時間管理簡要法則

2019-02-22 01:04:56

時間管理簡要法則

一、浪費時間的症狀
●辦事拖拉 ● 會議冗長 ● 不速之客闖入
●電話干擾 ● 經常加班加點 ● 窮於應付突發事件
●上班漫談、聊天 ● 交待不清,事情做錯 ● 不敢拍板,等指示
●不考慮事情過於複雜 ●主管事必親躬 ●完美主義辦事
●不考慮累重緩急 ● 憑記憶辦事 ●主辦人員遲到
●同樣的總是一而再、再而三地出現
二、時間管理方法
(一)有效的時間管理(美國P?F?Drucker)
記錄自己的時間,
以認清時間耗在什麼地方;
管理自己的時間,設法減少非生產性工作的時間;
集中自己的時間,由零星而集中,成為連續性的時間段。
(二)ABC分類法
將自己工作按輕重緩急分為:A(緊急、重要)、B(次要)、C(一般)三類;
安排各項工作優先順序,粗略估計各項工作時間和占用百分比;
在工作中記載實際耗用時間;
每日計畫時間安排與耗用時間對比,分析時間運用效率;
重新調整自己的時間安排,更有效地工作。
三、時間管理策略與技巧
1.工作事先作計畫:
每年末作出下一年度工作規劃;
每季末作出下季末工作規劃;
每月20~25日作出下月工作計畫;
每周五作出下周工作計畫。
2.養成記錄自己實際耗用時間的習慣,一般是當時作出記錄,不得已可事後回憶補記。
3.應準備一個待辦事項清單、時間記錄本或效率手冊,以備分析檢查或查閱待辦事項。
4.在辦公場所的掛曆、檯曆或記事本上,標註當天或預定工作計畫或約會,以備遺忘,憶可在電腦系統或電子記事本設定發聲裝置以便及時提醒。
5.設身處地考慮自己是否浪費別人時間,或對別人有無幫助,如情況消極應及時糾正。
如一項工作別人或部下做得更好或更合適去做,則應及時轉交他人。
6.找出企業制度中不完善或缺乏預見所產生的時間浪費現象和原因,並改正之。
7.重點克服“辦事拖延”的鄙習,推行一種“限時辦事制”,規定在限定時間內(如4小時、8小時、當天)報告處理結果。據調查分析,辦事拖延居於浪費時間的首位。
8.在國內,目前企業領導應酬活動過,疲於奔波,導致集中在生產經營管理上精力過少。其應對方法有:
1)儘量授權具體事務由下屬處理;
2)指定位公關型副總經理或助理專事應酬,以求解放領導;
3)規定午餐接待不得宴請,而用工作餐,不宜飲酒,省時又省錢,以利於下午工作;
4)擠出成塊時間,集中處理幾件大事。
9.做好對行文和會議的管理,砍掉“文山會海”。不該發的文不發,不該開的會不開,提高行文和會議效率。
10.做好電話、電腦管理,嚴防這些設備成為“耗時、耗錢的工具”和員工過分思維的“漫遊空間”,應制定一整套有針對性的管理制度,並加強監管。
11.使用電話時,利用對方急於下班心理,選擇下班前通話,可減少客套、言簡意賅。
12.做好訪客接待工作,不得怠待來客,主賓會面銜接得當。
13.改善信息溝通,建立靈敏、及時、可靠、準確的住處溝通機制,防止員工耗費更多時間去打聽小道訊息。
14.根據個人生活規律,選擇每天精力最充沛、思想最集中的時間,去處理最重要的事情,達到事半功倍的效果。

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