上班頭件事決定你幾點下班

2019-02-19 14:07:22

《不想累死自己,一定要學會把工作變簡單》

「每天總是有堆積如山的工作,好像永遠都做不完,怎么辦?」

「真希望能準時下班,脫離加班生活!」

你是否也像這樣,工作總是充滿壓力及抱怨?如何才能找到最適合自己的工作方式?不再每天被工作追著跑?本文集結了許多小秘訣,由「根本」開始徹底改變你的工作方法,讓工作更變得更簡單、更有效率。

不過,剛開始你可能需要一些勇氣,才能實踐本文所寫的內容。因為,要將工作簡化,首先必須從「捨棄」許多東西開始。

無論是物品、信息、經驗、職業,或是人際關係,許多東西我們一旦擁有了,就很難放手。原因在於我們會這么想:「捨棄=浪費」。然而,這卻是讓事情越來越複雜的根源。

本文作者中島孝志是日本知名的「效率專家」,他同時身兼企業顧問、經濟評論家、新聞記者、作家、出版製作人、大學講師等數職。面對多面向的龐雜工作,他30年來從未加班,非但工作從容不迫、迎刃有餘,更在各領域中展現驚人成績,他究竟是怎么辦到的?

「早10分鐘進公司」,人生就會不一樣

確立「早鳥型」的生活方式是工作簡化的絕對條件。舉例來說,我從20年前開始,就養成了早上4點起床的習慣。拜這個習慣所賜,我賺得了不少好處。

1.早上的空氣清新,對健康有益。
2.早上很安靜,適合從事需要思考的工作。
3.比起熬夜,早起更能提高工作效率。
4.提早完成預定的工作,就更有能力應變突如其來的客訴或委託。

提早出門,天天都贏在起跑點

此外,早起還有許多好處。例如:早一步開始一天的工作。

對上班族而言,最消耗體力的莫過於上下班尖峰時段。只要避開人擠人的通勤時段,搭上早一班的車,就一定有位子坐吧!如此一來,就能悠悠哉哉地看報紙、閱讀時事新聞,或者一面看著手帳,一面思考工作流程。也就是說,在踏進辦公室以前,你就已經開始一天的工作了。

無論什麼工作,最初的「起跑加速」都相當重要。只要有好的開端,一整天的工作就能順利進行。對工廠管理來說,工作的「起頭」最重要,對上班族而言,早上就是一天的「起頭」,只要善用這段黃金時間,就能提升生產力。

上班做的第一件事,決定你幾點下班!

一天之中,你通常在什麼時候進入「工作模式」呢?我想應該很少人會在踏進辦公室的瞬間,就火力全開吧!絕大多數人都需要一段熱機時間,慢慢點燃「工作引擎」。前面曾經說過,這20年來我都在清晨4點起床。然而即便如此,我進辦公室後做的第一件事,還是和多數的上班族一樣。

某家飲料廠牌曾經針對「上班族一進辦公室後,會先做什麼?」進行調查,結果如下:

1.確認電子郵件
2.先來一杯咖啡或飲料
3.拿出記事本確認行程
4.去洗手間(確認服裝儀容)
5.上網瀏覽新聞

就算進了辦公室,不代表大腦就能反射性地切換至「工作模式」,我們還是得透過檢查電子郵件、喝咖啡,或與主管同事閒聊幾句,以及朝會、會議等「儀式」,慢慢提高自己的工作動力。

這些舉動雖然無傷大雅,但如果一直拖拖拉拉、遲遲無法進入工作模式,專心工作的時間就會相對變短,導致工作無法在期限內完成。這么一來,我們就必須加班,工作簡單化、效率化也就離我們越來越遠。

拖拖拉拉只會誤事,越早開工越好

想早點完成工作,就必須儘早開始動工。這個原則雖然簡單,卻是工作不變的「鐵則」。環顧四周,你會發現動作慢的人都有一項共通點,那就是他們都習慣拖拖拉拉、悠悠哉哉地工作。

這種人非得在別人的「強烈要求」或現實的「迫切需要」之下,才能果斷地開始工作。以我為例,就是在編輯逼問我,或是強烈希望我出版某本書的時候。

相反地,我也會拜託周遭的人:「我很懶惰,所以麻煩你儘量催我。」這也不失為可行之計。因為我深知道儘早開始動工的好處,所以會特別感謝催我的人。畢竟,只要一個不留神,寶貴的時間就轉眼飛逝了。

報告只要「說重點、講結果」千萬別讓主管說出「所以呢?」

上班族早上一定都很忙碌,星期一的一大早就更不用說了。有事和主管報告還得排隊,簡直與尖峰通勤時段沒兩樣。這個時候,如果你也得向主管報告,你會怎么開口呢?

員工:「上周五我去○○公司的山田部長那跑業務,聽說他們好像也受到不景氣的影響,業績整整跌了3成。」

主管:「所以結果呢?」

員工:「花了好一番工夫,我還是想辦法簽到了契約,因為……」

主管:「好,我知道了。辛苦你了!那么付款的事呢?」

員工:「喔,還沒付款。其實啊……」

如果這么報告,肯定會讓主管生氣吧!因為星期一的早上,所有人都處於戰鬥模式,火力全開,只求能熬過這個星期。上班族的早上是很忙碌的,絕不可能悠悠哉哉。

主管比任何人更忙,尤其星期一早上,可能還得向老闆或高階主管報告,所以下屬報告時要是拖拖拉拉,做主管的絕對無法忍受。

早晨會報有訣竅,長話要短說,最忌「老王賣瓜」

早晨會報有幾項訣竅:
1.長話短說
2.只說結論
3.口頭報告,而非郵件
4.依內容的「重要程度」判斷報告時機
a.重要的事:提早進公司,等主管一來就立刻報告
b.不重要的事:在空閒時間報告

試想一下,對方最想得到的訊息是什麼?當然是「結論」。儘量把握時間說重點,其他過程或自吹自擂的話,可以等到有時間的時候再說。同樣地,報告的時機也很重要。開口前要先向主管確認:「現在有空嗎?」、「我想報告一下○○的情況。可以借我5分鐘嗎?」這個動作非常重要。工作絕不能太過「自我」。要占用對方的時間,就必須配合對方及周遭環境的步調。如此一來,工作才會更有效率。

壞訊息不能拖!越壞的訊息,越要提早報告

報告絕不只有「好訊息」,一定也有很多說不出口的「壞訊息」。越壞的訊息,越需要優先報告。然而,有很多人卻習慣只報告好訊息,壞訊息則往後拖,等到非不得已才說出口,或是直接忽略壞訊息,裝作完全沒那回事。

其實,「順利」或「成功」這類的好訊息,即使延後報告也無所謂,但客訴、事故、糾紛、意外等壞訊息,如果不儘快交代清楚,後果會非常嚴重。

提早報告,就能提早處理。正所謂:「星星之火,可以燎原。」如果在火勢還小時儘早報告,還來得及撲滅火源,可是要是拖延報告的時間,等到大火延燒開來,後果就不堪構想了。拖延會帶來致命的損傷,所以越壞的訊息要越早報告。各位一定要牢牢記住這個簡單的原則。

回信慢吞吞的人,工作一定也沒效率

現在所有工作幾乎都需要透過電子郵件往來。因此,提升回覆信件的效率,也可以說是提升工作效率的重要關鍵。

我是個急性子的人,所以象是固定的住址、電話號碼等,或是使用頻率較高的句子,我都會預先設定。當然,電子郵件常用的內容,我也會預先設定。

電子郵件設定有條理,工作不瞎忙

我們可以將電子郵件的內容分為5個部分:
1.頁首
2.標題
3.本文
4.結語
5.簽名檔

其中,「頁首」和「簽名檔」的部分不用自行決定,從公司寄出的信件應該都會自動添加。簽名檔的部分包含:公司地址、電話、傳真、網址及郵件賬號。

至於標題、本文和結語,這些部分該怎么寫呢?其實,只要書店逛逛,就會發現「商務郵件」的工具書堆積如山,或是上網也可以找到很多。善用這些工具,可以幫助我們寫出又快又好的商業書信。

讓你打字更快速、回信更有效率的小撇步

另外,利用計算機中「附屬應用程式」里的「相關字詞編輯工具」,輸入常用的關鍵句,也能讓工作打字時更有效率。例如:「敬啟者」,只要打「敬」就能叫出這個詞。其他象是:

1.「謝」──謝謝您的來信
2.「感」──感謝您訂購本公司產品
3.「承」──承蒙貴公司平日的支持與愛顧
4.「如」──如有任何疑問,請不吝來信指教
5.「造」──造成您的不便,特在此向您致歉
6.「祝」──祝貴公司業績蒸蒸日上
7.「敬」──敬祝商祺

不管登錄幾個都沒關係,後補字詞會不停地出現在熒幕上,各位不妨試試。

只要專心「1個小時」就好

有適度的休息和放鬆時間,我們才能維持高度的專注力。請各位試想一下,如果拳擊比賽沒有中場休息時間,一直沒完沒了地進行下去,結果會如何呢?比賽肯定會變得很沒勁吧!選手能專注的出拳,是因為集中3分鐘,就能休息1分鐘。

同樣地,相撲也是如此。相撲力士們不會一上場就使盡全力駁倒對方,時間終止之前,都是力士們的自由時間,他們會互相激發專注力,等到全身充滿氣力的瞬間才開始比賽。由此可知,專注力無法長久持續。因此,我們可以做到以下2點:

只要專心「1個小時」

只要集中精神解決「這個部份」

只要「限制時間」,就能全神貫注地工作了。準備考試也是如此。比起臨時抱佛腳,針對可能出題的範圍集中精神,還比較有效率。畢竟專心一整天,是不可能的。「比起連續唸書10小時,每天2小時,持續5天,還比較能專心」──這種提高專注力的方式就稱為「回憶法」。為了讓工作更有效率,我希望大家能加以運用。

以「3小時」為單位工作,永遠不疲勞!

每個人都有自己的工作「節奏」。舉例來說,我可以集中精神持續工作3個小時,所以當我覺得:「好累喔!」或是抬頭問:「現在幾點了?」通常都是3小時以後。因此每過3個小時,我就會自然而然地起來走動、休憩片刻。

就如同大家所知道的「中午的午休時間」或是「下午3點的點心時間」,你可以設定固定的休息時間,或是跟我一樣,一想到就休息片刻。

一般來說,工廠這種需要全體員工互助合作的工作場合,固定時間的休息方式較為適用。相反地,如果是各自獨立,從事創意工作的辦公室,或許就比較適合像我這種斷斷續續的休息模式。

一般公司中午的午休時間,多為45分鐘至1個小時,至於下午3點的休息時間,則是有10分鐘就該偷笑了。這時,不妨吃點甜食讓腦袋休息片刻,或是做做體操,讓身心重新恢復活力。

工作場合的休息時間就和拳擊賽的中場休息一樣,不是「為了休息而休息」,而是為了「再戰下一場」。重新充電是很重要的。即使在這段休息時間耗精費神,也得不到什麼好處。請各位務必意識到這一點。

辦公桌只留6樣東西,其他通通丟掉!
身為一個上班族,要是不懂得如何整理、整頓,那么絕對會吃大虧。假設你的抽屜塞滿了東西,沒有空間放置雜物,只能把雜物全堆在辦公桌上。桌上的計算機已經讓空間夠窄了,加上這堆雜物後,或許連好好寫個檔案的地方都沒有了吧!

在這種狀態下,還能心平氣和地工作的人,真是讓我覺得不可思議。我認為這種類型的上班族,是不可能把工作做好的。名片這類的東西,只要利用名片管理軟體,就能妥善管理。之後就算忘記姓名,只要有公司名稱和類別,一搜尋就能立刻找到。

辦公桌就是「財庫」,一定要加強管理

辦公桌的使用方式,會對工作的生產性帶來巨大影響。對上班族來說,這張小小的辦公桌正是創造所有價值的「生產工廠」。這間小工廠可以創下幾百萬、幾千萬,甚至幾億的營業額,所以對於自己的辦公桌,千萬不能疏於管理。

舉例來說,我的辦公桌上只會放以下這些東西:
1.計算機
2.手機和電話分機
3.鏇轉式名片架
4.便利貼
5.桌上型月曆
6.文具組

因為只有這些東西,所以桌子雖小,還是比堆滿雜物的辦公桌寬敞許多。

我認為整理辦公桌的訣竅,就是只選出活火山(現在使用中的物品),至於休火山(現在不使用的物品)及死火山(未來也不會使用的物品),則可以丟掉或是分送同事,之後要是突然需要使用,再和同事借就好了。

決定今天能不能準時下班的人,是你自己,不是老闆

工作能力強的人通常相當忙碌。他們善於解決接踵而至的難題,而且手法相當高明,所以工作會接二連三地找上他們。相反地,工作能力差的人通常「很閒」。因為同樣的工作,工作能力強的人能在短時間內完成,而他們卻得花上一整天,甚至一整個星期。

那么,工作能力「不上不下」的人呢?他們也相當忙碌,可是卻和工作能力強的人有所不同。工作能力不上不下的人,會緊抓著工作不放,搞得自己焦頭爛額也就算了,到頭來還一無所獲。工作能力強的人,都是善於「委外」的人。他們會將工作利落地分類處理:

1.自己該做的工作
2.可以交給別人的工作
3.做不得的工作

因此,無論再怎么忙碌,他們都能臉不紅、氣不喘地一一解決工作。

永遠空出一隻手,讓自己「遊刃有餘」

有些人習慣將工作全攬上身,讓自己忙得不可開交;有些人則習慣將工作分配出去,交給其他同事或是直接委外處理。在工作成效上,這兩種人有天壤之別。懂得簡化工作的人絕不會一手包辦所有的工作,因為這么做不僅苦了自己,也會對客戶或公司造成困擾。

「工作又停在他那裡了喔?」

「交給○○做或許還進行得比較順利呢!」

效率化的要訣之一,就是成為「遊刃有餘」的人要永遠空出一隻手,不能這個也做、那個也做,讓自己沒有喘息的餘地。

只要懂得適時將工作分配出去,當表現的機會近在眼前時,就能立刻集中精神、採取行動,把機會化為成果。

書籍資料

書名:不想累死自己,一定要學會把工作變簡單:丟掉80%的無效人際,工作效率3級跳!
作者:中島孝志

中島孝志(NakajimaTakashi)

【日本效率專家】

出生於東京都,早稻田大學政治經濟學系畢業,南加州大學碩士。在幾家出版社工作後自立門戶,並同時擔任經營顧問、經濟評論家、新聞記者、作家、出版製作人、大學講師,在各個領域的表現都十分活躍。主持KeyManNetwork研習會、原理原則研究會和松下幸之助經營研究會,舉辦的演講和講座更受到外商企業的歡迎。主要的著作有《日誌本活用法》、《便利貼、筆記200%活用法》、《讓人覺得「這個人一定辦得到!」的提問技巧》、《工作強者巧妙的傳達技巧》等,暢銷書極多,累積銷售量超過6百萬本。

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