50個高效做好事情的訣竅 靜下心來細細品讀

2019-02-18 17:01:05

2013年08月19日 14:18

我們都想完成工作,不管這工作是因為必須做了後才能繼續乾好想做的事情,還是甚至它們是我們的人生目標。為此,我收集了50個可以幫助你更好完成工作的50個技巧:

1、最重要的事情

每天早上(或者是前一天晚上),重點列出今天要做的3件或者4件最重要的事情,先完成這些。即使你除了這些重要事項沒有完成其他的事,但還是度過了非常有成效的一天。
2、大石頭

就是在任何給定的時間裡你在做的大項目。每天或每周專門留出時間一步步完成它們。

3、清空收件箱

一收到郵件就決定如何處理。如果需要你做一些事,要么做,要么加入待辦事項,要么刪除,要么存檔;如果只是供你參考的郵件,把它存檔。每天清空你的收件箱。

4、早起

每天早一個小時起來,在別人支配你的時間之前,就多了有成效的一小時。

5、一進一出

通過替代原則來避免混亂。每次你買了新的東西,就丟掉(或捐掉)舊的。例如:你買了一條新的裙子,就丟掉一條舊的。(類似還有“一進兩出”,當你感覺到你快被你的東西淹沒時,這條原則非常有用)。

6、頭腦風暴

天馬行空的想像。很多人都採取這樣的思維線路:以你正在想的事情(可能是你亟待解決的問題,或是你想描述的一個主題,等等)為起始點,然後隨手寫下你頭腦中的任何想法,再擴展到每個想法的副主題以及副主題的副主題。不用擔心這些想法是好是壞,你也不需要在這個想法下一直堅持下去,只是為了把他們從你的頭腦裡面騰出來。過陣之後,你自己都會驚訝於你有多少創意點子。

7、隨時記錄

隨身攜帶可記錄的東西-筆和紙,掌上電腦,一疊卡片。捕捉你頭腦中閃過的每一個想法無論是對你可能從事的項目的一個想法,或是你需要敲定的一個約會,再或者是你下次去商店要購買的東西,任何事情。經常拿出來看看,然後逐個歸類到待辦事項,存檔,日誌簿,等等。

8、多睡會兒

睡眠對健康、學習、敏感度都很重要。研究發現,身體經歷一個完整的睡眠周期需要90分鐘,所以打盹兒如果少於那段時間的話就沒有睡覺的效果(雖然它的確讓你感覺好點)。每晚至少睡到八個小時。學著把睡覺當成是樂趣,而不是一個必須的麻煩或是奢侈。

9、(10+2)*5

10分鐘、10分鐘迅速的工作,中間休息兩分鐘,用上計時器,每小時這樣做五次,讓你始終集中在工作上而不會讓你精疲力盡。把休息的兩分鐘用來喝口水,去去洗手間,或是看會兒窗外。

10、SMAET目標

一個名字用來描述制定、達到你的目標,並避免設定一些不實在的目標。SMAET代表的是:明確的,可測量的,可達到的,現實的,適時的。

11、SUCCES

從Chip 和 Dan Heath的書——《讓創意更有粘性》當中,SUCCES就是一系列的特徵讓你的點子被人記住(有粘性):這些有粘性的點子既是簡單的、出乎意料的、具體的、可信的,充滿情感故事。

12、先吞下青蛙

先做你最不願意的事情。常言道,如果你的一天是以吃青蛙來開始的,那么你這一天不可能更糟糕了。

13、80/20準則

總的說來,這個準則說的就是大部分的成就來源於小部分的實際工作,反過來說就是,我們大部分的精力花費在那些不是很重要的事情上。找出你工作最關鍵的部分,儘可能地把你的精力放在那上面。

14、下一步是什麼?

不要試圖計畫項目中的每件事情,集中精力在緊挨著的下一步。通常情況下,下一步的小事情就會將我們引導到另一步,然後再另一步,直到我們把它完成或是遇到阻礙停下來,這時我們就需要更多的信息,或者需要其他人的加入,或者其他的。儘量具體清晰:你自己不能“安裝有線電視”,你能做的是“打電話給安裝公司,要他們來給你安裝”。

15、秘訣

沒有秘訣。

16、放慢點

給自己留出時間。吃慢點,享受一個懶洋洋的周末。悠閒地做事,保持快節奏的工作與生活的平衡。

17、時間搏擊

每天安排一段時間來處理一個工作。在這段時間中注意力完全集中在這件事情上面。不要一直擔心是否能夠完成,只需給與這項工作全部的關注。(類似的說法還有“固定目標”,例如,在起床之前必須寫出1000字,或是必須完成10條命令,或者其他。)

18、批處理

把類似的工作放到一起來做。例如:不要整天都在處理那些不時出現的郵件,而是用專門一小時來瀏覽你的收件箱以及回郵件。同樣的方法來處理留言、電話、回信、存檔等等一切日常、重複的工作。

19、劃分象限

用來區分優先權次的一個系統。兩個軸,一個代表重要性,一個代表緊急程度,二者相交。所有的任務都歸類到四個象限中的其中一個:不重要,不緊急;不重要,但緊急;重要,不緊急;重要,且緊急。去掉那些既不重要也不緊急的事情,推遲那些不重要但緊急的事情,儘量避免讓那些重要事情變得緊急,儘可能快的完成那些重要但不緊急的事項。

20、一次性解決事情

不要寄希望於把事情留到以後來處理。每次處理你的郵件時,問自己“我怎么處理這個東西”,要么做,要么放到日程上,要么轉給別人做,要么存檔。

21、不要打斷鏈條:

用一個日曆紀錄你每天的目標。把你每天完成了的事項劃上一個大大的“X”,這個鏈條會一天天變長,不要讓他斷掉!也就是,不要讓沒有劃“X”的日子打斷了你之前堅持下來的成績。

22、回顧:

安排一個時間用來檢視這個星期做了些什麼,下個星期希望做些什麼。問自己,是否有新的計畫,現在做的是否讓你更接近你的人生目標。

23、角色:

每個人在一生當中都會扮演幾個不同的角色。例如,我可以是一個老師,學生,作家,繼父,伴侶,兄長,兒子,叔叔,人類學家,等等。理解每個不同的角色,學著把他們各自區分開來有助於你保持各個角色的平衡。為不同的角色制定目標,並讓你的這個目標與其他角色的目標保持一致。

24、文思泉湧:

這種狀態是指當你極其專心在某件事情上的時候,你甚至沒有感覺到時間的流逝,而同時工作就順利完成。這種狀態很難通過有意識的引發,但是你可以自己創造引發這種狀態的條件,不如一段不受打擾的時間,不分心,心境平和。

25、現在就做:

用現在就做這句話來跟“拖沓”宣戰。只給自己60秒的時間來做決定,當下決定如何解決生活中遇到的事情,即使你還不是很確定也要嘗試著做決定。然後,一直前進。

26、紀錄時間:

律師需要紀錄下他們一天裡所做的事情,以及做這件事情用了多久的時間並以此來跟客戶收費和做出解釋。你也應該對自己解釋清楚,所以記錄下你真正花了多少時間在某件重要事情上。

27、有組織地拖:

一種認識和利用拖沓傾向來完成事情的戰術。避開在列表最上面的待辦事項,先做那些看起來簡單點、不那么重要的事情,這樣使得“拖沓”也變得有成效些了。然後就是用緊迫的截至日期和嚴重的後果讓那些頂端的事項變得緊急。但是,當然,並不是所有的都那么緊急。有組織地拖,要求很高的自欺技巧,幸好,拖拖們都精於此道。

28、個人使命宣言:

寫一份個人使命宣言,並以此作為設定目標的指導。經常反省你的這個工作或目標是否讓你離你的大目標更近。如果沒有的話就劃掉她。周期性的回顧和修正你的使命宣言。

29、向後策劃:

一種從目標返回來到行動步驟的策劃技巧。首先在心中確立要達成的目標,需要哪些可用資源去達成,然後又需要哪些資源去達成達成目標的條件,而這寫東西又需要什麼東西去達到,等等,一直反推到我們擁有的可以馬上使用的東西。這就是我們的下一步。

30、戴上耳機:

戴上耳機你就能給自己一點私人的空間。人們通常不會隨隨便便打斷帶著耳機的人。注意:戴上耳機之後,聽不聽音樂是由你自己選擇的——反正只有你自己知道。

31、寫下來:

不要太依賴你的記憶力。把你要做的事情寫下來,像是日程啊,任何你涉及到的事情,一閃而過的點子,這樣的話你就可以不用擔心忘掉。把你的大腦用來思考,用紙或者電腦來記錄。

32、零碎時間:

就是我們等公車,排隊,等待開會的那一小段時間。列出一些可以在五分鐘內完成的任務,或者帶本書去讀,或者帶點工作可以做,反正就是儘量用這些空餘時間。

33、單個任務:

我們總把自己想成可以同時完成多項任務,事實上我們不能。當我們處理多任務的時候,實際上是把時間切碎並在多個任務上快速切換。由於通常需要花上一段時間才能真正進入狀態(研究證明長達20分鐘),結果工作成效更差,相比我們一件一件得做。

34、習慣:

通常指當我們做日常工作時採取的看待回應世界的方式。檢視你的習慣並問自己它傳達了你跟外界的一種什麼樣的關係,以及需要如何改變來創造一個可讓你達到目標的世界觀。

35、扳機:

放些提示牌在周圍幫助你記得,並形成一個好的習慣。例如:把要還圖書館的書放在門口,這樣你就不會由於看不見它而忘記還了。

36、整潔:

混亂都是由東西不在合適的位置引起的。完全的一層不染也沒有必要,像有些人有非常非常整潔的辦公空間卻不能完成一件事情。當你需要的時候能夠很容易的找到,不需要打斷你的工作流程專門停下來找這件東西。現在就找出你工作中或者生活中的混亂,然後糾正它。

37、想像你的未來:

想像你已經完成你的目標,那時你的生活是什麼樣子的?你是你所希望的樣子嗎?如果不是,重新考慮你的目標。如果是的話,請想像你達到那裡的過程。這樣你就有了計畫了,把他寫下來然後執行。

38、記事本:

多個資料夾,分別標出1-31號和一月到十二月,用來提醒我們在特定日子需要做的事情。例如,如果你要在3.23旅行,你最好把你的行程、機票和其他的資料放進三月的資料夾裡面。在每月初,就把前一個月的資料夾往後移。在三月一號,最好就把你的旅行資料放到23的資料夾里。每天,都把昨天的資料夾移到後邊去。這樣在23號這天,23號的資料夾就會出現在最前面了,而你需要的東西就放在那裡。

39、未做事項:

未做事項的清單——有利於幫你發現導致你成效不高的原因,比如打線上遊戲。

40、模板:

為經常做的重複性工作建立模板,比如郵件、客戶回信、更新部落格,等等。

41、確認單:

當策劃大項目的時候,做一個確認清單,這樣你就不會由於太忙而忘掉一些步驟。並把這些確認單留好,你下次做類似事情的時候可能用到。

42、懂得拒絕:

學會對新的委託、打擾、任何事情說“不”,這是讓你集中在自己項目上的一項重要技巧。

43、時間安排上的先後:

首先安排好你的娛樂節目和你的生活。然後再把完整時間段的工作填充到之前安排好的空隙中。做完之後記得把這些寫進你的日程安排中。在高質量的工作之後給自己一個小小的獎勵吧。

44、清理:

經常檢查你正在做的事情,把那些不能幫助你達成目標或是總浪費你時間、精力的去掉。

45、一砣:

把你蒐集到的東西儘量集中放在幾個地方。理想狀況是放在一起。很多人看到他們需要考慮的東西都放在自己前面的時候都會感受到無比的安慰,不管這砣東西看起來多大。

46、50-30-20:

把你工作日50%的時間用在推動你的長期、人生計畫上;30%花費在中期目標(兩年左右)上,剩下的20%的時間花在那些只可能在將來90天影響你的事情上。

47、計時器:

告訴你自己,你將在一定的時間裡只專注在你的一件事情上。設定一個計時器(用廚房的計時器或是電腦上的倒數計時器),然後專心做事。當計時器走完的時候,你也完成了,然後轉到下個項目。

48、做你最差的

允許自己失敗。釋放在項目開始時事事追求完美的壓力。告訴自己你會會過頭來修正這些問題,但現在暫時就這么著吧。

49、跟自己對話:

每星期給自己安排一個合適的時間。想想自己的人生狀態:什麼是正常狀況的?什麼還沒有?你犯了什麼錯了嗎?你可以做哪些改變?給一個機會讓你了解自己。

50、(空白):

這個單子很長,當然,它並非盡善盡美。最後的這個空白留出來讓你自己填寫的。

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