這些PPT製作小技巧有沒有讓你感覺相見恨晚?

2019-03-15 15:50:47

很多人覺得:我用PPT20年了,還用學嗎?

然而問題的關鍵不在於用多久,而在於有沒有用對。

其實,很多人都在長年累月地用錯誤的方法使用PPT。

接下來要講的高手技巧和操作習慣,能讓你在做PPT時少走彎路。

界面布局設定

PPT的操作命令數以千計,真正實用的功能大概只占20%左右,並且有的命令藏得比較深,需要操作好幾步才能找到。

所以我們首先要做的就是對操作界面進行合理的布局,將最常用的功能區調取出來,主要就是窗格和工具列的設定。

1.工作窗格調取

●格式窗格

PPT中對象格式調整的快捷窗格,比如,我們右鍵任意形狀對象,執行“設定形狀格式”命令,就可以調出格式窗格。通過格式窗格我們可以非常快速對對象進行格式的設定,比如形狀填充、陰影設定等等。

● 選擇窗格

類似於PS中的圖層概念,PPT中的對象選擇工具,主要有三個用途:

¤ 快速選中對象,支持圖層名稱重命名,快速定位對象。

¤ 調整對象圖層順序,通過在選擇窗格內拖動即可快速調整圖層的順序。

¤ 隱藏部分對象,方便編輯其他對象。

快捷鍵【Alt F10】

2.快速訪問工具列

把個人經常用到的工具集成在快速訪問工具列上,實現快速調取,本來要操作三步才能調取的命令,一步就能搞定。添加的方式也非常簡單,只需在你想要添加的命令上右鍵,點擊“添加到快速訪問工具列即可”

3.個性化界面顏色

很多人會有疑問,為什麼我的操作界面是深灰色的,好酷的感覺。

其實PPT默認四種界面主題,彩色、深灰色、白色以及黑色,在“檔案—選項—常規”裡面就可以找到office主題的設定選項,按照自己的喜好選擇一下即可。

全局功能設定

很多人PPT做的慢,往往陷進某個效果不斷重複製作的誤區,殊不知很多操作我們只需要做一次即可,其實就是全局功能設定沒有做好。

1.更換空白版式

幻燈片默認的首頁版式往往是帶有占位符的,相信很多人的習慣是先把占位符刪掉然後在空白頁上開始製作PPT,但是當我們再新建一頁的時候,占位符又出現了.

所以我們需要將首頁的版式換成空白的版式,右鍵導航頁面,直接更換版式即可,這時候我們再新建一頁的時候就是空白頁面了。

2.參考線設定邊距

一般在給PPT填充內容的時候,畫布的四周會留出一些空白區域,參考線的引入可以幫助我們更直觀的限定內容擺放的區域,設定一次,即可貫穿整套PPT。

快捷鍵【Alt F9】

3.設定默認格式

為保證PPT的統一性,往往同一類對象的格式我們是要沿用下去的,我們可以通過格式刷快速複製對象的格式,但其實可以更快。

只需將做好格式的對象設定為當前幻燈片默認對象即可,比如我將某個形狀設定為默認形狀,那么之後插入的所有形狀的初始格式都是我們剛才做好的格式,形狀如此,文本也是一樣,同樣可以設定默認文本框。

4.自建固定色卡

我們找來了一套非常好的配色方案,利用取色器可以非常方便地把顏色吸到我們的PPT中,但是每頁的顏色都要調整,工作量也是相當驚人的。

我們可以把色卡做好然後扔進母版里,這樣每頁上都會有固定的配色供我們吸取,不用每次都要拷貝一份那么複雜。

高頻操作功能

1.縮放畫面

在正常視圖下,要對畫面上比較小的元素進行調整是比較困難的,所以我們經常會需要縮放編輯區域的畫面,來對特定對象進行精細調整,方法也簡單,只需拖動底部的視圖拉桿就可以定義調整。

快捷鍵【ctrl 滑鼠滾輪】

2.快速對齊

對齊是高大上的終極秘訣,要做好排版,第一步就是務必要做好元素間的對齊,這可能需要大家有點強迫症。

很多小夥伴也表示,我知道要對齊,但是元素太多,一個個對齊太麻煩了。其實是你不知道快速對齊的方法,PPT內置了快速對齊工具,可以很快速的完成多個對象的對齊和排列。

在格式-對齊這裡就能看到我們所有的對齊命令,有左對齊、居中對齊、右對齊、頂端對齊、底端對齊等。

3.合併形狀

就是我們常說的形狀的布爾運算,任意選中兩個形狀,就可以在格式選單里里找到這五組命令。

聯合,將兩圖形合併為一個新圖形。

拆分,將兩圖形沿邊界分割為若干新圖形。

相交,將兩圖形相交處保留,去除其他部分。

組合,將兩圖形合併為一個新圖形去除相交部分。

剪除,從第一個選中的圖形中去除第二個選中的圖形與其的相交部分

通過這五組命令,我們可以對多個形狀進行多次合併,快速去完成一些複雜的效果,比如,

● 繪製一個圖示

通過對形狀的連續合併形狀操作,我們可以輕鬆繪製出一個圖示;

● 製作紋理文字

利用圖片和文字的相交,我們可以實現給文字添加任何的紋理,只要你能找到對應的紋理圖片;

● 統一圖片大小

當我們需要處理多張圖片的時候,往往先要統一圖片的大小,逐一調整可能不是最明智的選擇。我們可以給圖片加上一樣的形狀框,然後執行相交的命令,就可以批量搞定圖片的大小統一。

以上所有功能都基於office 2013及以上版本,低版本部分功能缺失,所以還在用office 2013以下版本的同學,第一步可能需要先把軟體版本升級一下。

未來商業社會,時間就是貨幣,要用正確的方法做正確的事,才能為自己贏得時間。

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