減輕工作量 Word長文檔的製作技巧(多圖詳解)

2019-02-25 03:56:39

在日常使用Word辦公的過程中,長文檔的製作是我們常常需要面臨的任務。比如行銷報告、畢業論文、宣傳手冊、活動計畫等等類型的長文檔。由於長文檔的綱目結構通常比較複雜,內容也較多,如果不注意使用正確的方法,那么整個工作過程可能是費時費力,而且質量還不能讓人滿意的。

本部分課程專門討論長文檔的製作的方方面面,在介紹合理製作觀念的同時,提供長文檔製作過程中有助於提高效率的必備技能,如果你能堅持和完成課程中相應的練習,掌握相應的方法和技巧,那么相信你以後再面對長文檔的製作任務時,將會倍感輕鬆。

一、套用性任務

(一) 如何製作長文檔的綱目結構?

文檔的綱目結構是評價文檔好壞的重要標準之一。同時,若要高效地完成一篇長文檔,文檔的綱目結構應當是首先完成的工作,大綱視圖是構建文檔綱目結構的優秀途徑,在後面的“在大綱視圖中工作”套用能力練習部分,將介紹完成這個任務的具體方法。

(二) 如何為長文檔設定多級標題編號?

在樣式部分的課程中,我們曾經初步介紹文檔的多級標題編號。對於長文檔來說,用Word提供的編號功能來完成任務就更為必要,因為這比手動編號效率高出不少。在後面的“多級標題編號”套用能力練習部分,將介紹完成這個任務的具體方法。

(三) 如何在文檔中讓插圖自動編號及交叉引用題注?

為了加強文檔的表達力,圖文並茂是有效的方法。但是長文檔的圖片可能有很多,難道還是一幅一幅地手動添加編號和題注嗎?不!讓我們充分利用Word的自動化功能吧。在後面的“插圖的編號和交叉引用題注”套用能力練習部分,將介紹完成這個任務的具體方法。

在日常使用Word辦公的過程中,長文檔的製作是我們常常需要面臨的任務。比如行銷報告、畢業論文、宣傳手冊、活動計畫等等類型的長文檔。由於長文檔的綱目結構通常比較複雜,內容也較多,如果不注意使用正確的方法,那么整個工作過程可能是費時費力,而且質量還不能讓人滿意的。

本部分課程專門討論長文檔的製作的方方面面,在介紹合理製作觀念的同時,提供長文檔製作過程中有助於提高效率的必備技能,如果你能堅持和完成課程中相應的練習,掌握相應的方法和技巧,那么相信你以後再面對長文檔的製作任務時,將會倍感輕鬆。二、基本套用能力練習

本部分的基本套用能力練習是和上面的套用性任務對應的。完成一個練習就獲得了相應的解決問題的能力,把全部練習完成之後,綜合運用於長文檔的製作過程中,就可以切實體會到工作效率的明顯提高。

(一) 合理的工作觀念

在進入具體練習之前,我們先來討論一下長文檔製作的工作觀念。經過實踐證明,一個不錯的做法是:先建立好文檔的綱目結構,然後再進行具體內容的填充。也許你一直就是使用這個正確的辦法,但是也許你習慣想到那裡寫到那裡。

如果你屬於的第二種情況,那么為了效率和文檔質量的提高,請嘗試改變一下工作方式。當你發現先建立好合理的文檔框架,不僅有利於指導自己快速地完成實際內容的寫作,而且也方便了閱讀者的理解時,我相信你會接受這個合理的工作觀念。

(二) 在大綱視圖中工作

在大綱視圖中建立綱目結構

當我們完成對一篇文檔的構思後,根據上面提出的工作觀念,最好先把該文檔的綱目框架建立好。下面我們將通過製作一份名為“校園科技節活動計畫”的文檔,學習在大綱視圖中建立文檔綱目結構的基本方法。

該文檔的最終效果檔案放在文章末尾的連結中,這裡可先 下載處理前的文檔。可以先打開該文檔看一下綱目結構初步建立後的大致效果,然後我們的任務就是根據這個效果自己再動手製作一遍,從而體會在大綱視圖中製作文檔綱目結構的方便和快捷。

1. 啟動Word2003,新建一個空白文檔,然後單擊Word視窗左下方的“大綱視圖”按鈕(圖 1),切換到大綱視圖。

圖 1

2. 切換到大綱視圖後,可以看到視窗上方出現了“大綱”工具列(圖 2),該工具列適專門為我們建立和調整文檔綱目結構設計的,大家在後面的使用中將體會到非常的方便。

圖 2
3. 接下來我們先把一級標題輸入,可以看到輸入的標題段落被Word自動賦予“標題1”樣式(圖 3),Word為什麼會這樣做呢?原因在於,這節省了我們用常規方法處理文檔時手動設定標題樣式的時間。假設我們文檔很長,標題段落很多的時候,就很容易體會到Word這個自動化的好處了。

圖 3

4. 接下來我們把文檔的二級標題輸入,將插入點定位於“參加對象”段落末尾,按下回車後得到新的一段,如果直接輸入你會發現Word仍然把它當成一級標題,用什麼方法告訴Word現在輸入的是二級標題呢?方法一是按下鍵盤“Tab”鍵,方法二是單擊“大綱”工具列的“降級”按鈕(圖 4)。執行其中任何一個操作後可以看到段落控制符(就是段落前面的小矩形)向右移動一格,表示該標題段落降了一級(圖 5)。

圖 4

圖 5

. 接著輸入“參加對象”的下屬二級標題段落“數學系”,回車後Word默認新得到的一段為“二級標題”段落,因此我們可以直接輸入“物理系”,用同樣的方法輸入下面的其它系。

6. 進行到這裡,相信大家可以用相同的方法輸入“活動宗旨”、“活動時間安排”等一級標題段落的下屬段落了。請大家參照提供的最終效果檔案,把剩餘的二級標題段落輸入。當然,你會發現Word也自動為二級標題段落賦予“標題2”樣式。在實際工作中,你也許有更多的標題等級,後面標題等級的處理以此類推,Word內置了“標題1”到“標題9”9個標題樣式,可以處理大綱中出現的一級標題到九級標題,應該夠用了吧。

7. 當你把所有的二級標題輸入完成後,可以發現凡是含有下屬標題的一級標題段落前面的段落控制符有原來的小矩形變成十字形(圖 6)。

圖 6

8. 為什麼把這些符號成為段落控制符呢?現在用滑鼠指針單擊一下“參加對象”前面的段落控制符,可以發現該段落以及它的下屬段落被選中;雙擊“活動主體內容”前面的段落控制符,可以看到它的下屬段落被摺疊(圖 7),再雙擊一下又可將其展開。可見這個小小的符號,在我們需要進行相關的操作控制時,為我們帶來了不少方便。

圖 7

9. 前面提到的“摺疊”的一個用途為,將所有含有下屬標題的一級標題段落摺疊,我們更容易觀看整個文檔的一級標題綱要。當然,更方便的方法是使用“大綱”工具列上的“顯示級別”命令,比如我們想看看文檔的一級標題,則單擊“顯示級別”下拉按鈕,在彈出的列表中選擇“顯示級別1”即可(圖 8)。

圖 8

在上面的案例檔案中,假設我們想把“活動宗旨”及其下屬段落移動到“參加對象”段落之前。為了讓“活動宗旨”及其下屬段落能夠被整體移動,於是先雙擊一下它前面的段落控制符,把它摺疊起來。同時,也把“參加對象”段落摺疊,這樣可以直接把“活動宗旨”整體段落移動到“參加對象”一級標題之前。

2. 把它們都摺疊好後,單擊“大綱”工具列的“上移”按鈕(圖 9),即可完成移動(圖 10)。

圖 9

圖 10

3. 通過這個操作大家可以體會一下摺疊的好處,同時類似的移動操作,都可以仿照進行。

4. 下面來練習更改級別的操作。基本方法為:先選中需要更改級別的段落,然後通過“大綱”工具列的按鈕操作。

5. 假設我們想把“校園科技節活動計畫”段落的級別改為“正文文本”,以便讓它作為文檔名稱,這樣在後面的多級標題編號時,它就不會被編號。先選中“校園科技節活動計畫”段落,然後單擊“大綱”工具列上的“降為正文文本”按鈕即可(圖 11)。

圖 11

6. 其它類似的標題的升或降可以仿照操作。

到這裡為此,我們初步學習了在大綱視圖中建立和調整文檔綱目框架的基本方法,練習了各種常見的操作。這部分內容的特點是,只要了解了基本操作原理,其它類似的操作均可仿照進行。當文檔的綱目框架建立和修改好後,我們就可以切換到普通或頁面視圖進行具體內容的填寫工作了。

但是下面我們還要進行一個練習,那就是多級標題編號。我們在樣式課程的最後進行過相關練習,這裡還想提醒大家的是,當在大綱視圖中建立好文檔的綱目框架後,由於Word自動把標題樣式套用於相應的標題段落中,所以已經可以直接為文檔的標題編號了,下面我們介紹一下具體的操作方法。
三) 多級標題編號假設我們的多級標題編號的目標效果為下圖(圖 12)

圖 12

1. 還是在上面的案例文檔中,選擇選單“格式→項目符號和編號”命令,打開“項目符號和編號”對話框,選擇“多級編號”選項卡,選中第二行第二種編號方案然後單擊“自定義”按鈕,打開“自定義多級符號列表”對話框。

2. 選中“級別”列表框內的“1”,然後選擇編號樣式為“一、二、三”,在編號格式框內“一”字元之前輸入“第”,之後輸入“部分。”(圖 13)。上面的設定表示文檔中一級標題段落按“第X部分”格式編號。

圖13

3. 接著選中級別列表框內的“2”,按下圖設定文檔中二級標題段落的標號格式(圖 14)。

圖14

4. 設定完成後單擊“確定”按鈕,返回文檔編輯視窗,可以看到文檔已經根據我們的自定義格式對標題進行編號,實際外觀效果和前面的目標外觀效果是一致的。

5. 編號完成後,就可以切換到“頁面視圖”,進行文檔正文內容的填充工作了。

通過這個編號練習,相信大家能夠體會到使用Word的編號功能的高效和快捷。由於自定義的操作也比較方便,因此我們可以輕鬆地製作符合自己個性的編號外觀,從而高效地完成工作。值得一提的是,當製作的長文檔是頁數過百的產品手冊、文化出版物等時,就更能體會Word編號功能的高效率了。

(四) 插圖的編號和交叉引用題注文檔的綱目框架和多級標題編號都完成後,就進入了正文內容的填充工作。在這個過程中,為了讓文檔更具表達力,我們可能需要插入很多圖片,比如你正在閱讀的本文,筆者為了大家更容易理解和操作,就插入了很多圖片。

插入圖片之後,隨之而來的工作就是為插圖編號,用Word的術語講,針對圖片、表格、公式一類的對象,為它們建立的帶有編號的說明段落,即稱為“題注”。你在本文中看到的每幅圖片下方的“圖1、圖2”等文字就稱為題注,通俗的說法就是插圖的編號。

為插圖編號後,還要在正文中設定引用說明,比如本文中用括弧括起來的“(圖1)、(圖2)”等文字,就是插圖的引用說明。很顯然,引用說明文字和圖片是相互對應的,我們稱這一引用關係為“交叉引用”。

明白概念以後,下面我們將學習如何讓Word自動為插圖編號,以及使用Word的“交叉引用”功能,在文檔正文中為插圖設定引用的說明文字,即“交叉引用題注”。

在進行具體的練習之前,請大家準備一篇長文檔,以及數幅圖片,然後跟隨下面的操作步驟一同練習,這樣可以獲得較好的學習效果。

1. 在Word2003中打開你準備的長文檔,插入點定位於第一張圖片的插入位置,選擇選單“插入→圖片→來自檔案”命令,找到圖片的存放位置,把第1張圖片插入文檔。

2. 選中這張圖片,再單擊滑鼠右鍵,在彈出的選單中選擇“題注”命令,打開“題注”對話框。假設我們需要的編號格式為“圖1、圖2”等,於是單擊“新建標籤”按鈕,在彈出的“新建標籤”對話框中輸入“圖”,注意不要輸入任何數字,實際編號的數字Word會自動處理的。輸入完成後單擊“確定”返回“題注”對話框(圖 15)。

圖15

3. 由於我們希望每次插入圖片後Word能夠自動為插圖編號,所以單擊“自動插入題注”按鈕,在打開的對話框中進行設定。

4. 打開“自動插入題注”對話框,在插入時添加題注列表框中勾選“Microsoft Word圖片”複選框,然後選擇使用標籤為“圖”,默認的編號輸入為“1、2、3”,如果你要更改編號數字,可以單擊“編號”按鈕,在彈出的對話框中進行設定。設定完成,單擊“確定”後返回Word編輯視窗。以後插入圖片時,Word就會自動為它們添加編號了(圖 16)。同樣的,如果文檔中的表格、公式需要自動編號,這這裡勾選對應複選框即可。

圖16

5. 為了便於測試,先把插入的第1張圖片刪去,然後再把它插入進來,可以看到Word自動在它下方添加了題注“圖1”。

6. 接下來把游標定位到第2張圖片的插入位置,插入第2張圖片,也可以看到Word自動在它下方添加了題注“圖2”。

7. 把準備好的其餘圖片都插入文檔中,下面我們將練習使用Word“交叉引用”功能為插圖設定引用說明。

8. 在正文中需要添加插圖1引用說明的位置輸入“()”,然後將游標定位於其中,選擇選單命令“插入→引用→交叉引用”命令,打開“交叉引用”對話框,在“引用類型”下拉列表內選擇“圖”,在“引用內容”下拉列表內選擇“只有標籤和編號”,然後在“引用哪一個題注”列表框內選中“圖1”,單擊“確定”後(圖 17),就設定好了圖1的引用說明。

圖17

9. 這時“交叉引用”對話框並沒關閉,我們可以把插入點定位於需要添加圖2的引用說明的位置,然後選中“引用哪一個題注”列表框內的“圖2”,單擊“插入”按鈕即可為圖2添加引用說明。

10. 用同樣的方法為其它插圖在正文中添加引用說明。

11. 文檔中所有插圖的引用說明添加完成後,我們來測試一下使用Word“交叉引用”功能的好處。

12. 先故意刪除文檔中間的某幅圖片,包括它的題注以及引用說明。如果我們先前是用常規方法手動為插圖輸入題注和引用說明,那么現在被刪除的這幅圖片後面的所有插圖的題注和引用說明的編號就都不對了,需要重新手動修改。

13. 不過由於前面我們是使用的是Word自動添加題注以及“交叉引用”功能為插圖添加的引用說明,所以現在就只需全選中文檔,按下鍵盤“F9”,Word就可以自動更新域,讓後面的題注和引用說明中的序號自動更新為正確狀態。

如果你對Word域概念比較了解,那么可以很自然地理解Word這個聰明的功能。如果你是域的初學者,也許覺得這個功能比較奇妙,不過恰好可以把這裡作為了解Word域的開端,同時可以初步地把Word的域理解為一種變數,它會聰明地根據實際情況的改變而變化。域是Word的精髓之一,它有著廣泛的套用,比如後面將介紹的目錄、索引等,它們的本質都是域。

(五) 目錄和索引的製作通常,長文檔的正文內容完成之後,我們還需要製作目錄和索引。

所謂“目錄”,就是文檔中各級標題的列表,它通常位於文章扉頁之後。目錄的作用在於,方便閱讀者可以快速地檢閱或定位到感興趣的內容,同時比較容易了解文章的綱目結構。

所謂“索引”,就是以關鍵字為檢索對象的列表,它通常位於文章封底頁之前。索引的作用在於,閱讀者可以根據相應的關鍵字,比如人名、地名、概念、術語等,快速定位到正文的相關位置,獲得這些關鍵字的更詳細的信息。在我們使用過的中學數理化課本中,最後通常都有索引,列出了重要的概念、定義、定理等,方便我們快速查找這些關鍵字詳細信息。

很顯然,如果手動為長文檔製作目錄或索引,工作量都是相當大的。而且弊端很多,比如當我們對文檔的標題內容更改候,又得再次更改目錄或索引。所以學習一下Word的“目錄和索引”功能,掌握自動生成目錄和索引的方法,是提高長文檔製作效率的有效途徑之一。

目錄的製作

使用Word2003為文檔創建目錄,最好的方法是根據標題樣式。具體地說,就是先為文檔的各級標題指定恰當的標題樣式,然後Word就會識別相應的標題樣式,從而完成目錄的製作。通過前面“在大綱視圖中工作”部分的學習,我們已經知道,在大綱視圖中創建好文檔的綱目框架時,Word自動為各級標題賦予了樣式。在這種情況下,我們完成正文的輸入後,就可以直接製作文檔目錄了。

下面的練習我們將提供一個名為“思科樂器銷售概要(原始檔案)”的原始案例文檔,它放在文章末尾的下載連結中,由於操作過程學要用到,所以請大家先去下載好。同時也建議下載最終效果檔案,對學習目標有個初步了解之後再進行操作,更利於學習掌握的效果。

1. 打開“思科樂器銷售概要(原始檔案)”案例文檔,由於各級標題運用了恰當的標題樣劍鑰梢災苯詠氪唇柯嫉牟街枇恕?

2. 文檔目錄通常位於文檔名稱之後,於是將插入點定位於“思科銷售概要”下一段,按下鍵盤“Ctrl+Enter”插入了一個分頁符,然後在“思科銷售概要”下方適當位置輸入“目錄”,設定為“居中對齊”。

3. 將插入點放在“目錄”下方恰當位置,選擇選單“插入→引用→索引和目錄”命令,打開“索引和目錄”對話框,選擇“目錄”選項卡(圖 18)。

圖18

4. 在這裡我們將設定與創建目錄相關的內容。比如可以單擊“格式”框的下拉箭頭,在彈出的下拉列表中選擇Word預設定的若干種目錄格式,通過預覽區可以查看相關格式的生成效果,這裡我們選擇“正式”(圖 19)。

圖19

5. 單擊“顯示級別”框的選擇按鈕,可以設定生成目錄的標題級數,Word默認使用三級標題生成目錄,這也是通常情況,如果你需要調整,在此設定即可。這裡我們操持默認。

6. 單擊“制表前導符”框的下拉箭頭,可以在彈出的列表種選擇一種選項,設定目錄內容與頁號之間的連線符號格式,這裡默認的格式為點線。

7. 完成與目錄格式相關的選項設定之後,單擊“確定”按鈕,Word即可自動生成目錄(圖 20)。

圖20

8. 目錄生成後,也許外觀並不符合我們的要求,在這種情況下,我們可以方便地根據自己的要求進行更改。

9. 假設我們想把目錄中一級標題文字改為“藍色”,則進行如下操作:用和前面相同的方法進入“索引和目錄”對話框,並選擇“目錄”選項卡,單擊“修改”按鈕。如果你的“修改”按鈕是灰色的,則單擊“格式”框的下拉箭頭,在彈出的下拉列表中選擇“來自模板”選項(圖 21)。

圖21

10. 打開“樣式”對話框,由於我們要對目錄中一級標題文字進行修改,故選中樣式列表框中的“目錄1”,然後單擊“修改”按鈕(圖 22),打開“修改樣式”對話框。

圖22

11. 單擊“修改樣式”對話框中的“格式”按鈕,在彈出的選單中選擇“字型”命令(圖 23),顯示“字型”對話框。通過改對話框把字型顏色改為藍色即可,然後依次單擊確定,最後會彈出是否替換所選目錄的詢問,單擊“是”後(圖 24),目錄中一級標題根據我們的修改變為藍色。

圖23

圖24

12. 如果有其它的修改要求,可以參照上面的操作方法進行。最後,值得注意的是,如果當目錄製作完成後又對文檔進行了修改,不管是修改了標題或正文內容,為了保證目錄的絕對正確,請對目錄進行更新。操作方法為:將滑鼠移至目錄區域單擊右鍵,在彈出的選單中選擇“更新域”命令,打開“更新目錄”對話框,選擇“更新整個目錄”單選框,然後單擊“確定”即可更新目錄(圖 25)。

圖25

索引的製作上面的練習中我們介紹四柯嫉拇唇ā⑿薷撓敫攏景四柯賈譜韉某<撾瘢酉呂次頤搶唇興饕鬧譜鰲?

索引的製作主要包含兩個步驟:一是對需要創建索引的關鍵字進行標記,用Word術語講就是標記索引項,這個步驟我們將告訴Word,我們希望哪些關鍵字參與索引的創建;二是調出“索引和目錄”對話框,通過相應的命令創建索引。

1. 還是在上面的案例文檔中,進行下面的練習之前建議保存一下學習成果。

2. 需要提前說明一下的是,或許該文檔在實際工作中並不需要創建索引,下面的操作只是利用它介紹索引創建的方法,我們假設主要以人名或公司名為關鍵字創建索引。

3. 下面進行標記索引項。在文檔“二、公司”部分找到第一次出現“Ralph Weems”的位置,並選中它,然後打開“索引和目錄”對話框,並選擇“索引”選項卡。

4. 單擊“標記索引項”按鈕,打開“標記索引項”對話框,可以看到“主索引項”框內自動顯示了索引標記內容,這裡為“Ralph Weems”,然後單擊“標記”按鈕(圖 26),可以完成對第一個關鍵字“Ralph Weems”的標記。

圖26

5. 完成第一個關鍵字的標記後,可以看到“標記索引項”對話框並未關閉,因為它在等待著我們標記第二個索引項。於是我們在對話框外區域單擊滑鼠,進入頁面編輯狀態,我們選中位於“(一) 公司所有權”部分的第二個關鍵字“Weems家族”,然後單擊“標記索引項”對話框,將其激活後,單擊“標記”按鈕,即可完成第二各關鍵字“Weems家族”的標記。

6. 作為練習,請大家把後面的人名或公司名用同樣的方法作為關鍵字標記。

7. 標記完成後,就可以進行索引目錄的創建了。按下鍵盤“Ctrl+End”組合鍵,將插入點移至文檔末尾,然後按下鍵盤“Ctrl+Enter”組合鍵,便插入了一個分頁符,在新的一頁行首輸入“人名和公司名索引”,設定為“居中對齊”

8. 回車後,打開“索引和目錄”對話框,並選擇“索引”選項卡,然後單擊“格式”框下拉按鈕,選擇一種Word預設定的若干種目錄格式,通過預覽區可以查看相關格式的生成效果,這裡我們選擇“正式”(圖 27)。

圖27

9. 由於我們的關鍵字為英文,故選擇語言為“英語(美國)”,然後單擊“確定”後,Word即可自動生成索引目錄(圖 28)。

圖28

三、總結

為了便於大家的學習和掌握,筆者把實際中大任務劃分為了如課程開始時的幾個小任務,到這裡把小任務學完之後,我們再來總結一下,同時分享一些綜合這些小能力完成大任務的經驗。

首先還想強調的是長文檔的製作觀念,也就是因該先製作文檔大綱,然後進行正文內容的填充。筆者認為它實在是太重要了,所以才如此不厭其煩地重複。

在實際的培訓過程中筆者發現,一些學員當麵點頭贊同用這種方式工作,但在具體處理自己的工作時,又按自己的老一套來,想到那裡便寫到那裡。這不僅導致效率的低下,而且導致製作完成的文檔要么不合乎要求,要么專業化程度不高,筆者在這裡提出,希望能夠引起大家的重視。

有了正確的觀念,便進入具體的操作。作為培訓課程來講,上面介紹的具體操作主要涵蓋了基本方法和原理,而不同的工作任務可能有不同的細微需求,鼓勵大家在實際工作中充滿耐心地去研究和掌握那些細微的操作技能,從而使自己的實際水平進一步提高。

上面的建議是筆者的一些粗淺認識,若有不妥之處歡迎大家批評指正。

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