黨政機關公文格式解讀與實訓

2019-03-10 08:16:05

黨政機關公文格式解讀與實訓

從2012年7月1日起,執行《黨政機關公文處理工作條例》(中辦發〔2012〕14號),現行的1996年5月3日中共中央辦公廳發布的《中國共產黨機關公文處理條例》和2000年8月24日國務院發布的《國家行政機關公文處理辦法》停止執行。

一、黨政機關公文的構成要素及排版形式

黨政機關公文是黨政機關實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規範體式的文書,是傳達貫徹黨和國家方針政策,公布法規和規章,指導、布置和商洽工作,請示和答覆問題,報告、通報和交流情況等的重要工具。

(一)公文的構成要素

公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標誌、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附屬檔案說明、發文機關署名、成文日期、印章、附註、附屬檔案、抄送機關、印發機關和印發日期、頁碼等組成。

(二)公文的排版形式

排版形式指公文各組成要素在檔案版面上的標印格式。

1.公文用紙幅面尺寸:

採用國際標準A4型紙,210MM*297MM

公文頁邊與版心尺寸為:公文用紙天頭37MM,公文用紙訂口28MM,版心尺寸156MM*225MM(不含頁碼)。

發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm。對於上報的公文,發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。

2.公文書寫形式

從左至右橫排、橫寫。其標識第一層為“一、”,第二層為(一),第三層為“1.”,第四層為(1)

3.字型字號

發文機關標識使用2號小標宋體字,紅色標識;秘密等級、保密期限、緊急程度用3號黑體字;發文字號、簽發人、主送機關、附註、抄送機關、印發機關、印發時間用3號仿宋體字;簽發人姓名用3號楷體字;正文以3號仿宋體字,一般每面排22行,每行排28字,正文中如有小標題可用3號小標宋體字或黑體字。

4.頁碼

用4號半角白體阿拉伯數碼標識,置於版心下邊緣之下一行,數碼左右各放一條4號一字線,一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字,雙頁碼居左空1字。

5.信函式公文

發文機關名稱上邊緣距上頁邊的距離為30mm,推薦用小標宋體字,字號由發文機關酌定;發文機關全稱下4mm處為一條武文線(上粗下細),距下頁邊20mm處為一條文武線(上細下粗),兩條線長均為170mm。每行居中排28個字。發文機關名稱及雙線均印紅色。

(三)公文各要素及排版形式

公文的各要素分為眉首、主體、版記三部分。

1.眉首

置於公文首頁紅色反線以上的各要素統稱公文眉首。眉首包括:公文份數序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人。

(1)份號:公文印製份數的順序號,即將同一文稿印刷若干份時每份公文的順序編號。涉密公文應當標註份號。置於版心左上角第一行,用阿拉伯數字。

(2)秘級和保密期限:密級分為絕密、機密和秘密;保密期限是對公文秘密等級時效規定的說明。置於版心右上角第一行,兩字之間空一字。

(3)緊急程度:是對公文送達和辦理的時限要求。根據緊急程度,標註“特急”、“加急”;緊急電報分為“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。置於版心右上角第一行,兩字之間空一字。公文同時標識秘密等級與緊急程度,秘密等級頂格標識在版心右上角第一行,緊急程度頂格標識在版心右上角第二行。

(4)發文機關標識:發文機關標識表明公文的作者,他是發文機關製作公文時使用的、規範板式的檔案版頭,通常稱“文頭”。由發文機關全稱或規範化簡稱後加“檔案”組成,居中紅色套印在檔案首頁上端。聯合行文時,發文機關標誌可以並用聯合發文機關名稱,也可以單獨用主辦機關名稱,“檔案”二字置於發文機關名稱右側,上下居中排布。

(5)發文字號:發文字號是發文機關按照發文順序編排的順序號。由發文機關代字、年份和序號組成。置於發文機關標識下空兩行,居中排布。年份、序號用阿拉伯數碼標識;年份應標全稱,用六角括弧“〔〕”括入;序號不編虛位(即1不編為001),不加“第”字。聯合行文使用主辦機關的發文字號。

發文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。

(6)簽發人:簽發人是在上報的公文中批准簽發的領導人姓名。只用於上行文。平行排列於發文字號右側。發文字號居左空1字,簽發人姓名居右空1字;簽發人用3號仿宋體字,簽發人後標全形冒號,冒號後用3號楷體字標識簽發人姓名。如有多個簽發人,主辦單位簽發人姓名置於第1行,其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排,下移紅色反線,應使發文字號與最後一個簽發人姓名處在同一行並使紅色反線與之的距離為4mm。

2.公文主體部分

置於公文首頁紅色反線(不含)以下至抄送機關(不含)之間的各要素統稱主體。包括:標題、主送機關、正文、附屬檔案說明、成文日期、印章、附註、附屬檔案。

(1)公文標題:即對公文主要內容準確、簡要的概括。由發文機關名稱、事由和文種組成。除法規名稱加書名號外,一般不用標點符號。位於紅色反線下空兩行,用2號小標宋體字,可分一行或多行居中排布;回行時,要做到詞義完整,排列對稱,間距恰當。

(2)主送機關:是指要求公文予以辦理或答覆的主要受理機關,應當使用機關全稱、規範化簡稱或者同類型機關統稱。標識在標題下空一行,左側頂格3號仿宋體字標識,回行時仍頂格。最後一個主送機關名稱後標全形冒號。

(3)公文正文:公文正文表述公文的具體內容。通常分導語、主體和結束語。在主送機關下一行,每自然段左空2字,回行頂格,數字、年份不回行。正文以3號仿宋體字,一般每面排22行,每行排28字。文中如有小標題可用3號小標宋體字或黑體字。

(4)附屬檔案說明:公文附屬檔案的順序號和名稱。公文如有附屬檔案,在正文下空一行左空2字用3號仿宋體字標識“附屬檔案”,後標全形冒號和名稱。附屬檔案如有序號使用阿拉伯數碼(如“附屬檔案:1.×××××”);附屬檔案名稱後不加標點符號。

(5)發文機關署名(從2012年7月1日起):署發文機關全稱或者規範化簡稱。

(6)成文時間:指公文生效的時間。署會議通過或者發文機關負責人簽發的日期。聯合行文時署最後簽發機關負責人簽發的日期。標識在正文之下,空兩行右空4字。用漢字將年、月、日標全;“零”寫為“○”。

(7)印章:公文中有發文機關署名的,應當加蓋發文機關印章,並與署名機關相符。有特定發文機關標誌的普發性公文和電報可以不加蓋印章。聯合上報的公文,由主辦機關加蓋印章,聯合下發的公文,發文機關都應加蓋印章。

單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱,只標識成文時間。加蓋印章應上距正文2mm~4mm,端正、居中、下壓成文時間,印章用紅色。

當印章下弧無文字時,採用下套方式,即僅以下弧壓在成文時間上;當印章下弧有文字時,採用中套方式,即印章中心線壓在成文時間上。

當聯合行文需加蓋兩個印章時,應將成文時間拉開,左右各空7字;主辦機關印章在前;兩個印章均壓成文時間,印章用紅色。只能採用同種加蓋印章方式,以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切,相距不超過3mm。

當聯合行文需加蓋3個以上印章時,為防止出現空白印章,應將各發文機關名稱(可用簡稱)排在發文時間和正文之間。主辦機關印章在前,每排最多排3個印章,兩端不得超出版心;最後一排如餘一個或兩個印章,均居中排布;印章之間互不相交或相切;在最後一排印章之下右空2字標識成文時間。

當公文排版後所剩空白處不能容下印章位置時,應採取調整行距、字距的措施加以解決,務使印章與正文同處一面,不得採取標識“此頁無正文”的方法解決。

(8)附註:是需要說明的其他事項,如公文的發放範圍、使用時注意的事項、聯繫人及聯繫方式等。公文如有附註,用3號仿宋體字,居左空2字加圓括弧標識在成文時間下一行。

(9)附屬檔案:公文正文的說明、補充或者參考資料。附屬檔案應與公文正文一起裝訂,並在附屬檔案左上角第1行頂格標識“附屬檔案”,有序號時標識序號;附屬檔案的序號和名稱前後標識應一致。如附屬檔案與公文正文不能一起裝訂,應在附屬檔案左上角第1行頂格標識公文的發文字號並在其後標識附屬檔案(或帶序號)。

3.公文版記部分

置於抄送機關以下的各要素統稱為版記。包括:抄送機關、印發機關和印發日期。

(1)抄送機關:指除主送機關外需要執行或知曉公文的其他機關。公文如有抄送,在主題詞下一行;左空1字用3號仿宋體字標識“抄送”,後標全形冒號;抄送機關間用逗號隔開,回行時與冒號後的抄送機關對齊;在最後一個抄送機關後標句號。

(3)印發機關和印發時間:印發機關是印製公文主管部門,印發時間是公文的付印時間。位於抄送機關之下(無抄送機關在主題詞之下)占1行位置;用3號仿宋體字。印發機關左空1字,印發時間右空1字。印發時間以公文付印的日期為準,用阿拉伯數碼標識。

(4)版記中的反線。版記中各要素之下均加一條反線,寬度同版心。

(四)新舊公文區別

1.黨政機關公文處理工作條例是全新的首次統一黨政機關公文處理規範標準。

2.在“文種”方面,在《國家行政機關公文處理辦法》的13個文種基礎上,增加了黨委的“決議”和“公報”兩個文種,共15個文種。

3.在“格式”方面,取消了主題詞;行政公文也要署發文機關名稱。

4.在公文擬制方面,要求“重要公文”由主要負責人簽發。

5.在行文規則方面,增加“不得以本機關負責人名意向上級機關報送公文”。

6.在公文管理方面,增加發文立戶的規定。

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