在此給你提供節省時間、提高效率十五法則

2019-03-02 05:39:01

在此給你提供節省時間、提高效率十五法則

法則一:制定時間管理計畫
①計畫每月、每周、每日的行程表,在計畫上所花的每件事將在實際操作中節省至少3個小時,而且效果會更好。
②設定每項活動的完成期限或跟進日期。
③制定應急措施,幫助應付意外情況。
法則二:養成快速的節奏感:不僅提高效率,節約時間,也能給人以良好的作風印象。
法則三:學會授權
法則四:高效的會議技巧
法則五:養成整潔、有條理的習慣
①據統計,一般公司職員每年要把6周時間浪費在尋找亂堆亂放的東西上面。
②保持桌面整潔,桌面上只放當天要用的檔案和物品,其他所有檔案,物品按固定位置存放,要用時才拿出來。
③建立良好的文書檔案系統,方便存檔及查閱。
法則六:專心致志,有始有終
①不要讓突然而來的想法、主意,影響手頭上的工作,應把它記錄下來,在方便的時候再考慮。
②儘量完成一項工作才開始另一項,切忌有頭無尾。
需時較長的重要項目,應安排大塊完整的時間,避免時斷時續的工作方式。一是停頓下來費時,二是重新工作時,還需要花時間來調整情緒、思路和狀態,才能在停頓的地方接下去乾。
法則七:簡化工作流程
①消除不必要的任務或步驟。
②合併某些任務或步驟。
③同步進行兩項或更多的任務或步驟。
④將任務或步驟進一步細分。
⑤重新安排工作流程,使用更有效的工作方法。
法則八:一次做好,次次做好
①所有檔案、資料只經手一次便處理好,可以採取以下行動之一:
A.歸檔 B.執行 C.傳閱 D.廢棄
②切記閱讀後不做處理,留待下次再閱讀、再處理的重複工作。
③保證工作的質量,避免返工帶來的浪費。
法則九:克服拖延、現在就做
① "人並不是因為跑得不快而趕不上火車的,而是因為出發晚了才趕不上的。"
②應做而未做的事務不斷給人壓迫感,拖延者心頭不空,因而時常感到時間的壓力,使人心力交瘁,浪費了寶貴的時間。
③克服拖延的技巧,設定完成日期,制定具體的計畫。
④安排跟進,設立獎勵。
法則十:當日事當日畢
制定每日的工作時間表,每天都將目標、結果日清日新。
法則十一:善用零散時間
①滴水成河,用"分鐘"來計算時間的人,比用"小時"來計算的時間的人,時間多59倍。
②零散的時間可用來從事零碎的工作。例如坐車、等人時,就可以學習、思考、閱讀、更新工作日程、簡短地計畫下一個行動等等。
③沒有利用不了的時間,只有自己不利用的時間。
法則十二:利用節省時間的工具
① 電話、電子郵件、傳真、語音系統、電腦等。
② 使用電話時應開門見山,長話短說;打電話前應先列出講話要點,以免遺漏。
③ 需要向一個以上的人傳遞信息時,應採用電子郵件,以避免重複浪費時間。
④ 提高使用日常電腦軟體的技巧。
法則十三:高效的閱讀法
①有目的地閱讀。
②快速略讀和重點詳讀相結合。
③歸納要點,在書上標記或記筆記。
④切忌逐字閱讀。
⑤簡化辦公室的傳閱資料。
法則十四:高質高效的睡眠
①培養隨時隨地入睡的能力。
②注重睡眠質量,不要只注重時間長短。
③利用白天瞬間睡眠,保持旺盛精力。
④心理訓練,自我暗示與身心放鬆。
法則十五:終生學習
通過學習提高本身的技能是提高效率的捷徑。
①長期自學,定期參加各種研討會。
②多方面蒐集與專業有關的信息,更新自己的知識結構
③養成終生學習的習慣。
時間管理是一種習慣,也是一種心態。舉凡有成就的管理人都有四個共通的特性,即①明確的目標,②積極的態度,③自我激勵,④良好的時間管理。做好時間管理,亦就是做對的事情,把事情做對。中小企業領導人與管理者,要把時間管理好,就是要堅持你的既定目標,永不放棄。

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