【電腦百科】八個實用的辦公微技巧

2019-06-06 16:29:36

● WPS表格四種填充方式

成批填充表格單元格是我們經常要進行的一項工作。在WPS表格中,想要填充單元格可以通過以下幾種方法進行:

1. 滑鼠左鍵直接拖動填充柄填充。此時會以升序的方式填充內容。

2. Ctrl+滑鼠左鍵拖動填充柄填充。此時是以複製單元格的形式填充。

3. 滑鼠右鍵拖動單元格,在彈出的選單中進行填充方式的選擇,靈活進行填充(圖1)。

4. 先選中編輯區域,然後通過“編輯→填充”命令來進行填充。

● 讓辦公檔案默認用WPS打開

常用辦公文檔既可以關聯微軟的Office辦公軟體,也可以關聯國產WPS辦公軟體。許多用戶覺得WPS輕巧方便實用,希望用WPS直接打開辦公文檔編輯,但在WPS程式中死活也找不到這個設定選項。

其實,WPS的關聯設定是放在一個專設的位置,這個選項設定是在系統的程式組中。以最新版WPS Office為例,依次選擇“開始→所有程式→WPS Office個人版→WPS Office工具→配置工具→高級→檔案關聯”,然後按需勾選所需格式選項就可以了(圖2)。裝完軟體,有桌面的圖示就夠用了,很少有人到這裡來看,因此找不到也難怪了。

● PPT幻燈片編輯放映兩不誤

能不能一邊播放幻燈片,一邊對照著演示結果對幻燈進行編輯呢?

答案是肯定的。只須按住Ctrl不放,單擊“幻燈片放映”選單中的“觀看放映”就可以了。此時PPT將演示視窗縮小至螢幕左上角。修改幻燈片時,演示視窗會最小化,修改完成後,再從系統列點擊演示圖示,切換到演示視窗就可看到相應的效果了。

● 讓快速選擇多個對象更容易

在PowerPoint中,如果要選擇疊放在一起的若干個對象時會不太容易,特別是它們又位於疊放次序下層的時候,對象相互有遮蓋更是如此。不過,下面的方法可以解決。

在傳統PPT編輯界面中,點擊“繪圖”工具列右側的三角箭頭(工具列選項),依次指向“添加或刪除按鈕→繪圖”,然後選中“選中多個對象”,將它添加到“繪圖”工具列中,點擊它,會打開“選擇多個對象”對話框。只要在對話框的對象列表中選中相應的那些對象就可以了。

這個按鈕的添加也可以這么做:點擊選單命令“工具→自定義”,在打開的對話框中點擊“命令”選項卡,然後在“類別”中選“繪圖”,在“命令”欄中選擇“選中多個對象”,將它拖至工具列的任意位置。

● PPT其他對象也用格式刷

我們常常用格式刷來複製文本或段落的格式,其實它可以套用於PPT製作的方方面面。

在PowerPoint中,想製作出具有相同格式的文本框(比如相同的填充效果、線條色、文字字型、陰影設定等),可以在設定好其中一個以後,選中它,點擊“常用”工具列中的“格式刷”工具,然後單擊其它的文本框。如果有多個文本框,只要雙擊“格式刷”工具,再連續“刷”多個對象。完成操作後,再次單擊“格式刷”就可以了。

不光文本框,其他如自選圖形、圖片、藝術字或剪貼畫也可以使用格式刷來刷出完全相同的格式。以上這些你用過嗎?趕快試試吧!

● 臨時給PPT演講做補充標記

利用PowerPoint放映幻燈片時,有時在演講時才發現當初在製作的時候,沒有標記某頁的關鍵內容。怎么辦?

為了讓效果更直觀,有時我們需要現場在幻燈片上做些標記。在打開的演示文稿中單擊滑鼠右鍵,然後依次選擇“指針選項→原子筆(氈尖筆或螢光筆)”即可,這樣就可以調出畫筆在幻燈片上寫寫畫畫了。用完後,按Esc鍵便可退出。

● 列印不連續的單元格(區域)

有時候我們需要將Excel中不連續的單元格內容列印出來,這時可以根據情況採用如下兩種方法之一。

如果僅僅需要將一些不連續的單元格(區域)中的內容列印出來,那么在按住Ctrl鍵的同時,用滑鼠左鍵單擊需要列印的單元格(區域),選中多個不連續的單元格(區域,如A2.B2:C8.D10……),然後選擇“檔案→列印”,打開“列印內容”對話框,選中“列印內容”下面的“選定區域”選項,按下“確定”按鈕就行了。此時,系統將選中的每一個不連續單元格(區域)分開,列印在不同頁面上(即A2列印在一張紙上,B2:C8列印在另一張紙上……)。

如果需要經常列印固定的不連續行、列,可以在上述隱藏設定完成後,執行“視圖→視面管理器”,打開“視面管理器”對話框,按其中的“添加”按鈕,在隨後彈出的“添加視圖”對話框“名稱”後面的方框中輸入一個名稱(如“列印”等),確定退出。以後需要列印時,再打開“視面管理器”對話框,選中“列印”視圖項,按“顯示”按鈕,即可顯示出設定好的列印頁面,執行列印操作就可以了。

● 巧用鍵盤鋪助快速定位排版

在PPT設計中,有時候用滑鼠定位對象不太準確,也不好把握分寸。這時,按住Shift鍵的同時用滑鼠水平或豎直移動對象,可以基本接近於直線平移。在按住Ctrl鍵的同時用方向鍵來移動對象,可以精確到像素點的級別。

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