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2019-05-11 19:08:11
word目錄的製作

作者:★未完成★ tags:Word

使用Word2003為文檔創建目錄,最好的方法是根據標題樣式。具體地說,就是先為文檔的各級標題指定恰當的標題樣式,然後Word就會識別相應的標題樣式,從而完成目錄的製作。通過前面“在大綱視圖中工作”部分的學習,我們已經知道,在大綱視圖中創建好文檔的綱目框架時,Word自動為各級標題賦予了樣式。在這種情況下,我們完成正文的輸入後,就可以直接製作文檔目錄了。
下面的練習我們將提供一個名為“思科樂器銷售概要(原始檔案)”的原始案例文檔,它放在文章末尾的下載連結中,由於操作過程學要用到,所以請大家先去下載好。同時也建議下載最終效果檔案,對學習目標有個初步了解之後再進行操作,更利於學習把握的效果。
1. 打開“思科樂器銷售概要(原始檔案)”案例文檔,由於各級標題運用了恰當的標題樣式,所以可以直接進入創建目錄的步驟了。
2. 文檔目錄通常位於文檔名稱之後,於是將插入點定位於“思科銷售概要”下一段,按下鍵盤“Ctrl+Enter”插入了一個分頁符,然後在“思科銷售概要”下方適當位置輸入“目錄”,設定為“居中對齊”。
3. 將插入點放在“目錄”下方恰當位置,選擇選單“插入→引用→索引和目錄”命令,打開“索引和目錄”對話框,選擇“目錄”選項卡(圖 18)。

圖18

4. 在這裡我們將設定與創建目錄相關的內容。比如可以單擊“格式”框的下拉箭頭,在彈出的下拉列表中選擇Word預設定的若干種目錄格式,通過預覽區可以查看相關格式的生成效果,這裡我們選擇“正式”(圖 19)。

圖19

5. 單擊“顯示級別”框的選擇按鈕,可以設定生成目錄的標題級數,Word默認使用三級標題生成目錄,這也是通常情況,假如你需要調整,在此設定即可。這裡我們操持默認。
6. 單擊“制表前導符”框的下拉箭頭,可以在彈出的列表種選擇一種選項,設定目錄內容與頁號之間的連線符號格式,這裡默認的格式為點線。

7. 完成與目錄格式相關的選項設定之後,單擊“確定”按鈕,Word即可自動生成目錄(圖 20)。

圖20

8. 目錄生成後,也許外觀並不符合我們的要求,在這種情況下,我們可以方便地根據自己的要求進行更改。
9. 假設我們想把目錄中一級標題文字改為“藍色”,則進行如下操作:用和前面相同的方法進入“索引和目錄”對話框,並選擇“目錄”選項卡,單擊“修改”按鈕。假如你的“修改”按鈕是灰色的,則單擊“格式”框的下拉箭頭,在彈出的下拉列表中選擇“來自模板”選項(圖 21)。

圖21

10. 打開“樣式”對話框,由於我們要對目錄中一級標題文字進行修改,故選中樣式列表框中的“目錄1”,然後單擊“修改”按鈕(圖 22),打開“修改樣式”對話框。

圖22

11. 單擊“修改樣式”對話框中的“格式”按鈕,在彈出的選單中選擇“字型”命令(圖 23),顯示“字型”對話框。通過改對話框把字型顏色改為藍色即可,然後依次單擊確定,最後會彈出是否替換所選目錄的詢問,單擊“是”後(圖 24),目錄中一級標題根據我們的修改變為藍色。

圖23圖24

12. 假如有其它的修改要求,可以參照上面的操作方法進行。最後,值得注重的是,假如當目錄製作完成後又對文檔進行了修改,不管是修改了標題或正文內容,為了保證目錄的絕對正確,請對目錄進行更新。操作方法為:將滑鼠移至目錄區域單擊右鍵,在彈出的選單中選擇“更新域”命令,打開“更新目錄”對話框,選擇“更新整個目錄”單選框,然後單擊“確定”即可更新目錄(圖 25)。

圖25

索引的製作上面的練習中我們介紹了目錄的創建、修改與更新,基本包括了目錄製作的常見任務,接下來我們來進行索引的製作。
索引的製作主要包含兩個步驟:一是對需要創建索引的要害詞進行標記,用Word術語講就是標記索引項,這個步驟我們將告訴Word,我們希望哪些要害詞參與索引的創建;二是調出“索引和目錄”對話框,通過相應的命令創建索引。
1. 還是在上面的案例文檔中,進行下面的練習之前建議保存一下學習成果。
2. 需要提前說明一下的是,或許該文檔在實際工作中並不需要創建索引,下面的操作只是利用它介紹索引創建的方法,我們假設主要以人名或公司名為要害詞創建索引。
3. 下面進行標記索引項。在文檔“二、公司”部分找到第一次出現“Ralph Weems”的位置,並選中它,然後打開“索引和目錄”對話框,並選擇“索引”選項卡。
4. 單擊“標記索引項”按鈕,打開“標記索引項”對話框,可以看到“主索引項”框內自動顯示了索引標記內容,這裡為“Ralph Weems”,然後單擊“標記”按鈕(圖 26),可以完成對第一個要害詞“Ralph Weems”的標記。

圖26

5. 完成第一個要害詞的標記後,可以看到“標記索引項”對話框並未關閉,因為它在等待著我們標記第二個索引項。於是我們在對話框外區域單擊滑鼠,進入頁面編輯狀態,我們選中位於“(一) 公司所有權”部分的第二個要害詞“Weems家族”,然後單擊“標記索引項”對話框,將其激活後,單擊“標記”按鈕,即可完成第二各要害詞“Weems家族”的標記。

6. 作為練習,請大家把後面的人名或公司名用同樣的方法作為要害詞標記。
7. 標記完成後,就可以進行索引目錄的創建了。按下鍵盤“Ctrl+End”組合鍵,將插入點移至文檔末尾,然後按下鍵盤“Ctrl+Enter”組合鍵,便插入了一個分頁符,在新的一頁行首輸入“人名和公司名索引”,設定為“居中對齊”
8. 回車後,打開“索引和目錄”對話框,並選擇“索引”選項卡,然後單擊“格式”框下拉按鈕,選擇一種Word預設定的若干種目錄格式,通過預覽區可以查看相關格式的生成效果,這裡我們選擇“正式”(圖 27)。

圖27

9. 由於我們的要害詞為英文,故選擇語言為“英語(美國)”,然後單擊“確定”後,Word即可自動生成索引目錄(圖 28)。

圖28

三、總結
為了便於大家的學習和把握,筆者把實際中大任務劃分為了如課程開始時的幾個小任務,到這裡把小任務學完之後,我們再來總結一下,同時分享一些綜合這些小能力完成大任務的經驗。
首先還想強調的是長文檔的製作觀念,也就是因該先製作文檔大綱,然後進行正文內容的填充。筆者認為它實在是太重要了,所以才如此不厭其煩地反覆。
在實際的培訓過程中筆者發現,一些學員當麵點頭贊同用這種方式工作,但在具體處理自己的工作時,又按自己的老一套來,想到那裡便寫到那裡。這不僅導致效率的低下,而且導致製作完成的文檔要么不合乎要求,要么專業化程度不高,筆者在這裡提出,希望能夠引起大家的重視。

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