管理者應當如何提高工作效率?這裡有8條捷徑

2019-02-25 07:26:11

實話實說——老闆每天的日程真得很滿。不管你是管理一個本地團隊還是全球團隊,每一天的點子和活動都有可能消耗殆盡,因為我們必須滿足加速發展公司的需求。

有如此多的管理工作要做,想要持續保持專心和高產出確實是件難事。過載的日程安排會導致壓力(坦誠點來講就是暴飲暴食)。你可能需要深夜加班,這會打破你的工作和生活之間的平衡,並且影響你的健康。進一步,糟糕的身體狀況又會導致工作上的不如意表現,如此的惡性循環只會更降低效率。

來自楊百翰大學健康促進研究組織的研究和《健康之路》的健康研究中心指出了一些有關效率和健康之間的聯繫。根據他們的結果顯示:

三餐健康飲食的員工有“在工作中表現出色的機會高出25%”。

每周至少運動三次,每次至少30分鐘的員工“在工作中表現出色的機會高出15%”。

在飲食規律並且定期鍛鍊的員工當中,他們的曠工率和所有員工相比低27%”。

沒錯,他們的研究是針對傳統員工,但是這些研究結果也同樣適用於企業老闆。如果你想儘可能高地提高效率,你就必須要非常用心地管理自己的健康,並且最小化壓力。以下是8位成功的企業家的做法:

1. 開始取消會議

聽起來很瘋狂?聊天工具Slack的創始人斯圖爾特·巴特菲爾德(Stewart Butterfield)就是這樣做的,他不斷刪減取消日程上的會議,特別是一些重複出現的內容,直到留下一些非常有必要的會議。

在接受《紐約時報》的採訪中,巴特菲爾德這樣解釋他所做的決定:

“在每一個重複出現的會議上,我們都會走一遍取消的流程,這樣我們才能看到真正需要的東西。可能我們確實需要有些已經被取消的會議,不過它們都會回來的——但是我們會等到真正需要它們的時候再開始。”

2. 切分大任務

成功的企業家從來不會讓大任務蓋過其他所有的事情。你需要完成的所有事——事無巨細——都只不過是一系列步驟和動作的集合。

Zapier公司的執行長韋德·福斯特會將大的任務切分成小的,可操作的步驟。“對於效率而言,我最大的“斧頭”就是用於將任務劈成一個個小型的,可操作的目標。這樣一來我就可以開始著手去做。一旦我們開始動手,那么你就會發現其實大任務也沒有很大。”

3. 質疑你的行為

看看你的日程表——看看塞滿的個人項目和與他人的約會——然後問問自己這是否真的是利用時間的最佳方式。忙碌和高效率之間是有巨大區別的,並且沒有明顯的暗示會告訴你你正在做的事情是否是對時間的有效利用——除非你開口問。

對於日常活動的持續分析就是潘多拉的創始人Tim Westergren保持高效率的方法。他在領英網站上與大家分享道:“這些都是很困難的選擇,但是我確實相信如果談到效率,任何的電子郵件效率安排,日曆的小把戲或是特殊的安排系統都沒法智慧型到知道你究竟要做什麼。”

4. 請收起你的智慧型手機

如果你發現自己已經僵持在《糖果傳奇》四個小時了,那么就是這些智慧型手機讓我們的工作效率如此低下,讓我們分心,並且毀了我們的專注力。但這是真的,一個開啟了訊息提醒的移動設備確實會讓你失控,而高產出的唯一途徑就是你能夠掌控自己的日常行程。

Ometria的創始人Ivan Mazour通過手機靜音來切斷和它的聯繫——總是這樣——所以有時的溝通是異步的,而他仍然能夠掌控,瀏覽特定時間顯示的通知,信息和打來的電話,這就和人們定時禁止信箱一樣。

5. 創建思維導圖

Kanbanery的創始人保羅·克里普自稱是一位高效率極客,多虧了思維導圖,他用科學來規劃自己的日常活動。克里普這樣做的原因是他認識到大腦的工作是處理信息,而不是存儲信息。

練習中,克里普利用多個步驟,繪出所有必須要做的事情,清空大腦,然後建立優先權,然後設定一周需要完成的任務。另外,為了處理他一周的任務,克里普利用番茄時間管理法( Pomodoro breaks)確保用最旺盛的精力完成每個任務,並且一整天都能夠保持專注。

6. 用2x2方法評估項目

領英的Daniel Shapero利用一個簡單的2x2表格,名叫優先矩陣來優先項目,並且基於價值和可能性來分配資源。這個矩陣幫助Shapero把項目分成以下四個類別:

全壘打,高產值和高可能性的成功率。實際上Shapero會分派這些項目,但是全程密切關注它的執行狀況。

大賭注,高產值但是成功率較低。Shapero會親自參與這一類的項目,因為他知道他的高水平投入會成為該項目吸引財力的必需品。

小的成功,產值較低但成功率高。這種項目Shapero也是分派,但是會花更少的時間管理它的執行情況。

垃圾項目,低產值,低成功率。有趣的是,Shapero同樣會對這類項目花費很多時間——但不是想要扭轉乾坤,而是摧毀它們。

如果你感覺自己正在卯足了勁幹活,但卻努力錯了方向,那么Shapero的矩陣或許可以幫助你取得高效率。

7. 堅持到底

Enki的合夥創始人Kirill Makharinsky在他的日程表中加入了高強度的運動訓練,以此來建立能力儲存,在遇到困難或是長期參與的任務時,這樣的耐力是必需的。Makharinsky說他的作息同樣會影響他的效率,他這樣描述自己的個人日常生活:

“我每天的目標是在傍晚的時候做一個小時的高度體能訓練(通常是高難度的游泳,腳踏車騎行,CrossFit健身訓練或是巴里的訓練營(Barry’s bootcamp)),它們會給我提供滿滿的能量,讓我在深夜依然能夠保持專注。這要看你個人的日程表或是健身習慣,你可以選擇不同的時間或是不同的訓練類型。但是我估計自己訓練過後,效率會比沒做運動的時候提高50%。“

8. 充足的休息

或許聽上去很瘋狂,但是少工作實際上意味著更高效地工作。由貝勒大學(Baylor University)的博士艾米麗·亨特和博士幸蒂吳領導的研究發現工作日一開始流逝的時間越多,休息的意義就越小。他們的外帶推薦?想要達成峰值效率的人群會在早上休息,並且在快中午的時候也會有一個長時間的高質量休息。

我們都知道傳統的能量循環會把一天的峰值能量時間放在上午和中午。但是他們得出的有趣的結論是保存這部分能量更簡單,早點休息就可以將能量補充回來,和一天中晚點休息的想法剛好相反。

最終,對於提高效率還是有很多獨特的方法,因為世界上有很獨特的人。你可以以身試法上述這些建議,但請不要只局限於這些。找到一個練習和原則能夠完美融合,並且儘可能發揮你效率的方法吧。

翻譯:趙雪白鴿

本文為頭條號作者發布,不代表今日頭條立場。

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