行政公文的寫作技巧

2019-02-09 09:39:32


行政公文,是公務文書的簡稱,是人類在治理社會、管理國家的公務實踐中使用的具有法定權威和規範格式的套用文。它是特殊規範化的文體,具有其它文體所沒有的權威性,有法定的製作許可權和確定的讀者,有特定的行文格式(注意:比模式更進一步)並有行文規則和辦理辦法。我國公文一律按照國務院辦公廳1987年2月18日發布、1993年11月修訂的《國家行政機關公文處理辦法》寫作和辦理。
公文寫作的要求很高,尤其是要求起草者具有工作實踐的基礎,懂得工作中許多微妙的關節,而在具體起草中要求較好的文字語言工夫。公文語言總的要求是莊重、平實、概括。公文語言功夫的核心是選詞。選詞一:要根據所反映的客觀實際需要,二:要符合明晰、確切、簡練的標準,三:要根據具體的語言環境,為避免上下文重複而選擇不同的詞語,注意文中所涉及對象和閱讀對象。多用書面語和文書用語,少用形象和描繪性詞語和口語,不用方言土語,十分規範。
需要特別提出公文結構用語。一是開頭用語,用來表示行文目的、依據、原因,伴隨情況等。如:為(了)、關於、由於、對於、根據、按(遵、依)照、據、查、奉、茲等。二是結尾用語。如:為要(荷、盼)、是荷、特此通知(報告、函告)等。三是過渡用語。如為(對、因、據)此、鑒於、總之、綜上所述等。四是經辦用語。如:經、已經、業經、現經、茲經、辦理、責成、試行、執行、貫徹執行、研究執行、切實執行等。五是稱謂用語。有第一人稱:我、本;第二人稱:你、貴;第三人稱:該。等等。
國家行政公文有12類13種,即命令(令);議案;決定;指示;公告、通告;通知;通報;報告;請示;批覆;函;會議紀要。
公文主文結構,是指除了公文格式(外部組織形式即文頭、主文和文尾及其各項設定)之外的公文核心部分。
這一部分的寫作,是公文寫作的難點。
一、標題
1.規範式:三部分,即:發文機關+事由+文種
――用於重要、莊重的公務
2.靈活式
A二部分:一是發文機關+文種
(以上標題下可加時間)
二是事由+文種
三是“轉發+始發機關及原通知標題”
B一部分:只有文種
――常是不大重要的公務,帶周知性
★帶發文機關的標題下面如寫發文時間,則須用括弧,公務須是重大的、莊重的。文後不寫落款及時間。
二、正文
1.主送機關(面向機關全體人員或者社會群體的,公務是周知的、重大的,常常不寫;注意工作實際中組織關係)
2.正文
A.原由:一是依據:
#情況:敘述時間、單位、地點、人物和事件等;常用“目前…”類時間狀語;簡介人物及事跡
#檔案:常用“根據…”;往往是一句話
#意義:議論:常用“是…”
#作用:常用“將使…”
二是目的:常用“為…”
原由部分可省略,或只省略依據、目的之一。
B事項:(內容多而重要的分條列項即列出層義,或用小標題或用句子表達)
1.並列式。常見。一般寫的是公務的橫向的、靜態的情況。各部分相互之間無緊密聯繫,獨立性強,但共同為
說明主旨服務。能夠省略某一部分。這種方法的好處是概括面廣,條理性強。
並列式內容之間的序碼可用數字式,也可用分段式;段中並列的內容可用數字、分號(;),也可用句子並列式。
要求重輕有序:重要的放在前邊,依次類推。
2.遞進式。一般寫的是公務的縱向的動態的過程或者事理。各部分層層遞進,每一部分也不可缺少,前後順序
也不能顛倒。這種方法的好處是邏輯嚴密,能說明問題。
在一篇公文中,兩種方法可以互相交叉,即以一種方法為主,在某一部分即某一層次中用另一種方法。
注意:自此以下常運用序碼。順序是一、(一)、1、(1)共四層。
不重要內容分項可用分段甚至加分號(;)的形式。
C結尾:(可以不要)常見有:
一是各文種專用語如:“請予批准”、“特此通知”等。
二是希望、號召類。
從12類13種行政公文中選擇出3種社會生活中常用的模式化如下。
請示模式
請示是向直接上級請求指示、批准的公文。必須事前行文,一事一文。上級應在一定的時限內批覆。
【標題】一般由發文機關、事由、公文種類三部分組成。如:《×××學校關於創辦<校園文學>報的請示》。可以省去發文機關。
【主送機關】接受請求的直接上級機關,在標題下面一行頂格寫起。
只寫一個,如需同時送其它機關,套用抄報(在文末左下角寫明)形式。
【正文】1.請求緣由。一寫情況依據(往往用“目前”開頭),二寫目的說明(用“為...”開頭)。
2.請求事項。分層分項寫清具體要求,並說透理由,提出充足的事實和理論根據。同時,依據實際情況,提
出切實可行的處理意見,作為上級機關進行判斷和指示的參考。
3.結尾。只是一句祈使性的話:“當否,請批覆”或“以上如無不當,請批准”。
【附屬檔案】可有可無。是隨同請求的有關材料、圖表或其它檔案。在正文之後(隔一行)註明附屬檔案名稱和順序。
【印章、發氖奔洹?nbsp;
報告模式
報告是向上級機關報告工作、反映情況、提出建議和答覆詢問的公文。一般事後、事中行文。不要求上級批覆,行文較長。報告和總結、調查報告的寫法大同小異。常見單位部門的總結同時用於會議,成為報告。
【標題】一般是:“事由+報告”。
【主送機關】與請示相同。
【正文】種類繁多,正文內容有差異。為學習方便,把報告大致分為二種:
一是綜合性報告正文,或稱總結性報告。政府及機關單位都要在大會上作此種工作報告。
1.情況簡述:工作時間、地點、背景、條件或各項工作的開展情況。這種開頭稱為概述式。此外還有結論式(議論判斷)、說明式(用“為了…”)等。百字上下。
2.成績做法:這是主體。可以簡要敘述一下工作過程。成績常常通過數字、比較、事實來表現。安排形式有條陳式、小標題式、階段式和貫通式。
3.經驗教訓:要有觀點、看法和規律,又要有具體的典型事例以及理論分析。常常占五分之一篇幅。
4.今後計畫。往往寫成今後的工作計畫。常常占三分之一篇幅。各級各類行政機關每年都要作這種總結式的報告。
二是專題性報告正文。著重匯報某項工作或某個問題,特點是專項、特殊,一事一報。
1.概述情況。講清工作開展情況,或問題發生的原委,事項的起因和經過。
2.說明理由、做法和反映。或取得的成績和經驗,或分析存在的問題及原因,或說明工作做法,或寫出民眾反映。
3.提出意見。寫基本看法,解決問題的建議和辦法。
報告要用事實說話,以敘述為主,敘議結合。
【結尾】一般用“特此報告”,“以上報告如無不妥,請批轉各地執行”等習慣用語,有的不寫。如有附屬檔案,
與請求相同寫法。
最後寫發文機關或個人,蓋章,寫發文時間。
通知模式
通知是批轉下級公文、轉發上級或不相隸屬機關公文、發布規章、傳達事項和任免幹部所用的公文。它是最常
用的行政公文。根據其作用分為五種:發布性通知、批轉性通知、事項性通知、會議通知和任免通知。
【標題】靈活,甚至只有“通知”這一部分(內容不大重要又是周知的)。但批轉性通知的標題按照《辦法》“準確簡要”的規定,省略文種,即:“批轉(或轉發)+(始發機關)原文標題”。
【主送機關】直接上級。
【正文】
發布性通知和批轉性通知的正文:“主體(發布或轉發的檔案)+批語”。如:“現將《***辦法》發給你們,請認真貫徹執行。”
事項性通知:原由+事項+結語(特此通知)
會議通知:名稱、時間、地點、內容、人員、報導時間和地點、需帶材料等
任免通知:格式固定
【附屬檔案】可有可無
【發文機關】標題中有發文機關並且標題下有發文時間

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