【推】《黨政機關公文格式》國家標準GB/T?9704—2012解讀【推】

2019-02-14 13:27:04

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《黨政機關公文格式》國家標準GB/T9704—2012解讀

(2012-07-08 17:00:07)

一、公文用紙幅面尺寸及版面要求

(一)幅面尺寸
公文用紙採用GB/T 148中規定的A4型紙,其成品幅面尺寸為:210mm×297mm。
(二)版面

1.頁邊與版心尺寸
公文用紙天頭(上白邊)為37mm±1mm,公文用紙訂口(左白邊)為28mm±1mm,版心尺寸為156mm×225mm。

2.字型和字號
如無特殊說明,公文格式各要素一般用3號仿宋體字。特定情況可以作適當調整。

3.行數和字數
一般每面排22行,每行排28個字,並撐滿版心。特定情況可以作適當調整。

4.文字的顏色
如無特殊說明,公文中文字的顏色均為黑色。

二、公文格式各要素編排規則

(一)公文格式各要素的劃分
版心內的公文格式各要素劃分為版頭、主體、版記三部分。公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版頭;公文首頁紅色分隔線(不含)以下、公文末頁首條分隔線(不含)以上的部分稱為主體;公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記。
頁碼位於版心外。

(二)版頭
1.份號
如需標註份號,一般用6位3號阿拉伯數字,頂格編排在版心左上角第一行。

2.密級和保密期限
如需標註密級和保密期限,一般用3號黑體字,頂格編排在版心左上角第二行;保密期限中的數字用阿拉伯數字標註。

3.緊急程度
如需標註緊急程度,一般用3號黑體字,頂格編排在版心左上角;如需同時標註份號、密級和保密期限、緊急程度,按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。
4.發文機關標誌
由發文機關全稱或者規範化簡稱加“檔案”二字組成,黨的機關也可以使用發文機關全稱或者規範化簡稱。
發文機關標誌居中排布,上邊緣至版心上邊緣為35mm,推薦使用小標宋體字,顏色為紅色,以醒目、美觀、莊重為原則。
聯合行文時,如需同時標註聯署發文機關名稱,一般應當將主辦機關名稱排列在前;如有“檔案”二字,應當置於發文機關名稱右側,以聯署發文機關名稱為準上下居中排布。
5.發文字號
編排在發文機關標誌下空二行位置,居中排布。年份、發文順序號用阿拉伯數字標註;年份應標全稱,用六角括弧“〔〕”括入;發文順序號不加“第”字,不編虛位(即1不編為01),在阿拉伯數字後加“號”字。
上行文的發文字號居左空一字編排,與最後一個簽發人姓名處在同一行。
6.簽發人
由“簽發人”三字加全形冒號和簽發人姓名組成,居右空一字,編排在發文機關標誌下空二行位置。“簽發人”三字用3號仿宋體字,簽發人姓名用3號楷體字。
如有多個簽發人,簽發人姓名按照發文機關的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排,一般每行排兩個姓名,回行時與上一行第一個簽發人姓名對齊。
7.版頭中的分隔線
發文字號之下4mm處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線。
(三)主體
1.標題
一般用2號小標宋體字,編排於紅色分隔線下空二行位置,分一行或多行居中排布;回行時,要做到詞意完整,排列對稱,長短適宜,間距恰當,標題排列應當使用梯形或菱形。
2.主送機關
編排於標題下空一行位置,居左頂格,回行時仍頂格,最後一個機關名稱後標全形冒號。如主送機關名稱過多導致公文首頁不能顯示正文時,應當將主送機關名稱移至版記,標註方法見7.4.2。

3.正文
公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字,編排於主送機關名稱下一行,每個自然段左空二字,回行頂格。文中結構層次序數依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”標註;一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標註。

4.附屬檔案說明
如有附屬檔案,在正文下空一行左空二字編排“附屬檔案”二字,後標全形冒號和附屬檔案名稱。如有多個附屬檔案,使用阿拉伯數字標註附屬檔案順序號(如“附屬檔案:1. XXXXX”);附屬檔案名稱後不加標點符號。附屬檔案名稱較長需回行時,應當與上一行附屬檔案名稱的首字對齊。
5.發文機關署名、成文日期和印章
(1)加蓋印章的公文
成文日期一般右空四字編排,印章用紅色,不得出現空白印章。
單一機關行文時,一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發文機關署名,印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期,使發文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章頂端應當上距正文(或附屬檔案說明)一行之內。
聯合行文時,一般將各發文機關署名按照發文機關順序整齊排列在相應位置,並將印章一一對應、端正、居中下壓發文機關署名,最後一個印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期,印章之間排列整齊、互不相交或相切,每排印章兩端不得超出版心,首排印章頂端應當上距正文(或附屬檔案說明)一行之內。

(2)不加蓋印章的公文
單一機關行文時,在正文(或附屬檔案說明)下空一行右空二字編排發文機關署名,在發文機關署名下一行編排成文日期,首字比發文機關署名首字右移二字,如成文日期長於發文機關署名,應當使成文日期右空二字編排,並相應增加發文機關署名右空字數。
聯合行文時,應當先編排主辦機關署名,其餘發文機關署名依次向下編排。

黨的機關有特定發文機關標誌的普發性公文可以不加蓋印章。

(3)成文日期中的數字
用阿拉伯數字將年、月、日標全,年份應標全稱,月、日不編虛位(即1不編為01)。

(4)特殊情況說明
當公文排版後所剩空白處不能容下印章或簽發人簽名章、成文日期時,可以採取調整行距、字距的措施解決。

6.附註
如有附註,居左空二字加圓括弧編排在成文日期下一行。

7.附屬檔案
附屬檔案應當另面編排,並在版記之前,與公文正文一起裝訂。“附屬檔案”二字及附屬檔案順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附屬檔案標題居中編排在版心第三行。附屬檔案順序號和附屬檔案標題應當與附屬檔案說明的表述一致。附屬檔案格式要求同正文。
如附屬檔案與正文不能一起裝訂,應當在附屬檔案左上角第一行頂格編排公文的發文字號並在其後標註“附屬檔案”二字及附屬檔案順序號。

(四)版記

1.版記中的分隔線

版記中的分隔線與版心等寬,首條分隔線和末條分隔線用粗線(推薦高度為0. 35mm),中間的分隔線用細線(推薦高度為0. 25mm)。首條分隔線位於版記中第一個要素之上,末條分隔線與公文最後一面的版心下邊緣重合。

2.抄送機關

如有抄送機關,一般用4號仿宋體字,在印發機關和印發日期之上一行、左右各空一字編排。“抄送”二字後加全形冒號和抄送機關名稱,回行時與冒號後的首字對齊,最後一個抄送機關名稱後標句號。
如需把主送機關移至版記,除將“抄送”二字改為“主送”外,編排方法同抄送機關。既有主送機關又有抄送機關時,應當將主送機關置於抄送機關之上一行,之間不加分隔線。

3.印發機關和印發日期

印發機關和印發日期一般用4號仿宋體字,編排在末條分隔線之上,印發機關左空一字,印發日期右空一字,用阿拉伯數字將年、月、日標全,年份應標全稱,月、日不編虛位(即1不編為01),後加“印發”二字。
版記中如有其他要素,應當將其與印發機關和印發日期用一條細分隔線隔開。

(五)頁碼
一般用4號半角宋體阿拉伯數字,編排在公文版心下邊緣之下,數字左右各放一條一字線;一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字,雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的,空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附屬檔案與正文一起裝訂時,頁碼應當連續編排。

三、公文的特定格式

(一)信函格式

發文機關標誌使用發文機關全稱或者規範化簡稱,居中排布,上邊緣至上頁邊為30mm,推薦使用紅色小標宋體字。聯合行文時,使用主辦機關標誌。
發文機關標誌下4mm處印一條紅色雙線(上粗下細),距下頁邊20mm處印一條紅色雙線(上細下粗),線長均為170mm,居中排布。
如需標註份號、密級和保密期限、緊急程度,應當頂格居版心左邊緣編排在第一條紅色雙線下,按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列,第一個要素與該線的距離為3號漢字高度的7/8。
發文字號頂格居版心右邊緣編排在第一條紅色雙線下,與該線的距離為3號漢字高度的7/8。
標題居中編排,與其上最後一個要素相距二行。
第二條紅色雙線上一行如有文字,與該線的距離為3號漢字高度的7/8。
首頁不顯示頁碼。
版記不加印發機關和印發日期、分隔線,位於公文最後一面版心內最下方。

(二)命令(令)格式

發文機關標誌由發文機關全稱加“命令”或“令”字組成,居中排布,上邊緣至版心上邊緣為20mm,推薦使用紅色小標宋體字。
發文機關標誌下空二行居中編排令號,令號下空二行編排正文。
單一機關制發的公文加蓋簽發人簽名章時,在正文(或附屬檔案說明)下空二行右空四字加蓋簽發人簽名章,簽名章左空二字標註簽發人職務,以簽名章為準上下居中排布。在簽發人簽名章下空一行右空四字編排成文日期。
聯合行文時,應當先編排主辦機關簽發人職務、簽名章,其餘機關簽發人職務、簽名章依次向下編排,與主辦機關簽發人職務、簽名章上下對齊;每行只編排一個機關的簽發人職務、簽名章;簽發人職務應當標註全稱。
簽名章一般用紅色。

(三)紀要格式
紀要標誌由“XXXXX紀要”組成,居中排布,上邊緣至版心上邊緣為35mm,推薦使用紅色小標宋體字。
標註出席人員名單,一般用3號黑體字,在正文或附屬檔案說明下空一行左空二字編排“出席”二字,後標全形冒號,冒號後用3號仿宋體字標註出席人單位、姓名,回行時與冒號後的首字對齊。
標註請假和列席人員名單,除依次另起一行並將“出席”二字改為“請假”或“列席”外,編排方法同出席人員名單。
紀要格式可以根據實際制定。

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