青年人時間管理的15條法則

2019-02-24 09:48:14

原文:Do it now

作者:Steve Pavlina

翻譯:萱草@改變自己

多年以前的大學期間,我決定挑戰一下自己。我設立了一個目標,看能不能用三個學期畢業,學習與正常人可能要花四年時間學習的相同的課程。這篇文章詳細地解釋了我那段時間成功完成目標的管理技巧。

我告訴你這件事並不是要施壓給你,而只是想讓你對我是如何做到的充滿好奇,我成功套用的時間管理概念大部分人都不知道。我在大學學到的時間管理習慣同樣使我的事業受益頗多,所以我想把他分享給你們,希望你們能發掘出相同的價值。他縮短了我的求學時間同時使我擁有了大約$30,000來開創自己的事業(全是我最後一學期做遊戲編程員掙的,大部分是我的版稅收入)。閒話少說,以下是我所學到的關於時間管理的精華。

清晰透明的目標是關鍵

第一步是明確的知道你想要的是什麼。你的目標必須明確到這樣:即使一個陌生人在看了你的處境後都能就你是否達成目標客觀地回答‘是’或者‘否’,如果你不能準確的確定自己的目的,你又怎么能知道什麼時候算是達成了呢?

如果你還沒有領會什麼是明確的目標,那么就把這個作為你的第一個目標。經歷人生卻並不清楚自己想要什麼是一種巨大的時間浪費,大多數人長期沉迷於‘我不知道自己想要什麼’的狀態中,他們等待某種外部力量給他們提供明確的目標,從來不曾意識清晰的目標是自我創造的。萬事都等待你去動手,沒有其他途徑,它們會一直等到你最終做出決定。等待明確的目標就像一個雕塑家盯著一塊大理石,等待雕塑自己去除多餘的部分。不要等待明確目標自動出現——抓起一個鑿子開始乾吧!

要儘量靈活

知道目的所在和知道到達目的的路線有一個明顯的區別。典型的商用飛機90%的時間是偏離航線的,但是它幾乎總能到達目的地,因為它知道具體的目的地,沿途會不斷的修正航線。

有時候你可以通過那些不期而至的捷徑更快的到達目的,有時候你又必須堅決執行你的計畫,避免會讓你遠離目標的分神。要緊盯目標但是要靈活計畫。

我相信有一個清晰的目標比有一個清晰的計畫重要的多。上學時我對我的終極目標非常清楚——三個學期大學畢業——但我的計畫卻一直在變動。每一天我都會被通知有新的任務、課題或者考試,我不得不去適應這種不斷變化的狀態。如果我為每個學期做一個長期的計畫,在24小時之內它就會變得一錢不值。

一次只處理一件事

如果我要寫一個十小時的學期報告,我會立刻去做這整件事情而不是把它分成幾個小塊。一旦我開始這個任務,我就會堅持把它百分之百完成,使它成為待交的作業。

這種簡單的實踐方法給我節約了大量的時間。首先,它讓我將注意力集中在單一的任務上,工作效率極高。任務的轉換其實相當的耗時間,因為對於每一個新任務你都不得不在腦海中重新下載和它相關的內容。單一處理方式最小化了任務轉換的時間消耗。第二,我相信這種習慣有助於我維持放鬆和無壓力狀態,我的大腦不會堆滿了一大堆待辦事宜。一次總是只做一件事情,我能夠忘記現在所做事情之外的任何事情。

與失敗為友

要明白失敗不是成功的反面。失敗是成功不可或缺的一部分。一旦你成功,沒有人會記得你的失敗。微軟並不是比爾蓋茨和保羅艾倫的第一次創業嘗試,誰會記得他們最初的交通數據公司以失敗告終了呢。

讓失敗的恐懼能更好的服務於你。如果你對實現具體的目標感到興奮,但是卻害怕不能實現,無論如何,撲上去開始做吧。即使失敗了也會學到一些有價值的東西,下一次可以有一個更好的嘗試。

現在就做!

無論何時當你覺得懶惰襲來而你還有事應該完成時,停下來大聲地說‘現在就做!現在就做!現在就做!’我常常把這句話作為我的屏保。

養成一種儘快決定的習慣是絕對必要的,我對我不得不做出的所有決定都使用了60秒原則,無論多大或多重要的決定。一旦有足夠的資料可以做出一個決定時,我就定時,然後給自己60秒的時間來做出堅決的決定,如果需要我甚至會扔硬幣來決定。我不浪費時間去想該寫什麼因為我正忙著寫,這可能就是我非常輕易的寫出了數百篇原創文章的原因,我寫的每篇文章至少都包含了兩個另外的觀點,所以隨著時間的推移,我的想法只會越來越多。我想像不到有才思枯竭的時候。

無情地捨棄

處理掉所有浪費時間的東西,最大程度使用垃圾桶。套用“如果不確定,那么扔掉它”這個原則。取消無用的雜誌訂閱。如果你有一本兩個月還沒有讀過的雜誌,那么扔了它。它可能根本不值得一讀。要知道只要是浪費你的時間任何東西都不算免費,在為一項新免費服務或者訂閱簽字前,要問問自己它會消耗你多少時間,每樣活動都有機會成本,要問自己“這件事值得我這樣犧牲時間嗎?”

確認那些浪費的時間,儘可能挽救

與其看一個小時電視節目秀,不如把它錄下來這樣你就可以快進廣告而只需要看45分鐘,如果完成同樣的事情只需要十分鐘的電話那就不要花一個小時去打那些冗長的郵件。把你的任務打包,一次性立刻處理。

那些想要更高效的人總是把改掉浪費時間的習慣作為一個新起點,我覺得這是錯的。必須首先明確目的,其次才是最佳化習慣。如果你的目標不夠明確,你的那些改掉舊習慣建立新習慣的嘗試只會以失敗告終,你沒有足夠強烈的理由去更好的套用你的時間,所以在事情變得複雜的時候很容易打退堂鼓。你需要一個足夠大的有吸引力的目標去保持積極性。從一項工作中砍下15分鐘的理由就是你要積極的把這多出的15分鐘用在更好的地方。

套用80-20原則

眾所周知的帕累托準則,即80-20原則說的是:一項工作中20%努力會產生80%的價值,這也意味著工作中80%的努力只能產生20%的價值。大學時我也最大限度的套用了這一原則,有好幾個星期我逃了大約40%的課程,因為我覺得上課堂對我來說不是最有效的學習方法。找到你生活中至關重要的20%的部分,然後全力以赴。一定要無情的堅決拒絕把你的時間花在那些無法給你最優結果的事情上,一定要把你的時間投資在那些潛在的巨額回報上面。

捍衛你的時間

想要高效的工作,你就需要一段不被打擾的時間以完成那些有意義的事情。當你確信你不會被打擾時,你的效率會出奇的高,當你坐下來開始那些緊張的工作時,確定這段時間你不會為其他的事情分神,我已經發現對於單一工作來說,至少工作90分鐘是一個理想的時間段。

你可能需要與其他人協商來建立一個不被打擾的時間段,如果必要,提前告知其他人這段時間不要打擾你,必要時可以威脅會使用暴力。

大約需要十五分鐘才能進入全身心的投入而忘記時間的這種流暢的狀態,每一次被打擾,你都需要花費十五分鐘去返回那種狀態,一旦你進入這種狀態,要用生命去捍衛它。在這種狀態里你會專注大量的工作和與工作完全相關的體驗。當我處於這種狀態時,我沒有了過去和未來的概念,我覺得我和我的工作合二為一了。

全神專注工作

在這些神聖的時間段里,只專注於擺在你面前的工作。不要同時查郵件、上論壇或者網上衝浪。如果你有這種誘惑,那么工作的時候拔掉數據線。關閉電話或者就是不接聽。開始前先去廁所,同時保證不會一會兒就餓,這段時間不要離開椅子,不要和任何人說話。

如果你需要休息,那就真正的休息不做其他事。不要在那些你需要放鬆和恢復的休息時間段里仍然處於半工作狀態,查看郵件和網上衝浪並不是休息

一心多用

特定領域的新知識增加的如此迅速,以至於你對你那一行的很多認知可能都已經過時了。唯一的解決辦法就是要儘可能快的吸收新知識,今天我事業上使用的很多技能五年前甚至都不存在,跟隨這種趨勢最好的辦法就是儘可能一心多用,隨時隨地閱讀和收聽音頻節目。

我使用電動剃鬚刀,在每天刮臉的2-3分鐘進行閱讀,這個會讓我每周多完成兩篇閱讀—一年多閱讀一百篇。這個習慣也很容易建立,隨手抓起一本雜誌或者列印一些你沒有時間讀的文章,把它放在衛生間。

無論何時只要可以就可以收聽教育音頻節目。當你開車時,就可以收聽廣播節目。最好的節約時間的一個辦法就是如果你想掌握什麼技能,就直接向那些擁有這項技能的人學習。音頻材料常常比大學課堂上學到的東西實踐性更強。擁有市場行銷和商業管理學歷的人通過大學教授獲取新知,你可以從百萬富翁和億萬富翁處獲取,這些人的知識來自於真實的社會實踐。

注意在關鍵性任務中不要一心多用,因為它會嚴重降低你的表現。

不斷實踐

人與人本不同,對你有效的方法不一定對其他人同樣有效。無論何時只要你想起一個增加效率的古怪點子,那就試試它,看看有沒有效果。除非你試過了,別輕易摒棄任何想法。部分成功比完全的失敗更常見,所以每一次新的實驗都會有助於你完善你的時間管理實踐。甚至這種行為實驗的實踐本身也會有助於提高工作效率。

培育你的熱情

熱情這個詞來自於希臘語的熱情,它的書面意思是‘上帝住在心裡’。我極其鍾愛這個定義。如果你對你所花費時間去做的事情沒有噴涌的激情,我對於你能掌握時間管理藝術的可能性表示懷疑,追隨那些真正激發你熱情的東西,不要去追逐金錢,要追逐激情。最浪費時間的事情其實是做那些並沒有帶給你開心的事。你的工作應該是服務於你的生活,而不是反過來。

如果你熱情高漲,你就能工作的極其有效率甚至可以享受工作中那些乏味的部分。我總是發現無論何時如果我想讓我的事業上一個新的台階,我必須首先讓我的思維達到一個新的高度。當你在思考改變時,然後你的行為會改變,然後才會有改變的結果。

合理膳食與運動以達到最優能量

大學最後一學期(1993年)之前的那個夏天,我變成了一個蛋奶素食者,我注意到我的精力有個一個明顯的提高,特別是我集中注意力的能力。

你所吃的東西會對你的工作效率有一個深遠的影響,消化動物製品比植物製品需要更多地時間和能量,如果你的身體必須轉移部分能量去消化食物,也就意味著你的有效腦力勞動所需要的可用能量相對減少了。甚至班傑明富蘭克林也相信午飯吃得清淡是他高效工作的一個重要因素。當他的同事下午無精打采或者睡思昏沉時,他能夠在接下來的時間繼續高效工作。

規律的運動也是保持高能量和清晰頭腦的必要條件,大學期間每天早晨早飯前第一件事就是跑步三十分鐘。當然我同時聽激情或者教育的磁帶。

如果你想管理時間,那么真正有意義的是去精心磨練你最好的時間管理工具—你的身體。通過飲食和運動你可以加強保持精力集中的能力,從而最困難的工作也會變得容易些。

保持平衡

如果你的生活總是處於失衡狀態我覺得想保持長期的高效、健康、和快樂並不是一件易事。把注意力集中在生活的方方面面來保持平衡,當你在職業中有所成長時,要確保你的私人生活也獲得成長。

我相信時間管理的真正目的是讓你有能力過上你所期待的妙趣橫生的生活。但是一定要清楚的知道你想要的是什麼,然後養成一大串能幫助你達到目標的好習慣,你會享有一個更富足、更充實的人生。

如果你想變得更高效,要懷著將你生活從頭到腳徹底改善的目的去做。掌握時間管理的方法是為了讓你擁有更美好的生活,並讓它變得與眾不同。時間管理不是關於自我犧牲、自我否定、以及做更多自己不喜歡的事,它是為了告訴你如何去擁抱那些你深愛的東西。

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