如何從零開始策劃一場完整的線下活動(附詳細流程清單)?

2019-02-22 08:13:41

對於活動運營來說,你需要明確的有兩點:為什麼做和怎么做。

為什麼做活動?你要知道你的目的是什麼,你的理由是什麼。然後就是具體怎么做?

活動分線上活動和線下活動兩種。線上部分和上節的線上活動基本是通用重疊的,這裡我們捋一遍,說明一些注意事項;重點會說線下執行,畢竟很多公司並不是每一次線下活動都有專門的執行人員來做執行工作,很多時候還是要靠活動運營來統籌執行。

第一步:明確活動目的,製作活動方案

線下活動一般牽扯到銷售或者 BD ,廠商費用啊什麼的都需要提前確定,如果沒有銷售或 BD 部門介入的話,很不幸這些銷售或 BD 任務可能就是活動運營你的工作了。呃……由於我不是很了解如何做一名合格的 BD 。所以,我們就假設有人來做這些工作好了。

有了費用後呢?活動運營你就變成乙方了,活動主題、規則等各個環節可能都要受到甲方的約束,你需要做的就是做好被甲方虐的心理準備,活動各個環節都要與甲方溝通確定。正所謂方案改了千百遍,仍待甲方如初戀,反正最終的方案終歸還是這樣的:

第二步:製作活動推進時間表,推進準備工作

此時,你的方案已經得到甲方通過或者簽過合作契約,正式進入執行階段,一般需要召集參與此次活動的人員開一個準備會議。根據已確定的活動時間向前倒推,梳理活動節點,分配好各項準備工作並確定各項工作負責人,活動總負責人隨時跟蹤完成情況

不論是小活動還是大活動,一個活動的準備期大體上會包括上面表格的各個事項,時間節點安排和參與人員數量要看各自公司的實際情況。

下面簡單分解講一下一些重要的注意事項:

1. 活動頁面製作

需要準備一份需求文檔,將流程和需求羅列清楚,講明如何設計如何實現何時上線等關鍵問題,然後隨時與技術保持溝通,確保頁面準時製作完成並通過測試沒有問題後正式上線。

2. 物料設計製作

同樣說明設計需求,包括風格圖案、尺寸大小等,並跟蹤製作公司製作情況,包括使用材質、色彩偏差等,確保保證保質保量完成。

3. 活動徵集注意事項

4. 報名統計及通知

報名情況一定要及時統計,一旦發現報名人數過少,離預期人數差距過大,及時反饋給總負責人,商量是否增加投放渠道和投放力度,保證活動人數。活動前通知報名成功用戶,根據報名留下的聯繫方式,電話、簡訊都行,確認能夠準時參加活動的具體人數。

5.人員安排

專人保持與甲方對接工作,及時了解甲方需求變化,並通知總負責人做出相應調整。

提前確定活動主持人,以便對方安排時間,並熟悉活動串詞。

Tips:

最重要的一點:參與人員保持隨時溝通,做到信息共享。最好是建一個活動群組,大家及時相互通報各自工作進展和活動安排變化,避免一個環節出現紕漏最終影響到整體準備工作。

第三步:製作活動執行方案,分解執行任務

在各項準備工作有條不紊推進的過程中,活動負責人還要製作一份活動現場執行方案,結合設定的活動流程,把簽到、主持、攝影、道具、場務、直播等現場執行中的各項工作分配到具體個人,執行方案一般精確到分鐘。

線上下執行之前的一兩天,召集所有執行人員開活動動員會,下發執行方案,逐項分解任務到個人,保證每個人都清楚自己到現場應該做什麼工作。

活動現場執行方案包括:

活動環節設計一般在活動方案確定時就已基本成形,這裡你需要做的是明確各環節規則。

需要注意的是活動運營在設計活動環節時應以用戶體驗為核心,設計適合目標用戶的活動內容。你讓一群老年人去坐過山車、讓一群單身男女上來就玩接吻……肯定是不合適的,嚴重違背用戶體驗。品牌本不應該死,作著作著就死了。

物料、禮品清單:

逐項把活動所有需要用到的物料和禮品種類、數量註明,並備註各物品在活動執行中出現在哪個環節、什麼地點。然後交待給各自的負責人,如果所需物料和禮品種類比較多,最好再做一個表格,交給各項物品負責人。

活動應急預案:

線下活動體現一個平台的品牌和服務質量,而且和用戶直接接觸,你永遠不知道現場會有多少種突髮狀況等著你去解決,一旦處理不好很可能直接失去用戶,並影響品牌形象。

活動運營你做多少種預案都不為過,至少要在活動開始前構想好最可能出現的幾種問題,並想好相應的解決辦法,在動員會上通知到可能出現問題環節的相應負責人,在活動進行中一旦發現問題迅速啟動應急預案。

第四步:現場執行,所有的努力都將在這裡呈現

現場執行就是把上一步的活動流程表一項一項落實做出來。最好的狀態當然是執行人員各司其職,用戶滿意,活動順利進行了。

但是,凡事就怕但是!完美的活動大多時候只是奢望,總負責人要處變不驚,面對各種狀況迅速應變,做出應對措施,並通知到相應負責人。

現場執行常見問題及應對辦法有:

1. 內部人員問題

執行人員到場後應迅速進入各自工作崗位,簽到引導維護用戶、主持人再次熟悉串詞、各項物品負責人清單數量並準備提前送到預定位置、提前溝通攝影攝像說明需要什麼場景人物特寫等拍攝需求,如果有多名攝影還要做好分工劃分職責……

總之儘快把所有現場的準備工作做到位。提前建一個活動執行群,出現突發情況,及時通報,比如某個執行人員遲到,總負責人要立馬安排其他人補位;有人遺忘工作內容或走神,旁邊的同事要及時提醒協助,總之執行人員要齊心協力保證活動順利進行。

2. 用戶問題

用戶簽到環節,簽到負責人要快速聯繫未準時到場用戶詢問查明情況並標記清楚,對最終到場人數做出準確預估。一旦用戶人數不足,及時通知總負責人,評估是否影響後續活動環節。如有影響,總負責人做好決定後第一時間找到主持人告知調整方案,同時通知到受影響環節的執行人員;參與用戶出現問題或發生矛盾,如果相應負責人不能單獨解決,第一時間通知活動現場總負責人出面協調解決。

3. 活動流程有變

如果活動進行中再出現流程變化,總負責人趁主持間歇快速告知主持人以便主持人臨場應對,並通知其他執行人員。

最終預定的各項流程全部執行完畢,用戶離場,所有執行人員可以放輕鬆一些啦,大家拍個照片,盤點收集一下剩餘物料和禮品,完成清場任務,就可以安心地去吃頓慶功宴犒勞自己啦。

第五步:活動回顧和活動效果報告

活動結束後一般要有活動回顧,什麼時候發布是和甲方提前約定好的。如果要求比較急甚至活動結束就要發布,那么總負責人要提前制定活動回顧人員,在活動進行中就同步寫作,並及時拷出攝影照片,這樣基本在活動結束後就能很快出稿了。

出稿後迅速交給負責投放渠道的同事安排投放。如果活動回顧要求不急的話,可以等改天再做,在約定時間前發出就好。

活動結束後一般還需要給甲方提交一份活動結案,大致包括活動概述、活動效果統計等各部分成果和數據匯總做成一個案子,這樣本次合作就告一段落了。誰的客戶誰來寫活動結案,如果是銷售談來,那么銷售來做。如果是活動運營你拉來的客戶,恭喜你要來寫這個結案。

活動運營不管需不需要自己寫活動結案,在活動結束後你都應該及時作出活動效果報告,除了結案中的成績,還要總結經驗教訓。你需要從頭到尾把整個活動梳理一遍,重點總結兩個方面:

通過這樣復盤,你能清楚認識到一次活動哪些是成功的哪些是失敗的,成功的部分保留,失敗的部分提醒自己下次注意,想辦法去解決。

活動總是存在各種各樣讓你意想不到的問題,活動運營要通過一次次的活動鍛鍊成長,每次活動結束後用心總結自己的成功和失敗,不要在同一個坑裡跌倒兩次,不斷去沉澱積累經驗,你的活動運營體系會隨著你的經驗積累變得越來越完善,這將讓你能避開絕大部分的活動運營深坑,最終你的活動存在的問題會越來越少,用戶體驗越來越好。

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