做好小瑣事,職涯大成功!

2019-04-17 20:21:05

最重要的工作書

做好小瑣事,職涯大成功!

本書的原稿,為金恩博士一九四四年所撰專文,雷神公司執行長史萬森二○○五年改編印成《史萬森的不成文管理守則》,深獲巴菲特與威爾許肯定。顯見其內容雋永實用,完全不受時代影響。

許多年輕工作者認為,做些無關緊要的雜事,不但有損尊嚴,也枉費他們在大學裡所受的專業訓練。他們期望參與一些大型且重要的工作,以證明自己真正的價值。其實,你在執行最初幾項卑微任務時的態度和成效,很可能會受到密切的觀察,也許還會影響你的整個職業生涯。

偶爾,你可能會過分擔憂工作前景,懷疑目前的工作是否有利於達成自己的目標,或是夠不夠重要。這些當然都是很適切的考量;不過總的來說,如果能把眼前的工作做好,未來自然會發展順遂。這才是最穩健踏實的做法。
成功取決於執行力:進取、機智、堅持到底

在大型企業里,情況尤其是如此,因為大公司一直都在網羅人才,以擔任更重要的職務。成功與否,絕大部分是取決於人格特質、天生的能力,以及在執行任何工作時,都能充滿活力和發揮才智,因此以下的說法可是一點也不誇張:如果你能把某個微不足道的瑣事做得很好,你最終的際遇將會比表現平庸的項目負責人好很多。

執行力大概可以被歸納為是由下列三項基本特質組合而成:

積極進取:著手開始做事的動力,以及迅速推展工作的幹勁;機智或靈巧:有能力設法達成想要的結果;以及堅持到底(韌性):儘管遭遇困難、挫折或冷漠對待,仍不屈不撓的性格。

即便是各方面都很傑出的人,有時候也會因為嚴重欠缺這最後一項特質,而使得他們的工作成效大打折扣。這種做起事來不全力以赴的人,就是眾所周知的「虎頭蛇尾」者。因此,請務必要牢記在心:如果說完成一件工作能有任何好處可言的話,那么完成一項工作的價值,或許就在「完成工作」這件事本身。

許多新手以為光是提出請求或下訂單就夠了,然後就坐等商品或服務送上門來。

其實,絕大多數工作的進度,都是靠著勤於做後續追蹤,以及加快推展工作。加快工作進度的意思是,針對流程中的每一個步驟進行規劃、調查、推動和排疑解難。請養成這樣的習慣:每當遭遇阻礙時,都要立即設法跨越,找尋其他資源或權宜之計,以讓工作持續運轉,不致失去動能。

從另一個角度看,有些熱心過度的人偶爾會把這件事情做得太過火,讓自己變得非常討人厭,太過堅持己見和過度焦慮,對個人利益所造成的傷害,可能會遠大於因工作疏失所導致的損失。

千萬不要只因為有人答應要做某件事,就認定對方會完成工作或遵守協定。許多人的記性都不太好,有些人則是太過忙碌;但如果把事情白紙黑字寫下來,則幾乎每一個人都會認真看待這事。
從規劃旅程到持續追蹤每趟公差都格外用心

任何一趟公差,無論是評估設計案、化解抱怨、分析問題、調查失敗原因、拜訪客戶、探訪供應商或參加商展,都值得你格外用心,將所花費的時間和金錢發揮最大效益。雖然每一次出差都會有個別的目的,而且後續的追蹤工作必須做到什麼程度,也會因為每趟差旅性質的不同而有所差異,但至少在最低限度上,請務必做到:

規劃旅程:這絕對不只是預訂交通工具和飯店而已。請將所有可能發生的狀況都考慮在內,諸如行李丟失、連絡不上客戶、延遲抵達、交通狀況異常等等。別忘了,你這趟出差打算拜訪的人,都已經特別為了你而安排他們的行程,所以千萬不要讓他們失望——務必準時抵達,並且隨時準備上場表現。請遵守這句名言:「如果你無法準時,那就提早!」

為待完成的工作做好規劃和準備:在抵達目的地之前,要預先準備和傳送議程。任何有待評估的資料,都要提前送達。

請確保一切(例如樣本、產品原型、簡報)都已準備俱全。任何一場簡報,無論看似多么不重要,都要事先演練。除了自己要做好萬全的準備,也要讓你的拜訪對象能做好充分的準備。

完成手邊的任務:你未必總是能夠達成出差的使命,得到全然滿意的成果;結果的掌控權可能是在別人手中,而產生截然不同的結論。然而,如果你奉派前去完成某項特定任務——也許是分析失敗的原因,或觀察某項使用中的產品——而且無論出於任何原因,你被分派到的時間後來證明就是不夠用,你都要留下來,直到工作完成為止。

假使因為你沒能把工作完成,事後還必須派人去收拾善後,這是你的上司或受訪客戶都不樂見的事。

進行適當的後續追蹤:一趟看似成功的差旅,若沒有適當的後續追蹤,到頭來可能一事無成。善用會議紀錄、差旅報告和更進一步的溝通,讓你能把事情做得盡善盡美
記住簡單而不變的真理:直屬上司就是你的「老闆」

對新進職員而言,直話直說總是一件困難的事。許多新人都會很猶豫,是否該拿著日常瑣事去煩他們的主管,而如果真這么做,確實也有可能會做過頭。

但顯然在大多數情況下,主管所關心的,在於能否取得足夠的信息,以適度的掌握全局。因此,與其讓上司說出「為什麼沒人告訴我這些事」,倒不如冒險讓上司說出「不要拿這么多細節來煩我」,會是一個安全得多的做法。

切記,你的主管經常會被要求向其他人說明、辯護和解釋你所進行的活動,也會被要求將這些活動協調整合成一項大型計畫,所以,你一定要為這些目的,提供主管所需的周全信息。

無論你多么努力,或是把工作做得多么好,難免還是會發生出乎意料的問題或失誤,使你不敢告訴上司詳細情形。這時候,最理想的狀況就是,在呈報問題的同時,一併提出解決辦法,以便在最短的時間內著手推行。沒有主管會喜歡有人冷不防的向他們丟出意料之外的問題(雖然你有義務要毫不遲疑的向他們報告),但是如果在上報問題時,也提出你對於解決方案的實用建議,你所面臨的困境將會大大的改善。

不要忽視這個不變的真理:你的直屬上司就是你的「老闆」。這條守則聽起來再簡單不過,但有些人就是永遠無法領會。當然,你可以說你是為了社會、公司、部門、項目團隊、項目領導人、家人和你自己而工作——但其實你主要是為了你的上司而工作,也是透過你的上司而工作;這個上司,就是你要直接上報的主管。

你也必定會碰到衝突,例如被指派到某個項目團隊,而項目負責人的要求非常嚴苛,或是公司的某位高階主管下令要你完成某項任務等等。當發生這種情況時,請回到先前提及的守則:與你的上司討論這件事。

所有主管的工作之一就是化解衝突,你的上司也包括在內。通常,認定上司就是擔任你主管的合適人選,反而能讓你把所有事情做到最好。

年輕人懷著滿腔熱忱,亟欲大展身手,因而忽略、甚至僭越他們的上司,並不足為奇。有時候,這么做確實可以把進度加快一點,但是用不了多久,他們就會發現,大型組織不會縱容這種做法。
同僚和諧,職場加分保證選對上司,能帶你挺過難關

一般而言,你根本躲不開評估你績效的上司,因為他或她會評量你的許多面向,包括你與他人合作的能力在內。除此之外,我們多半是在能夠向上司展現出最起碼的個人忠誠度,同時感覺到我們是在協助上司完成重要的工作時,才會從工作中獲得更大的滿足感。

儘可能慎選你的上司。對大多數的職場新人而言,經驗豐富的同事、甚至是直屬上司對他們產生的影響,正是形塑他們工作品格的主要因素。

在大學和教科書出現之前,傑出的工匠都是向一流的工匠拜師學藝,汲取他們的技藝。同樣的,你要是能夠善用那些經驗豐富的人,尤其是一個你精挑細選來的上司,把他們當成你的師傅、你的精神導師,你的表現就會很好。選對了精神導師,由於對方很可能早已經歷過與你當前處境一樣嚴苛的磨練,因而會帶領你挺過難關,比起你獨自面對要來得容易許多。

不過,你當然不一定總是能夠審慎的挑選到想要的主管。萬一你所選擇的主管,事後證明連你預期的一半都不到,那該怎么辦?這時候,你只有兩個合宜的替代方案:

一、接受你的上司就是握有更高職權的人,盡你所能的有效執行他或她的政策和指示;

二、一有機會就轉調其他部門、事業單位或公司。如果你選擇了上述二者之外的做法,很可能會嚴重損及所有相關人士的利益,包括你的公司在內。

試想,在軍隊里,當士兵不喜歡他們的將領,就刻意忽略或更改長官的命令,以符合他們個人的想法,將會對軍隊的效能造成何等損害!商業組織雖然有別于軍隊,但是也絕非由烏合之眾所組成。上司想做的任何事情,你都要列為最優先考量。

你可能認為自己有更重要的事情要先處理,但是除非你已經獲得允許,否則將自己上司所指派的特定任務安排在其他項目之後,通常是不怎么聰明的做法。

一般而言,你的主管絕對有充分的理由要求你立即完成工作,而且比起其他或許看似更急迫、但是卻較不引人注目的項目,主管指派的任務往往與你的績效考核更為相關。當主管要你做某件事時,就是期望你只做那件事。

(本文摘錄自第一部分)

書籍簡介_最重要的工作書──巴菲特、威爾許盛讚的職場守則

作者:金恩(W.J.King)金恩,曾擔任奇異公司(GE)工程師,以及加州大學洛杉磯分校工程學教授。於1983年辭世。本書的原始版本〈工程領域的不成文規定〉,是金恩於1944年在《機械工程》雜誌上發表的一系列3篇文章,曾由美國機械工程學會印製發行。

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