Word論文排版

2019-02-25 11:21:40

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論文的排版是讓許多人頭疼的問題,尤其是論文需要多次修改時更加令人頭疼。本文將給你提供一些用Microsoft Word進行論文排版的技巧,使你的論文排版更加方便和輕鬆,以便把更多的精力放在論文的內容上而不是文字的編排上。這些技巧不只在論文寫作中可以使用,在寫其他文檔時也可以使用 。

一、頁眉頁腳的製作

二、圖表自動編號

三、公式自動編號

四、目錄的製作

五、參考文獻的編號和引用

六、其他技巧

七、基本軟體

一、頁眉頁腳的製作

首先介紹一個概念:節。這裡的“節”不同於論文裡的章節,但概念上是相似的。節是一段連續的文檔塊,同節的頁面擁有同樣的邊距、紙型或方向、印表機紙張來源、頁面框線、垂直對齊方式、頁眉和頁腳、分欄、頁碼編排、行號及腳註和章節附注。如果沒有插入分節符,Word默認一個文檔只有一個節,所有頁面都屬於這個節。若想對頁面設定不同的頁眉頁腳,必須將文檔分為多個節。

論文裡同一章的頁面採用章標題作為頁眉,不同章的頁面頁眉不同,這可以通過每一章作為一個節,每節獨立設定頁眉頁腳的方法來實現。

首先介紹頁眉的製作方法。在各個章節的文字都排好後,設定第一章的頁眉(視圖選單→頁眉和頁腳)。然後跳到第一章的末尾,選單欄上選“插入→分隔設定”,分節符類型選“下一頁”,不要選“連續”(除非你想第二章的標題放在第一章的文字後面而不是另起一頁),若是奇偶頁排版根據情況選“奇數頁”或“偶數頁”。這樣就在游標所在的地方插入了一個分節符,分節符下面的文字屬於另外一節了。

游標移到第二章,這時可以看到第二章的頁眉和第一章是相同的,滑鼠雙擊頁眉Word會彈出頁眉頁腳工具列,工具列上有一個“同前”按鈕(圖像按鈕,不是文字),

這個按鈕按下表示本節的頁眉與前一節相同,我們需要的是各章的頁眉互相獨立,因此把這個按鈕調整為“彈起”狀態(與上一節相同的提示文字會消失),然後修改頁眉為第二章的標題,完成後關閉工具列。如法炮製製作其餘各章的頁眉。

頁腳的製作方法相對比較簡單。論文頁面的頁腳只有頁碼,要求從正文開始進行編號,但是,在正文前還有扉頁、授權聲明、中英文摘要和目錄,這些頁面是不需要編頁碼的,頁碼從正文第一章開始編號。首先,確認正文的第一章和目錄不屬於同一節。然後,游標移到第一章,點擊“視圖→頁眉和頁腳”彈出頁眉頁腳工具列,切換到頁腳,確保“同前”按鈕處於彈起狀態,插入頁碼,這樣正文前的頁面都沒有頁碼,頁碼從第一章開始編號。

註:

頁眉段落默認使用內置樣式“頁眉”,頁腳使用“頁腳”樣式,頁碼使用內置字元樣式“頁碼”。如頁眉頁腳的字型字號不符合要求,修改這些樣式並自動更新即可,不用手動修改各章的頁眉頁腳。

論文裡頁眉使用章標題,可以採用章標題做成書籤,然後在頁眉交*引用的方法來維護兩者的一致。

二、圖表自動編號

論文寫作中,圖和表要求按照章節進行編號如:圖1.6,表4.7,圖表的自動編號可以使用Word的題注功能。Word提供圖表標籤和表格標籤,圖表也就是圖的標籤

操作步驟:插入選單→引用→題注,選中圖表標籤,編號中可以選包含章節號,這需要章節的編號聯接到一個項目標號上,參照項目編號的設定,重要的是章的編號,其它節的編號聯接到上層編號,則所有的章節、圖、表都可以實現自動編號。把題注中不包含標籤勾上,按確定插入標籤,之需要在正文中的標籤前鍵入圖就可以了。表只要在標籤選擇中選表格就可以,其它相同。
一般只需要建立一個標籤就可以了,其它地方需要,可以直接copy標籤,貼上到指定位置,然後選中標籤,更新域就可以,對於數量很多的標籤,則先全部copy好,然後按Ctl+A快捷鍵全部選中,在有標籤域的數字上點右鍵,選更新域就會全部更新,或者在別的地方再插入一次題注就會自動更新了。最簡單的方法是按Ctrl+A全部選中,按F9更新域。

圖表的套用則需要用到引用的交*引用功能:插入選單→引用→交*引用,引用類型選中圖表的標籤,標註內容選“只有標籤和編號”即可插入引用。

圖片組合

Word中如果一頁圖片太多的話就會跑來跑去找不到位置,可以使用Word的組合功能將所有圖片組合在一起就好了

(1)將所有圖片的屬性→設定圖片格式→版式→浮於文字上方

(2)將所有圖片選中,右鍵組合

(3)將組合後的圖片版式設定成嵌入型或其它需要的版式。

圖片不攝製成浮於文字上方的話是不能進行組合的,浮於文字上方後圖片就可以和Word畫的各種圖形組合在一起了。

三、公式自動編號

公式編輯應該使用公式編輯器MathType,自動插入公式編號,目前為5.2版。Word的公式編輯器實際上就是Mathtype的早期版本,但不好用。Mathtype安裝好後(要先裝office再裝Mathtype否則不認)在word中會有一個工具條和選單,根據需要使用。公式編號和編號引用在工具條上直接有,不同章節需要不同的編號可在章節的開頭處插入章、節號(注意:如果是連續章節編號,則選“New Chapter Number”,自動延續章節編號,修改起來就方便了),論文一般只需要按章編號,所以插入章編號即可,插入時應放在正文中第一個公式的編號處,以方便查找,不要放在標題處,否則自動生成目錄時要手工刪除。

公式編號的引用只需把把游標放在要引用的地方,點“Insert Equation Reference”按鈕,然後雙擊要引用的公式編輯器生成的編號即可。

另外,Mathtype有一個“Insert Right-Numbered Display Equation”按鈕,可以直接插入公式和公式編號,公式居中,編號右對齊。

四、目錄的製作

目錄是用來列出文檔中的各級標題及標題在文檔中相對應的頁碼。首先介紹Word的一個概念:大綱級別。Word使用層次結構來組織文檔,大綱級別就是段落所處層次的級別編號,Word提供9級大綱級別,對一般的文檔來說足夠使用了。Word的目錄提取是基於大綱級別和段落樣式的,在Normal模板中已經提供了內置的標題樣式,命名為“標題1”、“標題2”,…,“標題9”,分別對應大綱級別的1-9。我們也可以不使用內置的標題樣式而採用自定義樣式,但有點麻煩。下文中的目錄製作方法直接使用Word的內置標題樣式,關於自定義樣式的方法請參閱Word的幫助文檔(視圖選單→文檔結構可顯示與將要生成目錄結構相同的文檔結構)。

目錄的製作分三步進行。

1) 修改標題樣式的格式。通常Word內置的標題樣式不符合論文格式要求,需要手動修改。在選單欄上點“格式︱樣式”,列表下拉框中選“所有樣式”,點擊相應的標題樣式,然後點“更改”。可修改的內容包括字型、段落、定位點和編號等,按論文格式的要求分別修改標題1-3的格式。

2) 在各個章節的標題段落套用相應的格式。章的標題使用“標題1”樣式,節標題使用“標題2”,第三層次標題使用“標題3”。使用樣式來設定標題的格式還有一個優點,就是更改標題的格式非常方便。假如要把所有一級標題的字號改為小三,只需更改“標題1”樣式的格式設定,然後自動更新,所有章的標題字號都變為小三號,不用手工去一一修改,即麻煩又容易出錯。關於如何套用樣式和自動更新樣式,請參考Word幫助。

3) 提取目錄。按論文格式要求,目錄放在正文的前面。在正文前插入一新頁(在第一章的標題前插入一個分頁符),游標移到新頁的開始,添加“目錄”二字,並設定好格式。新起一段落,選單欄選“插入→引用→索引和目錄”,點“目錄”選項卡,“顯示級別”為3級,其他不用改,確定後Word就自動生成目錄。若有章節標題不在目錄中,肯定是沒有使用標題樣式或使用不當,不是Word的目錄生成有問題,請去相應章節檢查。此後若章節標題改變,或頁碼發生變化,只需更新目錄即可。

註:目錄生成後有時目錄文字會有灰色的底紋,這是Word的域底紋,列印時是不會列印出來的。在“工具︱選項”的“視圖”選項卡可以設定域底紋的顯示方式。

五、參考文獻的編號和引用

參考文獻的標註最好用EndNote9.0,支持中文,自動更新,修改方便快捷,一勞永逸。Endnote安裝後也會在word中有一個工具條,如果沒有,在工具條上點右鍵,選中即可。

參考文獻的標註分為文後的參考文獻和文中的參考文獻引用,在endnote中表示為:參考文獻(Bibilogrphay)和引用(Citation),endnote有很多參考文獻樣式,但不一定符合自己的需要,可根據自己需要建立自己的樣式。參考文獻以資料庫的方式保存,所以要先建立自己的參考文獻資料庫(.enl)。參考文獻建立好後,在endnote資料庫中選中要插入的數據記錄(Ctrl和Shift多選),然後返回word將游標置於要插入的地方,點“Insert Selected Citations”即根據設定好的參考文獻和引用樣式進行標註,並在文檔末尾自動生成參考文獻。

參考文獻樣式定義:Edit選單→Output Styles→New Style打開新建樣式視窗,然後根據自己的要求建立參考文獻和引用的樣式進行定義:

新建一個樣式,在Bibliography的Templates中進行如下定義:

Journal Article

Author. Title[J].. Journal. Year, Vol. Volume (Issue) : Pages

Thesis

Author. Title[D]: [Degree學位論文]. City: University, Year

Conference Proceedings

Author. Title[C]. Editor, Conference Name. Conference Location: Publisher, Year of Conference. Pages

Book Section

Author. Title[M]. Book Title. City: Publisher, Year

在Citation的Templates中進行如下定義:
[Bibliography Number](Author, Year),這是在正文中標出作者和年月,最終只需要編號即可。

資料庫中新建參考文獻,按照不同類型輸入相關信息

輸出結果:

城市外圍的限定[1](Mark W., 2001) (最好標記為紅色以方便查找)

參考文獻

Horner Mark W., Grubesic Tony H. A GIS-based planning approach to locating urban rail terminals[J]. Transportation. 2001, Vol.12(5): 55-77

每次插入新的參考文獻編號都會自動更新,導致運行變慢,如果不要自動更新而是在所有做好後一次全部更新,可在格式設定中僅用更新。

參考文獻樣式可以導出,Edit選單→Output Style→Edit 要編輯的樣式,然後File選單選另外儲存為即可(.ens格式),如果要調用保存的樣式,需要把樣式檔案放到endnote安裝目錄下的style目錄(C: Program Files EndNote 9 Styles )。Edit選單→Preference→Libaries可以設定自己定義的資料庫為默認資料庫(Add Open libraries並點擊Endnote Default)

在文檔末尾的參考文獻最好不要生成編號,在參考文獻完畢後使用word的項目符號的編號更方便:選中所有參考文獻,格式選單→項目符號和編號→編號→自定義,編號格式中修改為:[1]即可自動生成,格式可根據需要修改。

如果論文是各章一個文檔,Endnote可以設定起始編號:在word中的endnote工具條上點Format bibliography(格式化參考文獻)→layout標籤,start with bibliography中填上需要的起始編號。

附:

Endnote9.0,同濟大學畢業論文參考文獻格式,包括引用和參考文獻格式.
文獻類型為:期刊類文章、會議文章、圖書類、學位論文和規範標準。
解壓後放到安裝目錄下的style目錄下即可調用(如:C: Program Files EndNote 9 Styles)
點擊下載參考文獻樣式檔案

六、其他技巧

u 分頁符(Ctrl+Enter

顧名思義,分頁符是用來分頁的,分頁符後的文字將另起一頁。論文中各章的標題要求新起一頁,放在新頁的第一行,這時就可以使用分頁符。在前一章的最後放置一個分頁符,這樣不管前一章的版面有什麼變化,後一章的標題總是出現在新的一頁上。

肯定還有人用敲多個回車的方法來把章標題推到新頁!這樣做的缺點是顯而易見的。若前一章的版面發生了變化,比如刪掉了一行,這時後一章的標題就跑到前一章的最後一頁的末尾;若增加一行,則後一章標題前又多了一個空行。快拋棄這種費力不討好的作法吧!

u 換行符(Shift+Enter)

這裡又涉及Word的一個概念:段落。段落是獨立的信息單位,具有自身的格式特徵,如對齊方式、間距和樣式。每個段落的結尾處都有段落標記(一個灰色的拐彎箭頭)。敲Enter鍵有兩個作用,一是在游標位置插入一個段落標記,表示一個段落的結束;二是另起一行。換行符和敲Enter鍵不同,它只有第二個作用,沒有第一個,即換行符的前一行和後一行仍然屬於同一個段落,共享相同的段落格式(灰色豎向箭頭)。

七、基本軟體

①繪圖和圖像處理:微軟的繪圖工具、AcdSee及其FotoCanvas、Photo Shop

②流程圖繪製:Smartdraw、Microsoft Visio

③坐標圖:Excel、Origin

④破除pdf複製限制:Adult PDF Password Recovery v2.2.0

⑤Acrobat7.0和Acrobat Reader 5.0

⑥Caj Viewer識別pdf,Vip Browser識別掃描圖

⑦描圖:Coreldraw Smartdraw

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