把握這15個高效法則,告別無效忙碌

2019-03-29 21:45:54

內容來源:本文為中國友誼出版社書籍《高效15法則》讀書筆記。筆記俠精心梳理書籍內容,感謝出版社為我們呈現精彩高效法則。

《高效15法則》作者簡介:【美】凱文·克魯斯(Kevin Kruse),美國海軍陸戰隊、《財富》500強執行官顧問,《福布斯》、《紐約時報》暢銷作家,連續創業者。

今日筆記達人| Julius 責編|kay

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高效工作、愉悅生活的15個秘訣 來自筆記俠 00:00 05:02

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讀書筆記·《高效15法則》

本文新鮮度:★★ 口感:提神糖

筆記君為您節省時間,請直接讀文——

你是否或多或少地有過這樣的經歷——

上述情境真實反映了目前大多數企業管理者的現狀:每天都很忙,沒法按時完成工作,各種會議、電話和郵件如雪片般紛至沓來,令人應接不暇;除此之外,也發生在各類知識工作者的日常中。

於是——吃飯沒有規律,白天靠喝咖啡提神,工作和生活就像拌麵一樣攪在了一起。

比爾·蓋茨說:“領導者如果整天都很忙,就證明一件事,能力不足。

美國前總統布希工作之餘每年閱讀近100本書;facebook營運長謝麗爾·桑德伯格每天準時回家吃晚飯;英特爾前掌門人安迪·格羅夫每天早上8點工作,6點準時下班……

為什麼頂級精英們看上去都那么從容不迫,而你卻總覺得沒時間?問題究竟出在哪裡?

美國暢銷書作家凱文·克魯斯研究了幾千名各行各業的專家,並採訪了數百位成功人士:億萬富翁、奧林匹克冠軍、名校尖子生、500強公司企業家等等,總結出了他們的15條時間管理法則和高效工作習慣——《高效15法則》。

如果你經常感到疲憊,總有應付不完的訊息和郵件,無暇兼顧工作與生活,那你一定要讀這本書。

下面我將分成三個步驟為你解讀這本登上《紐約時報》、《福布斯》暢銷書榜,詳述谷歌、蘋果、臉書等世界500強企業都在用的深度工作法的書籍,到底為我們揭示了怎樣的奧秘。

一、改變時間觀念

對於時間管理,很多人存在一個誤區,他們以為想要提升自己的時間管理能力就會需要一個清單,清單上寫著可以提高生產效率、增加工作時間的貼士、工具和系統。

但事實上,要想提升效率、管理時間,最重要的不是某個技巧,而是需要轉變心態。

那么,下面介紹的 6 個原則是必須牢記的。

原則1:時間才是你最寶貴的財產

看到這個標題可能會想:“我當然知道時間很重要,時間就是金錢,不然我也不會現在看這篇文章!”

但是你真的有在好好把握你的時間嗎

想一想你把多少精力放在了金錢上。努力工作是為了賺錢,時刻關注著自己的存款,尋找最好的方式來投資,學習更多關於賺更多錢的方法,擔心有人會偷你的錢……

所以,你永遠不會讓你的錢包敞開著,你也永遠不會把你的銀行卡和密碼給陌生人。

但是時間呢?雖然我們都知道時間很寶貴,但是我們並沒有真正把它看成和金錢一樣,因為在日常生活中,我們常常讓別人“偷走”時間。

比如我們在路上遇到推銷的人,攔住我們說我能耽誤您一分鐘嗎?這個時候或許你會選擇拒絕,但如果把這個人換成同事呢?

雖然說是一分鐘,但實際上他可能一講就是半小時。如果這件事對你意義並不大,那么你這半小時就被“偷”走了。

如何解決?作者給出的辦法是使用“數字1440的力量”。

每天只有1440分鐘,作者嘗試在一張紙上打了一個大大的1440,把它貼在辦公室的門上。每當作者走進辦公室看到它,就能提醒自己不能浪費。

我鼓勵你自己也這樣試一試。就在一張紙上畫一個大大的“1440”,然後把它貼在辦公室的門上、電視機下面、電腦螢幕旁邊——無論在哪裡,只要它能很好地提醒你時間是有限的,你每天擁有的時間是非常寶貴的就可以。

時間是很獨特的東西,因為它是真正平等的。

有些人生來富裕,有些人卻生來貧窮;有些人從高等學府畢業,而有些人卻中學輟學;有些人天生就有良好的運動基因,而有些人卻身體狀況不好。但是我們每天擁有的時間是一樣多的,時間是最低的共同標準。

原則2:要事優先

要事優先,乍看起來很好理解,即重要的事情先做,問題在於,什麼樣的事情才算重要?

重要性與目標有關,凡有價值、有利於實現個人目標的就是要事。

所以,你需要做的就是找到你的“第一目標”。如果你不是忙著追尋自己的目標,那么你就是在為別人的目標而奔走。

無論你關注的領域是什麼,傳統上來說,目標應該是確切可量化的:

你制定的目標應該是“到年末省下5000元”,而不是“省錢”;你制定的目標應該是確切的“十周減十公斤”,而不是“減肥”這樣泛泛的目標。

那么明確目標後,如何才能高效實現?作者給出的建議是——利用早晨最高效的兩小時。(後文將詳述如何利用這兩小時)

在你確定了自己的緊要事情是什麼之後,你需要將它放在自己的計畫之內,並且儘早將其提上日程。

杜克大學心理學和行為經濟學教授丹·艾瑞里建議,絕大多數人都是在完全醒來後的兩個小時內效率最高,行動意識也最強烈。

有關時間管理方面最悲哀的錯誤是——人們傾向於在醒來後效率最高的兩小時內做一些對認知能力要求不高的事情(比如刷微信、看新聞)。如果我們可以把握這些珍貴的時間,那么絕大多數人都會在追求真正想要的東西方面變得更加成功。

原則3:事情是永遠做不完的

正如我們文章開頭提到的,美國前總統布希工作之餘每年閱讀近100本書;facebook營運長謝麗爾·桑德伯格每天準時回家吃晚飯;英特爾前掌門人安迪·格羅夫每天早上8點工作,6點準時下班。

看到這些你是否覺得很驚訝?這些頂級精英們到底哪來的那么多時間?他們是如何做到的?答案很簡單,那就是接受“事情是永遠做不完的”這一現實。

安迪·格羅夫在他《給經理人的第一課》一書中透露了這一終極秘訣:

“當我覺得累了或者是準備好回家時,我一天的工作就結束了,而不是我完成我的任務時這一天才結束。我從來都做不完我的事。”

你總是會有更多的事情要做,也總是有更多的事情可以做,所以你需要掌握放棄一些事情的方法。一旦你掌握了這種方法,你會發現找到屬於自己的時間更加容易了。

極其成功的人士不會為了完成清單上條目而無止境地消耗自己的時間。相反,他們會考慮緊急重要的事情,為每件事安排好時間,夠了就停下,不會永無止境。

原則4:二八定律

二八定律又名“帕累托法則”,是義大利著名哲學家和經濟學家帕累托發現的一條神奇規律:80%的社會財富被20%的人所擁有,而其餘80%的人只占20%的財富。

然而除了財富之外,“二八定律”同樣適用於生活中許許多多的現象。

比如企業銷售利潤的80%來源於占銷售總量20%的熱門產品;市場上20%的強勢品牌占據了80%的市場份額;20%的人身上集中了人類80%的智慧等等。

而在時間管理領域,它告訴我們:80%的成功源自僅僅20%的行動。因此我們必須掌握這一重要的底層思維模型,這就需要我們做到:

1.尋找捷徑;

2.把最重要的事情做到極致,其他的差不多就可以了,或者直接就不做;

3.發展自己的技能,使自己在幾個目標領域出類拔萃,不要試圖掌握一切;

4.通過確定對自己來說最重要的那20%的目標和工作來減少工作量,減輕壓力,提升幸福感

所以作者所說:我知道自己不是萬能的,因此利用80/20法則,我只做那些十分重要的事。

原則5:思考“三個問題”

美國著名作家、百萬富翁演講家托尼·羅賓斯講述了一個他創業初期發生的故事:

“曾經有一次,我必須趕上飛機,見一位重要的客戶,那時我在事業上還非常青澀。

那一次,我飛奔去乾洗店取那套我僅有的西裝——如果在乾洗店關門之前拿不到衣服,我就上不了飛機。我瘋了一樣跑到機場,滿頭大汗,狼狽至極,還想衝進機艙門。這件事使我意識到,這裡存在問題。

我感到自己太愚蠢了,本可以做一些更有意義的事情,那個時候我大概十七八歲,但仍然下了決定:我要雇個人,一天兩小時,之後一天四小時,以此開始。

我的觀點是:別人比我做得好的事,我是不會做的,即使給我充分的時間我也不會去做,我會利用這時間高效地去做我擅長的事情。

由此可見,你並不需要什麼事情都自己做,把任務按照放棄、分派或重新設計的方式能大大節省你的時間,提高效率。

那么如何做到?要學以致用,首先把上一周的工作任務和參加的會議列出一個表,然後按照下面幾個步驟進行:

1.問自己:“這個任務對我或對公司來說有多重要?如果我完全不做會怎樣?”

2.問自己:“我是做這項工作的唯一人選嗎?公司內外哪些人可以完成這項工作?”

3.問自己:“這個結果怎樣才能更快實現?如果我只有一半時間,這項工作怎么完成呢?”

這三個問題可以幫助你判斷哪些工作價值低,是應該放棄、分派、重新設計的,你要做的是把時間花在能夠充分利用你的專長、充分發揮熱情的事情上。

原則6:學會說“不”

關於這個原則,巴菲特說過這樣一句話:“一般成功的人士和非常成功的人士之間的區別就在於,非常成功的人士幾乎對所有事情都會說‘不’。”

同樣,如果有一句能把時間空出來的咒語,也是賈伯斯說過的一句話——“關鍵就是說不”。

為什麼說“不”如此重要?事實上我們前面已經說過了——要事優先,你需要拒絕所有不支持你實現近期目標的事情。

而一天只有1440分鐘,做任何事情都會有代價,每一個“Yes”意味著要對另一件事說“No”。

研究表明,經常對占用他們時間的要求說“不”的人,幸福感更高,更有活力。

但我們又會發現,自己好像很難拒絕別人,為什麼?主要是因為我們從小就被教育要幫助有需要的人,在社會生活中也是如此,我們都重視幫助別人。

但是自然而然地一直答應別人的要求,很快就會把我們自己重視的事情擋到門外,這其中也包括能使我們走向成功的首要任務。

因此我們要允許自己拒絕,不要內疚,不要在意拒絕別人時他們會怎么想。

二、快速提升效率的 6 大技巧

技巧1:用日程表取代任務清單

任務清單應該是大多數人最常用的時間管理方法了,在我們看來它可以幫助自己梳理一天的工作內容,做到心中有數,提高工作效率。但事實真是這樣嗎?在本書中,作者告訴我們:不要再做任務清單了!

為什麼這么說?原因在於任務清單存在著 3 個問題:

1.它不能將任務進行區分,無論是需要幾個小時的還是只需要花幾分鐘的;

2.任務清單很容易會讓你去做“緊急”的事而不是重要的事;

3.任務清單會造成很多不必要的壓力。我們帶著列滿待辦事項的清單是為了提醒自己,但這種不斷的提醒會告訴我們還有很多事情需要去處理,這無疑會使我們感到喘不過氣來。

頂級成功人士沒有任務清單,但他們會有一個井井有條的日曆。如果你真想完成一件事,你會為它安排出時間來。而研究表明,將你的任務安排在日曆表上這一簡單的行為會解放你的大腦、減輕壓力,同時增強認知表現。

那么,如果你要用日程表來替代任務清單,應該怎么做呢?

1.安排一大塊的時間處理對你來說重要的事,這就是所謂的“封閉時間”或“封盒時間”;

2.重要的事情應該儘量安排在一天的早些時候;

3.不要廢除你的目標,如果有必要的話,對它們進行重新安排;

4.像對待你和醫生的約定一樣對待你的“封閉時間表”,最好的習慣是自動拒絕那些不在規劃內的請求。

技巧2:隨時隨地記筆記

在本書中,這個技巧被稱為“維珍效率法”,因為身家48億美元的維珍集團創始人理察·布蘭森是這一方法的忠實踐行者。在被問及對他來說什麼是最重要的物品時,他回答說:

“聽起來也許很可笑,但我總會在背包里放一本小小的筆記本。我旅行時,首先想到帶在身邊的是這本筆記本,沒有這一頁頁紙,我絕不可能將維珍集團擴建到如今的規模。”

無獨有偶,億萬富翁、希臘船舶巨頭亞里士多德·奧納西斯在他的“價值百萬的一課”中也提到:

“隨身帶一本筆記本,把突然閃現的想法、對新見的一些人的了解以及有趣的事情都寫下來。如果你不寫下來,那么你就會忘記。這是你在商學院裡學不到的、價值百萬的一課。”

那么如何做筆記?這裡要特別提示的一點是:用手記筆記,而不是用筆記本電腦。使用紙質的筆記本比使用筆記本電腦、平板或智慧型手機記錄更好。

心理學研究表明,使用筆記本做記錄比使用電腦的人在實驗中的測試分數更高,因為手記筆記需要聽力、認知過程和回憶等一系列過程的共同參與。

而用筆記本電腦記筆記的人傾向於機械化地將聽到的詞記下來,沒有經過自己的處理。

技巧3:如何節省開會時間

作為一名管理者,會議很大程度上占據了你許多的工作時間。根據Clarizan公司在2015年做的一項調查顯示,35%受調查的人表示他們參加的會議是浪費時間。

那么怎樣才可以最大程度上縮減會議時間?我們來看下谷歌、蘋果、維珍都是怎么做的。

1.進行倒計時

谷歌風投合伙人傑克・納普提倡在會議期間使用一個機械鐘進行倒計時。瑪麗莎・梅耶爾在谷歌任職期間的開會時,也會在牆上投影出一個巨大的倒計時器。

2.站著開會

心理學研究表明:坐著開的會議和站著開的會議相比,時間長34%,但並沒有做出更好的決策。

維珍集團創始人理察·布蘭森提到:“我最喜歡的一個方法就是讓大部分會議都站著開。如果有機會,我喜歡更進一步,也就是散著步開會。”

3.實行每日碰頭小會

領導層的前進速度決定了企業的發展速度,每日的碰頭小會就是你和團隊成員快速碰頭的會議,每天同一時間,不超過15分鐘。每日的碰頭小會一旦確立,會減少許多時間較長的一次性會議和電話、郵件等。

技巧4:設定主題日

推特聯合創始人傑克·多西,同時也是square公司執行長,曾經每天需要工作16個小時,這對於常人來說絕對是難以想像的,那么他又是如何提高自己工作效率的呢?答案就是設定主題日。

周一,專注於管理和運營;

周二,主要關注產品;

周三,關注市場行銷、溝通交流和發展;

周四,關注開發商和合作夥伴;

周五,關注企業的公司文化及人員招聘;

周六,休息,去遠足;

周日,自我反省,處理反饋,制定策略,為新一周的工作做準備。

每天都有主題讓我們更容易安排計畫,集中注意力跟進當天主題工作進程。當你遇到被其他事情打斷的情況,你就可以快速處理這些干擾,把注意力重新切換回原來的主題上。

而在如何確定每日主題方面,著名企業家培訓師丹·沙利文建議我們每周確定三種不同類型的主題:

1.專注日:關注最重要的活動,特別是創收活動,盡力做到最好;

2.緩衝日:協調和溝通,及時回覆郵件、電話、舉行內部活動,分配任務,完成培訓和教育活動;

3.自由日:不安排工作,留出時間度假、放鬆或做慈善,這是恢復精力的一段時間。

所以,你現在需要做的是把一周中的每一天都確定循環主題,並把工作安排進去。

技巧5:改變清晨,改變人生

剛剛提到過,善用早晨,事半功倍。

著名國學大師南懷瑾先生曾經說過:“能控制早晨的人,方可控制人生。一個人如果連早起都做不到,你還指望他這一天能做些什麼呢?”

蘋果CEO蒂姆-庫克每天早上4:30就開始傳送郵件,然後會去健身房鍛鍊一段時間再正式開始工作;

星巴克執行長霍華德·舒爾茨新的一天是以鍛鍊開始的,通常是和妻子一起騎腳踏車,並在上午六點前到達辦公室;

富士康創始人郭台銘早上四五點起床,起來後游泳或跑步,七點到辦公室開始工作;

李嘉誠早上 5點59分起床,隨後讀新聞,打一個半小時高爾夫,然後,去辦公室開始工作。

取得輝煌成就的人士都會把早晨的時間安排得高效且充滿活力,並且堅持下去。

雖然成功人士在早晨的習慣不會一模一樣,但神奇的是你可以很容易地發現具體做法中的共性:大部分人都習慣在早上6點甚至更早的時間起床;通過飲用大量的水來補充身體水分;此外還有運動、冥想、記日誌或者晨讀。

知名演講家、作家哈爾·埃爾羅德通過自己的研究和經驗,發明出了一套叫“人生S.A.V.E.R.S”的系統。

S 代表沉默Silence(平和、感恩、冥想、祈禱)

A 代表肯定Affirmation(目標、優先事項)

V 代表形象化Visualization(把目標或理想傷害清楚呈現在心裡)

E 代表運動Exercise;

R 代表閱讀Reading(自我提升)

S 代表書寫Scribing(日誌)

埃爾羅德充分說明了無論你已經取得多么大的成功,善用早起的第一分鐘都能讓你更上一層樓。

技巧6:精力管理

如果我告訴你時間管理的終極秘訣跟時間一點關係都沒有,你會做何感想?然而事實上這就是真相,時間管理的本質是精力管理。

精力和注意力決定生產率,而不是時間。

你無法“控制”時間,無論你做什麼,明天和今天一樣都只有24個小時。我們所謂的“時間管理”實際上指的是在更少的時間內辦更多的事,而實現這一點真正的秘訣是將你的精力最大化。

你有沒有過讀書永遠讀那一段,無法往下讀的經歷?有沒有在做重要研究時思緒游離到別處的經歷?有沒有過在頭腦風暴時想不出任何好點子?

如果你大部分回答是“有”,那么你就可以親身體會到我們身體的精神和能量不是持續不變的,精力可以直接影響到我們的生活。

那么如何獲得更多的精力?答案非常簡單:注意休息、保持健康。

Draugiem集團通過軟體跟蹤捕捉員工工作時間和工作量發現,相比其他員工,工作量排名前十的員工並沒有延長工作時間,相反,他們休息得更多。高工作產出的員工平均每52分鐘就休息17分鐘。

研究表明,高效能人士在同樣時間取得10倍生產率的最重要秘訣主要包括:

1.保證充足的睡眠;

2.食用可補充精力的食品並堅持鍛鍊;

3.堅持在早晨舉行一個儀式——如冥想、記日誌、補水、練瑜伽——來為一天的精力以及清晰敏捷的思維打下基礎;

4.把工作與休息穿插進行,以保持最佳狀態。

、E-3C時間管理系統

本書為我們介紹了15條提高生產率的秘訣,除了前面我已經介紹的12條之外,還包括如何告別拖延症、怎樣使用“321-0”法來掌控你的信箱以及“凡事只做一次”心態等等。

當然,沒有一個系統可以適用於所有人,你不必為了提高生產率而把15個秘訣全部融合進來,最重要的是我們在了解成功人士的習慣後要結合自身情況,讓他們的習慣通過合適的方式幫助到自己。

為了能夠幫助大家立即行動起來,作者將所有的研究簡化成一套簡單的系統,即E-3C時間管理系統。

其中E代表Energy(精力),三個C分別代表了Capture(捕捉)、Calender(日曆)和Concentrate(專注)。

這部分內容是作者對全書進行的升華總結,因為相關內容在前文都已經介紹過了,這裡就不再贅述,如果你感興趣的話推薦移步原著閱讀,非常實用。

最後,引用本書的一句話作為結尾:

要有思想。要有目標地活著。記住,一天只有1440分鐘。

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