一次只做一件事的神奇之處

2019-03-10 12:23:59

為什麼25%到50%的人都說自己被工作壓倒或者感到精疲力竭?

原因並不完全在於我們的工作時長,而且還跟我們連續地同時做好幾件事情有關。

我們失去的最主要的,是那些停止點,終點線和邊界線。 新技術已經使得這些變得非常模糊以至於難以辨別了。 無論我們去哪裡,工作都緊緊跟隨著,我們的數字產品, 前所未有地持續闖入我們生活。 就像一處我們不得不撓的搔癢,即使撓它會使它更癢也還是要撓。

說實話,你有沒有在電話會議的時候寫郵件(甚至是在跟另外一個人講電話的時候)?你有沒有把筆記本電腦帶到會議上,假裝做記錄,實際上在網上衝浪?你有沒有在辦公桌上吃午飯? 你有沒有在開車的時候打電話,甚至有時候還發簡訊,即使你知道不應該這么做?

這些做法最大的代價是 - 假設你沒有撞車 - 是你的生產力。 一方面來說, 很簡單, 因為這樣分散了你的注意力,你只把部分精力放在每個活動中而從不集中精力在一件事情上。 而另一方面,因為你把精力從一項主要任務上轉移到其他事情上,無形中增加了25%完成一件任務的時間。

而最潛在的危害是, 因為你總是在做什麼事,你每天就在不斷地過分消耗你儲存的能量,於是你的能量就在不斷地減少。

我自己就有這方面的經驗。 當我集中精力寫作的時候, 在同樣一段時間裡, 比我遇到打擾的時候能多完成兩到三倍的工作量,之後可以離開書桌真正地休息一會兒。 對於企業來說,最好的提高生產力和創新思維的方法是鼓勵員工做每件事的時候集中精神,另外加上短暫的真正恢復時間。

如果你是管理人員,以下三項政策值得推廣:

1. 維護開會紀律

與其開1小時或更長的會,不如把會議定在45分鐘,這樣參與者能夠更加集中精神,利用會後的時間思考消化會上討論的事情,並且在下一項工作之前做好準備。 讓會議都正點開始和結束,而且要求與會者在會議過程中把數字設備都關掉。

2. 不要在一天中任何時候都要求得到及時回復

因為這種要求會使你的人進入反應狀態,把他們的注意力碎片化,使得他們很難在重要的事情上集中注意力。 讓他們在特定時間段里把郵件關掉。 如果真的有急事,你可以打電話給他們,但是不會是經常打電話。

3. 鼓勵恢復期

在一天中至少有一段時間, 鼓勵你的員工停下工作,休息一會兒。 可以在下午提供一次瑜伽課,或者冥想,組織一次集體散步或健身,或者安排一間休息室,讓員工可以放鬆或者小睡一會兒。

每個人應該選擇自己的界限。 所以為自己,考慮一下幾種做法:

1. 最重要的事情安排在上午最先做,最好是不受打擾地做60到90分鐘,並且定好開始和停止時間。 如果可能的話, 這段時間裡在一個比較私密的空間工作, 或者戴上隔音耳機. 最後, 要克制分心的衝動, 明白自己有一個設定好的結束點. 你越專注,效率就越高. 等你做完了,就休息幾分鐘恢復一下。

2. 定期地,有規律地騰出時間來想一些長期的,創造性的,或戰略性的問題. 如果你不這樣,你就不得不經常地處理一些嚴重的緊急事件. 而且, 做這些思考的時候要找一個不同的環境,最好是放鬆的,有益於開放式思維的環境。

3. 定期去真正的休假 真正休假意思是真的與工作分開. 定期的意思是如果可能的話一年安排幾次.即使每次2到3天再加上周末也可以. 研究結果強烈建議,如果你能把每年的假期都用來休假,你會健康很多,而且創造性也更強。

總之以上建議的核心就是一個原則 - 當你在工作的時候, 在預定的時間裡全神貫注. 當你休息恢復時,真的休息. 讓這一切有些起伏,不要再生活在於灰色地帶中了。

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