職場修煉:如何和領導有效溝通

2019-02-13 15:29:54

案例1:某部門經理準備了一晚上想把項目的工作思路、時間進度安排、可能的風險及防範機制和領導溝通,足足寫了十幾頁的匯報材料,當遞給老闆的時候,老闆掃了一眼就放在桌子上說你簡單介紹一下吧,我就不看了,部門經理心裡立馬拔涼拔涼的,因為沒有準備,匯報也沒能抓住重點,幾乎沒有引起老闆的興趣。

案例2:某部門經理接到命令立刻行動,執行力那叫一個強,工作任務分工、預算敲定,客戶開始聯繫,第二天老闆改主意,客戶一個勁的追問進展,但這邊確不敢推動,也不能推動了,很尷尬。

案例3:某部門經理平時工作很努力,每日加班加點,認為領導都看在眼裡,平時都有溝通,匯報只是走形式,沒有按照公司格式和要求來匯報,沒有數據、分析、問題和建議,沒想到在月度例會上老闆發飆了。

以上三個案例都是工作中比較普遍的現象,都涉及到今天這個話題“如何和領導有效溝通”。一提到和領導溝通,很多人立刻就想到恭維、拍馬屁等厚黑學的做法,這個本人不太擅長也就也無從說起了。我只能從職業素養方面談談,既然談有效溝通,那么我們先來思考要和領導溝通什麼,如何有效溝通。

那么具體什麼事情值得和領導溝通呢?我總結為三類,第一類,領導的決策有問題的時候,要站出來和領導溝通。第二,領導作出工作布置,你對任務的目標、要求理解的不太準確,或者領導沒有說得特別清楚的時候要溝通。第三,定期工作的總結匯報。

先說第一類溝通,一般來說,領導比下面人在“眼光、胸懷、實力”方面還是強一些的,所以領導一般對下面人提出的不同意見一般不會排斥,如果你談的很專業,有理有據,不管結果是否採納,領導會對你另眼相看,認為你是一個有勇氣,敢擔當,負責人的人。特別是當採納你的意見後來證明是正確的,取得了成果或者規避掉損失的時候領導會在內心裡感激你的,會在某些方面給你補償。說服領導有一點很重要,就是專業性,如果在某方面你不比你的領導專業,你就失去了利用價值,就不會得到尊重。而且這種專業性要非常突出,不是一般的差距。就像一隻小雞和母雞站到一起,小雞會感覺自己和母雞一樣大,只有小雞站到火雞旁邊才會說,他確實比我大。只有達到這種專業性上的鴻溝,別人才會尊重你的意見。

說服領導另外一點要注意,不是你一次的行為就能改變領導,有時候需要時間和時機。不要把自己標榜為救世主,固執的堅持己見,千萬記住做領導的分身而不是領導的替身,你所做的就是把事情的本來面貌更清晰的呈現給領導,讓領導做出決策。最後,即使領導聽取了你的意見,也不是你說服了領導,而是領導說服他自己而已。

再談談第二類溝通,很多人沒有真正理解老闆下達任務的目的,只是機械的執行領導的命令,悶頭做事。你不僅要知道要怎么去做,還要理解為什麼要這么去做,對理解不清楚的地方要及時和領導溝通,以免出現重大偏差。不要害怕和領導溝通細節,其實領導很多時候也沒有想清楚,他的很多決定也未必是最合理的。一些幹部拿到領導的命令立即執行,第二天領導反悔了,整體推翻了方案,讓你實在不知道該怎么做好,案例2就是一個典型的例子。了解領導的初衷,針對自己做出的方案和領導溝通具體的目標、執行方案,這個時候有可能會推翻原來的任務,有時會敲定一些新的做法,對複雜任務、重大任務再次確認非常重要,而不要糊裡糊塗的執行。即使執行過程中也要和領導進行溝通,確保方向沒有錯。正如萬科總裁郁亮所說的,即使是董事長王石做的決策也要隔夜,充分說明了人總有不理性決策的時候,而這個時候你不是在做推波助瀾的人,而是要做善意的提醒者。

再說第三類溝通,有人認為自己做的工作領導能夠看到,工作匯報只是形式,因而不重視工作匯報。這是典型的不尊重領導,工作匯報是一種非常有效的溝通渠道。首先要確定溝通內容,一般含:重點工作推進,發現的主要問題,需要領導協調的事情,給公司的建議四項內容。很多人只匯報自己做了哪些工作,但缺乏對工作的思考,有的人提出了一些問題,但沒有解決方案。領導想要的匯報當然是有數據、有分析,有思考、有方法的的工作匯報。真正能讓領導汲取到營養,改善公司管理,要么能控制風險、提升效率、改善工作質量等等。最怕的就是提出一大堆問題,而沒有解決的辦法,這個世界上能夠發現問題的人太多,但能夠真正幫助領導解決問題的人很少。

和領導有效溝通有兩點很關鍵,一是把握好時間和時機。直接切中要害,直入主題,不要浪費領導時間,選擇領導不被其他事情干擾的時機。領導的時間很寶貴,溝通的內容是不是領導關心的、重要的事情就非常關鍵了。如果你非常主動的和領導溝通,但談的都是雞零狗碎的事情,或者很長時間說不到重點上,溝通會適得其反。FACEBOOKCEO扎克伯格把他和COO桑德伯格之間的關係比作“高速寬頻”,每周一有一個小時的會議,從戰略到產品、協定、人事等等,周五再相互通通氣。扎卡伯格講到,他們之間談論30秒鐘交流的信息量,要比和別人開會一個小時獲得的信息量還多。因此,溝通內容的精心準備非常重要,但案例1卻有犯了一個錯誤,自己精心準備的東西和呈現給領導的東西是兩回事,精心準備沒有錯,錯在在展現形式上,領導需要看到的是快速切入正題,言簡意賅的方案,而不是你的長篇大論,在領導的眼裡所有事情都可以簡化為選擇,你只需迅速切入正題,告訴他問題是什麼,你準備怎么做,有幾個可選方案讓領導決策,領導看到的是你精心烹製的佳肴,而不是準備了多少食材。

二是說明事情要客觀全面,不能只談好的方面不談風險,只談收益不談成本支出,所謂醜話要說到前面。某IT負責人給領導介紹了一個海外分散式部署的方案,大談部署之後網速會如何快,但沒有談到預算有多大。但項目完成之後需要部署,在購買或者租用伺服器上領導大為惱火,在他的概念里是沒有這些成本的。很多時候倒不是花多少錢的問題,而是一個與預期落差的問題,幾乎所有的衝突都源自不同的期望。

最後還是以一句名言做一總結。弘一法師曾言“識不足則多慮,威不足則多怒,信不足則多言。信也。”案例一實為多言而不自信,案例二則為多慮而識不足,案例三的領導多怒則是因為他感到了威不足。工作中努力提升自己的專業度,做一個有見識的人,做一個能夠影響老闆的人,做一個少言但一語中的的人,做一個懂得如何尊重他人的人。

責任編輯:孟祥慧

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