為了你自己,從今天起丟掉你的待辦事項清單,開始生活在你的日曆里吧

2019-03-07 14:47:37
停止製作你的待辦事項清單吧。它們只會讓你感覺失敗和受挫。想想你正在管理的那些待辦清單:有多少事項從年初起就已經在那兒了?你是不是每次瀏覽你的清單都是為了挑出那些兩分鐘就能做完的事項?有多少事項根本就不是事項,而是更複雜、需要明確計畫的項目?

導致你的待辦事項清單失效的主要原因來自五個方面:

選擇悖論

巴里·施華茲(Barry Schwartz)和希娜·亞格爾(Sheena Lyengar)探索了因為選擇太多而產生的問題。施華茲教授點出,隨著我們可選擇的選項數量增加:單層還是雙層?厚面還是平面?蘆薈味道的還是超柔軟的?我們的負面情緒也在增加。因為我們對機會成本的感覺增加了。在補充研究中,亞格爾教授證實了我們的大腦在崩潰之前只能處理大約七個選項。也就是說,讓我們從少一些的選項中做出選擇並實施要更容易一些。看著待辦事項清單上的58條任務,你要么會不知所措,要么會自動進入默認模式:花一個小時查郵件而不是做真正的工作。

不均的複雜性

如果你的清單上有一些工作只需要3分鐘完成,有的卻需要33分鐘,那根據想要儘快從清單上劃掉某事項的心理回報和多巴胺釋放原理,你一定會把精力集中在那些耗時短的事項上。這就是說,有些事項——比如校對一本135的新員工福利手冊——會等上很長很長一段時間。

不均的優先性

如果你的清單事項分為不同的優先等級,那么你會傾向於先做A等級,並把C等級事項向後排……直到它們也成為A等級。但是你願意在你的汽車維護在C等級的時候就把它做好,還是等到它半夜三點停在離家175英里以外的沙漠邊上成為A等級的時候呢?

缺少情境

待辦事項清單沒有給你提供足夠的情境,以便幫助你決定你該做什麼。所有的任務在紙上時看上去都一樣——一行三四個字。但是這並沒有捕捉或顯示出你需要的那些重要信息:任務需要多長時間?以及其推論:你有多少時間?如果你不能回答這些問題,那你就不能明智地決定你應該什麼。

缺少承諾裝置

待辦事項清單不能阻止你選擇最舒適的任務而不是最重要的(通常也是最難的)任務,因為清單缺少能夠將你鎖定在一個你也許不會選擇的任務中的“承諾裝置”。中國的大將軍韓信用地理環境作為承諾裝置:他讓他的士兵背對著河水與敵人作戰,這樣他們就不能逃跑(背水一戰)。更現實的情況是:將設定好時間控制網路連線的軟體來用作承諾裝置。

一個解決無效的待辦事項清單的方法被我稱作“生活在你的日曆中”。意思是說,把你的任務從待辦清單中拿掉,估計你需要花多少時間完成它,然後將其轉移到你的日曆中。(不要忘記留些時間處理你的郵件,並留出一些空餘時間——一到兩小時——每天去處理臨時突發事件。)實質上,你就是在做一份工作的生產計畫。

決定什麼時間做什麼工作可以克服選擇悖論、補償工作固有的不均勻性、提供截止時間情境和其他承諾、提供一個(軟性的)承諾裝置,使你能夠在對的時間做對的事情。

這是一個令人瞠目的練習:你也許會覺得困難——甚至不可能——去給每件事都安排一個時間。但是這是你的陣勢生活。你只是簡單地在用日曆來描繪你的真實時間安排。不論你是不是讓這個時間安排清晰可見,它就在那兒。歸根結底,如果你會被一輛卡車碾過,你還是需要拿到卡車的車牌號。

將你的工作放在日曆中能夠讓你更好地確定你是否可以(或是應該)對一個新的項目說yes。並且如果你說了yes,你能更好地確定你什麼時候能夠完成它。

你也許會想“我不可能告訴我的老闆我在二月中之前完成不了這件事。”但是我必須告訴你你不得不說no。財務總監會在老闆想搬進新的大樓或是想招募新員工但公司無法負擔的時候告訴他不可以這么做——這是她責任的一部分。你也許會有同樣的責任——去設定一個在規定時間內可能達到的期望值。

所以為了你自己,從今天起丟掉你的待辦事項清單,開始生活在你的日曆里吧!

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