匯報工作的要領與技巧

2019-03-03 11:23:03

匯報工作有沒有要領和技巧,善於匯報是不是“耍嘴皮子’?筆者認為,匯報工作也是一門學問,掌握匯報工作的要領與技巧,應是領導幹部的一項基本功。
搞好工作匯報,對於促進和加強單位建設,鍛鍊和提高自己,都具有直接的促進作用。首先,匯報工作的過程,是向上級反映情況的過程,搞好匯報,能及時爭取上級的正確指導。通常情況下,匯報情況及時,上級指導就及時;匯報情況詳細,上級指導就具體;匯報情況準確,上級指導就更有針對性。其次,匯報工作的過程,是自身反思回顧的過程,搞好匯報,能更清醒地估價自己。向上級匯報工作,客觀上要求必須實事求是地評估已做過的工作,恰如其分地估價取得的成績,認真準確地查找存在的問題,周密地思考如何解決這些問題。絕不能“要啥有啥”,投上級所好。這樣,才能保持清醒的頭腦。再次,匯報工作的過程,是從實踐活動中提煉概括理性經驗的過程,搞好工作匯報,能避免挫折,少走彎路。通過向上級匯報工作,能從工作中汲取經驗教訓,這對於做好以後的工作是難得的機會。
工作匯報的分類。只有分清類型,才能把握各種匯報的不同特點,真正掌握匯報工作的技巧。

工作匯報從體裁上可分為四種類型:
一是綜合性匯報。多見於半年或年終工作總結前後。這種工作匯報包括單位全面建設的情況。主要應講清楚全年或階段內的工作思路,所做的主要工作,取得的主要成績,主要的經驗體會,以及存在的主要問題和今後的打算,等等。
二是專題性匯報。多見於辦完一件事情或幹完一項工作後,就這一件事、一項工作所作的匯報。這種匯報,要求主題明確,內容單一,不涉及其它內容。
三是隨機性匯報。這是指在上級領導到本單位視察期間,在陪同領導散步、聊天過程中見機作的匯報。這種匯報與專門安排的匯報相比,沒有預定的內容,沒有限定的時間,沒有固定的地點。通常情況下,應匯報上級最為關注的問題和本單位急需上級掌握的情況。
四是提示性匯報。多見於在座談會或上級首長實地視察工作期間,想到了某一問題或看到了某一情況,需要進一步了解,要求就某事或某項工作作的匯報。這種匯報,要嚴格按照上級領導所提出的問題,準確詳細地說明情況。
從內容上也可分為四種類型:
一是情況匯報。主要包括工作的進展情況、特點、收穫提高、存在的問題等。基本要求是,工作的過程要反映清楚,主要內客都要講到,特點要鮮明。
二是經驗匯報。以講做法或體會為主,不過多地涉及工作情況和工作過程。
三是問題匯報。即專門就某一問題作的匯報。應著重講清問題的表現及發展的程度,發生問題的主客觀原因,應接受的教訓,以及解決問題的措施等。
四是計畫打算匯報。某項任務下達以後或某項工作展開之前,就完成任務或做好工作的構想或打算,向上級作的匯報。
工作匯報中常見的問題
工作匯報中常見的問題主要表現在以下六個方面:一是“散”。即匯報的主題不突出,事無巨細,面面俱到。本來是了解一個方面的工作,卻匯報了諸多方面的情況。匯報的內容都是工作過程與事例的堆積,缺乏用主線串引。二是“偏”。匯報人對應該講什麼,不應該講什麼,講的是否符合主題心中無數。過多過細地講了與主題無關或關係不大的內容。三是“亂”。想到哪裡就講到哪裡,往往這個問題沒講完,又講到那個問題上,甚至滔滔不絕地講了半天,自己也說不清楚講了些什麼。四是“空”。不是緊緊把握住本單位的特點匯報,而是大話、套話、官話、空話連篇。五是“淺”。對工作過程和典型事例缺乏分析、提煉,就事論事。六是“假”。不是實事求是地反映情況,客觀公正地評價工作,而是有意拔高、摻水分,甚至把點上的成績說成是面上的工作,把工作構想說成是已做過的工作,等等。
怎樣才能搞好工作匯報
第一,利用多種渠道把情況掌握準。掌握情況是搞好匯報的前提和基礎。因此,必須重視對情況的了解和掌握。要根據匯報的內容決定調查了解情況的形式。對涉及單位全面建設或重要工作的匯報,要經黨委集體研究;對於涉及其他領導同志分管的工作的匯報,要事先與分管的同志通氣;時一些把握不準或掌握不清的內容,可以採取個別交談、開座談會等形式,廣泛徵求大家的意見,把基本情況準確全面地掌握起來。
第二,反覆思考,把匯報提綱準備細。能否匯報好,很重要的是看準備的充分不充分。在占有大量素材的基礎上,要開動腦筋,把掌握.的情況進行綜合整理、分類歸納、提煉升華。把孤立的事例用主線串起來:從工作過程的表象中提煉出思想和經驗體會來。在時間條件允許的情況下,對一些重要工作和綜合情況的匯報,最好能寫出匯報稿。如果時間不夠充足.也要列出詳細匯報提綱,把主要觀點和內容、典型事例、有關數據、經驗體會等一一標出來。如果來不及準備匯報提綱時,也要靜下心來,認真打好腹稿。切忌信口開河,想到什麼說什麼。
第三,善於從聽匯報人的言行表情中捕捉信息,努力把匯報的重點把握準。要匯報好,首先要符合上級了解情況的意圖。做到這一點,既要靠匯報前的認真準備,也要靠匯報過程中的見機調整。通常情況下,聽匯報人對比較關注的問題,聽起來認真,記得仔細,問得具體。遇到這種情況,作為匯報人,就要在原來準備的基礎上,加以發揮,把問題儘量講得詳細具體。屬於上級已經掌握了的內容或與本次匯報關係不大的內容,一般引不起聽匯報人的興趣。其表現是,聽起來精力不那么集中,問的話少、記錄也少。這種情況下,作為匯報人就要儘量從簡說起,必要時可以不講這方面的內容。
第四,採取多種形式配合,力求把匯報的效果保證好。為了增強匯報的效果,必要時或有條件時,可以採取一些配合形式。常用的有以下幾種:一是圖表講解。在口頭匯報的基礎上,再看一看圖表和有關數字統計,聽匯報人會記得更清楚。二是實物檢驗。通過檢驗實物,令聽匯報人更加信服。三是實地參觀。通過參觀,加深聽匯報人的印象。
以上幾點,對於搞好工作匯報是必不可少的。但做到這幾條,並不等於就能匯報好。匯報工作的功夫既在匯報工作之中,又在匯報工作之外。因此,還必須重視提高個人素質。一要勤奮學習。不斷提高理論水平和認識、分析問題的能力。二要勤于思考。腦子裡要經常裝著事,經常琢磨問題、分析問題。三要善於積累。要把平時看到的、想到的和講過的問題都記下來,把用過的資料收藏保管好。這樣既能豐富自己的知識,又能為匯報工作奠定基礎。四要勇於實踐。把匯報工作的每一個機會都看成是鍛鍊提高自己的有利時機,力爭每匯報一次,都使自己得到一次鍛鍊和提高。

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