15招,一次打擊笨、懶、慢

2019-03-15 08:09:23

15招,一次打擊笨、懶、慢

作者:盧昱瑩

時間老是不夠用,事情永遠做不完!明明報告的截止日期在N個月前就知道,卻總是拖到最後一天才熬夜拚命?在不經意間,我們或許已陷入「笨」(做事沒方法)、「懶」(拖拖拉拉)、「慢」(時間管理出問題)的陷阱當中。本文教你打擊這3個敵人,做起事來更順手。

打笨:找出邏輯工作法

1.設定一人會議:大腦需要至少15分鐘不被打擾的時間,才能進入深思狀態,但我們常被不定時插入的事情所干擾,象是電子郵件、電話等等。建議預約一個只有你一個人參加的會議,把計算機搬到會議室中工作,並關閉收信通知、拔掉網路線,讓自己靜下心來思考。記得先把需要的資料準備好,避免再次連線上網。

2.用「確認清單」製造創意:創意是現代工作人最需要的能力之一,但創意並不是靈光一閃,而是可以運用方法「擠」出來的。

除了和同事腦力激盪,還可利用「確認清單」(checklist),亦即按照確認清單的指示,依序回答有效產出創意的一連串問題,強迫創意產生。

3.切割會議目的:把會議區分為決策會議、報告會議、創意會議、確認會議,再根據目的選擇應出席人選。如果能在開會前就先分發相關資料,讓出席者事先閱讀,能確保會議有較好的質量。主持人要引導出席者說出意見,溝通整理重要的參考意見,並適時指出對立意見的癥結點,最後再確認結論。

4.寫報告要有「3主幹」:寫報告是每個上班族都會碰到的工作項目,但報告要寫得簡潔易懂,才能為自己加分,而非變成惹惱老闆的導火線。

首先,要清楚知道報告目的,亦即讓讀的人在看過後可以得到結論,採取行動,做下決策。為了讓報告呈現清晰架構,不妨先列舉出10項想寫在報告內的想法或事物,再判斷彼此的關聯性,最後濃縮成3部份,成為「主幹」,每部份的細項就是「枝葉」。完成架構後再下筆,就算報告不是條列式,但也隱含了條列的邏輯構造。

5.建立腦中的邏輯樹:合乎邏輯的說明想法,可以利用「邏輯樹」作為輔助工具。所謂「邏輯樹」是一種「不遺漏、不重複」地掌握說話內容,並利用樹形圖分解、整理的方法。在腦中一邊想像邏輯樹,一邊進行說明,就可以提高聽者的了解程度。

打懶:改掉拖延毛病

6.列出藉口清單:追蹤你的拖延藉口一周,注意自己拖延想做或該做的事情時,所冒出的念頭,並找出消除它的對應想法。這是了解自己,觀察想法如何影響言行舉止的好方法。每個人都有疲勞、厭倦或太忙碌的時候,但這不能長期拿來當做逃避的理由,不管是什麼原因,你必須正視並趕走讓你怠惰的念頭。

7.訂定明確行為目標:行為目標有幾個特徵:你和他人都看得見、明確具體的、可細分成小步驟、第一步可在5分鐘內完成。目標要用「行為」來界定,例如「我要更新履歷表,把它放上網路」或「我要和牙醫約時間看牙」。用明確的用語,就會得到規劃的線索,繼而瞄準階段性小目標,以達到最終目的。

8.「未計畫表格」創造成就感:每周行事曆上列出預定要做的事,可幫自己提前了解有多少時間已經排進事情,剩下的就是能用來達成其他目標的最多時間,也可幫助自己理解時間都用到哪。

藉由「未計畫表格」(un-schedule),寫下往後7天預定會做的所有活動,並把確切時間標註上去。這不是要求你寫下該做什麼,它只是顯示你「有多少時間」可以利用。當目標完成,就用表格來記錄進度,例如朝目標工作了半小時,就在表格上塗掉半格,把實際完成的事情記錄下來,更容易有成就感。

9.營造愉快心情與環境:人之所以會拖延,常是因為對做事感到痛苦而拖拖拉拉。但若將重點擺在「行動」與「感受」的連結,透過營造一個讓自己心情愉快的行動環境,就能促使自己去做。例如播放喜歡的音樂、到喜歡的咖啡廳、準備舒服的桌椅等等。

10.運用「有組織的拖延」:誰說拖延一定是壞事?你可以拖延得很有效率。史丹佛大學教授約翰?裴瑞(JohnPerry)稱之為「有組織的拖延」(structuredprocrastination)。

如果要拖延的是有生產力的任務,建議把拖延的時間用在搞定不緊急卻得做的事情上,象是整理書桌、寫感謝函。雖然我們仍會感覺到罪惡,但起碼完成了一些事。

打慢:掌握有限時間

11.擬定限度:為自己設定限度,例如一天只收2次信、一次只回覆5封信。設定限度可從目前生活習慣,比較你認為的理想狀態來著手。比方說,想要將每日收信次數從15次減少到5次,下一步就是用一周來試驗,看你選出的次數是否合適,如果不合適,就重複調整,直到找出最佳限度。

12.專注單工:一次只處理一件事情。每天早上第一件事,就是處理最重要的一項任務,亦即「最要務」。如果一個早上能完成2~3個最要務,之後完成的工作,就變成額外的收穫了。

練習專注當下有幾個方法,例如吃飯時乖乖吃飯,不要看書、看電視,只把重心放在咀嚼和品嘗菜餚;此外,可藉由慢跑,將注意力放在步伐、呼吸與身體律動,強化專注力,不要去想與當下無關的事情。

13.清空收件匣:英特爾(Intel)曾做過內部調查,發現員工平均一周收到350封email,花在上面的時間相當多。其實,對待email信箱要像使用實體信箱一樣──清空它!這可以訓練自己當下就做出決定,是否需要保留這個訊息。

建議在收信程式中,設定「待辦」、「參考」、「延後處理」3個資料夾,每次收信就決定該放進哪個資料夾。例如“CC”、“FYI”等類的信,就能收進參考資料夾中。

14.批次(batch)管理:為了提升計算機處理速度,管理員會將相同或類似的工作集中,讓計算機一次處理,此舉也能運用在工作上。我們可以用「行動」或「情境」來分類:前者將類似工作集合在一起,再找時間一次做完;後者則是把工作項目用檔案夾標記為瑣事、在辦公室、在家處理等等,例如,「通勤中」資料夾就是適合通勤時間處理的工作。

15.掌握優先權:利用緊急/重要程度建立矩陣,「緊急度」以截止日期來分,「重要性」則以主管、公司整體、客戶等角色判斷。

一般來說,最優先處理與往後遞延兩個工作很好理解,但「緊急不重要」與「重要不緊急」的工作,則要以後者為先,雖然它看不到速效,但如果花時間調整,就會發現隸屬於「緊急不重要」的事會愈來愈少。記得,要以「N字形」的處理順序來把事做好。

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