與領導正確溝通的五個要點

2019-02-14 16:50:43

大家好,歡迎收聽文魁說,我是文魁。

與領導溝通,和我們平時聊天就不一樣。工作上的事,要講究效率,表達要簡潔,信息傳遞要準確。那我們跟領導溝通時,有哪些地方要注意呢?今天,給大家分享與領導正確溝通的五大要點。

一、領導布置任務時,一定要複述確認具體細節。

用自己的話複述確認具體細節,目的是為了確認自己是否完全正確領會了領導的意思。人與人之間信息的傳遞,是很容易出現問題的。領導想的是100,表達出來可能只有70,你聽到的可能只有50,真正領會到的信息可能就只有30了。

舉個例子,有國外的客戶來公司考查,領導要分配任務:“小王,下周的外國客戶,你負責接待一下。”如果你回答:“好的,沒問題。”是遠遠不夠的。什麼是“沒問題”?你覺得沒問題的事,領導到時可能覺得有很大問題。所以,你要用自己的話,把具體怎么做,跟領導講一遍。

“領導,那我現在需要做的事情是:1. 預訂一輛中型客車去機場接機;2. 預訂七間賓館客房;3. 預訂一桌明天中午12點的飯店,是這樣對嗎?”

領導這時就很可能會說:“小王啊,訂車的時候一定要開發票;賓館就訂上次那家四星級的,那邊環境和服務都不錯;還有飯店要訂清真的,外賓都是穆斯林。”等等。

不要等具體出了問題,去埋怨領導沒吩咐好你。什麼細節都要領導去想,要你乾什麼?一個合格的下屬,就是要為領導分擔力所能及的事。如果你每次複述的細節,領導都能滿意,不需要像上面領導每個細節都要再給你進行補充,說明你基本上已經領會領導的意思了,領導就會很省心,覺得你這個人很好用,領導喜歡用你,你離升職加薪還會遠嗎?

二、只幫助領導蒐集信息,自己不做任何決定。

還是接著用上面那個例子吧。接下去,小王要做的事就是去聯繫訂車,訂賓館,訂飯店。1、至少查三家租車公司,了解他們分別能提供什麼車,什麼價位,能否開發票,然後整理成文字圖片信息全部發給領導,讓領導決定訂哪家的車。2、聯繫那家四星級賓館,確認那天還有沒有房,現在什麼價格。3、聯繫一家清真的飯店。

我們要記住一點:決策權是領導的,你是辦事的!你把這些信息蒐集整理好後,交給領導,讓領導最後點頭做決定。

那有些人可能會說,如果領導說你自己看著辦,我們應該怎么做?比如,那家賓館客房有江景普通標間和園景豪華標間,你不知道訂哪一個,領導說:你自己看著辦。你就一定要補一句:“那我就定園景豪華標間了,可以嗎?”領導說:“好的”。到這時,這個事就算完全溝通好了。最後這一步非常重要,千萬不能省略。這意味著責任的劃分。

萬一到時外賓住進來,不喜歡定的房間,或者房間出現點什麼問題,沒有最後一句確認,挨罵的人肯定是你。但有了最後一句確認,即使出問題,領導也不會來說你。

所以,任何領導說你自己看著辦的事,你都不要傻傻地真的自己看著辦,而是自己選擇一個方案,讓領導點頭,這樣你就不會有後顧之憂。記住,我們作為下屬,永遠只是一個信息的收集者和執行者,決策權是領導的。

三、當出現第二位領導對我們發出命令時,馬上向第一位領導如實匯報。

當小王正在打電話訂車的時候,另外一位領導看到了,說:“小王啊,車不用訂了,我們部門那天剛好有輛車空著,開那輛車去接就行了。”這時候如果小王說:“好的。”然後就真的不訂車了,那就犯了一個非常非常嚴重的錯誤。小王應該做的是馬上去報告自己的領導,跟領導溝通這件事,讓自己的領導來做決定。

要記住,你永遠只對自己的領導負責。現在另外一個領導雖然是好心,可以為公司省點錢,但那個領導對這件事是不需要負責任的,到時萬一車子臨時他們自己要用,你用不了,麻煩就大了。所以,當有其他領導向你發出指令時,無論對方是多么高級的領導,你的第一反應應該是:“他沒有權利向我發出指令,我要找自己的領導確認。”

所以,小王此時就應該說“這樣啊,那真的感謝了,我得趕緊跟我們領導說一聲。”然後馬上打電話給領導。這樣做,即向這位好心的領導表達了感謝之情,還給他一種自己馬上打電話告訴自己領導,他幫了我們這么大一個忙,同時也讓自己的領導知道這件事,並且決定接不接受幫助。

四、提前預估工作量,向領導索取人員幫助

外賓來了,小王就勤勤懇懇、熱情地去接待了,凌晨接機,凌晨送機,台上當翻譯,台下當導遊,睡眠不足,嚴重疲勞。等外賓走了,小王也就累倒了。

相信很多朋友都有類似的體驗吧,自己累死累活完成了工作,而領導似乎覺得是情理之中的。其實,有時候領導在給我們布置工作的時候,他們並不知道實際的工作量大小,他們很可能會給我們布置過多的工作量而不自知。所以,我們要學會提前預估工作量,學會向領導索取幫助!

“領導,這次接待外賓工作量有點大,您能否再安排兩個人一起呢?”這種情況,領導大多數都會同意的,對於領導來說,通知幾個下屬,打幾個電話,是非常容易的事情。

要注意的一點就是,沒有領導的指派,千萬不要私下去調用其他同事。你沒權利這么做,而且領導也會很不開心,因為你這是越權!是對同事的不尊重,也是對領導的不尊重。

五、向領導提要求的最佳時機,是領導剛布置完工作的那一剎那。

向領導提要求的時機非常重要,一定要抓住領導剛布置完工作的那一剎那,千萬千萬不能晚了!為什麼呢?因為,所有人在提要求的時候,都很怕欠對方的;所有人在提出要求之後的一剎那,都是最有內疚感的時候。

領導向我們布置工作,實際上也是在對我們提出要求——你去替我跑個腿吧,你去替我辦件事吧。說出這樣的話,本身會讓領導內心產生一定的內疚感。而在這個節骨眼上,如果我們也馬上也向領導提出一些小小的需求,領導會特別願意馬上答應,以此來緩解他自己的內疚感。

比如“領導,這次外賓人數有點多,飯店門票這些都需要先付錢,公司這邊能先提前準備好現金嗎?”基本上領導會馬上同意你的請求。但如果錯過了這個時機,等自己已經開始開展工作了,遇到了各種問題,再去找領導要人要錢要方便的時候,領導的感覺就會變成了——“這個下屬怎么能力這么差?什麼都解決不好,總來麻煩我?”所以,向領導提要求的最佳時機,只有他剛布置完工作的那一剎那,千萬不能晚!

想要在職場節節高升,只靠自己埋頭苦幹是不行的,當然不是說埋頭苦幹不重要,而是我們需要在關鍵的時候說出恰當的話,才能讓我們在職場更加順利。“七分做,三分說”更容易成功。

我在微信公眾號“文魁說”里等著你。

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