一文Get√高效生活的所有秘密,做不做就看你了

2019-03-09 11:07:58

聽說了那么多時間管理、高效生活的秘密,你始終沒有採取行動。

周末到了,今天領英小編索性把所有和Productivity有關的秘密全都拋給你!接下來,行不行動就看你了。

文章很長,乾貨很足,讀時請悠著點。

1

首先,我們來說說規矩

Rules you should know

50-30-20原則

你工作日裡50%的時間應該花在有益於你長期發展目標的事情上,30%的時間應該用於你完成中期(兩年左右)目標的事情,20%的時間用於完成未來90天以內需要完成的任務。

“一個籃子”原則 One Bucket

儘可能減少自己接收新任務的籃子。理想的狀態是用一個“籃子”應對所有的事情。很多人都會有一種感受,那就是在他們發現所有需要做的事情都堆在同一個地方的時候會鬆一口氣,即使這裡可能堆了很多很多任務。

“一進一出”原則 One In, One Out

通過替代原則來避免混亂。一旦你買來新的東西,就把舊的東西丟了或者捐了。比方說你買了一件新襯衫,就應該扔掉一件舊的。如果有一天你感覺自己擁有了太多的東西、感覺到了壓力,那你或許可以試試“一進二出”,嘗試“輕生活”吧。

"收件箱清零”原則 Inbox Zero

在讀每一封郵件時就判斷應該如何處理。如果郵件里的事你需要去做,要不就趕快去做,要不就把它加入計畫單,然後把郵件歸檔或刪除。以每天清空你的信箱來要求自己。

你需要對每一封郵件執行4D處理:

單任務原則 Monotasking

人們傾向於認為自己是多面手,但事實上我們並不是。我們在多重任務同時進行的時候其實只是在一段時間內快速把更碎的時間分給這些任務。真正投入一件事需要花費很多的時間(研究表明長達20分鐘),索性就把它做完再開始下一件事情。

2

但是,你先要有個目標

How to set goals

目標必須S-M-A-R-T

學會設定你的目標。好的目標都是SMART的——即精確(Specific)、可衡量(Measurable)、可達到(Attainable)、現實(Realistic)和及時(Timely)。設立SMART目標能幫你設立有效、而並非觸不可及的目標。

目標具象化 Visualize

想像自己完成目標時候的樣子。你的生活會是什麼樣?你會是你希望成為的樣子嗎?如果不是就重新制定你的目標。如果是,就繼續想像自己達到目標需要的每一步努力。

認清你的“首要任務” Most Important Tasks (MITs)

每天早上或前一條睡覺前標出三到四件這一天需要完成的最重要的事情,先把它們完成。這樣就算你這一天只做了這幾件最重要的事,這還是效率很高並非渾渾噩噩的一天。

任務最佳化四分圖 Covey Quadrants

兩條數軸分別是重要性和緊急程度。任務分布在以下四個象限:不重要不緊急(not important, not urgent)、不重要但緊急(notimportant, urgent)、重要但不緊急(important, not urgent)、重要且緊急(important and urgent)。除掉不重要不緊急的任務,把不重要但緊急的事情推遲,在重要的事情變緊急前做完。

個人宣言 Personal Mission Statement

寫下一條個人使命宣言,讓它引導你設立目標。仔細考慮每個目標或者活動是否能讓你離你的使命更近,如果不能就把它劃掉。同時要定時重新檢查、修改你的個人使命宣言。

3

然後,你需要採取行動

Take Action

列清單 Checklists

當計畫大型的任務時,列好清單可以讓你在計畫進行中忙於工作時還能記得具體步驟。把清單留著,這樣你下一次做同樣的任務時就可以繼續用它了。

馬上開始做 Do It Now

把“現在就做”當成你戰勝拖延症的四字真言。把決斷時間控制在60秒以內,遇到事情馬上決定。學會在不確定的情況下做決定。保持一直向前。

先吞下青蛙!Eat the Frog

先把最不想幹的事情做了。英語裡有個說法就是說如果你一早起來先吞了最不想吞的青蛙,那么你會覺得接下來發生的什麼事情都不在話下。

觸發器 Triggers

在周圍放一些有意義的小東西讓它時刻提醒你要做什麼。這也有利於培養良好的習慣。比如說把要去圖書館還的書放在門口,這樣你出門的時候就能看到這些書然後想起來要去還。

反向計畫你的任務 Backwards Planning

這個方法是從最終的目標倒推你下一步的行動。首先腦子裡要構思好最終目標。想想為了完成目標你需要做些什麼。如此這般直到發現你已經達到的程度或者馬上就能達到的狀態——這就是你下一步需要做的。

下一步是什麼 What’s the Next Action?

不要一開始就把需要完成目標所要做的事情一步一步都想好,你只要想好下一步怎么做就行了。一般情況下微不足道的小事可以產生連鎖反應,最後我們要不就得去著手解決,否則受阻。

有時我們需要更多的信息,有時我們要讓別人都跟上我們的腳步。我們的計畫一方面要儘可能具體,一方面要儘可能不具體:比如說安電視線的時候你要做的不是自己去插線,而是找電視公司提供安裝服務。

4

你的時間就是你的全部

Time Management

10+2*5法則

做事時以10分鐘為周期,每個周期間休息兩分鐘。可以用計時器來把握時間。這樣一小時重複五次就可以保證你目標明確但精神和身體上的精力不會透支。在這些兩分鐘的間隔里可以喝個水,去個廁所或者去看看窗外。

有限時間限定 Time Boxing

每天規定一定的時間來做特定的事情,在這段時間裡集中精力做這件事。別想著能不能完成,只要把精力集中在項目上就行。

零碎時間 Gap Time

我們每天在等公車、排隊、等開會以及其他時候會有小段的間隙時間。你最好準備一張表列舉在這種時間裡可以做的那些5分鐘之內就能完成的小事。或者你也可以帶本書充分利用這種時間。

記錄你的時間 Time Log

律師會把他們每天做的事情和做事分別用了多少時間詳細記錄下來,這樣他們就能在向客戶收取費用時做到有據可依。你對自己也要做到有據可依,所以就記錄一下你花在重要的事情上面的具體時間吧。

5

所以別做重複的事情

Stop repeating

分批處理 Batch Process

把你手頭相似的工作集中到一起做。比如說不要把回郵件的時間分散,而應該拿出一個小時集中閱讀回覆郵件。同樣的方法也適用於回語音郵件、回電話、回信、檔案歸檔等每天都會重複去做的事情。

為一切能重複的事情建立模板 Templates

為需要重複完成的任務建立模板,比如說信件、顧客回覆郵件、部落格宣傳等。把能自動化的事情全都自動運行起來。比如使用Office中的宏,或使用IFTTT。

每當我做的東西反覆超過5遍時,我就會反思,是否能為自己找到一個程式來為我做。

把事情一次搞定 Handle Everything Once

別把事情放在一邊,覺得你之後會有時間回來做。每次看到郵件里的任務時問問自己“這件事我要怎么做”,你可以著手去做,稍後再做,交給別人做或者把它歸檔。

6

那些你不能做的事

Not to do...

禁止列表 To Don’t List

為不能做的事情列張表,這有利於你擺脫掉效率低下的習慣,比如說玩網頁小遊戲。

學會說不 say “no”

學會拒絕新的任務、其他東西可能突然打斷你的東西是最有用的技能之一。這樣你就能專注並把時間放在你自己的任務上。

7

有時,你也可以做自己

Be yourself, sometimes

計畫性拖延 Structured Procrastination

這是一個利用拖延症特質把事情做完的巧妙方法。為了躲避最難的事情,拖延症者可以做列在下面看似沒那么難做或者沒那么重要的事情,這十分高效。

這個方法能成功的關鍵在於列在最開頭的任務要十分迫切,截止日期近在咫尺,而任務又十分繁瑣。但事實上這些事也不是特別的緊急。計畫性拖延要求客群有很好的自我欺騙能力,而這個能力是拖延症晚期患者最拿手的。

無視原則 Tune Out

戴耳機可以製造自己的私人空間。人們在打擾戴耳機的人時會更猶豫一些。注意:你戴耳機的時候可以不必要放歌,因為別人並不知道。

接受失敗的自己 Do Your Worst

允許自己做得不好,讓自己擺脫每件事第一次就能做到完美的壓力。告訴自己之後還能補救,但現在只能就這么做做。

放慢腳步 Slow Down

給自己一些時間。慢點吃飯,過個慵懶愜意的周末。花多點時間把事情做好,讓自己在快節奏的工作和生活中掌握好平衡。

8

但是,你需要不斷反顧

You should reflex

寫下來 Write It Down

別太依賴你的記憶力。把你要做的事情、時間計畫、任何你可能會用到的東西、腦海中飄過的想法都寫下來,這樣你會感到輕鬆,因為你知道你不會忘掉。你的大腦是應該用來想更重要的事的,記東西用的應該是紙張或者電腦。

全方位記錄 Ubiquitous Capture

隨身常備可以記東西的筆和本子,或者是掌上電腦,或者是分類卡片。捕捉記錄所有腦海中產生的想法。這些想法可以關於是想做的產品、需要約的人、下次去商店要買的東西等。定期查看這些備忘然後把它們整理到任務單、歸檔系統、日記本裡面。

回頭總結 Review

每周規定固定的時間看看上周做了什麼,下周打算做什麼。問問自己有什麼新項目可能要開始著手了,自己現在做的事情是不是讓你慢慢接近你人生的目標了。

9

記得,有生活才有效率

Productivity for better life

多睡覺 Get more sleep

LinkedIn領英小編覺得,效率再高也是為了生活。睡眠對健康狀況、學習狀態和精神狀態至關重要。

研究證明身體經歷一個完整的睡眠周期需要90分鐘,所以少於90分鐘的午睡並沒有真正進入睡眠的效果(雖然這樣也能讓你舒服點)。晚上最少保證8小時的睡眠。試著把睡覺當成一種輕鬆愉悅的事情而非必須去做的煩心事或者不可多得的奢侈行為。

扮演好不同角色 Roles

每個人生來就扮演著不同的角色。比如說我是老師,同時也扮演著學生,作家,繼父,丈夫,哥哥,兒子,叔叔,人類學家等角色。你需要了解自己所扮演的角色,因為明確分清這些角色有助於你在這些角色之間找準平衡。在這些角色的基礎上設立目標,同時確保這些目標和自己的角色相符。

跟自己約會 Make an Appointment with Yourself

每周左右都能劃一部分時間給自己。想想你現在的生活狀態:什麼是對的?有什麼出問題了?你犯了什麼錯?你能怎么改變?給自己一個認清自己的機會。

好了,以上就是領英小編有關高效生活的所有秘密了,接下來怎么做,就要看你的了!

歡迎在下方評論當中,補充你的高效生活秘訣。

本文由LinkedIn領英原創翻譯。

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