辦公室工作感悟

2019-02-20 16:26:54

辦公室工作感悟

在椒江工作快兩個月了,角色的變化帶來角度的變化,職位的變化帶來收入的變化,領導要求的變化帶來思想觀念的變化,工作性質的變化帶來行為方式的變化。短短的兩個月,一閃而過;短短的兩個月,歷練很多。人,總是在不同的舞台上華美出場,絢麗上演。歸納總結兩個月工作中的些許感悟,發現這個新角色竟有如此多的挑戰和價值。

1、辦公室主任的最高境界是“八面玲瓏”。用行話說就是“承上啟下、聯繫左右、協調內外、溝通四方”。新人剛入道,與同業的幾位前輩聚會,他們對我的教導都離不開“八面玲瓏”這四個字。領悟好這四個字,就可以穩妥地坐在這個位子上,否則,成了眾矢之的就好景不長。

2、辦公室主任要明確自身定位。不管面臨多少服務對象,但真正的服務對象只有一個,那就是你的大領導。所以,大領導交辦的事就是聖旨。無論事情大與小,必須在第一時間完成,既要表現出執行力,又要表現出高質量和高效率。大領導交辦的事情不要等到他來催,這樣你就很被動,更不要等到他催你第二次和第三次,那樣領導就會認為你的能力有限,不勝任這份工作。如果好幾件事情都是這樣,辦公室主任的位子就岌岌可危了。

3、辦公室主任要具備在多任務狀態下忙而不亂、遊刃有餘的能力。辦公室主任幾乎每天同時面臨諸多任務,上級安排的、地方黨政部門安排的、監管部門安排的、公安、消防等相關部門安排的、本單位各位領導安排的、本單位各部門需要辦公室配合的工作等等,在頭緒繁雜的諸多工作像潮水般襲來的時候,要做到不斷提高工作效率,合理利用時間,搞好統籌協調,把握好重點和主次,絕不能顧此失彼,更不能遺漏工作。

4、辦公室主任一定要養成良好的工作習慣。一是每件事情無論大小都列出備忘清單,做完的打個勾,備忘清單隨時可以起到提醒作用。二是任何時候到領導辦公室都要帶上筆記本。因為一踏進領導辦公室就不知道他突然又想起什麼事情要安排你,而且很可能安排好多件事情,你總不會有那么好的記憶力一件不差地記在腦子裡,你也總不能再出去取筆記本。還有一個秘密是,即使你能夠記得住領導說了些什麼,也要裝腔作勢地在筆記本上寫寫畫畫,我多年的辦公室工作經驗證明,幾乎百分之百的領導喜歡勤於做筆記的員工,他說什麼你記什麼,至少讓領導覺得你很尊重他。三是外出時隨身帶紙和筆。領導外出,說不定什麼時候就打你電話安排工作,而且很可能是在吃飯的時候,你就不像是在辦公室里那么方便地記錄,此時隨身攜帶的紙和筆就能幫上大忙。記筆記其實也是一種嚴謹的工作態度,不做筆記,對領導安排的事情只是知其大意,但做筆記,認真推敲領導的語言,其實是很有講究的,只是一般人不會這么深入。

5、辦公室主任要善於溝通、善於匯報。尤其是要高度重視與領導的信息溝通和反饋,把握好向領導匯報工作的時機、時間、節奏和頻率。大小決策不要自作主張,再小的事,也要徵得領導的同意和認可,因為再小的事也可能由於自己思維的局限而出疏漏,雖不能事事匯報,但也要勤於匯報。你不匯報,領導就不知道你在做什麼,即使知道你做什麼,也不知道你做到什麼樣的程度和怎么樣的深度。而且,領導的主要信息來源應該是來自辦公室主任,辦公室主任在信息傳導上的不到位,也就是工作上的失職。我過去做下屬的時候,以為該自己做的事自己做好就行了,沒必要整天向領導匯報,現在角色變換後明白了,其實領導很喜歡下屬向自己匯報工作。經常向領導匯報工作的好處:一是領導認為你尊重他;二是領導都有虛榮心;三是領導在工作中確實需要掌握和了解下屬開展的具體工作。當然匯報工作必須事先準備充分,要言簡意賅,條理清楚,不耽誤領導的時間,更不能雲裡霧裡說了半天領導不知道你在說什麼。匯報既有書面匯報,也有口頭匯報,要有效地利用這兩種不同的匯報形式來為自己的工作爭取主動。

6、辦公室主任既要服務領導,更要服從領導。當自己的想法和領導的想法不一致時,一定要按照領導的意圖來辦理和執行,並虛心恭敬地聽取領導的教導,千萬不要為了在領導面前顯示自己的能力和水平而去發表一些與領導想法相左的觀點,儘管當時領導不會對你怎么樣,但是心裡已經埋下了今後報復你的種子,某一天這個種子一定會發芽。不聽領導的話,不服從領導的安排,不能很好地理解領導的意圖,讓領導在你面前顯得尷尬,領導就會讓你今後的人生過得尷尬。我過去在這方面有過非常深刻的教訓,領導想報復你,那是隨時隨地、無處不可的。因此,和誰過不去,也不要和領導過不去;看什麼不順眼,也不要看錢不順眼。領導是能夠決定你前途、地位、收入、待遇等一切最現實境況的有權人。領導寧願看到一個平庸的順從者,也不願意看到一個高傲的對立者。

7、辦公室主任是個能屈能伸的角色。該硬的時候要無比堅硬,該軟的時候要柔和似水,讓別人摸不透你的心思和想法。但是有一點,不管對誰,必須要有一個好態度,對領導有好態度,領導就不會刁難你;對同事有好態度,同事就會尊重你;對外單位的人有好態度,他就對你這個單位有好印象。處事是一門最複雜的學問,能屈能伸、剛柔並濟需要多少的修煉才能達到此般境界。

8、辦公室主任要有充沛的體力和旺盛的精力。我原先單位的辦公室主任,也是我的直接領導,他經常中午不吃飯,不午休,我覺得不可思議,現在,當我每天忙得連軸轉,經常顧不上吃午飯的時候,我就明白,原來不吃飯、不午休、不喝水、不品咖啡,照樣可以精力充沛地完成下午的工作。

9、辦公室主任要多操心,操閒心。辦公室的工作性質和其他部門完全不同,其他部門只要做好各自的專業工作就可以了,但辦公室主任,里里外外、大大小小的事情都得去操心。領導考慮不到的你要考慮到,以便及時提醒領導該開展某項工作了。不屬於任何部門去操心的事,那一定是要辦公室來操心的。一個結論是:別人不做的事,辦公室都得去做,別人沒想到的事,辦公室主任首先要想到。

10、辦公室主任要多才多藝、學識廣博,但要把握好表現時機。辦公室主任經常陪領導出差、陪客人吃飯。在酒席上或是車廂里,不能太沉默,也不能話太多。領導談起的話題,辦公室主任要無所不知,既能表現出你的知識面,又不能搶領導的風頭。一個原則是:保持低調,不張揚;適時表現,不過火。你真有能力,別人會看得到,別人說你好比自誇和自薦的效果要更好。

11、辦公室主任要善於察言觀色。領導還沒說,你就知道領導想要說什麼;領導還沒做,你就知道領導要做什麼。辦公室主任要當好傳聲筒,領導不便說的話,讓你來說一下;領導不便做的事,你去做一下。辦公室主任還要有高度的保密意識,別人能說的話,辦公室主任不能說;該說的話,一定要說;不該說的話,堅決不說;該做的事,要做到位;不該做的事,堅決不做;不該看的不看,看見了假裝沒看見;該知道的要知道,不該知道的要假裝不知道。有時候不要非讓領導說得那么直白,領導是有身份的,他是要面子的,辦公室主任要能很好地領會領導的意圖,然後去及時辦理。

12、辦公室主任在某些時候其實很好當。領導身邊需要有一個傾聽者,有些話,領導不能對別人說,辦公室主任就充當了這個最佳傾聽者的角色,雖然伴君如伴虎,但只要虔誠地聆聽,恭敬地記錄,滿足了領導想發表自己觀點的欲望就行了。領導有時候在不同的場合重複同樣的話,那你就不厭其煩地聽,尤其是在領導心情好的時候,就讓他海闊天空地高談闊論去吧,你只要做一個輕鬆愜意的傾聽者就足夠了。

13、辦公室主任要有高度的政治敏感性,善於化解矛盾。如果一個單位里江湖氣太重,拉幫結派,門戶林立,四分五裂,各自為政,那辦公室主任就是大領導的心腹,雖然這個角色有點尷尬,容易成為其他領導對大領導發怨氣的擋箭牌和替罪羊,但和大領導保持一心,總是一個不錯的選擇。如果一個單位領導班子還算團結,那辦公室主任這個位子相對來說也就好坐得多。很多時候,辦公室主任是潤滑油,要善於化解與調和來自不同方位和不同層次的矛盾,水平高不高,就看你化解矛盾的能力強不強。

14、辦公室最難的事還是給領導寫材料。其他事情與寫材料相比難度係數明顯降低,因為寫材料需要具備專業能力、分析能力、邏輯能力、判斷能力、統籌能力、綜合能力、語言駕馭能力、政策領悟能力、領導意圖的把握能力等多方面的素質。而其他諸如後勤、採購、基建、裝修、企劃、廣告、招聘、培訓、保衛等辦公室工作大多是操作性事務,不需要費太多的腦細胞去冥思苦想,也不需要花太多的時間在靜悄悄的夜裡孤燈清影、挑燈奮戰。就算是基建、裝修、企劃、廣告等工作的專業性很強,但又不用你去畫圖紙,不用你去搞設計,無非是單位花錢,你去聯繫一下廣告公司或是設計公司,花錢的事情很多人願意去乾,寫材料的事情很少有人主動去乾。過去給領導寫材料,經歷了多年文字組合的繁雜和折騰,現在訂酒店、買東西、招兵買馬、請客吃飯這些事,與給領導寫材料的痛苦相比那簡直是倍感輕鬆。事情有難易,崗位分價值,什麼樣的事情需要好多年的磨練後才能拿得出手,什麼樣的崗位其價值貢獻度就更大,什麼樣的事情一教就會,那這樣的崗位就缺乏核心競爭力,一旦有合適的人選,你就會被無情地淘汰。

15、辦公室主任看似不需要專業性,但這個崗位所要求的專業性其實更抽象,更有難度。這裡說的專業性分兩個層次:一是辦公室本部門的專業性。辦公室雖然是個綜合性部門,事情煩雜,看似沒有專業性,但實際上有它非常獨特的專業性。公文文種的選擇、信息流轉的程式、文字材料的套路、檔案管理的標準、後勤保障的高效、綜合協調的分寸等等,都體現很強的專業性,就算是請客,也要搞清楚請什麼人該喝什麼酒,喝得太貴,超支了,喝得便宜,客人不滿意了。飯後買單時機的把握也很重要,買得早了,說不定還要上酒,等大家起身離席時才買單就晚了,這樣領導就會等,顯得尷尬。二是其他各部門的專業性。雖說不要求辦公室主任太懂其他部門的專業,但也不能不懂。太懂了,讓別人沒面子,太不懂,讓自己沒面子。所以,有時候,即使是懂,也要裝一下不懂,即使不懂,也要裝一下懂。運用之妙,存乎一心。

16、辦公室主任要做到點滴不漏,尤其是不能出事。因為任何一件小事的疏漏都會產生嚴重的後果,而這件小事所產生的不良後果足以抵消掉你以前千辛萬苦付出的所有努力。在辦公室工作久了,這方面都會有太多的教訓,大事小事確保不能出事,一旦出事,小事就變成了大事。接下來就是批評、問責、通報、處分等一系列的後續麻煩。

17、辦公室主任要注重細節,比別人多個心眼。比如在接待方面,一要弄清對方的職務。對方的職務決定我方的重視程度。什麼樣的客人需要大領導下去迎接,什麼樣的客人需要其他領導迎接,什麼樣的客人辦公室主任下去迎接就行了,什麼樣的客人不需要迎接,都有講究。不需要迎接的迎接了,那顯得我單位層次不高,需要迎接的沒迎接,那麻煩就大了。二要隨時聯繫對方的到達時間。對方的準確到達時間決定我方領導的下樓時間。下去得太早,自己領導等得煩,下去得太晚,對方客人已經到達,他就認為你怠慢了他。三是歡迎牌、台簽、會標、名片、匯報材料、香菸、水果、訂房間、訂酒店等諸多細小的準備工作都要考慮周全,包括客人在會議室就坐後我方工作人員什麼時候倒茶、以什麼樣的姿勢去倒、水倒杯子的幾分之幾等基本禮儀,都體現一個單位的整體形象,任何一個環節的不順暢都是接待的不成功。我現在單位的領導就非常關注細節,對我走路的姿勢、領帶的打法都有要求,他認為這些細節都代表我們單位的形象,尤其是我這個崗位。很多時候真是這樣:對一項事業來說,細節決定成敗;對一個人來說,細節決定命運。我在人員招聘時,看到有人寄來的簡歷,是墨粉不足的複印機印出來的字跡模糊的複印件,這樣的簡歷我看都不看直接淘汰,你在製作自己的求職簡歷時連找一家印刷效果好的複印店的耐心和誠意都沒有,你又如何能把今後的工作做深做細呢?

18、辦公室主任做人要誠實,處事要誠信。我這裡說的誠實和誠信是指與你頂頭上司也就是單位大領導的交往原則。在諸多工作和無數個環節中,難免有疏漏和差錯,甚至會出問題。萬一出了問題,不要掩蓋,更不要欺騙領導,也不要找很多的藉口,對領導而言,有了問題就是你的責任,再找花言巧語的藉口也沒什麼實際意義。領導在官場混了那么多年,你能哄得了他嗎?你現在的這點能力和層次,他都經歷過。就算是哄過了初一,也哄不過十五,與其徒勞無益地找藉口,找理由,不如乾脆實事求是,承認錯誤,以你的誠信來贏得他對你的信任。這樣做的另一個好處,也恰好成就你職場上敢於擔當的良好品行。這樣的人,一般不會吃虧,往往是自作聰明和耍小聰明的人聰明反被聰明誤。

19、辦公室主任要有涵養、有能夠承受委屈和責罵的抗壓能力。領導發火,你就是炮灰,因為有時候領導不是什麼人也能夠罵的,但辦公室主任是一定能夠罵的。這就是角色的差異。辦公室的工作,十件事情做好九件也沒有功勞,那是應該的,但有一件做不好就要挨罵。所以辦公室主任要有能夠承受領導批評的心態和胸懷,在委屈中一過了之,千萬不能和領導計較,更不能頂撞,那樣的結果只能是對自己極其不利。事實上,領導如果對你發火了,或是冤枉了你,他過後內心裡也會有所愧疚,他知道你在A事情上吃虧了、受苦了,他會在B事情上讓你受益,給你補償。領導絕對沒有你想像的那么傻,只是一切都在不言中。

20、辦公室主任是靠自身能力吃飯的。每個人的生存都有不同的技能、特長和背景,而我在沒有外界力量可以依靠的先天劣勢下,只能靠自己。我做這個工作只有一個目標:那就是,不管局面多棘手,形勢多嚴峻,關係多複雜,問題多困惑,只要把目標簡化為“竭盡全力做好本職工作”就行了。做好工作的標準首先是讓自己滿意,然後讓領導滿意。領導對我滿意了,那我就成功了。辦公室主任與領導的關係一定程度上就是職業經理人與老闆的關係,職業經理人的唯一標準就是把自己在授權範圍內的事情做好,讓老闆滿意。那辦公室主任的唯一目標也就是讓領導欣賞、讓領導滿意、進而讓領導對你有依賴感。

能做到以上20個方面,就是一個非常稱職的辦公室主任了。也不知自己的堅持能夠到何時,自己的付出能夠得到多大的認可,但是我在工作中,一直都相信自己的能力,不管面臨多大的壓力和多重的任務,都圓滿完成各項工作,切實履行好自己身上的這份責任,當好表率,起好帶頭作用,對得起領導對我的信任,也不辜負領導對我的期望,做到問心無愧,全力以赴。

一直瘋忙,部落格也有所荒蕪,今晚終於抽出時間,記錄近期工作的感悟,供我自己不斷修行,也供有志於從事我這份工作的新人借鑑。

帖俊峰寫於2011年1月26日21:48

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