職場的 9 條軍規

2018-09-09 13:00:36

來源:齊文徐說(ID:qiwenxushuo)

作者:齊洋鈺,上海優訓商務諮詢有限公司創始合伙人。

軍規第一條:

多問選擇題,少問簡答題

職場並不是學校,領導也不是老師,因為:上學你付學費,上班你拿工資,所以,你是來辦事的,不是來學習的,如果要問領導問題,請儘量出選擇題,少問簡答題。

簡答題樣例:領導,客戶說我們的報價超預算了,怎么辦?

選擇題樣例:領導,客戶說我們的報價超預算了,我想了想,要么我去找客戶吃頓飯,套一套預算到底多少,要么在預算內我們給做了,但是酌情減掉一些內容,還落個人情;

如果預算實在太少,那么現在都快年底了,我們就把項目分兩期,小部分的第一期用今年預算做了,大部分的第二期放明年,用明年預算,您覺得呢?

軍規第二條:

提問儘量帶建議

職場上,在自己的職責範疇內每個人看到問題,都有責任開動腦筋自己想想應該怎么解決,因為你拿工資不就是來解決問題的嘛?

如果不確定這樣解決對不對,可以請教領導,但是不能自己沒動過腦子想解決方案,直接傻呵呵去問領導怎么辦,TA到底是你領導呢?還是你助理啊?專門負責幫你解決問題?

錯誤提問樣例:領導,客戶說競爭對手報價比我們低30%,怎么辦?

正確提問樣例:領導,客戶說競爭對手報價比我們低30%,我研究了一下,我們兩家品牌差不多,產品也差不多,如果價格真的比我們低這么多,那客戶直接買他們的,就不用再來找我了,也沒必要告訴我們競爭對手價格。

所以我想這裡面一定有些區別是我們不知道的,我想再去客戶那一趟,多找幾個人再了解了解,您覺得呢?

軍規第三條:

結束必須要總結

和別的部門開了一小時協調會;聽領導布置完任務;和客戶開完技術座談會,只要是在職場上的交流,都要養成一個習慣:那就是在結束的時候總結一下我們剛剛達成的共識是什麼,以及你需要做什麼,我需要做什麼

這樣的總結有兩點好處:一是看看自己或者對方有沒有對某些關鍵動作或節點有誤解;二是既提醒自己,也提醒對方,大家都別忘記回去以後要行動,這樣才能把事情向前推動,直到解決。

錯誤結束樣例:不總結散會,默認大家都知道了,回去各乾各的。

正確結束樣例:謝謝,那我總結一下,今天您提了三個要求:一、這是個海外工程,契約已經簽了,工期非常緊;二、當時是最低價中標,預算緊張;三、這是咱們EPC第一個海外項目,上面都很重視,必須確保成功。

為此,我們這邊儘量從工期、造價和技術安全穩定性三點考慮,重新修改解決方案,下周五之前給您,屆時我們再就新方案詳細討論,您看對嗎?

軍規第四條:

闡述儘量123

行走職場,清楚的邏輯和條理,更容易幫助別人知道和記住你要什麼,也更容易幫助自己梳理對於信息和問題的理解。

如何培養自己的邏輯能力,讓自己說話的條理更清晰呢?儘量把信息或者問題歸類成第一、第二、第三。所以,如果你想要說的信息有點多或者複雜,那就讓自己這樣開場:這事有三點:1、2、3。

錯誤闡述案例:今天XX經銷商說我們的配件到貨速度太慢了,最起碼三天才能到,客戶經常等不到各種催,客戶感受非常不好。

我跟他解釋說這已經算很快了,如果正常定備件,應該先簽契約再發貨,沒有一周根本搞不定,現在你們一通電話就我讓總代給你發,你只要填張表再把款打到總代就可以了,流程都是後跑的,還要再快真的難了,實在不行,你們能不能自己備點貨?這樣發生問題才能立刻解決,畢竟客戶也是你們的客戶,你也有責任服務好他們,不能只依靠廠家。

可是經銷商又說配件品種太多,備貨太占資金,人家京東物流現在今天下單明天到貨,讓我們是不是整改一下物流,提高速度,也能今天下單明天到貨?

我真的是無語了,才多大運輸量就要把物流整改到那么高效率,他出錢嘛?而且很多時候三天以上才能到,是他們的維修工程師總是找不準到底哪個備件出問題了,還得我們的維修工程師遠程技術支持才能定位清楚。

而且他其實根本不需要全部配件備貨,主要配件和故障率高的配件備貨就可以了,他還不是不肯占用資金,光會對廠家提要求。

正確闡述案例:今天XX經銷商提議我們提高配件物流系統的速度到達京東物流隔日送達的水平,因為他定配件的到貨時間在三天或以上,客戶等不及。我的意見是:

一、他定配件的到貨時間在三天以上的主要原因是他的維修工程師經常定位不清哪個備件出問題,需要我們的維修工程師遠程支持,耗時太長,問題並不在我們送貨太慢;

二、為了儘快配件送貨到位,我們找總代給他發貨,不走公司商務流程,那樣簽契約打款再發貨更慢,他只要填一張表打款即發貨,已經最起碼節約2-4天;

三、他不肯提早備貨,藉口配件品種太多,事實就是不肯押資金,服務好他的客戶他也有責任,不能總把責任推給廠商,我們應該要求他主要配件和故障率高的配件必須要備貨;

四、提高配件物流系統的速度到京東物流隔日送水準,要求太高,目前是不是值得這么做?我們需要審慎考慮。

軍規第五條:

少談感受多談事實

感受,是你的主觀看法;事實,是數字、語言和行為組成的客觀狀態;你要是想發泄情緒或者撫慰人心就多談感受,要想解決問題我們還是得研究事實。大部分情況下,職場其實並不欣賞眼淚,能解決問題的員工才是好員工。

談感受樣例:領導,我們促銷上真的要多投入,今年七月我們捆綁世界盃做了個促銷,銷量就同比去年同期上升了很多。喔,當然,還多了一個工程大單!

談事實樣例:領導,同比去年七月,我們今年捆綁世界盃有促銷,促銷投入大概XXX元,拉動了XXX台銷量,同步我們還搶了一個工程大單,落地XXX台,所以同比銷量上升XX%,其中促銷拉動的銷量占比XX%,促銷投入回報率是XX。從這幾個數字看來,促銷投入的回報還是不錯的,咱們是不是總結一下成功經驗,以後多搞幾次類似促銷?

軍規第六條:

24小時內必復

領導電話你布置了一個任務,同事郵件你協調一件事情,你需要做的不僅僅是辦好,還要告訴領導或同事:

1. 你接到了這個任務或者你知道這件事情了;

2. 你會大概什麼時間辦好;

3. 如果辦的過程中遇到問題,你會和TA聯繫協調;

4. 辦完以後,告知對方你已經辦好了,結果如何。

否則,如果是郵件,對方不知道你是不是收到了,是不是願意協調?即使是電話,你已經答應辦了,如果你在想清楚如何辦後不告知對方,或者辦完了不及時告知結果。

對方很容易陷入一種焦慮:你去辦了嘛?怎么辦的?能辦好嘛?會不會遇到問題?要不要幫助?還要多久?來得及嘛?如果你需要辦事的時間有點久,TA的這種焦慮很容易演變成對你這人到底靠譜還是不靠譜的擔憂!

想要別人覺得你靠譜嗎?很簡單:

簡單的事情收到2小時內必復,複雜的事情收到24小時內必復!

不及時回復樣例:收到郵件,無回復,馬上去著手幹活,打算幹完活一起回復;或者收到郵件,回復知道了,趕緊去幹活,幹完活以後也不一定回復!

及時回復樣例:收到郵件,立刻回復知道了以及打算怎么乾,預估什麼時候能幹完,TA如有更好建議歡迎隨時溝通;完成任務以後,立刻告知已完成以及完成的情況,如有疑問,歡迎隨時溝通。

軍規第七條:

別讓領導打遭遇戰

有問題需要領導幫忙解決,有重要客戶需要領導去見,要充分讓領導了解背景信息和目的,給領導提供基本戰鬥武器,如果你什麼也不知道,全指望領導去了就能一擊即中解決問題或者拿下重要客戶,這是在考驗領導的本事,看他有沒有本事畢十餘年甚至幾十年的功力於一役,打贏這場遭遇戰!

然而,大部分領導不是天神,什麼都不知道就能打贏的遭遇戰是很少的。

如果不想遭遇問題沒有解決、客戶沒有拿下,領導又對你考驗他非常惱火的職場瓶頸,最好不要帶領導打遭遇戰,請你事前功課做足,在打仗之前給領導提供充分的信息,幫助領導成功打贏這場戰鬥!這,也是在幫助你自己!

遭遇戰樣例

銷售:領導,我們約上了XX客戶的東亞總經理,明天下午兩點,一起開個會。

領導:我們見他們東亞總經理的目的是?

銷售:讓他對我們認可,把這單給我們啊!

領導:那這位東亞總經理多大?在位多久?在這個項目里最看重什麼?

銷售:領導,這還沒見著呢,這些信息我哪知道啊!

圍殲戰樣例

銷售:領導,這個項目下面的中基層我們基本都搞定了,這臨門一腳,要請您去見見他們的東亞總經理,明天下午兩點,會已經約好了。

領導:這位東亞總經理多大?在位多久?在這個項目里最看重什麼?

銷售:這位東亞總經理,德國人,今年45,就任1年,但他原來就是中國的總經理,一年前升了,管整個東亞,這個項目是東亞投資最大的一個廠。

他最在乎的就是如期建設,因為他們現在的銷售非常好,產能嚴重不足,這個廠早日建好投產才能解決這個問題,也才能更快占領市場,保持他們在市場上的領先地位。

同時,作為德國公司,對品質的要求非常高,非常在乎亞洲投產的產品品質不能低於德國原產,要保持他們第一品牌的口碑。

軍規第八條:

凡事有備案

行走職場,很難不會遭遇意外,而職場中的意外,驚多喜少,因此:為了不讓意外影響你的工作成果,凡事最好有備案。

無備案樣例:去客戶那開會,精心準備了PPT簡報還有各種翔實數據資料,到了客戶會議室,發現投影就是無法聯接(客戶會議室的投影儀非常老,兼容很差,客戶自己的筆記本也連不上),而且裝載數據資料的樣本系統突然癱瘓無法打開,耽誤了客戶一個小時,客戶的副總拂袖而去,什麼實質資料都沒看到。

有備案樣例:去客戶那開會,精心準備了電子版和紙質版雙份PPT簡報還有各種翔實數據資料,到了客戶會議室,發現投影就是無法連線(客戶會議室的投影儀非常老,兼容很差,客戶自己的筆記本也連不上),而且裝載數據資料的樣本系統突然癱瘓無法打開,立刻發放紙質材料,客戶讚賞你準備充分,客戶的副總表示下次要去你們已有客戶那實地觀摩系統,你愉快地和副總約好了他下次考察的時間,順理成功結束會議。

軍規第九條:

辦事永遠不超過Deadline

Deadline的中文意思就是“死線”,既然規定了Deadline,就是必須在這個時間節點之前完成,超過這個時間節點,一定會有不良後果,否則為什麼叫“死線”呢?

因此,不管你有任何理由,都不應該超過Deadline,而且,如果能夠,儘量比Deadline提早一點完成,給和你合作的人以餘地,這樣,萬一有什麼問題,還來得及在Deadline之前修改。在職場,給別人餘地,就是給自己餘地!

超過Deadline樣例:領導,這兩天一客戶競標,我忙了兩通宵,有一作業耽誤了,多給兩天時間,我一定交!

領導,這兩天出差,有一個任務耽擱了,我現在寫了個框架,您看看行不行?行我再寫細節,不過可能要下周一再交了,可以嗎?

謹守Deadline樣例:領導,下周一大老闆要Review的數字我剛剛發了,您看看,有什麼問題我周末改。

最後,再次重複九條軍規,所有職場人士都應該看看,你是一個靠譜的人嗎?

第一條軍規:多問選擇題,少問簡答題

第二條軍規:提問儘量帶建議

第三條軍規:結束必須要總結

第四條軍規:闡述儘量123

第五條軍規:少談感受多談事實

第六條軍規:24小時內必復

第七條軍規:別讓領導打遭遇戰

第八條軍規:凡事有備案

第九條軍規:辦事永遠不超過Deadline

—THE END—

編輯:Gao,Bingye

責編:Agnes W

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