及對他來說什麼是最重要的物品時,他回答說:

“聽起來也許很可笑,但我總會在背包里放一本小小的筆記本。我旅行時,首先想到帶在身邊的是這本筆記本,沒有這一頁頁紙,我絕不可能將維珍集團擴建到如今的規模。”

據說,有一次他想到一個關於生意的想法時,他手邊沒有筆記本所以他把想法寫在了護照上。

美國最傑出的商業哲學家之一,白手起家的百萬富翁吉米·羅恩稱,我們有三大珍寶需要留給後代

第一是你的照片;

第二是你的圖書收藏;

第三是你的日誌,那些你拾起的想法、主意、以及你小心翼翼收集起來的訊息。

他認為,如果你真的很認真嚴肅地想要變成一個富有、有權力、老練、健康、有影響力、受過良好教育和獨特的個體,那么就記一個日誌。

很多富有創造力的目標追求者,都會使用鼴鼠皮(Moleskine)筆記本,這種高質量的皮面本產於義大利,價格在9-25美元不等。

加利福尼亞州大學心理學家的一項研究表明,使用筆記本比電腦等電子設備更好,使用筆記本做記錄,比使用電腦的人測試得分更高,因為收集筆記需要聽力、認知過程和回憶一系列過程的共同參與。

秘訣七

用“321-0”法來掌控你的信箱

根據麥肯錫的一項調查,辦公職員們每天花費了33%的時間用於處理郵件。但只有你自己能改變被郵件過度支配的現狀。

你的大腦中使用郵件及所有社交媒體時,都像被認知老虎機所控制。

每次當你看到需要處理新郵件的提示符時,我們的大腦都分泌了一些多巴胺,“啊,這種感覺好極了。”然後我們就一遍又一遍檢查是否有新郵件。

五個步驟掌控你的郵件:

1.每天,使用“321-0”方法,每天只檢查並處理三次的郵件,設定一個21分鐘的鬧鐘,把這當成一個遊戲,在這期間把信箱清空。

2.馬上實施“4個D”原則。每次你打開郵件,你要準備好辦理(Do)、委派(Delegate)、推遲(Defer)、刪除(Delete)它。

此外,還可以考慮將其歸入檔案,比如為“當天回復”建立一個資料夾。

3.在你傳送轉發抄送時要三思。避免加重信息過載,你也會少收到一些郵件。

4.主題欄寫明要求的任務。僅用主題欄就寫明所有的有效信息。

FYI:表明禮貌

行動截止日期:【主題】

NRN:表示不需要回覆郵件

EOM:End of Message,表明終結信息,不用打開看正文。

5.讓郵件簡短,這是尊重別人的一種表現,不意味著粗魯。

怎樣在十分鐘內將收件箱清空?

1.處理48小時內的所有郵件。

2.創建一個資料夾,命名為“舊郵件”。

3.將所有的郵件移到“舊郵件”資料夾下。

4.好了,你現在是處於“零郵件”了。

秘訣八

谷歌、蘋果、維珍的會議縮減法

如何制定高效的會議議程?

1.在開會之前向與會者尋求關於會議議程方面的意見,以避免突然出現的新的議題,使會議偏離最初的目標明確。

2.明確指出會議目的。

3.明確指出誰是會議主持人。

4.確認所有受邀參會人員,參會人員越少越好。

5.儘可能列出會議的議題,以便讓參會人員做出決定。

6.將每個議程安排的預估時間標註在議程後,以便參會者掌握會議進度。

谷歌風投合伙人傑克・納普提倡在會議期間使用一個機械鐘進行倒計時。瑪麗莎・梅耶爾在谷歌任職期間的開會時,將牆上投影出一個巨大的倒計時器。

史蒂夫・賈伯斯也因為長時間的一邊散步一邊開會而為員工詬病。

理察・布蘭森最喜歡站著開會和散步開會,他認為這樣能更快做決定。

領導層的前進速度決定了企業的發展速度,每日的碰頭小會就是你和團隊成員快速碰頭的會議,每天同一時間,不超過15分鐘,每日的碰頭小會一旦確立,會減少許多時間較長的一次性會議,和電話、郵件等。

每日的碰頭小會應包括:

事件——過去24小時內重要內容。特別是和其他團隊成員有關的方面。

數字——檢查日常指標,無論是銷售、轉換率或是小部件生產。

問題——亟待解決的難度,需要消除的繁文縟節,或其他需要解答的問題。

最重要的是每日碰頭小會一定要保持著15分鐘。任何不能立刻解決的要先跳過。

訣九、

學會拒絕所有不支持你實現近期目標的事情

我每天會收到10-20條信息,有的想和我通個電話或見一面,有的想讓我為他們提供意見,我對此感到受寵若驚,但我們必須對自己的時間保持警醒。

做任何事都會有代價的。有句話叫“小心遠處的大象”,一件小事在真的發生時都會變成大事。

一位狄金森學院的女士邀請我去為學生做一次講座,在我答應之後,他們一個月後又發了郵件與我確認,我的日曆上顯示剛好有空,我再次答應了他們,而當日期臨近時,他們又提出要採訪我,這意味著我需要提前幾個小時到。

演講前一周,一位教授又邀請我在他的課堂上參與相關問題的演講,這樣我需要一早就抵達。意想不到的是,我女兒的校園話劇也安排在同一天,而另外的一家電視新聞節目也希望這一天直播時對我進行採訪。

雖然這是一個極端的例子,但每一次YES就意味著你要對其他事說NO。

因此,我們要學會拒絕,更要允許自己拒絕,不要內疚,不要在意別人的想法。

在這裡,我為大家提供7種拒絕別人的簡單方法:

1.我手上有項工作截止日期馬上就到了,在此之前我不參加任何新會議。

2.很不巧,這個時間我都安排滿了,我只接受付費電話和會議,感謝理解。

3.我非常樂意聯繫您,但您看我的日程安排,在下個月**日下午2點15之前我都有安排。

4.我下次接受電話諮詢的時間是美國東部時間下周四凌晨兩點到2點15,您看這個時間可以嗎?

5.我覺得我不是最合適的人選,我可以把你推薦給這件事的專家,您可以同他聊一聊。

6.正常工作時間裡我沒有辦法參加其他會議或打電話,但是在行程中或晚上可以查收郵件,我們通過郵件溝通可以嗎?

7.通常來講,第一次通話,我只安排15分鐘,如果你有興趣方便草擬一份要討論的議題發給我嗎?

秘訣十、80/20思維模式

有一個關於投入與產出的不平衡著名法則:80%的成功源自20%的努力。

因此我們要形成一種思維模式,去分辨出帶給你超額回報的少數事情。因此需要我們:

①尋找捷徑。

②把最重要的事情做到極致,其他的差不多就可以了,或者直接不做。

③發展自己的技能,使自己做幾個目標領域出類拔萃,不要試圖掌握一切。

④要知道,你可以通過確定對你來說最重要的20%的目標和工作來減少工作量,減輕壓力,提升幸福感。

秘訣十一

善於委託,把時間花在

你的專長和能發揮熱情的事情上

鮑勃曾經是某棟大樓里最會編程的人,他每天9點上班,5點下班前會給老闆一份當天的工作總結。

而他在9點到11:30之間,他只是在瀏覽網站和Youtube,一行代碼也不會寫,下午也是這樣。

一次偶然,公司注意到了來自中國的伺服器異常訪問,無意間發現了鮑勃的完美計畫——他僅花自己四分之一的工資僱傭了一位中國的程式設計師幫他完美地完成了工作。

我們每個人也可以對自己的任務進行分析:

放棄:我可以放下什麼工作,什麼事情我可以完全不做?

分派:哪些工作我可以分派給下屬,哪些工作可以外包出去?

重新設計:哪些工作需要我換種節省時間的方式繼續做?

我們也可以把上一周的工作任務或參加的會議列一個表,然後按以下幾個步驟進行思考:

①“這個任務對我或公司來說有多重要,如果我完全不做會怎樣?”

②“我是做這項工作的唯一人選嗎,公司內外哪些人可以完成這項工作?”

③“這個結果怎樣能更快實現?如果我只有一半時間,這項工作怎么完成?”

這三個問題,可以幫助你判斷哪些工作價值低,應該可以放棄、分派、重新設計。

秘訣十二

每周的每一天都設定主題,

幫你提升生產力

推特聯合創始人傑克・多西,每天要工作十六小時,他解釋自己高效的工作秘訣是規定每天的主題。

周一:專注於管理和運營,召開會議把管理工作逐一完成。

周二:主要關注產品。

周三:關注市場行銷、溝通交流和發展。

周四:關注開發商和合作夥伴。

周五:關注企業文化及人員招聘。

周六:休息,去遠足。

周日:自我反省,處理反饋,制定策略,為新的一周工作做準備。

期間傑克・多西也一直被打斷,但他可以快速處理這些干擾,一定處理和今天的主題相關的事情。

著名的企業家培訓師丹・沙利文建議,至少要確定3種不同類型的主題。

此外,我還會把每周最後一個周五作為我預定午餐或赴咖啡之約的日子,我會在一個中午與不同客人分別見面,集中處理“我可以和你一起喝杯咖啡嗎”的請求。

另外在休假時,我會在結束後,安排一天作為緩衝期,不事前安排工作,只是用來跟上工作進度,給同事發給郵件或站著開個會。

秘訣十三

如果完成一件事不會超過五分鐘,

就立刻去做

非常成功的人士會對遇到的事情立即採取行動,“凡事只做一次”的心態非常重要,也會使事情變得簡單

秘訣十四

利用清晨一小時提升一整天的精氣神

通過我的調查,高效能成功人士的共性有下面5個:

①大部分人都習慣早上6點或更早時間起床;

②通過飲用大量的水來補充身體水分;

③健康早餐(例如水果、燕麥片、綠色混合飲料、蛋白質、低碳水混合物);

④運動;

⑤很多人冥想、記日誌或晨讀。

《魔法早晨》的作家哈爾・埃爾羅德認為,擁有魔法早餐的前提是每天起床後把所有時間都貢獻給個人發展,這樣你才能具備必要的能力,把想像中的極致人生變為現實,讓它比自己認為的可能時間更快到來。

將這一點當成每天要遵守的紀律就很重要了。

大多數人為了取得成就會把精力集中在“做”更多上,但魔法早晨則聚焦在做更多“改變”上,你會變得事半功倍。

他發明了一套“S.A.V.E.R.”系統

S 代表沉默Silence(平和、感恩、冥想、祈禱);

A 代表肯定Affirmation(目標、優先事項);

V 代表形象化Visualization(把目標或理想傷害清楚呈現在心裡);

E 代表運動Exercise;

R 代表閱讀Reading(自我提升);

S 代表書寫Scribing(日誌)。

秘訣十五、

精力和注意力決定生產力,

而不是時間

將你的精力最大化,而不是增加工作時間。

《寫作:更快、更好》的作者莫妮卡・里奧內爾分析自己寫作速度從每小時600字到3500字的經驗時提到,她每寫作25分鐘就休息五分鐘,效率提高了50%。

由於手腕和手指的不適,她從鍵盤打字換成了口述。這使得她寫作字數又提高了33%。

從鍵盤解放出來後,她開始邊散步邊口述小說,最終她的寫作字數提高25了%。

生產率最高的人往往休息得更好,番茄鍾時間管理法也蘊含了這種理念,計時25分鐘,集中精力進行一項工作,之後起身走動休息5分鐘,補充水分,並循環重複這個過程。

最能提高整體精力水平的方法當然是保持身體健康,因此,我們需要:

①足夠的睡眠;

②儘可能少飲酒;

③儘可能少攝取咖啡因,尤其在白天快結束時;

④多吃天然健康的食品,少吃加工食品;

⑤體重保持著健康範圍內;

⑥多喝水;

⑦每天堅持運動(20分鐘快走就可以)。

高效15法則》中還著重介紹了20個管理實踐和提高生產率的方法,附送時間管理的109條至理名言

時間、精力管理是追求美好生活的每一個人的必經之路,在找到自己獨特的管理之道之前,不妨來看看這些出色的人士是如何做的。

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