公文語言規範

2019-02-18 06:08:16

公文語言規範

正像學習其它文體的寫作一樣,學習公文寫作也要求掌握外在形式之一語言的特點,否則就會將公文寫成不倫不類的東西。有不少初學者,以為古代公文是現在寫作公文的楷模,仿寫出帶有個人色彩特別是個性化、感情化語言的劣作。與公文的本質特性緊密相聯,公文語言在長期的歷史發展中形成了鮮明的規範化特色,有利於公文的寫作和處理。

公文語言概述

前文已將公文比作一個精神個體生命,其核心是主旨,血肉是材料,骨胳是結構,我們還可以這樣說:細胞是語言,皮膚是表達方式。

不同體裁的文章使用不同特點的語言。總的來說,語言可以分為科學語言和文學語言兩類。科學語言和文學語言猶如走路和跳舞,但是都建立在基本的語言文字修養--即字、詞、句的功夫之上。字是最基本的寫作材料。漢字據統計約有10萬個,但是,一般寫作掌握3000個常用字就完全可以了。據數理語言學運用電腦統計,《毛澤東選集》1至4卷用字2981個,老舍的長篇小說《駱駝祥子》用字2413個, 就連《紅樓夢》也才4200個字。字要從音形義3方面掌握。詞則多多益善,最好在5000個以上。拜倫用詞8千,莎士比亞16000個。注意:單音詞一般是動詞,簡截有力;雙音詞量大,勻稱穩重;三音詞,激宕起伏;四音詞,莊重大方,常有歷史性的內涵,如成語典故。句子只有30餘種,如陳述句、疑問句、祈使句等,比較容易學會。

科學文章是反映客觀事物的語言形式,是社會實踐的工具,因此,語言最重準確規範,詞語一般要求單義,還要求鮮明、生動。而文學作品則是語言藝術,目的是為著個體生命及人類群體生命層次的提高,必須寫真實的個性心理感受,因此,語言最重形象性,要儘可能使用生活化、個性化的語言,如詩歌的語言要求多義性、跳躍性、可感性和音樂性。

作為科學語言的代表,公文語言十分規範,講究語法,一般來說語氣莊重,平實概括。行政公文的語言要體現行政管理機關的權威性。

公文表達方式

文章細胞即語言的組織形式是表達方式。辭彙和句式進一步組成了表達方式(或稱表達手法)。正如身體具有各部位的皮膚一樣,表達方式有敘述、描寫、抒情、議論和說明之分。

表達方式是文體特徵的重要標誌。不同的表達方式,決定了不同的文章體裁。也就是說,作者寫作一篇文章,有其明確的目的,或為敘述事件過程,或為描寫事物狀貌,或為抒發感情,或為闡述道理,或為解說性狀。儘管在一篇文章中,五種表達方式可以交織在一起,但總有一種為主體。那一種為主體,就形成特定文體。可以這么說,敘述為主形成了訊息,描寫為主形成了小說,抒情為主形成了詩歌,議論為主形成了論文,說明為主形成了公文。在公文中,常用的表達方式是說明、敘述和議論。從整體上來說,公文和教科書、廣告一樣屬於說明文體。行政公文正文的事項部分就是說明。但是,有的文種則可能以議論或者敘述為主要表達方式。哪種表達方式用多用少,為主為次,都有不同的要求。

下面按照表達方式在公文中的重要性來依次簡要介紹五種常用的表達方式。

一、說明

說明是客觀地解說事物的形貌、構造、性質、特徵、成因、功用、關係、範圍、類別等,以闡明事物的內容和形式、本質和規律,使人獲得有關知識的一種表達方式。重在客觀性。說明文、議論文、記敘文都使用說明。公文中的事項部分就是說明。

說明方法有:(一)定義說明,是一個判斷句。(二)詮釋說明,是較小的解釋,常用括弧或破折號。(三)比較說明,用另一個有一定聯繫的事物來作比較。(四)數字說明。(五)分類說明。(六)舉例說明。(七)引用說明。(八)圖表說明。(九)分析說明。等等。

二、議論

議論是作者通過事實材料及邏輯推理來表明自己見解和主張的一種文字表述,也就是說議論是作者的判斷。它是構成論說性文章的主要成分。公文的主旨屬於議論。通報在敘述先進事跡或錯誤事實後,要用議論來分析意義,作出評價,表明態度。議論在公文中,一般來說只是就事論事,不展開論證,不旁徵博引。

論證方法有:(一)例證法,即舉事實。(二)引證法,引用其它資料中的理論、公式等。(三)因果分析法,即分幾個方面剖析論點和論據之間的邏輯關係。(四)比喻法,用相似的事實來證明抽象的道理。(五)反證法,即從反面來看。(六)歸謬法,假定對方論點正確以推導出一個荒謬的結論,從而證明自己的論點。

三、敘述

敘述,又稱“記敘”、“述說”。敘述是事情的動態述說,如人物的活動、空間的變換和事物的發展。敘述重在過程性,基本特點在於陳述過程。敘述的要素首先是時間,語句都要或明顯或隱約地表示出時間來。敘述還有地點、主體、事件和結果要素。

敘述常見方式有:(一)順序。常見從前到後,線索清楚,但易於寫成流水帳。這就需要詳略得當,重點突出。(二)倒敘。將結局或突出點放在開頭,然後再從前到後。在新聞訊息中已經成為套路,叫做“倒金字塔”。事件最好是時間跨度大的。好處是有懸念,但容易使人反感。(三)插敘。在本事敘述中插進另外一件僅僅有關的小事,然後再按原來的本事來寫。

敘述在公文中套用廣泛。一般行政公文的原由中,往往有敘述所表達的情況。表彰和批評之類內容的通報的開頭,要用敘述的方法交代先進事跡或錯誤事實。情況通報、情況報告和調查報告等在介紹情況、經驗等時也要用敘述。應當特別注意的是,敘述在公文中多用直敘(直接敘述,不需要曲折委婉)和概敘(用一二句話簡要地概括事情甚至是重大歷史事件的過程)。

四、描寫

描寫是具體形象地描繪對象狀貌的一種表達方式。重在形象性。以形象性作為特徵的文學體裁小說,以描寫作為主要的表達方式。部分形象性較強的記敘文和說明文,描寫也套用得較多。議論文和套用文則極少描寫。公文中的描寫往往比較簡單,往用於人物的肖像的介紹。

五、抒情

抒情是抒發和表露作者感情的一種表達方式。重在主觀性。在一些文學作品如抒情詩和抒情散文中,它起著主要作用。在小說、戲劇、和記敘文中,抒情常常是配合敘述和描寫使用的。在議論文、說明文和套用文中,抒情較少套用。抒情有直接抒情(多是帶有感情的判斷句,常有感嘆詞)和間接抒情(在敘述、描寫和議論中帶有感情色彩)兩種類型。

公文語言特點

文學作品是欣賞型的,科學文章是實用型的,兩大類文體寫作目的不同,其語言形成各自鮮明的特色。文學作品語言講究形象生動;科學套用文語言則應平實莊重。而對於最為典型的科學文章——公文來說,語言的具體特點如下。

一、準確

選詞準確恰當。一要恰當選擇詞類。二要講究詞語色彩。三要準確把握詞義。四要詞語搭配得當。

二、平實

語言樸實無華,通俗易懂,不必像文學作品那樣追求語言的形象、生動和音律美。

公文是處理公務的文書,在寫作時使用文學語言就不能準確表意。如一篇公文向林業部反映我國森林遭受嚴重破壞時寫到:“在漫長歲月的歷史上(長期以來),我國林業基礎脆弱不堪(極為薄弱),森林破壞得瘡痍滿目(非常嚴重)……”這裡的“漫長歲月”到底是什麼時間概念?“脆弱不堪”和“瘡痍滿目”也沒有把森林遭受破壞的嚴重程度具體化,這就不利於決策者制定和調整相應的政策。應該交代清楚具體的時間、地點範圍,並用具體的數字或事例平白如實陳述森林遭受破壞的情況。

三、簡明

言簡而意明,儘可能用最少的語言,清楚明白地表達更豐富的內容。要做到言簡,就要儘可能精簡字數 。例如,1950年頒布的《婚姻法》中有一段文字:“夫對於其妻所撫養與前夫所生的子女或妻對於其夫所撫養與前妻所生的子女不得虐待或歧視。”1980年頒布的《婚姻法》把以上文字修改為:“繼父母與繼子女之間,不得虐待或歧視。”整個條文僅用了16個字代替了原條文40個字。修改後的條文前面只用“繼父母與繼子女”7個字就概括了原條文前兩句33個字的內容,並且增加了“之間”兩個字,就使原來條文中只是單向性規定“繼父母對繼子女不得虐待或歧視”改成繼父母與繼子女雙向都不得虐待或歧視。豐富了原來條文的內容,體現了用儘可能少的文字表達儘可能豐富的內容。

意明就要注意選用通俗易懂的語言,避免用“大約”、“類似”、“也許”、“大致尚可”、“似有不合”、“據不完全可靠的判斷”、“據尚未成熟的意見”等模稜兩可的詞語。

下面一篇公文經過周總理的修改,十分簡明。有下劃線的字都是周總理刪去的,括弧中的字是他添加或者改正的。

查我們祖國具有極其珍貴歷史文化價值的(改為:之)文物圖書,在過去國民黨匪幫反動統治時期(代),往往官僚商人互相勾結,偷盜販運出口,以(致)使我們(國)這些文化遺產蒙受莫大的損失。現在,(今)反動政權(業)已經被推翻,海上陸上運輸(均)已經暢通行使,沒有阻礙了,為了防止這些珍貴(此項)文物圖書繼續失散起見,特別制定了一份《禁止珍貴文物圖書出口的暫行辦法》,隨著這個命令頒發下去,希即轉令所屬各有關單位遵照辦理為要。

四、莊重

新頒布的《國家行政機關公文處理辦法》第二條明確指出:“行政機關的公文,是行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規範體式的文書,是依法行政和進行公務活動的重要工具。”這就確定了國家機關行政公文所具有的權威性和行政約束力。所以公文的語言應該是莊重、嚴肅的。

公文語言要達到莊重的要求,就要努力做到以下兩點。一是要用規範的書面語言。書面語言,可以稱為“文語”。“文語”包括以下三個方面。第一,規範語言,即有符合語法的完整的句式,詞義要單一。第二,有生命力的文言。第三,歐化語言,形容詞等限定詞語比較多。公文語言可以通俗,但要儘可能少用口語。二是用公文專用語。在長期的公務實踐中,由於行文關係和處理程式的需要,公文逐漸形成一套常用的規範化、定型化、格式化的詞語,這就是公文專用語。

常用的公文專用語有下面幾類:

開頭用語。表示依據:根據、依據,依照、按照、遵照;表示目的:為、為了;表示原因:由於;表示伴隨情況:目前、當前、茲、查、奉等。

承啟用語。專用於承接上文、引起下文。先用表示目的的:為此、為了,或表示依據的根據、依據,依照、按照等介詞承接上文。再有:特作如下通知(決定、規定),通告(通知)如下,現將有關事項通告(通知)如下,提出以下意見,擬採取以下措施或上述、綜上所述等,以引起下文。

結尾用語。用於公文的結尾,如:為要、為盼、為荷。不同的文種,有不同的結尾用語,如通知(通告)用“特此通知”(通告);“以上通知,請遵照執行”;報告用“特此報告”、“專此報告”、“以上報告如無不妥,請批轉執行”“以上報告,請審閱”等;請示用“以上請示,請批覆”、“ 妥否,請批示”“當否,請批覆”、“以上請示,請予審批”、“ 以上請示如無不妥,請予批准”批覆用“此復”等等。函的結束語用:“請即函復”、 “當否,請審查批准”;復函用“此復”、“ 特此復函”等

4.稱謂用語。我(局、公司)、本(局、公司)、你(局、公司)、貴(局、公司)、該(局、公司)。

5.經辦用語。用於說明公務處理情況或要求:經、業經、現將、已經、茲經、責成、執行、試行、貫徹執行、研究執行、參照執行、遵照執行。

6.引敘用語。即引敘來件的用語:悉、收悉、欣悉、驚悉、接、前接、近接、現接等。

7.表態用語。用於表明公文辦理機關對公務事項的態度:同意、不同意、照辦、可辦、不可、不行、應、應該、批准執行、請遵照執行、原則同意、原則批准等價。

8.期請用語。表示發文者的期望、要求:請、希、望、盼、擬請、懇請、即請、報請等。

9.批轉用語。如:批示、審批、閱批、批轉、轉發等。

10.徵詢用語。表示徵求、詢問對有關事項的意見和態度。如:當否,妥否,可否,是否妥當,是否同意,如無不當(妥),如果可行等。

11.發文機關與發文事由、文種之間常用介詞“關於”

公文語言的四個特點準確、平實、簡明、莊重辯證統一在整篇公文之中。以選詞為主要方式的公文語言寫作,一定要體現這4個語言特點。這就需要提高整體語言文字的寫作水平,而要達到較高水平,就要多讀、多練(有長達三五年以上時間的反覆寫作實踐),還要向人民民眾學習生活語言,向經典名著和檔案學習規範化的精練語言。

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