你的好表現,主管全看見!

2019-03-11 00:31:06

你的好表現,主管全看見!

——日本職場生存3法則:報告、連絡、相談

主管關心在意的事,你總是能夠在他詢問前主動報告?面對需要跨部門協調時,你總是能夠恰如其分地扮演好居中連絡的工作?遇上困難時,你會主動找主管、資深同事諮詢,向他們學習寶貴的經驗?

《主管不說,但你一定要懂的50件事》作者濱田秀彥指出,關於職場上的溝通,多數主管對部屬的要求都離不開同一點,那就是「報.連.相」──凡事報告、有事連絡、遇事相談。這不僅是日本職場生存的3個法則,也是職場對工作者的基本要求。

令人遺憾的是,根據濱田的調查,有高達97%的部屬因為沒能正確解讀主管對自己的要求,而輕忽了報告、連絡、相談的重要性,造成主管與部屬間彼此的認知落差,對工作與績效形成不良的影響。

讓主管訊息暢通,掌握工作進度

為何報告、連絡、相談對部屬如此重要?濱田強調,報告、連絡、相談是部屬用來影響主管的方法,確實做到這3件事,就可以不著痕跡地向主管展示自己的工作成果,贏得主管的信賴,《成功者的想法跟你不一樣》作者橫田尚哉也持相同看法。

綜合濱田與橫田的主張,部屬可依以下方式徹底做好報告、連絡、相談的基本工作:

報告:凡事向主管報告,是部屬責無旁貸的義務。對主管而言,部屬隨時回報正在進行的工作結果,有助於掌握部屬的工作進度,並在可能發生的問題擴大前,及時介入處理與協助。對部屬而言,則是不必等到主管詢問工作進行的如何才慌張準備,而事先報告也可避開事後的責任追究。

例如,在主管參與會議前3天,以數字或具體陳述,向主管報告部門內、團隊里對業績有影響的成果與進度,讓主管能夠匯報高層,部屬也應提出個人的建議。

連絡:分享信息與情報。部屬與主管、資深同事或其他平行單位互相交換意見,並把大家的想法,匯整成有用的信息。透過這個過程,所有與該項工作相關的人,彼此都能掌握工作的預定方向,防止出現疏漏的狀況,並且可以提早做好準備。

例如,隨時做好中途回報,利用5W2H(who、what、when、where、why、how、howmuch)統整相關信息,將要緊的信息傳遞給所有需要的人。

相談:部屬碰到判斷上有煩惱或困擾的事情,能主動與主管討論。主管可以藉機了解部屬工作上不熟悉的地方,並在事前防止部屬做出錯誤的判斷;部屬則可以趁機對主管提出自己的建議,並學習主管的實戰經驗。

例如,把需要主管做決定的狀況分成3種等級:A級代表需要與主管商量,例如業績、營運數字等;B級代表可自行先想好解決方案,再詢問主管意見;C級代表無論如何處理,都不會對業績造成影響,可不必過問主管。

濱田強調,主管通常都很忙,部屬主動做好報告、連絡、相談,將成為主管掌握工作現況的唯一訊息來源,而能夠與主管建立良好溝通關係的部屬,自然也就能夠藉由這3個法則,改變自己在主管心目中的印象。

累積職場信用,讓主管放心

日本職場溝通教練、《部屬力一級棒》作者上村光弼指出,能幹的主管心中最想要的部屬就是「懂得報告、連絡、相談」,至於那些需要主管費心又費力的部屬,永遠都無法獲得主管的青睞。

橫田也認為,能夠把主管交付的工作處理得很完善的部屬,並不需要密集地進行報告、連絡、商談的訓練,反而是那些對工作不熟悉的部屬,若沒有進行報告、連絡、相談,才會令主管感到不安。

上村將主管的功能比喻成為「銀行」,可讓部屬用來「提領人脈、信息、時間等經營資源」,讓自己工作更順暢,對於銀行(主管)而言,(部屬)想要借更多錢,就必須累積信用,並且向借款人收取利息。

部屬與主管的關係也是如此,部屬想要借重主管豐沛的資源,必須贏得主管的信任,讓主管隨時能夠審查部屬的工作進度與結果,更必須「有借有還,再借不難」,保持對主管的輸出比接受主管的輸入更多。上村強調,只有確實做好這3件事情的工作者,才能稱為「一流部屬」。

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