達人教你神奇高效手帳術!

2019-03-17 01:32:33

達人教你神奇高效手帳術!

佐藤惠

活用日本手帳達人的四十種筆記整理術,把「時間」和「行動」具體化,不加班、順利進修、擺脫月光族、有時間做喜歡的事……

沒時間和朋友聚一聚,是因為工作太忙?夢想愈來愈遠,是因為年紀大了?周休二日好空虛,周一症候群更嚴重,是因為兩天假太少?生活愈來愈便利,但行程愈來愈多,時間愈來愈少,人生就是不停的趕趕趕,從忙亂中試圖找出自己的步調。

這樣寫手帳,難怪每天都加班

●不想把公私事混在一起,手帳上單純只寫工作事項。

●當忙起來連寫的時間都沒有,就會空白好幾周。

錯誤的手帳紀錄方法,會讓你有以下的煩惱

●行程常被打亂,根本白寫。每天都要加班,好累。

●累積的資料、名片好多,不知道怎么整理、歸檔,只能堆成檔案山。

●因為沒時間整理資料,需要的時候總要想很久、找很久,花很多時間。

●明明下定決心這個月要存五千,為什麼又月光了?想做的事情,一件也沒達成……

把手帳變成最佳助力的兩大基本原則

●四種顏色:紅藍黑綠,分類書寫。

●兩種格式:月計畫表,記下和別人的約會;周計畫表,寫自己想做的事。
→這兩種基本格式,不管買什麼手帳,都能活用。

用四種顏色的筆寫下不同的事項,把看不見的「待辦工作」和「花費時間」寫出來,「手帳」就能找出屬於你的時間。妥善規劃金錢、改善人際關係,還能確實提高「實踐力」!

這四種顏色,代表哪些事項?

●藍色→工作。冷靜的顏色,工作時正需要這種理性的心情。

●綠色→私人預定行程。下班後、放假時的出遊,或是讓你期待的預定行程。

●紅色→健康、保險。紅色是生命的顏色,也有危機管理的意義。

●黑色→其他。與生活有關的瑣碎雜事,就以代表平常心的黑色來記錄。

※看手帳上紀錄的顏色多寡,就知道最近是不是「工作太多常加班」,還是「約會太多,本月超支」,取得生活和工作的平衡點,留意是否因為太忙而忽略健康,或是沒有妥善的理財導致月光。

月曆和周曆,要記哪些行程?

●「月行事曆」:寫下「和別人約好的」的待辦事項

看牙醫、和A公司開會、和朋友看展覽、上駕駛課。

●「周行事曆」:寫下「自己想要做的」待辦事項

如:準備報告PPT、買多益參考書、名片和資料歸檔、整理書櫃和衣櫃。

※一周行事曆可以寫出詳細行程,因此以自己想做的事情為主。

三大手帳筆記秘訣,工作再多也超有效率

●把工作開始的時間「圈出來」。

常加班的原因,大多是你沒搞清楚每一項工作「要花多久時間」。將開始工作的時間圈起來,再畫上箭頭,連線到預定結束的時間,這樣一來就能一眼看出你今天花了多少時間在什麼工作上了。

●用「箭頭」標記結束,確實了解每項工作花費時間。

這是加強「X點X分一定要做完」的暗示,若超出預訂時間,別把預先畫好的箭頭塗掉,拉長箭頭、用虛線表示多花的時間,下次再做類似工作時,你就知道該留多少時間了。

●在月計畫表上的「每個周一」,寫出上下班的時間。

很多人不會把例行公事寫在手帳上,但為了完全掌握並分配你的工作和生活,要將看不見的時間寫下來,分隔出時段,就能掌握工作或私事在一天、一周、一個月當中各占了多少比例。

※充分掌握工作的時間,就能確保私人生活的質量。用四色紀錄加上工作筆記秘訣,讓你在工作忙碌之餘,還能安排豐富的自我生活。

三個意想不到的手帳活用法,你一定要學!

●寫下可以給其他人看到的行程,人際、工作都加分。

手帳給別人看有兩大好處:

1.不想出席的邀約,只要給對方瞄一眼寫滿行程的月計畫表,他就知道你真的很忙,不是藉口。

2.在工作上需要調整進度時,可以把月計畫表給同組的同事看,直接討論,甚至可以影印一份給對方。

※原本月計畫表就是專寫「和別人約好的事情」,因此在活用這個方法前,先確定你不想被看到的私人行程,是否都寫在周計畫表上。

●「什麼都不做的休假日」也要寫下來,安排完全放鬆的休息日。

周末和朋友的飯局,或者去看展覽電影等等,不算是真正的休息。每個月初寫下行程規劃時,至少要留下兩天是「無所事事」的「完全休息日」。

●把花費寫在「行程」後面,才是最有效的支出明細表。

先將「本月可用額度」記在周計畫表上方的空白處,手帳的行程記事上,除了寫下時間和地點外,連當日的花費也一起寫進去。看看手帳就能知道,這個月超支,是因為聚餐太多,又或者是買了計畫外的東西。

「一寫就成真」的手帳術,要持續一整年

有時會突然發現,一整天下來什麼都沒做過就結束了。每天忙個不停,這樣的日子是不是會感到不安,甚至引發焦慮呢?其實焦慮的原因,是因為「你活得不像自己」。

「真正的自己」,絕對不是「外在」表現出來的那樣。你得花點時間,了解自己的優缺點,懷抱著目標以及夢想,才能在實現「更好的自己」時,了解真正的自己。

目標與夢想無需特別設定,因為目標與夢想會隨著年齡或環境而有所變化。不能設定「絕對要怎樣」,只要「暫時」有「這種感覺」即可。為了讓自己更進一步,也為了讓你活得更自我,不妨思考一下,你的目標與夢想是什麼?

列出八個大目標,搭配周計畫表一步步實現

不管想跨出多小一步,都必須先設定目標。如果你對此感到焦慮,代表你根本不清楚自己想要什麼。如果只是隨便想著「要累積資歷」、「要出人頭地」,這樣根本無法付諸行動。目標與夢想不必要十分偉大或令人讚嘆,無論多渺小的夢想,都能成為目標。

編列「年度清單」,就能使今年的目標或夢想一目了然;而未來想成為什麼樣子,將這樣的人生目標編列出來,就是所謂的「人生清單上」。

將這兩項清單記在手帳筆記頁上,就能讓你的目標或夢想具體實現!

編列「年度清單」與「人生清單」時,必須將「健康」、「穿著打扮(外表)」等八大項目記上去,才能具體感受到圓滿的幸福感。只要能將這八個目標寫上去,自然就能了解你的目標在哪裡。

將這兩份清單編列出來後,接下來利用周計畫表「逐夢行動」欄位,將「架構」描繪出來,每天執行才能實現目標。先持續進行一個月,就能實際感覺到自己的變化,不再出現無所適從的焦慮感。

手帳記錄,要持續一整年

只要能確實且持續記錄手帳一整年,就能留下實質的收穫。除了前頁所述的「年度清單」與「人生清單」,最好還能列出「五十大目標」。如果能夠確實地「利用一整年實現目標」,並持之以恆,一定能讓自己自信心大增。

另外,再試著在一年內依循筆記術原則,例如「一周內未來宣言」或「口每日一綠」等手法,等到一年過後,這本手帳將滿載著各位自發向上度過每一天的記錄。

時間是無形的,漫不經心度過一年,並不會留下任何痕跡,不過只要善用手帳,確實朝著目標與夢想邁進,就能藉由這本手帳,幫助自己堅定地實現目標,並且帶來自信。

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