聊聊Word目錄那些事兒

2019-03-12 21:25:10

大家好!

今天這篇文章嘗試說明以下幾個問題:

出於高效辦公的考慮,手動目錄操作不在本文的討論範圍。

1

如何創建自動化目錄

對於標書、論文等長篇幅文檔來說,目錄是一個非常重要的組成部分。這裡先假設我們已經對文檔的各部分做了編輯,向大家說明創建自動化目錄的方法。

①添加獨立的目錄頁。定位到文檔開始位置,如果文檔沒有封面的話,可以按組合鍵【Ctrl+Home】,然後添加分節符:【頁面布局】-【分割符】-【分節符(下一頁)】:

②添加分節符後,Word新增加的一頁會是這個樣子:

在新頁面中,依次單擊【引用】-【目錄】-【自動目錄1或2】,這樣就會自動在當前位置中創建一個自動化目錄。

這樣創建的目錄,默認會將3個級別的標題添加到目錄中。如果文檔中有超過3級的標題,將不會出現在目錄中。

③如果想自定義目錄的標題數量,可以直接單擊上圖中的【自定義目錄】,在對話框中設定【顯示級別】即可,比如顯示級別為2或4,最多可以顯示9級標題。

2

什麼樣的文字才會出現中目錄中

那什麼樣的文字(標題)才可以出現中自動化目錄中呢?

如果你能夠熟練的使用內置的標題樣式來編輯文檔的話,肯定會知道,凡是套用了內置標題樣式的內容,都可以出現在目錄當中。這些內置標題樣式,其實並不是創建目錄的關鍵,其關鍵在於像標題一、標題二等等這些標題樣式的段落格式都設定了大綱級別。

Word中除了正文外,最多可以設定9個大綱級別,這樣就能夠滿足幾乎所有的日常工作套用的需要。

對標題設定不同的大綱級別,可以讓文檔內容以不同的層次在文檔中展現,最直觀的就是表現在目錄中。

既然大綱級別是創建目錄的關鍵,那么是不是不使用標題樣式也可以創建自動目錄呢?答案是肯定的。我們只需要在要設定為目錄項的標題段落格式中,指定相應的大綱級別就可以了。

小結:創建目錄的先決條件是,為標題套用了內置標題樣式、或設定了大綱級別的段落

不過,本人還是建議儘可能的使用內置標題樣式來設定各級標題的格式。

3

修改目錄格式

直接創建的自動化目錄顯示的格式可能不符號實際排版的需要,那怎么修改目錄內容的格式呢?

①按【Ctrl+Shift+Alt+S】調出【樣式】窗格,向下拉動,就可以看到與目錄相關的樣式:

②比如要修改標題1在目錄中的顯示格式,那就在“標題1”樣式上單擊右側的小黑箭頭,選擇【修改】:

③在彈出的【修改樣式】對話框中,可以直接在中間的【格式】設定區設定較為常用的字型和段落對齊格式,也可以從左下角的【格式】命令列表中選擇修改多種格式,包括字型、段落、定位點等等項目:

4

為標題添加自動編號

在前面的分享中我們提到,對標題使用內置的標題樣式,可以方便的在文檔中以標題為單位調整各部分的位置。

是標題,就肯定會添加自動編號,這樣,我們在對文檔結構做調整的時候,就可以不必為標題的順序號再花費精力。對於較短的文章,可以直接為標題設定自動編號就可以。

方法一

通過樣式庫,在標題樣式上單擊滑鼠右鍵,選擇【選擇所有N個實例】,

然後在【段落】功能組的【編號】列表中,選擇一種合適的編號:

方法二

直接修改標題樣式,在【修改樣式】對話框中,選擇【格式】-【編號】,然後為標題設定一個合適的編號:

注意:使用樣式設定自動編號的話,有可能文檔中的標題並沒有更新,這是沒有勾選上圖中【自動更新】選項的原因,只需要再重新套用一次標題樣式即可。

5

多級列表與標題樣式

上一小節提到的自動編號設定,適用於篇幅較短的文檔,而在論文、標書等長篇文檔中就不適用了。一是文檔可能會有三個以上的多級標題,二是對每一級的標題編號都會有相應的編號要求,再用單一的自動編號功能已經不能滿足自動化排版的需求了。

現在要求對一級標題編號為1,二級標題的編號為1.1,三級標題的編號為1.1.1,比如,現在一級標題中的第2標題下,第3個二級標題下的第1小點,應該顯示為2.3.1,應該怎么設定呢?

如果是純手工,僅編號這一項工作,估計就得把人愁死!而使用多級列表配合內置的標題樣式,則能夠輕鬆的解決這個問題。

第一步:套用標題樣式

為標題設定內置的標題樣式,一級標題對應【標題1】樣式,二級標題對應【標題2】樣式,三級標題對應【標題3】樣式……

第二步:設定多級列表

單擊【段落】功能組中【多級列表】右側的小黑箭頭,在下拉命令列表中選擇【定義新的多級列表】:

在彈出的對話框中單擊左下角的【更多】命令,然後先在【要修改的級別】列表中,先選擇1級,選擇相應的編號格式,並將級別連結到樣式【標題1】,可以根據需要對編號的位置與縮進作進一步的設定。如果勾選【正規形式編號】則Word會自動設定成1.1.1這類編號形式。

依次設定好相應級別編號,如這裡設定1-3級大綱級別分別連結到標題1-標題3:

設定完成後,凡是套用了標題樣式的標題,就會自動擁有我們指定的多級列表編號啦!

對於多級列表編號的設定,大家一定要多嘗試多實踐,這樣才能體會到其中的奧妙。

好啦今分享到這裡,祝大家好運!

作者:鄭志澤

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