讓8小時工作時間裂變成24小時的技巧

2019-03-13 02:37:18

文/古爾浪窪

在《工作與生活雙贏的時間分配技巧》中,我講到了時間分配的技巧,建議將時間分配為工作、家庭生活、興趣三個大的模組。這樣,我們的時間就分別覆蓋了我們人生中的三大需求。在本節,我主要集中講講怎樣高效工作,讓8小時工作時間,裂變成24小時的技巧。

我們很多人在時間的套用上,落入了一種窠臼,就是受制於約定俗成的一些工作規則和方法。而實際上,這些規則和方法是為了照顧大家的公約數而慢慢被提煉出來,並約定俗成的,它確實是符合大家習慣的一種時間套用方式,但未必是適合個性化比較強的你的時間套用方式,所以你需要進行修正改變。

彈性使用時間

上班

我看很多人常常抱怨上班通勤這件事,說自己要花1-2個小時在路上。關於這件事情,我從向來的觀點是,與其每天耗那么多時間在路上,不如住的離上班地點近一點。

比如我,以前還在工廠上班時,一般都選擇在工廠附近租房子,或者乾脆就住在工廠的宿舍里。這樣我可以控制自己從住所到公司上班的時間最長不超過10分鐘。

在蛇口工作的時候,我則是乾脆在辦公室斜對面租國際公寓住,這樣,住的地方離我上班的地方步行不超過15分鐘,坐車只一站路,3分鐘。這樣的好處是,我可以快速到達辦公室,不必花太多時間在上班的路上。

但當我決定自己創業之後,為了避免塞車,我乾脆將辦公室設立在離我住處300米之遙的地方。這樣,我每天早上去上班,步行不會超過5分鐘,這樣我就可以省下大量的時間去做工作。

實際上,不獨我是這樣,我發現日本的管理大師大前研一也是這樣,他為了節省時間,辦公室與住所乾脆選在同一棟大樓的不同層,這樣他可以很早起來去工作,然後在早餐點下樓與家人一起吃早餐,然後再乘電梯上去直接去工作。

出差

好不容易到了公司之後,安排好工作,出去拜訪客戶,則又常常需要過虎門大橋,幾乎每次都被塞在虎門大橋上1~2個小時,如果每次出去一個來回,過兩次虎門大橋,就要浪費3個小時左右的時間。

到客戶處的時候,大約是11點鐘左右,這個點正好是屬於客戶辦公的高峰期,一般需要等,即便是不耽誤時間,也是沒談幾句,就到了中午吃飯的時間。此時若陪客戶吃飯,花費的時間更多,至少延續到下午13:00以後,如果不陪客戶吃飯,出去吃飯,也是高峰期常常需要到處去找停車位,或者排隊等餐。這樣以來,每天只能拜訪兩家客戶,回到家,往往是晚上很晚了。

當發現這些問題之後,我果斷調整了我的工作時間的安排方式。如果第二天需要出差,我就凌晨6點或者7點出發,這樣,我可以避開市內和虎門大橋的塞車高峰期,會在早上8點趕到客戶處。這樣,我就會在客戶一上班的時候,與他溝通問題。而這個時間段,也往往是他沒有什麼事情做的時候。這樣,我大約可以在半個小時,最多不超過一個小時的時間內,處理完,於9點鐘之前離開,去拜訪第二家客戶,然後,大約11點前離開第二家客戶,於14點前,到達第三家客戶處。如此以來,我基本上可以大半天便完成平時一天半到兩天的工作量。然後,我在晚上虎門大橋塞車高峰期來臨前,也就是17:00前回到家。

這是我彈性使用時間的方式。彈性使用時間的最大技巧,是不要被慣性思維所束縛,不要死守所謂朝九晚五的時間概念的束縛,一切以自己的高效工作可能和需求來進行調整。也就是說,我們在使用時間的時候,不要被時間所支配,而是要自己去支配時間。

剛性使用時間的技巧

那么,非彈性工作的時間怎么使用呢?也有方法。那就是將工作內容歸類,將它們模組化,用批處理的方式來進行處理。

簽字

在公司的時候,我有很多字需要簽,很多的郵件需要發,還有很多的會需要開。如果這些事情不進行歸類,每個有需求的時候都來打斷我一下,那么我一天的時間幾乎就被各種工作內容割裂成了碎片。對此我的方法是,將某項內容,固定在某個時間段來進行處理,並且儘量一次性處理完,不要被不斷打攪。

我將所有的簽字時間都集中在早上9:30分~50之間的20分鐘內進行。而且,常規的簽字,不需要簽字的人拿來給我,只要給我的助手,9:30分拿進來,5到10分鐘左右就可以集中籤完。只有重要的,才需要申請的部門的人找我單獨簽。突發的簽字狀況,雖再單獨處理。這樣我就避免了因為簽字而被一天到晚騷擾和打斷的情況。這樣,至少是使得自己每天可以節省下來1個小時的時間。

郵件

對大多數人來說,處理郵件是個大問題。現在很多重要的事項,人們都喜歡通過電子郵件來傳遞。我採用的方式,也同上,每天固定的時間查郵件,批量處理。我採用的方式是每天三次,上午十點一次,下午三點一次,晚上下班前一次。我一般不在早上或者晚上處理郵件。之所以如此,不是因為我懶,而是我希望形成自己的處理節奏。這樣,常常與我有郵件往來的人,很快就會知道,給我的郵件,大約什麼時候能得到回應。

在郵件的處理上,我非常反對早上一上班就看郵件,或者晚上回到家爬在電腦上沒完沒了地敲郵件。原因是,這些郵件會纏住我,無法做重要的事情,或者無法真正排除干擾去陪家人和孩子。

打電話

千萬不要整天都忙著打電話,也不要一天到晚忙著接電話。

如果需要打電話的話,我一般把要打的電話列出來,然後選一個合適的時間段,儘量在二三十分鐘內一口氣打完。對於接電話也是,能馬上答覆的,我馬上答覆,如果要耗費我時間,或者干擾了我其它工作的電話我一般會說“稍後我打回給您。”然後,我把它挪到我的電話時間去打。

總之,一個原則,能不打斷自己的工作,就儘量用不打斷自己工作的方式處理,然後集中去處理它們,這樣永遠都是最省時間的方式。

溝通

在工作中,溝通工作非常重要的一環。但若整天都陷到沒完沒了的溝通工作中,就麻煩了,那你就幾乎沒啥時間可以做自己的事情了。所以,溝通也要有效率。我所採用的方法是,除非突發性的緊急問題,一般的溝通時間視窗,都調整到下四點到四點半,在這個時間段,我專門留出半個小時時間接受大家的詢問、投訴或分歧的溝通,其餘時間,原則上不開放。這樣以來,大家都知道會在這個時間段來找我。久而久之,也就形成了規律。實際上,當你以上各項都做得極其有規律之後,在這個時間段真正來找你的人也不多。

當然,這是因為我有太多事情,加上找我的大多是下屬,所以我才可以強勢的形成自己的溝通時間視窗。但即便你不是上司,無法像我一樣形成自己的溝通時間視窗,那你也至少要做到一點:不要想起來什麼,就立即去說什麼或做什麼,而是儘量採用集中處理的方式來處理,這樣效率必然會高很多。

發文章

像我這種喜歡寫作的人,還有個每天發文章的事情要處理。我看很多人常常抱怨每天發文章很痛苦,什麼要寫好文章啦,還要排版啦,字型啦,等等,很耗費時間。但我卻沒有這樣覺得。我的方式超級簡單。比如頭條號和微信公眾號文章,我寫好一周的量後,在周末一次性把一周的文章都存好,排版不用浪費時間,統一一種,一圖一文,簡單清爽。然後我就每天不管是在出差,還是忙碌其它事情,到了時間點,用手機登入,選擇傳送即可。這樣既簡單,又高效。

作者介紹:古爾浪窪,工作二十年,足跡遍及珠三角、長三角。做過從工人到副總裁的幾乎所有職務。業餘時間喜歡碼碼字,公眾號:xllx01。

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