機關能力建設:辦文高手、辦會能手、辦事巧手、參謀助手

2019-02-18 20:56:57

能力建設問題是一個很複雜的問題。省局就能力建設問題召開會議進行了專題研究,我在這次會議上,對能力和能力建設的概念,以及如何提升能力建設和能力素質,有一個講話稿。今天,我想結合省局機關幹部具體的能力建設問題,與大家交換一些看法。主要就如何辦會、如何辦文、如何辦事、如何當參謀,這“三辦一謀”談一些體會,具體就是做好“四手”,即:做辦文高手、辦會能手、辦事巧手、參謀助手(以下簡稱“四手”)。

“三辦一謀”四件事,對於機關工作人員來說,每天都在進行著。看似簡單,也很一般,一般人和一般功底要想做到“四手”,也是很困難的。要把這個看似一般而又深奧、簡單而又難做、應強反弱的問題講清楚很難。儘管如此,因為它是從省局機關到系統都非常薄弱的問題,我們必須正確面對,努力去改變,加大這方面的培訓和研究,把我們的弱項變成強項,用九分的力量是不行的,非要用十分不可。下面,我就把大家的做法、別人的經驗和我在工作中的感悟結合起來講這個問題,目的是拋磚引玉,引起共鳴,促動大家在今後的工作中去研究、認識、探索和提高。

一、機關幹部做好“四手”的重要性
做好辦文高手、辦會能手、辦事巧手、參謀助手,它的重要性至少有三個方面:

第一,是機關幹部的基本素養和基本能力。不論哪一級的機關幹部都如此。戰爭年代,我們的領袖人物曾經說過,革命勝利靠“槍桿子”、“筆桿子”。鄧小平同志在建設年代曾經有一句名言,說“寫”的功夫到家了,任務就完成了一半,強調了“筆桿子”的重要性。革命戰爭時期是這樣,經濟建設時期也是這樣。從我們大家平時評價一個人的能力如何來看,暫且不論政治素質,很大程度上也是看這個人的“筆桿子”。我分管人事工作,處長們一有機會就對我講人少不夠用,要求增加能用的人。我告訴大家一個數字,2001年到現在,省局機關淨增了近30人。和原來相比較,垂直管理確使有的處室工作量大增,但大部分的處室工作量增加不大。處長們說“人少”一點不假。但我們缺少的不是“人口”,而是“人力”,更缺少人才。人口、人力、人才三者之間有很大區別,我與處長們有同感。增人只是一項措施,解決根本問題,仍然靠各位處長,各位同志自己提高自己的悟性和能力。所以,我認為在機關要立得住,就要靠“筆桿子”,你必須“筆桿子”強。否則,你不要埋怨領導平時不用你,職務調整時不考慮你,你必須把“筆桿子”硬起來。

第二,是對機關幹部的基本要求。機關幹部必須在做好“四手”上有所建樹,這是基本要求。機關,按部隊的說法叫司令部,是指揮中樞,不管在巨觀上還是微觀上都起著決定性的作用,出謀劃策、檢查督辦抓落實,是運行的指揮和中樞環節,辦文、辦會、辦事、當參謀的問題是基本載體。做好“四手”,就像農民犁耙、插秧,會農事一樣,否則,你就不是農民。你不會“三辦一謀”,就不是合格稱職的機關幹部,尤其是省級機關工作人員更要如此,這是起碼的要求,沒有任何的拔高。事實如此,不是我強加的,大家心中有數,只不過發生了群體性麻木,自覺不自覺地發生了“醉氧”,把問題當成了沒問題。
第三,是做好機關工作的基本保證。機關工作是司令部工作,是一個指揮中樞。整體合力非常重要,不是局長、副局長、處長就可以把工作搞好,要靠我們全體人員的力量。木桶理論告訴我們,木桶盛水的多少,不是長板決定,而是短板決定。所以,一個工作人員的水平高低,一個處室工作質量的高低,單從業務角度講這“四手”是決定性的。有人會問,你說得那么邪乎,我們現在不是也幹得挺好嘛。我認為你那個工作標準值得研究,有的是應付差事,有的是得過且過,有的是以檔案傳達檔案,以會議傳達會議,發個檔案布置布置,開個會議安排安排,打幾個電話過問過問,下去跑幾個點看看,這種工作面貌、工作理念,是新八股似的工作作風。我們現在不動腦子,不去多讀書、讀好書、善讀書的問題很普遍,結果使不少人“失語”,變的不會“說話”了。比如,與消費者溝通,說不下去,話說不到點子上;與被管理者對話,對不下去,缺少說活的藝術,缺乏說服力,三兩句話談崩了;與基層同志交流,話說不進去,基層同志聽你說不入耳,也不入心。這些現象,我們在座的諸位可能都不同程度地存在著,基層同志也會經常遇到。這是個水平問題。水平問題與“四手”有很大的關係。我剛進工商局,對什麼都不熟,下去的時候忐忑不安。過了一段時間熟一點,但一知半解,還是忐忑不安。你下去,不管你是局長、處長、科長、職員,基層的同志都稱我們是省局領導,給你匯報一通,你聽得茫然,然後你還要說兩句呀,你能說兩句嗎?不一定。有的談工作不著邊際,扯閒話誇誇其談,不知道大家有沒有這種感受。市、州局的同志對在座的諸位都有評價,對處長的評價、對處級幹部的評價、對科級幹部的評價都有。我分管人事工作,了解各位,不僅僅通過處長們,“某某不錯,挺有思想的”、“那個同志對我們挺好”、“那個同志挺熱情”,市、州局科長、分管局長都有評價。這就是一種上下互動、互相監督。你的水平如何,基層的同志都有研究,看得很清楚。

二、機關“四手”的基本要求

(一)辦文高手。

辦文不僅僅是按照公文程式辦妥,該裝信封的把它裝好發出去,主要是“寫”。

第一,要做到“六會七寫”,即六個方面要會,七個方面能寫。哪六會呢?會接訪、會接聽、會匯報、會說話、會寫作、會協調。1、會接訪。就是要搞清來訪者何地、何事、何時、何因、何果,你要對問題聽得明白,弄得清楚。2、會接聽。就是要弄清是什麼、為什麼、重點是什麼、有什麼要求。3、會匯報。有的同志敘述一件事時,說了半天,讓對方聽不明白。匯報時,要根據需要或把一本書說成一句話,或把一句話說成一本書,這才是功夫。會匯報在會接訪的5個前提下,還要對你所匯報的工作有判斷和建議,你的判斷和建議要有精彩獨到之處。比如說召開會議匯報科學發展觀,處長們都來匯報,一人十分鐘,同一個問題匯報十分鐘非常難,這就要有獨到的精彩。你總結的要說到點子上,要說到領導關注的興奮點上,這才叫水平,否則和不說沒什麼區別。而且,這個匯報還有第一個匯報、第二個匯報、中間匯報、最後匯報的順序問題,因為時間關係,達到的效果也不一樣。這不是誇誇其談。不要把匯報看得太簡單、很平淡。時間越短的匯報越難,你要抓住領導心理,要把問題說清楚,要把要求講明白,要把故事全講出來,要把要求說到位,還要把會場主持人的需求作出一定的判斷。4、會說話。要言之有理、言之有物、言之有度、言之有據、言之有趣。首先說言之有理,是指有道理、有哲理、有事理,這三者是有區別的,不是很簡單的。言之有物是指說活有操作性、針對性,符合一定的規範性。言之有度,是說一個事情恰到好處,不是極端。言之有據,是指說什麼事情都要有根有據,既要有理論上的根據,又要有客觀上的根據,還要有事實上的根據,不能信口開河。言之有趣,主要指說話的藝術性問題,要幽默、生動、通俗。5、會協調。指要尊重對方,態度和藹,坦誠相見,學會妥協,辦事圓滿,達到雙贏。6、會寫作。指會寫公文,要做到七個會寫。一是會寫指示或通知。一般要明確根據、目的,以及為達到目的應明確的認識、重點、方法和措施。具體回答“做什麼”、“怎么做”、“為什麼要這么做”三問。二是會寫請示。請示要一事一請示,這是最基本的要求,不能把兩個問題混在一起請示。請示的內容要明確要什麼、為什麼。三是會寫工作報告。這個很深奧,要有千手觀音的本事。工作報告的基本要求就是成績要說夠、問題要點透、經驗要找準、任務要講明。寫作形式不拘一格,但也有規律可循,有兩段式的、三段式的、四段式的。三段式是指基本情況、基本經驗、今後意見。有時用概括的方式來寫。如何寫?主要是領導意圖要搞準、全面情況了解清、總體思路研究透、概括的手法套用好。要提煉主題,突出重點,體現特點,畫龍點睛,詳略得當,言簡意賅,這就到了爐火純青的水準。在寫作過程中,要把住重頭戲,文章出彩就在這裡。重頭戲演好,就是要找出規律性,提出新要求,能夠解決傾向性的問題,這就是很好的文章了。四是會寫調研報告。調研報告要寫好很不容易。七分調研三分寫作,重在調研中歸納。要突出新、突出實、突出精、突出深。五是會寫講話稿。在寫作方式上基本是三大部分,即認識、重點和加強領導部分。寫好講話稿的基本要求是:把形勢說透、把任務說明、把問題說清、讓客群能聽得懂。六是會寫工作方案。工作方案一般包括指導思想、方法步驟、基本要求等等。它主要回答三個問題:是什麼方案,為什麼要提出這個方案,怎樣落實這個方案。方案要有標準,即對症、簡便、成本低、負作用小,可稱為好。制訂方案時一定要考慮這個標準,要進行充分論證,一般要有兩個以上方案,充分論證方案的利和弊。七是會寫簡報。簡報是我們用得最多的一種文體,信息性很強,時效性很強。簡報寫作的一般特點要體現結果、過程、特點三突出,這三突出有時不會同時出現。以上“七個會寫”寫好不容易,我只是簡單講一講基本要領,需要我們下真功夫研究。

第二,“六會七寫”的一般要求。一要熟知一般的格式、寫法、原則和技巧;二要熟知辦文的程式;三要防止一些通病:一是結構紊亂,層次不清;二是貪大求全,特點不明;三是老生常談,觀點不新;四是空發議論,內容不實;五是以長為榮,文章不精;六是潤色不夠,語言不美;七是心浮氣躁,推敲不夠;八是粗心馬虎,核對不細。

第三,堅持辦文標準。一要嚴守程式,這是絕對不能馬虎的。二要達到“三能”:能引人看,能看得懂,能說服人。三要達到“四有”:有思想、有事實、有細節、有感情。四要注意克服“三忌”:文章冗長、言之無物、目中無人。
(二)辦事巧手。
我們都處在繁忙的事務性工作中,都會遇到相同的三件事。即:無關緊要的小事、值得注意的一般事、事關全局的大事。怎么對待這些事,我講幾點。

第一,基本標準。會辦事、辦成事、不出事;能把好事辦好、能把難事辦成、能把不放心的事辦得放心、能把應該辦的事辦得井然有序。辦事能基本達到這個要求,非常難,需要我們全神貫注、聚精會神、把握大局,細心地做好每一件事,想好每一步棋,才能把事情做好。

第二,基本要求。“四個字”和“五要五不要”。四個字:一是快。就是要做到急事急辦,特事特辦,有事速辦。二是準。就是理解意圖要準,掌握情況要準,反映問題要準,處事站位要準。你接待說這個事不是我們處理的,需要領導如何如何,一下子把火扇到領導那裡去了。這時的你,是代表領導在處理問題,並不是代表個人,你把自己站立的位子搞錯了。寫文辦事應該關起門來當局長,如果沒有這種站位,文章寫不好,事情處理不好。三是細。就是要大事不糊塗,小事不馬虎,熟事不大意。四是嚴。就是要按法規辦事,按程式辦事,按規則辦事,按職責辦事。“五要五不要”:指處理事務要辦得明明白白,不要稀里糊塗;要雷厲風行,不要拖拖拉拉;要嚴謹細緻,不要粗枝大葉;要有始有終,不要虎頭蛇尾;要嚴格有序,不要雜亂無章。
第三,基本方法。對份內事要有馬上辦的責任意識;對局內的事要有主動辦的大局意識,特別是交叉的事,不要推也不要拖;對突發事要有高效辦的緊迫意識,這個時候決不能掉以輕心。如值班問題,是一個嚴肅的問題,是一件大事,但我們都把它當成一般事情,當成負擔,一出事就是大問題;對重大的事要有跟蹤辦的督辦意識,尤其是各位處長,對這個問題一定要注意;對經辦的事要有精細辦的質量意識,質量意識不僅僅是產品質量問題,還有一個信用問題在裡面,不要有應付差事的思想;對任何事要有依法合理辦的廉潔意識。

第四,基本指要。八個字:一是熱情。對上對下都要和藹,不要盛氣凌人,要使人感到可信可親,這樣才能把事情辦好。二是周到。作為一名省局機關的幹部指導工作,你要綜合套用你的知識、套用法律法規、套用規章、還要有一定的分類管理、分類指導、分類服務的理念,才能做到周到的指導,周到的服務。三是到位。作為省局機關的同志,不僅僅是檢查基層的工作,要做到為基層解疑排難,我們每一位工作人員都應該肩負這種使命。下基層不能解決的可以帶回來,不是自己的事轉交相關處室,是自己的請示處長,這叫“下去一把抓,回來再分家”。如果做到這樣,說明我們省局的工作做到位了。四是真誠。就是要以一種責任感、事業心把事辦到位,不要不給好處不辦事,不要有那種門難進、臉難看、話難聽的問題,也不要論親疏,在其位就要認認真真地謀其政。我們作為一個公僕,要按照公共管理的一般理念,對“上帝”要真誠,否則你的工作就會出現偏差。
(三)辦會能手。
第一,要注意辦會的三個階段。一是會前的準備要充分,考慮要全面。(1)有會議方案和經費預算;(2)制發會議通知;(3)起草會議檔案,包括日程安排、主持詞;(4)做好會務準備;(5)細化工作分工,搞好綜合、保障、材料等。二是會中的服務要周到。比如報到、預備會、會議記錄、會議簡報、返程安排、會議討論要點及會議總結等問題都不能遺漏。三是會後的收尾要及時,不要拖拉。比如會議材料的歸檔,會議精神貫徹等

第二,堅持辦會的四個要求。一是嚴格時限,要有時間觀念。二是精細管理,會議的每個過程要環環相扣,不能顧此失彼,不能拖泥帶水。三是保障重點,兼顧一般。細小的事反映的是作風,反映的是閱歷,反映的是水平。四是先事一步,快賓一拍,做好相關的準備事項。

第三,注意辦會類型的主次。有些會議是全主辦;有些是我們主辦,會議所在地協辦;有些會議為全協辦。辦會要分清主次,把應該辦的事做到位。
(四)參謀助手。
在機關工作,不僅要會辦文、辦事、辦會,還有一個更重要的工作,要能參善謀,當好領導的助手。能參善謀是機關幹部的基本功,你的角色就是當參謀、當助手。一般幹部是處長的參謀,處長是分管局長的參謀,分管局長是局長的助手。要幫助領導想問題,提建議,出點子。做合格的參謀助手,要做到先領導一步思維,提出高領導一籌的見解。領導不是神,我分管的有很多事,是處長給我出點子,我聽他們的。所以,先領導一步的思維,提出高領導一籌的見解,參謀就當到家了。

第一,基本要求。一要胸懷全局想問題。一是把握時代的背景,包括工作背景;二是熟悉全面情況。要熟悉上情、下情、內情、友情和地情,瞭然於胸。三是清楚謀劃的內容。在思考內容的時候,一定要注意它的現實性、前瞻性。四是掌握謀劃的方法。就是要圍繞中心,圍繞主要矛盾,圍繞棘手的問題來謀劃,來想問題。二要準確領會領導意圖。在思考一個問題和某項工作時,要弄清領導的意圖和實質的想法是什麼,他希望達到的目標和效果是什麼,要仔細地去品味、琢磨。三要細心地比較論證。每辦一件事,假如出了問題,承辦處長、具體承辦人要負責,領導要負主要責任。所以,對每個檔案的出台,對每個方案的提出,都要細心論證,出謀獻策的時候也要注意。首先,要進行必要性的論證,論證是不是領導關注的,是不是當前最急需的,有沒有創新,是不是很實用。其次,要進行可行性論證,論證是否違規,是否有後遺症,後遺症有多大,還要進行利弊得失的分析論證。最後,要進行實踐性論證,就是工作執行中要跟蹤檢查到終端,反饋問題要及時,不斷修正政策上的缺陷,減少失誤。

第二,基本方法。一要掌握本職工作的四個基本,每個機關工作人員對從事的工作要掌握基本的法律法規、基本的工作規範、基本的業務知識、基本的執法技能。二要關注四個環節的知識,掌握基本的知識、精通專業的知識、了解相關的知識、跟蹤前沿的知識。三要重視三思而後行,每一項工作實施之前,要思前、思中、思後;要抽象思維、形象思維、辨證思維;要敢思、善思、反思。
三、做到“四手”應把握的關鍵點
要做好“三辦一謀”確實不容易,但也不是高不可攀。只要我們細心、精心、用心地礪煉,是不難的。大家要充滿信心、充滿責任、充滿激情。

(一)要在三個方面下功夫。第一,要在形成理念上下功夫,要站在高端、世界眼光、系統思維、突出重點、務實求真。第二,要在練就慧眼上下功夫,要善於發現問題,對經常性的問題不麻木,對一般性問題不馬虎,對細微的問題不忽略。第三,要練就機關看家的本領,就是要能寫會辦善謀。

(二)要掌握基本的工作方法。進化論大師達爾文說,世界上最有價值的知識就是關於方法的知識。也就是說掌握了一些工具或者工具的方法比掌握一門知識更重要。聯繫我們的工作,以下方法要引起關注。一是精細化管理方法;二是崗位目標管理方法;三是流程再造管理方法;四是分類管理方法;五是績效管理方法;六是項目性管理方法;七是複雜思維方法;八是概括的方法,常規的模式有:形式邏輯方法,即:前提、推論、結論。辨證思維方法,即:分析矛盾、解決矛盾。還有時間順序的方法,即:過去、現在、未來。九是決策的方法,即:從議到決到行到果,也就是議而能決、決而能行、行而能果。

(三)要善於學習。第一,弄清學習目的。一是修身齊家。二是找“三點”,即:找點方向、找點規律、找點借鑑。三是實現“三多”,即:多角度地發現問題、多思路地分析問題、多方案地解決問題。第二,講究學習方法。一是向書本學習,向民眾學習,向實踐學習。二是學習要善於思考,在思考中學習,做好學與思的結合,學而不思則罔,思而不學則殆。通過這些達到明辨是非,解疑釋惑。三是學習要固化、消化、最佳化。先是拿來,然後消化拿來的部分,又消化結合的部分,在此基礎上達到最佳化的境界,這個時候才會有創新,才能出現新的結果。文/張光燦
相關文章
精选文章