那些效率比你高一倍的人,都是這樣處理多個任務的

2019-02-09 19:39:47

橙子說:讀了昨天的文章《只要你還渴望進步,就該擺脫這4種思維方式》後,有小夥伴在後台問了:怎么學會並行處理多個事情,提高大腦的運轉效率呢?今天的推薦文章,或許就能幫你解決這個問題:)

在生活和工作中,我們每天都面臨著多項任務,事情多而且亂,這對個人的工作效率是一個極大挑戰。

手上一堆事兒,不知道從哪件開始著手,可偏偏時間還很緊迫:

老闆叫我趕緊製作一個匯總表格發給他,可手上還有封客戶郵件要回;

馬上有一個部門會議要開,可我手上的工作還沒做完,今天就是截止日期了;

本想今晚讀完這本書,可是周報還沒寫,寫完周報估計就沒時間看書了;

……

此時只恨自己分身乏術,所以當我們聽到別人說,要學會“多執行緒工作”,才會眼前一亮:

“感覺很厲害的樣子,這是什麼啊?”

什麼是“多執行緒工作”?就是做到在一個時期里(比如一周或者一月)處理多項任務,甚至要在同一時間內同時乾幾件事,多管齊下。

畢竟一下子面對這么多工作,總覺得不同時乾幾個活兒,效率提不上去。

但是,我們真的能做到同時專注於兩件,甚至兩件以上的事情嗎?答案是:不可能。也就是說,“多執行緒工作”本身是個偽命題。

人的大腦很擅長自欺,從認知心理學的觀點來看,有時你會誤以為同時關注了兩個東西,其實是注意轉移的結果。人只能有一個“注意焦點”,只是你關注的焦點從一個對象轉移到了另一個對象上,這是一個串列而非並行的過程。

舉個例子,你一邊蹬著腳踏車,一邊在想事情。這時你眼前經過一輛車,你回過神來,注意力從思緒轉移到車上,於是猛地按住剎車停了下來。這就是一個注意力轉移的過程。

人腦不可能同時聚焦多個點,但巨觀上,你的工作和生活可以表現出多執行緒,比如一邊跑步一邊思考。有些技能熟練到可以“自動化”的程度,無需專注就能進行,可以和其他事情同時做。

而多數時候,我們焦慮的往往是“注意力”不知往哪兒放。一個時期內,會同時擔負幾種不同的工作,完成不同的任務,不同任務之間需要頻繁切換。

而任務在切換過程中,是有成本和代價的。當你從任務A切換到任務B後,執行任務B的績效,明顯會比非任務切換條件下執行B的績效差,這個差異在心理學上稱為“切換代價(switching cost)”。

切換代價的形成原因有兩點:

一是任務A留下的認知慣性,之前你已經習慣了任務A的認知情境和反應方式,這個慣性會對完成任務B造成干擾;

二是做B的時候需要對B進行認知重構,重新回憶起B的相關背景和信息,這個重構也需要時間和經歷,而且還可能不完整。

可現實就是這樣,雖然不論從心理學還是生活經驗看,這種需要任務切換的“多執行緒”感覺很糟,效率很低,但我們往往沒有選擇:一個任務做到一半被打斷,然後去做另一個任務,然後又被打斷,再去做另一個……

這裡有個至關重要的事實:如果你是在非常投入和忘我時被打斷,那么你的“損失感”和懊惱就會非常強烈。

相反,如果你只是在做抄寫這樣機械的活,即便是頻繁被中斷,也不會對你造成太大的影響。所以,如果能選擇合適的中斷點,中斷就不可怕,切換的損失也可以降到最低。

如果說多任務工作有什麼技巧的話,那么這個技巧就是“對中斷點進行控制和管理”。

它的前提是,我們需要對要完成的任務進行有效的剖析,區分出“容忍中斷”的部分和“無法容忍中斷”的部分,然後用相對完整的時間去執行那些“無法容忍中斷”的部分。

為此,有一個關於一般任務分解的「三明治模型」可供參考:

這是一個鮪魚三明治,它有一個核心部分,就是鮪魚肉泥。完成這個部分的努力,我把它稱之為「核心思考區間」。

事實上,大多數任務都有一個至關重要、通常也是最棘手的部分,這個部分需要我們集中精力、非常專注地思考,然後將其破解。

一旦這個部分被我們“吃下”,那么這個任務就已經完成了大半,餘下的就是一些支持性、補充性的工作(即“支持性思考區間)和一些“體力勞動(即“操作性動作區間)了。

我自己在工作中有一個習慣,就是拿到一個任務後,勢必要先去找那個任務的核心思考區間,找到那塊硬骨頭,把它啃下來,而不是先去做那些周邊的打掃性的工作。

舉個簡單的例子,如果你現在接到一個做PPT的任務,你第一步應該做什麼?先挑一個漂亮的主題模板嗎?不是。是馬上去百度谷歌查資料嗎?也不是。

正確的答案是:設計PPT的架構,即你要分析你的客群,他們的知識水平、理解水平以及興趣點、關注點,在此基礎上設計你的內容以及展現內容的順序,先講什麼,占比多少,再講什麼,占比什麼,以及講的時候採取什麼樣風格和策略,然後,PPT的架構就出來了。

這個實施過程就是該任務的「核心思考區間」,你不需要任何輔助,你只需思考,非常專注地思考,你要的工具,僅僅是一張紙和一隻筆(你需要把你的靈感快速地記下來)。

等你完成了這個過程,你可以選擇繼續填充具體的內容(「支持性思考區間」),也可以休息一下,去做點別的工作,都無所謂。

之後,等你在為PPT選擇模板、尋找配圖,或者調整字型的時候(「操作性動作區間」),你並不會太介意被打斷,因為你知道,這個任務在某種意義上已經完成了。

不瞞你說,為了寫這篇文章,我用了半個小時的時間、一張A4紙和一隻筆,用我純粹的、專注的思考,來設計它的「架構」。

設計完成後,我吃了一頓晚飯,看了一集美劇。寫作的中斷並沒有讓我擔心,因為我知道,即便我還沒寫一個字,這篇文章我已經寫完了。

這就是所謂“多執行緒工作”的秘訣。

很多時候,你只是需要一個不受干擾的、能沉浸在心流中、把最關鍵的“硬核”搞定的半小時。

這個方法背後暗含著這樣一個邏輯:當我們不得不對一個任務進行分段處理時,我們並不應該機械地按照時間段來切分(今天上午9點至10點做A,明天下午1點至3點繼續做A),而是應該按照這個任務的內在邏輯來切分。

當我們準備中斷某個任務時,我們能儘量保證這個任務的某個邏輯單元已經完成了,即便我們在實施“支持性思考區間”和“操作性動作區間”時,也應遵循這樣的原則。

所以,當事情多到頭大的時候,試著用這樣的方式最佳化你的任務結構。即便一堆事情撲向你的時候,你也能做到遊刃有餘了。

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