簡化系統

2019-03-09 16:06:30

簡化系統

GTD系統有許多需要遵守的原則和培養的習慣,其中每周回顧更是非常必要的。但是,整個系統是可以簡化的。通過簡化系統,你可以花少量的時間來維護整個GTD系統。下面是簡化系統的方法:

  1. 減少你的任務。我在處理事情遵循這么一條:在管理任務前,減少它。如果你只有三件任務要管理,相比二十件任務,你只要更少的時間(甚至不要)去管理了。那你應該如何減少任務呢?你可以刪除、委派他人、延遲某些任務。你可以閱讀褪墨上的GTD系列文章。
  2. 收集。我認識這是GTD系統非常有效的步驟。在把事情遺忘前,把所有進入大腦的想法和要完成的任務都記錄下來,這樣你就能夠心無雜念地集中於一事。我便是隨身攜帶一本Moleskine筆記本,及時記錄自己的思緒。
  3. 最重要的事情。在所有要完成的任務中,哪三件是今天最重要的?將這三件事記在一個顯眼的地方,接著集中注意力去一一完成它們。如果你完成了這三件事,那今天你就過得挺有效率的了,建議閱讀《放置大石頭的藝術:讓你的效率翻倍》。
  4. 集中處理。除了完成每天最重要的事情外,每天你還會有很多瑣事需要處理。為了避免這些瑣事影響你去處理最重要的事情,你應該將這些瑣事集中處理。安排每天工作要結束前的一個時段,專門處理它們——在固定的一個時間(下午四點)去處理郵件,去整理你的資料夾,將所有的收件箱都處理為零,等等,而不是花一天來處理這些事。我的筆記本上,最頂端總是最重要的事情,而下端才是這些集中處理的事情。
  5. 目標。目標如此重要,但是目標太多又會分散你的注意力(最後一事無成)。所以,採用一個簡單的目標系統就行了:一年一個大的總目標,然後將總目標分成次級的半年目標,最後將半年目標分離成一個個每月、每周小目標。你每天的最重要的事情儘量要於這些目標相關,使自己不斷靠近半年目標、總目標。只有集中於一個目標,不要太多,你定會成功的。

這套簡化後的系統,仍然保存了GTD的精髓,但是更集中於最重要的任務,將工作量限制在合理的範圍,也使你避免過得繁忙而效率降低。總而言之,以高質量完成你應該完成的最重要的任務!

採用這套簡化系統,你需要注意:

綜上所述

你若有越少的任務,你需要管理它們的時間就越少。從而,你可以將更多的時間投入到集中完成最重要的任務上。彌縫建議你也閱讀《更簡單,更具行動力的終極高效系統:Zen To Done(簡易做)》系列。
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