公文標題規範擬制與病誤矯正技法概略

2019-02-12 08:33:35

公文標題規範擬制與病誤矯正技法概略
公文標題是公文的“眉目”,也可稱作“眼睛”和“視窗”,尤可堪稱公文所有組成項目中最精華的要素。它最能體現行文主旨和行文關係,最能體現公文內容和文種的正確使用,最能體現公文處理法規的最新規定,最能體現語法、修辭和邏輯等多學科知識的綜合運用技巧,也最能體現作者的才華和智慧,因此在很大程度上能反映出行文單位製作公文的水平。公文標題不規範,往往會影響一個單位乃至整個系統的形象。長期以來,公文標題中出現的病誤甚多,許多人在擬制公文標題時感到十分困惑。而公文標題如何規範,至今仍存在不少分歧,以致許多公文寫作著述和教材表述不一,其中有相當多的書把病例作為了“範例”,自覺不自覺地誤導了讀者。筆者以為,要實現公文規範化,必須重視公文標題的規範化;而要如此,又必須摒棄積非成是的做法,走出種種誤區,運用多種技法規範擬制公文標題和對標題病誤進行綜合矯正。

一、文種使用技法

(一)公文標題不可張冠李戴

公文標題“張冠李戴”主要指對法定公文和非法定公文分辨不清,把“規範”、“計畫”、“要點”、“安排”、“方案”、“總結”、“制度”、“講話”等一般常用公文以及“辦法”、“細則”等法規規章混同於法定公文,冠上法定公文版頭,直接編排文號上報或下發。如《關於實現全省黨風根本好轉的規劃》,則不可作為“萬能”標題。正確的行文方法是:若呈報省委或中紀委,可修改為《××省紀委關於呈送實現全省黨風根本好轉規劃的報告》;若直接下發,可修改為《××省紀委關於印發實現全省黨風根本好轉規劃的通知》。

(二)公文標題不可亂抬身價

“亂抬身價”主要指司空見慣的“兩告一通”的濫用,即應該用某些社會事務性文書(如廣告、啟事、聲明等)而不用卻濫發公告、通告和通知。其中,對“公告”認識和使用上的誤區尤為嚴重,至今仍有人主張行文單位不分級別高低、發文對象不必面向國內外。近年出版的新書,仍有不少錯誤闡述,所舉“範例”多帶明顯的廣告色彩,必須徹底糾正。

(三)公文標題不可文種並用

“文種並用”指兩種法定公文文種在標題中同時使用,除比較常見的“關於……請示報告”外,還有“關於……請示函”、“關於……決定(批覆)的通知(通報、決議)”等。矯正一般應根據公文內容及行文關係合理選擇其中的一個文種,“函呈”不分的“請示報告”則應將“請示報告”改為“函”。

(四)公文標題不可文種錯用

“文種錯用”專指法定公文不同文種的混淆錯用。

1.“呈發”不分而錯用。主要有兩種情況:一是將應該呈報上級的公文錯用了“通知”、“決定”等下行文文種,或者將“通知”“決定”等下行文主送給了上級機關,結果鬧出了下級給上級發通知和作決定的笑話;二是將應該下發所屬單位公文錯用“報告”、“請示”文種,或將“報告”、“請示”類上行文主送給了下屬單位,結果鬧出了上級向下級“報告”、“請示”的笑話。

2.“函呈”不分而錯用。主要表現在四個方面:一是不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答覆問題不用函而錯用“請示”或“報告”;二是向無隸屬關係的有關主管部門請求批准不用函而濫用“請示”和“報告”;三是答覆上級機關的詢問不用報告而誤用“函”;四是向上級機關請求指示不用請示而誤用“函”。

3.“函發”不分而錯用。主要表現在通知和函不分而錯用上:一是某些單位出於自己業務工作需要,把本屬於商洽性的函錯用成“通知”;二是上級機關把向下級機關發的指示性或事項性通知錯用成“函”。另外,也有的該用“函”卻錯成了“通報”。如《××市財政局關於……情況的通報》(主送各區、縣人民政府……),用“通報”行文違反行文關係,可修改為《××市財政局關於通報……情況的函》。(“函”為文種,“通報”為事由中的動詞,和“文種並用”之病誤不同。)

4.報告請示不分而錯用。主要指該用請示的卻用了報告,該用報告的卻用了請示。如《中國人民銀行××市支行關於申請撥給災區貸款專項指標的報告》,可修改為《關於申報專項救災貸款指標的請示》;《全國工業普查領導小組關於兩年來工業普查準備工作情況和今後意見的請示》,“工作情況”無須請示,文種應改為“報告”(此種“呈轉性報告”也不能用“意見”取代)。

5.公告通告不分而錯用。主要是將“通告”錯用成“公告”,如《××市供電局關於……某一區域暫時停電的公告》、《×××關於……禁行公告》、《×××房屋拆遷公告》等,均不屬於向國內外宣布重要事項和法定事項,“公告”改為“通告”為宜。

6.通告通知不分而錯用。多將通告印發或播發成通知,如《關於注意交通安全的通知》、《關於使用文明禮貌語言的通知》、《關於節約用電的通知》、《起墳通知》等,面向社會公民或有關方面,“通知”改為“通告”為宜。

7.通報通知不分而錯用。主要有四種情況:一是習慣性地認為通報只是批評錯誤而縮小了其使用範圍,不適當地讓通知取代通報;二是把握不準它們的區別,需要傳達重要精神或情況時也用通知行文;三是將指示性通知錯用通報行文;四是將批轉性通知錯用通報行文。對文種功用理解錯誤或對事由“已然”和“未然”的時態認識不清,表述不當,則往往會把通知錯成通報。如《關於對參與嫖娼活動者必須嚴肅懲處的通報》、《××部關於加強打擊走私倒賣黃金犯罪活動的通報》,可視公文內容將文種改為“通知”或分別刪掉“必須”和“加強”。

8.批覆通知不分而錯用。主要有兩種情況:一是將下級的呈轉性報告未用通知批轉,而錯用批覆;二是將下級的請示未用批覆回文,而錯用批轉性通知。例如上世紀80年代影響較大的公文《中共中央對〈關於進一步開展學習宣傳張海迪活動的報告〉的批覆》、《國務院批轉進出口管理委員會、國家經濟委員會〈關於建立中國工藝美術行業協會的報告〉的通知》(主送進出口管理委員會和國家經濟委員會),曾被許多著述和教材誤作了範文。

9.批覆決定不分而錯用。主要反映在安全、交通等部門和紀檢、監察機關對事故和違紀人員處理時的不規範行文。規範行文應是上級針對下級的請示予以批覆,或針對下級的處理意見作出處分決定;而應改變下級向上級報“處理意見”或“處分決定”,上級據此給下級“批覆”的錯誤做法。

10.通報決定不分而錯用。主要指用於獎勵時兩文種錯用的情況。如《×××關於授予×××等同志……標兵稱號的通報》,“通報”宜改為“決定”;《×××關於表彰×××同志見義勇為行為的決定》,“決定”宜改為“通報”。

11.批覆“復函”不分而錯用。主要表現:一是主管部門對詢問問題或請批事項的不相隸屬的單位錯用批覆行文;二是上級機關針對下級機關的請示不用批覆而錯用“復函”行文。如《關於同意建立××市供銷合作社工人中、高級技術培訓站的批覆》,××市勞動人事局主送××市供銷合作社,違反行文關係,“批覆”宜改為“函”;《最高人民法院關於執行〈……規定〉中有關問題的復函》,是針對江蘇省高級人民法院請示的答覆,“復函”宜改為“批覆”。

二、要素去留技法

(一)公文標題不可隨意省略行文單位

“行文單位”即公文處理法規所稱的發文機關。從寫作實踐來看,下行文錯誤省略行文單位的情況比較普遍。這樣做不僅不莊重,也不利於今後的使用,有時還會造成歧義和誤解。如《中國人民解放軍駐澳門部隊進駐澳門特別行政區的命令》,很容易讓人誤以為是中國人民解放軍駐澳門部隊發的命令,可修改為《中華人民共和國中央軍事委員會關於中國人民解放軍駐澳門部隊進駐澳門特別行政區的命令》。

(二)公文標題不可隨意省略事由

“事由”即公文主要內容。某些《公告》和《通告》,若正文特別簡短,概括事由又很冗長,省略事由未嘗不可,但卻不可以不適當地省略。如《××市人民政府決定》,應補上事由,修改為《××市人民政府關於……的決定》;《中華人民共和國最高人民法院函》,根據公文內容,可修改為《最高人民法院辦公廳關於搞好〈最高人民法院公報〉征訂工作的函》。

(三)公文標題一般不可只有文種

公文標題即使省略,也不宜將“三要素”省略兩項。在一般情況下,只有文種的公文標題是不規範的。如《通知》(×政發〔19××〕140號)、《通報》(××辦〔19××〕36號),則不適當地省略了行文單位和事由,均應補上。

(四)公文標題絕對不可無文種

作為確切表示公文這一事物名稱的文種來說,無論在什麼情況下都不能省略。無文種的公文標題大體有三種類型:

1.一般常用公文被誤作法定公文,致使標題無文種(如前面所說的“張冠李戴”病誤)。

2.批轉、轉發、印發性通知文種被無故捨棄,致使標題無文種。主要誤區有三:一是錯將被批轉、轉發、印發的某公文文種視為本公文的文種;二是錯將無“通知”文種的批轉、轉發、印發類公文視為省略;三是錯將“批轉”、“轉發”等視為新文種。

3.連一般常用公文文種也沒有而隨意亂造或採用非公文式題目,致使標題無文種。

第二種類型,在理論和實踐上的錯訛均相當嚴重。例:《××市人民政府批轉市規劃局關於繼續實施有關城市規劃管理、道路建設四個檔案的請示》,這應該是批轉性通知,但給人的感覺不是通知而是“請示”。試分析,若“批轉”和“請示”搭配,“批轉市規劃局……的請示”僅僅是事由,標題本身無文種;若“批轉”和“四個檔案”搭配,“批轉市規劃局……四個檔案”也可視為事由,“請示”成了該文文種,則造成了市政府向上請示“可不可以批轉這四個檔案”之歧義,豈不是笑話!

第三種類型,也不僅僅局限於下級機關。過去,國家級機關公文也偶爾出現類似病誤。如《轉發全國地方對外宣傳和對台宣傳工作會議兩個檔案》(中辦發〔1982〕25號),《當前農村經濟政策的若干問題》(中發〔1983〕×號),《把農村改革引向深入》(中發〔1987〕5號)等等。

三、事由概括技法

(一)公文標題不可繁雜冗贅

繁雜冗贅的公文標題往往含混不清,讓人難解其意。避免此病誤的關鍵是善於概括和精練詞語,這需要語法修辭技巧。如《國務院辦公廳轉發發展改革委等部門關於制止鋼鐵電解鋁水泥行業盲目投資若干意見的通知》(國辦發〔2003〕103號),不僅對聯合發文的諸多部門用“等部門”形式進行了概括,而且對轉發的三份公文主要內容也進行了高度概括,因此擬製得相當漂亮,尤為簡潔、規範。另外,層層轉發公文時,儘量不要弄成“×××關於轉發×××關於轉發×××……的通知的通知的通知”,可採取“自擬摘要”、“適當修辭”等方法解決,而不以犧牲公文規範化為代價。如:轉發××部財務司《關於轉發中國農業銀行“印發〈關於進一步做好支持農業社會化服務體系建設工作意見〉的通知”的通知》,雖然如此冗長繁雜,但還是缺少文種,倘若後面再加上“的通知”三個字,更令人望而生畏。可修改為《×××關於轉發有關進一步做好支持農業社會化服務體系建設工作等檔案的通知》;也可體現出轉發環節,修改為《×××關於轉發由中國農業銀行印發××部財務司轉發的關於進一步做好支持農業社會化服務體系建設工作意見的通知》。

(二)公文標題不可簡而不明

簡而不明的公文標題,往往似是而非,讓人不知所云。矯正須根據公文內容恰當地提煉出事由。如多部公文寫作書中的例文《×××航運管理所航行通告》,可修改為《×××航運管理所關於確保施工和航行安全的通告》;《關於假冒商標案件兩個問題的批覆》(法(研)復〔1988〕73號),可修改為《最高人民法院關於假冒商標案件確認犯罪主體和適用法律問題的批覆》。

(三)公文標題不可出現語病

各種語病類型在公文標題中大都有所反映,主要有:搭配不當,語序不當,成份殘缺,成份多餘,句式雜糅等,應運用語法、修辭、邏輯等多學科知識加以矯正。值得注意的是,此種病誤也不僅僅局限於下級機關。

(四)公文標題不可層次不清

有些公文標題不見得有語病,但由於語氣停頓較難把握,或缺少必要虛詞或虛詞使用不當,或語句安排不盡合理等,往往造成層次不清而影響表達。司法公文標題大多文字較長,出現的病誤有一定代表性,如《最高人民法院關於第一審人民法院判處被告人死刑緩期二年執行人民檢察院提出抗訴的二審人民法院可否直接改判死刑立即執行的答覆》(法發〔1996〕39號),可修改為《最高人民法院關於二審人民法院可否將人民檢察院對一審人民法院判處被告人死刑緩期二年執行提出抗訴的案件直接改判死刑立即執行的批覆》。

(五)公文標題不可題文不符

題文不符指公文標題事由和正文內容不相符或不完全相符。如《××省人民政府教育廳關於××大學開設新聞專業的批覆》,正文是“限於校舍和經費開支有一定困難,暫緩進行”,故標題“開設”前應加上限制動態的詞語“暫緩”。又如一些公文寫作書作為“範文”、“例文”的一份早期公文《中國人民銀行總行關於××省××專區用儲蓄或存款方式發動民眾進行水利投資問題的請示》,閱讀全文會發現,標題事由提出的問題並無請示的必要,而將儲蓄存款實行中央和地方分成以解決農村小型水利資金不足問題才是請示的主旨。

(六)公文標題不可“兩轉”印發錯用

“兩轉”指“批轉”、“轉發”,加上“印發”可統稱為“轉文性通知”。其錯用主要表現:一是批轉下級機關公文錯用轉發;二是轉發上級機關、不相隸屬機關公文錯用印發;三是印發本機關形成的公文錯用批轉或轉發;四是錯用批轉(或轉發)形式下發本機關下屬單位或部門的通知;五是錯用印發形式下發本機關的通知;六是錯用轉發形式發布法規或規章。前三種情況,各級機關公文不同程度存在,因而比較普遍。第四、第五種情況在地(市)級以下機關公文中表現突出一些。第六種情況基本表現在國家部委個別公文上。

四、其他方面技法

(一)公文標題不可隨意不用或錯用介詞“關於”

介詞“關於”在標題中不可濫用,也不可隨意不用,而且位置必須正確。此種病誤主要是:

1.缺少介詞“關於”。一是既無“關於”也無其他介詞;二是用“對”、“有關”、“就”等代替“關於”。如《××省××局四十五歲以下幹部培訓規劃》(××黨(19××)35號),發文機關和事由直接發生聯繫,會使人誤以為是局機關的規劃而不是整個系統的,可修改為《××省××局黨委關於印發45歲以下幹部培訓規劃的通知》;《最高人民法院對執行〈……的解釋〉有關問題的通知》(法〔2001〕129號),“對”明顯不妥,應改為“關於”。

2.介詞“關於”錯用。一是放錯位置;二是過度使用。如《關於××省財經學校向××大學聯繫臨時住房問題的函》,“關於”應移至“財經學校”後。“關於”過度使用問題主要表現在層層轉發的公文標題上,前面所說的“自擬摘要法”和“適當修辭法”可有效解決這一問題。需要指出,《×××關於轉發……關於……的通知》前面的“關於”可省略,因發文機關是“轉發”這一動作的施事者而不會產生歧義;但在兩個“關於”相距較遠而不大拗口的情況下,則不省略為好。

(二)公文標題不可隨意不用或錯用結構助詞“的”

公文標題文種前面的結構助詞“的”不可隨意不用,也不能錯用。此病誤主要表現:

1.文種前不用“的”的一般形式。如《……工作安排通知》、《關於一九××年工作安排報告》,“通知”和“報告”前均應加“的”。

2.“的”不在文種前而在事由某中心詞前。如《關於……的情況報告》,宜改為《關於……情況的報告》;《×××關於××同志的考察報告》,存在“××的考察報告”之歧義,而不是“對××考察”,可修改為《×××關於考察××同志情況的報告》或《×××關於對××同志考察情況的報告》。

(三)公文標題不可畫蛇添足

公文標題畫蛇添足之病誤主要指文種前贅加修飾限制詞,而將事由後的結構助詞“的”和文種不適當地隔離開來。如《關於……情況的答覆報告》,《×××關於……的重要通知》,《××××××關於……的聯合通知》,《關於……的書面報告》等,文種前面的“答覆”、“重要”、“聯合”、“書面”等均應刪掉。

(四)公文標題不可隨意主副標題並用

主副標題並用,往往不符合公文體式要求。如《深入持久地開展“五講四美”活動爭取社會主義精神文明建設的新勝利——共青團中央關於召開文明禮貌月活動座談會的情況報告》,此種標題給上級批辦處理和日後使用者引用都帶來了不便,中央在批轉時用了“主標題”,標題是《中共中央關於轉發(深入持久地開展“五講四美”活動,爭取社會主義精神文明建設的新勝利)的通知。》聽起來很不成話,更談不到規範。《認真學習貫徹中央十七號檔案進一步開展打擊經濟經城中違法犯罪活動的鬥爭——×××同志在省直局以上領導幹部會上的講話》(×辦文〔19××〕14號),此類公文作為“白頭檔案”可以,但混同於法定公文,編排發文字號以“紅頭檔案”形式印發則是不規範的。

(五)公文標題不可贅加或錯用標點符號

公文標題中贅加或錯用標點符號的問題一直比較嚴重。主要表現:一是批轉、轉發、發布法規、規章,不用書名號而錯用引號;二是批轉、轉發或批覆非法規性公文(如通知、報告、意見、請示等),濫用書名號;三是不必使用其他標點符號而隨意使用;四是標點符號標錯位置。其中,濫用書名號的情況尤為突出。如:××省人民政府《批轉省林業局〈關於加強護林防火工作的報告〉》,贅加了兩個書名號,而且把事由中的動詞“批轉”也置於了書名號內則更加錯誤,可修改為《××省人民政府批轉省林業局關於加強護林防火工作報告的通知》。《關於印發〈關於區域電力市場建設的指導意見〉的通知》(電監市場〔2003〕21號),應去掉書名號,同時可一併刪去第二個“關於”,尚可避免兩個相近的“關於”連用拗口之病,修改為《國家電力監管委員會關於印發區域電力市場建設指導意見的通知》(也可直接用“意見”行文)。

(六)公文標題不可濫用簡稱和隨意苟簡

此病誤主要表現:一是發文機關使用普遍概念,二是指代不明確,三是時間不確切等。如《中共省×××委員會關於……的通知》,發文機關可改為“中共××省×××委員會”或“××省×××黨委”。《×××關於年終清查財產情況的報告》,此類行文一般在年末,有的公文運行到受文機關已是下年度,用“年終”尤為不妥。

(七)公文標題不可不講究文字排列

許多公文標題在文字排列上很不講究,主要病誤是未能儘量保持詞或詞組的完整性以及字數搭配上的勻稱。有的將一個合成詞拆開排成兩行,有的行與行字數相差太懸殊,有的因排列不當造成錯誤語意等等。

(八)公文標題不可濫用報請詞語

許多“報告”和“請示”的標題事由中用了“上報”、“呈報”、“呈送”、“呈請”、“轉報”、“申請”、“報請”、“要求”、“審批”、“請批准”、“報請審報”等所謂有特定意義的詞語。對此,應區別對待視情而定。遵循的原則是儘量避免事由中的動詞同文種在文字和詞義上重複;同時應注意詞語的正確搭配,避免出現語病。濫用報請詞語之病誤,在省級和國家級機關公文中也經常出現,如《關於審批〈長沙市城市總體規劃(2001—2020)〉的請示》(湘政〔2001〕37號,選自國函〔2003〕117號),“審批”不僅多餘,而且造成了湖南省人民政府向國務院請示“對這個規劃可不可以審批”之歧義。另外,錯用書名號,應和“審批”一併刪掉。《××省人民政府關於請求幫助解決××半島嚴重乾旱缺水問題的請示》,此例不能簡單去掉“請求”了事,否則發文機關和“幫助解決”發生聯繫,又產生了“××省人民政府向國務院請示可不可以幫助解決××半島嚴重乾旱缺水問題”之歧義。可修改為《××省人民政府關於國家幫助解決××半島嚴重乾旱缺水問題的請示》。

…………

擬制好公文標題和搞好公文標題評改,是公文寫作和公文病誤矯正中最精彩之筆,也可謂重中之重。若想成為公文寫作之高手,若想提高教學和學習質量或本單位、本系統公文規範化水平,就必須認真研究公文標題,努力掌握其規範的擬制技法和病誤矯正技法。

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