一次性學會筆記的技術(3)行事曆九法:讓工作目標一目了然

2019-02-28 02:30:47

一次性學會筆記的技術(3)行事曆九法:讓工作目標一目了然

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標籤:一次性學會筆記的技術, 目標, 行事曆, 行事曆九法

本系列的所有文章都轉自《經理人月刊.NO.63期.一次學會,筆記的技術》,跟大家分享。

第一步:確認目標

回想學生時代,你是否想過曾經設定這樣的目標:要進入XX大學,考試必須達到XX分,數學要考AA分以上,英語要考BB分以上

《弘兼史教你活用記事本》一書指出,學生時代學會的Know-How,沒有道理工作以後就不能使用,先確立自己想要達到的主目標。(例如成立銷售業績第一的業務員),然後以樹狀展開,將主目標分解成數個階段目標,就能具體看見自己從現在起該做什麼,並以此安排行事曆。

第二步:用倒推法確定計畫:從終點反推

細緻的安排是達成目標的關鍵。要達成目標,,確認在哪個時間前要做哪些事十分重要。他建議以倒推法來做規劃,先計算出下一個階段目標距離現在大約還有多少時間,據以排出詳細的年度計畫、月度計畫、周計畫和日計畫。並遂一填寫在行事曆中。

第三步:在顯眼處寫下一年的目標

思考年度計畫是年度目標最終達成的先決條件要素。弘兼建議的作法是,將年度目標從大到小、一項一項寫在年行事曆的上方明顯、或是隨身筆記本的第一頁,內容必須包括工作、家庭、興趣等各種年度目標,而且務必寫得翔實。

必要時,也可以將各項年度目標加框,或用粗體、顏色特意加以標明,強迫自己每次翻閱行事曆時都會注意到,才不會半途而廢。

第四步:年行事曆:記下主要活動,把握全體樣貌

有了年度目標之後,接著還應在一年之初,在行事曆上填寫上已知工作日程、重要企劃或私人活動,並用 <–>標記出哪些時間已被填滿,哪些時間仍屬空閒,如此就能概算出自己有多少時間完成各項目標。甚至粗略計算出相關花費。弘兼強調以長期視野清楚掌握整體樣貌是年行事曆最重要的功能。

第五步:使用記號筆,標記重大事項

每月開始時,應回頭檢視年度目標,將當月待辦事項填寫月行事曆,並在空白處醒目地標記。弘兼建議,可以用螢光筆或紅筆,將重大預定事項特別標示出來,或是將公事和私事用不同顏色做區分,務必做到一眼分清。不過行事曆可寫字的空間通常有限,所以文字立求簡潔,必須時使用代號也無妨。

第六步:切割版面,讓工作規劃更加合理完善

在行事曆上區分出上午和下午、公事和私事等空間,也是私兼推薦的做法,有助於分清當日預定要做的事,是否比重失衡?例如,某天下午時段,陸續被填入6項企劃案完成日,顯然難以達成,這時就必須儘早從新安排工作。

《筆記女王的手帳活用術》作者林佩玲建議用十字,將月行事曆上的每格區分為四象限,分別代表重要、緊急、不重要、不緊急,然後填入當日工作,如此就能知道哪些事屬於必辦事項,不得遺漏。

第七步:醒目標示非預期、不確定事項

訂完年度目標和月度目標後,本周目標也必須寫在行事曆上的醒目位置,做為提醒。

弘兼提醒,除了明確填入出預定的內容、正確的時間、場所、對象、及電話等基本資料之外,也要格外留意和特別標示出不是自己的預定事項(例如周二~周五上司出差)和未確定的預定事項(例如周三下午總部主管可能會來)這兩種資訊,因為它們往往會對行動安排產生重大影響,甚至打亂原計畫。

第八步:制訂檢查表,避免遺忘與拖延

碰到沒有非在某個時間點執行的工作(例如去郵局續訂雜誌、報紙),林佩玲建議應將此類事項列在每日行事曆上方,並畫上檢核表做為提醒,否則很容易一忙就忘記了,甚至一天拖過一天。

第九步:使用便利帖,擴充版面空間

如果因為行事曆空間較小,不夠寫上眾多待辦事項時,林佩玲建議可用小張便利帖帖在行事曆上,以創造額外空間、發揮提醒作用,還可在當日末完成之際,直接將便利帖移動其它時段。

當然如果某件工作不斷被延後執行,甚至帖的便利帖都沒有粘性了,那就代表這件事基本不必做,可以直接刪除了。

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