改善溝通力,職場全無敵!

2019-02-27 23:16:14

改善溝通力,職場全無敵!

溝通能力的基礎

「不善溝通」,是很多人亟欲改善、提升的能力要項之一。然而,自認拙於溝通者在自我檢視的過程中,容易反射性的推論,問題出在自己口才不佳,缺乏自信,容易緊張,個性內向,從而,便自我要求「要增加自信」、「練習多說話」、「走進人群」,甚至去上課演練溝通技巧;種種「解法」,雖多少有所裨益,卻是事倍功半,甚至徒勞無功。有些主管碰到這類同仁時,竟也僅反射性的指導:「你要多溝通」,令人啼笑皆非。

回過頭來,每一個人都是別人溝通的對象,相信大家也都有過這樣的經驗:有一類人看似長於溝通,但聽起來卻只覺得其邏輯跳躍,說話天馬行空切不入重點,甚至語無倫次而不自知。更有一類人說起話來頭頭是道,卻讓人感覺從頭到尾在「自說自話」,甚至有強辭奪理的感覺。結果同樣是「有溝沒有通」。

事實上,深入拆解「溝通」這個能力要項,可以發現,不善溝通的根源有二。

其一,是對欲傳達的「事」,缺乏系統性、結構性的了解與掌握。因而,當欲傳達給別人時,說起來零零落落,邏輯不清,甚至自相矛盾。對方接收時非常吃力,自然溝通就不良。

其二,把話說清楚只是溝通的基礎,要讓人「聽進去」,進而「認同」、「接受」,「人」的因素更為關鍵。大家都知道要與孩童對話,一定要考量其年齡與心智程度,並用其可理解的用語表達,才能與之溝通;更何況不論是主管對部屬、部門對部門或者是跟客戶溝通,其立場經常互異,甚至是對立。若未能認知到「人」的不同,只一味想把「事」說清楚,結果不僅自己氣餒不已,對方也必然以「你根本不了解」或「根本不可行」來回應,完全達不到溝通的目的。

因此,提升溝通能力的第一個要訣,在於對於欲表達的「事」,自我檢視是否的確有系統性、結構性的了解與掌握;若否,則預先思索、結構之。深一層思考,若在工作甚至生活中,即已養成良好的「系統習慣」與「結構習慣」,那么即便口才並不突出,卻也能因論述有條有理邏輯分明,而讓對方輕鬆理解。

掌握好「事」的要訣後,則應思考「人」的因素。如何從對方的背景、環境、思惟模式與所處立場,模擬對方對這件事可能的態度與反應,以及自己該如何述說對方才聽的入耳,進而逐步、順勢導引到能認同你的想法。事實上,多數事物的推動與執行,必然都牽涉到與不同人的溝通與協調,若能建立「多了解別人、站在對方角度想」的習慣,事事想到「人」的因素,無形中建立「了解人的習慣」,行事不也就能自然而然施展出此一要訣。

由此可知,提升溝通力的根源並非在於口才或演說技巧,而在於能力根源的「系統習慣」與「結構習慣」(事的了解),以及「對人深入了解的習慣」(人的了解)。我們應更加注重在平日不斷的練習,養成「系統習慣」、「結構習慣」,以及「對人的了解」,就能夠改善溝通的能力。

優秀主管必備溝通4招數,有效溝通一網打盡

一位偉大的領導者,勢必是優秀的溝通者,而不只是個巧言的空談家。為何組織中總存在許多溝通不良的問題?富比世(Forbes)專欄作家麥克?梅耶特(MikeMyatt)主張,我們長期以來被訓練將注意力放在自己身上,但溝通中更微妙的元素,其實在於聆聽者。他分享偉大領導者具備的幾項溝通特質,幫助我們達成更有效的溝通。

1.專注於你留下的,而非獲得的

優秀的溝通者,能從溝通中取得自己需要的訊息,同時讓對方覺得他從談話中獲得了更多。你必須真心關注對方在溝通中的需要和欲望,把焦點置於自己為溝通帶來的貢獻而非所得,如此,你將獲取更好的溝通結果。

2.學會傾聽

好的領導者懂得拿捏分寸,了解自己何時應發言、何時該停止。如果僅是想讓大家都聽到你的意見,無法達到有意義溝通成果,因為最好的溝通往往誕生於對話之中,並非來自你的獨白。知識不是透過你向大家說話取得,而是來自於專注傾聽。

3.同時掌握表達形式與內容:

這是對自我溝通掌握與控制的技能,確保自己的溝通在主題之內,讓客群願意花時間聽你說話。優秀的溝通者能在溝通中成功傳遞「什麼」及「如何」,達到溝通的目標。

4.與團體說話如同與個人說話

好的溝通者能夠因時制宜調整溝通信息,無論是面對10人的會議,或處於1000人以上的演講廳,都能讓聆聽者感覺發話者在跟他們每個人單獨對話。人數不是重點,重點是你的溝通能成功建立信任與互動。

避免使用4句話,改善你的職場溝通力

撰寫溝通類暢銷書的作者達琳?普萊斯(DarlenePrice)認為,語言是構成說服力和溝通的關鍵,無論是主管或工作者,在工作場域中都必須謹慎運用辭彙,一點措詞的變化都可能影響你的溝通成效與觀感。富比世(Forbes)專欄作家賈桂琳?史密斯(JacquelynSmith)整理她的意見,提出4句儘量避免在辦公場合使用的話語。

1.「這並不公平。」

他獲得老闆賞識,你沒有;他獲得加薪,你沒有。不公平的事情每天都在每個角落發生,請避免說出這句話透露了你的不滿,應該更積極面對問題,例如記下事實、強化自己、向周圍的人尋求協助,為組織帶來更實質的幫助。

2.「這不在我負責的範圍內。」

無論對方提出的要求有多不妥與不便,這個要求對他而言一定很重要,請先退一步,以對方的立場思考,關心他人的需要。即使是拒絕,也應使用更完備的措詞,如:「我很樂意幫忙,但現在我有甲、乙、丙3件工作,我應該先停下哪個來完成這件新任務?」

3.「我們以前都……」

請避免說這句話,這句話給他人墨守成規的感受。開放的領導者重視員工的創新思維與靈活彈性,因此,你應該懷抱更開明的態度面對新方法,除了給予肯定之外,也提供利弊得失供大家討論,顯示你並不是保守,而是謹慎周全。

4.「你應該……」

「你應該早點告訴我!」「你應該想得更周到!」請拿掉這些批判性較強的語句,避免指責、轉移責任或給別人愧疚感,應採取更有效的說詞,例如:「下一次請先告訴我」或「下次,我建議可以這樣做……」。

常用5句習用語,職場人際溝通順暢無礙

商場環境瞬息萬變,但是商場中的上下權力關係卻經常是難題,當上位者感到威脅或出現危機的時候,常見的做法是減少溝通、憑藉自己的才智判斷;在下位者則想獲得發話權,希望有公平的機會、完成一番作為。富比世(Forbes)專欄作家傑夫?史密特(JeffSchmitt)在網站中表示,所有問題都出自於溝通,在正確的時機說出正確的話語,才能建立起人際的橋樑,他提出以下幾句習用語,若你能經常掛在嘴邊,職場溝通不再是難題。

1.謝謝你(ThankYou)

聽起來只是一般禮貌那樣普通,但你是否有忘記(或拒絕)向別人表達謝意的時候?不管是私底下或公開場合,一句真誠的「謝謝」能為你建立好名聲。比起命令,用謝意請別人幫忙,會讓他人的感受更好得多。

2.我信任你的決定(ITrustYourJudgment)

這句話就象是說:你得到我的認可了,我相信你,去做吧!任何人聽到這句話都會感覺有自信、精神振奮,甚至願意為說話的人赴湯蹈火。

3.我不知道(IDon’tKnow)

人不可能是全知者,但許多人難以承認自己無知。善用這句話,它的力量勝過事實與憂心,首先承認自己有所不知,再一起與他人尋找答案。

4.請告訴我更多(TellMeMore)

這句話表明向對方敞開心扉、表達你的好奇,他人必定會做出善意回應。也可以說:「你認為呢?」「你會怎么做?」除了顯示你承認對方擁有專業知識,也更容易獲得他人真誠的建議。

5.我能幫上你什麼忙(WhatElseCanIHelpYou)

說這句話可能會被拒絕、嘲諷,因此需要勇氣,但請多多發出這種充滿人情味的邀請,建立人際的意義;當你感到脆弱時,也別吝於請人幫忙,互相往來的關係能夠建立起熟悉感與信任度。

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