辦公室常用文字材料寫作(二)

2019-02-24 06:01:16

辦公室常用文字材料寫作(二)

內蒙古菸草 2010.03 期 作者: 孫寶義

(四)日常公文。
辦公室日常公文有多種,公文處理規範中也都有明確規定和要求,這裡只就幾種常用公文在起草和寫作中亦即公文形成前過程中需要尤其注意的問題提示以下幾點:
通知——對常用的一般性會議或某個事項的通知,起草時尤其注意要把應該告知的事項說清楚、說完整,不要留有疑問或矛盾之處。這類檔案看似比較簡單,經常出現的問題就是通知發下去後,往往還會出現打電話來詢問或核實其中某些事該怎么辦的情況,追溯起來還是起草通知時沒有把該說清楚的事情考慮周全。與此相類似的還有上行文“請示”更是如此,最主要的是要把請示的事項和希望上級答覆解決的事情講清楚即可,無關的話儘可能少說或不說,否則上級部門不僅無法研究,以至“批覆”都很難作出。
通報——最需注意的是要把所要通報的情況核實準確,內容上必須完全是事實,如同新聞報導不允許出現任何失實一樣,通報的情況則一般更應嚴肅和鄭重。如是通報全局性工作還要兼顧到面上的情況,通報工作中的問題要注重分析原因和教訓,以期引起大家重視,因為無論通報什麼情況都涉及到對所屬單位工作的或肯定、或評價、或褒獎、或懲戒,都是為了更有利於推動和促進工作,要通過通報情況切實能夠起到通報的作用。
報告——一般為向上級單位報告情況使用。因此,要求報告內容所反映的情況必須真實、準確,內容詳實而具體,層次分明,抓住重點,篇幅上也不應太長,文字上更要注意精練,反覆修改推敲,言簡意賅。這是由這類上行文文種的特定要求所決定的,不能給上級領導部門看了報告感覺不知所云,或通篇泛泛而論讓人只知其然而不知其所以然,甚至由於文意不順暢根本看不進去,這都是非常值得注意的。
意見——除一些類似呈報或函復性的上行或平行檔案以外,更多為下發檔案並同時抄報給上級領導部門。這類檔案的起草對寫作者來說可能主動性多一些、發揮空間相對大一些,但要求也比較高,無論在內容取捨、結構安排、文字表述等方面,都需認真思考、反覆斟酌、精雕細刻。特別對屬於黨的工作方面一些重大問題、重要事項提出貫徹落實的意見,起草時對其中的一些理論、政策或認識方面的觀點闡述肯定要有而且不可或缺,但一定要緊密聯繫單位和工作的實際、聯繫我們自身學習理解領會貫徹的實際來闡述,既要結合實際,更要切合實際,所謂不能講套話、空話或“官話”,多是在這個時候尤其應當注意。因為這類檔案(還包括如決定、指示等)更多反映的是對所屬單位一個時期某些重要工作、重大事項進行部署和提出要求,包括如何開展和實施、包括一些政策性的規定要求等都要在檔案中作出安排和加以明確。所以,突出指導性、針對性、可行性和可操作性,對於起草這種“意見”性檔案來說是最為關鍵和最需注意把握的,切忌內容上的空洞無物和文字表達上的不確切、不準確。
會議紀要——由於各種會議內容、類型或者對其要求、需要的不同,會議紀要的寫法也有多種多樣,公文處理上一般也有相對規範的要求。這裡只強調一點,就是我們各級辦公室經常要用到的單位行政領導辦公會的會議紀要,最重要的是要把會議議定、議決事項和領導最後研究決定的意見寫清楚,而不必要去過多記述會議過程或討論發言內容。因為這種辦公會多是領導研究解決本級本單位的某項工作或某個問題,不同於一般的研討會、座談會而需要在會議紀要里反映各方面意見,更不同於會議記錄。寫這種辦公會或局務、廠務例會性的會議紀要,關鍵要把會議議定的事項和最後決定的意見寫清楚,這樣既有利於抓好議定、議決事項的落實,也便於日後需要時查閱。
除以上四個方面內容外,機關或各級辦公室文字材料中還有一項重要內容就是編寫各種形式的簡報,包括工作簡報、會議簡報、專題簡報等。這種簡報類公文現在已多歸入信息類。目前各級辦公室對信息工作都比較重視,一般均設有信息工作機構或崗位並安排有專職人員,有關的培訓也作為一項重要內容專題來講,這裡不具體說。同時,無論從事機關什麼工作特別是在綜合性文秘崗位工作,對《國家行政機關公文處理辦法》(2000-8)、《國家行政機關公文格式》(2000-11)和《國家菸草專賣局中國菸草總公司機關公文處理辦法》、《菸草行業公文格式標準》(2009年9月)等規定性檔案要在平時注意認真學習和熟悉,對一些基本常識問題要了解和掌握,這對做好公文處理工作和文字材料工作都是非常必要的。
三、常用文字材料寫作中應注意把握的幾個問題
搞文字工作特別是撰寫文字材料,是機關工作人員普遍感到不太好乾、也都不太願意幹的事,工作任務很重、責任很大、壓力也很大。往往一項任務布置下來,多數人都有重負在身之感,“加班加點”尋常事,耗神耗力又累心。怎么寫好材料,這裡既有對寫作知識的掌握,即寫作方法、寫作能力、寫作訓練、寫作技巧等方面的“基礎”問題,更有對實際工作和實際情況的把握,包括理論和政策的理解與套用、個人的工作經歷和工作經驗以及綜合性知識、寫作實踐的積累等方面的“水平”問題,這兩方面能力加起來才能反映出撰寫文字材料所需要的所謂“功底”。大作家不一定能寫得好材料,這不是其“功底”不夠而是需要和要求不同。怎么就算寫出好材料了,也可以說無一定式,正所謂“文無定法,文成法定”。這也是由其材料的不同需要和不同要求所決定的。而且從寫材料的實踐看,並非像經常有人說材料寫得多了自然就熟了、就好寫了,其實真的要“寫”好材料而不是簡單地從網上去“盪”材料,往往都是越寫要求越高、標準也越高,責任更大、壓力也更大。所以,究竟怎么寫好材料,也是“捉刀者所見略同又各有不同”。下面,只能就個人從事這項工作、特別是結合撰寫有關報告材料的一些體會和感受談幾點看法,也可以叫做幾個“注意把握”:
(一)意在筆先”。
用這個詞好像也不是很明確,總的說就是一般文章寫作知識都要講到的調研、醞釀、準備階段即下筆之前要做的事,或者叫“構思”或“立意”的階段。這一階段所要解決的是為什麼寫、寫什麼、怎么寫,也就是材料的主題思想(或說中心思想)、主要內容、表現形式等的確定和形成即“立意”問題。需要做的工作就是素材準備、聽取有關領導或部門對材料起草的意見、更多地占有材料和完成“構思”。主要做好三件事:(1)收集材料素材。包括收集前面已講過起草材料所需要的上級的有關精神和要求,本單位這方面工作的情況和檔案資料,包括“縱向”下屬單位和“橫向”機關內各部門工作的有關情況,必要時需專門下發通知收集或約請有關部門就某些方面提供情況。(2)聽取領導意見。要聽取和徵詢領導對所起草材料的一些基本想法、思路和意見,凡有大的材料一般應由領導召集有關人員作一次專門研究,也就是平時講的要“碰材料”,這在重要報告起草前是非常必要的,是醞釀和形成材料主題實際也是會議主題的重要一步。對屬於一般性的領導講話或有關材料,不一定專門安排時間研究,那也要根據擬起草的講話或材料所需要的內容去收集和了解有關的情況,從掌握的情況中儘可能地去領會領導的意圖、思路以及工作的總體狀況。這也是履行辦公室工作或秘書性工作“參謀”職能在寫作材料時的重要體現。這種“謀”事的職能作用要發揮好,往往不在於只等領導怎么說了才去怎么做,而更多在於對單位領導工作和全局工作要有總體了解和把握,這對寫材料來說是更為重要的。這就要求我們辦公室特別是秘書性工作人員平時必須注意加強這方面的積累,到關鍵時刻起草材料肯定都會用得上。(3)充分醞釀思考。根據所掌握的情況,執筆人或寫作人員就要認真“構思”,要把領導對這份材料起草的總的要求與自己掌握的材料素材結合起來進行思考、分析、歸納和整理,從中去概括、提煉材料的中心思想、大體要寫的內容和寫作思路,也就是經過一番反覆“構思”,要把“為什麼寫、寫什麼、怎么寫”逐步明確和清晰下來。正所謂通過“打腹稿”,要初步達到材料主題思想的確立和表現形式的形成。這一階段的構思,最費腦筋的在於怎么“立意”上。也有人說這種套用文體的材料更多是“寫實”談不上什麼“立意”,其實不然。材料寫得好不好,有沒有所謂深度、力度和高度,關鍵在於“立意”是否準確、出新和精當。當然這裡也無須用什麼“文以載道”之類說法來硬套,但從實際寫材料看這種對文章立意的過程確實是存在的。如果“立意”不當,或說沒“想”好就寫,寫出來的文章要么像“白開水”索然無味,要么通篇高談闊論、不著邊際,都是不足取的。所以,必須注意把握這個“意在筆先”,話說白了就是“想好再寫”。
(二)謀篇布局。
這一步也可以說是與構思、立意階段同時進行的,之所以分開來講,是由於一般寫作中都有個重要步驟叫“結構”文章。即在明確了為什麼寫、寫什麼、怎么寫的基礎上,要把這些想法、這些材料和情況用文字搭建起來和表現出來,形成一個材料構架,這也是正式起草材料前首要或說重要的一步。執筆人也就如同建造這個“文章”房子的設計師,什麼材料、怎么用、用在哪都要在這個時候進行定位。這一階段主要應該做的,就是要提煉和確定文章的大小標題,具體謀劃安排分為幾個部分來寫、每一部分的主要內容是什麼以及大體的段落層次,包括怎么開頭,怎么過渡、轉折、照應,怎么結尾等都應有所考慮。簡要一點說這一步可以叫做“提煉大小標題、搭建材料主幹、形成總體框架”。對重要的報告材料,都應該形成材料寫作提綱並經過必要形式的討論。對不需要討論提綱的,也應把大體的構架和思路給要講話的領導或主管上級領導匯報說明一下,得到一個基本認可後再動筆寫,這樣可以減少許多不必要的無用功。因為個人的思維、思考所形成的東西畢竟是有局限性的。好的文章經常講叫“結構嚴謹、思路清晰、層次清楚、段落分明”等,往往都是在結構文章的時候就決定了的,在這方面寧可費點工夫也是值得的和必要的。有的人寫文章似乎也沒見有什麼提綱,寫起來仍是一揮而就、落筆成文,實際肯定也是有腹稿的,而且思路非常清晰,只是沒落到紙上而已,但大的材料特別是需要領導審定決定的稿子還是要有寫作提綱為好。這個寫作提綱,不僅是為自己起草材料方便所用,而是對整個報告材料的定調,是寫好報告材料的重要前提和基礎,因而也就不簡單是個文章的結構問題,而是對單位全局、整體或某一方面工作的總體籌劃和安排問題。一般寫作知識都講“主題是靈魂、結構是骨架,材料是血肉”,確實哪個方面都不能忽視。至於怎么提煉、擬定材料的大、小標題,怎么做到所謂題目的準確、鮮明、醒目、簡潔等等,也同樣就不僅僅是對文字語句的錘鍊推敲,而是涉及到對這項工作或這個問題的認識和把握,認識上不清楚或不到位,無論如何表達是不會準確的。因此,要更多從對工作的總體要求上來注意把握材料的“謀篇布局”。“搭好框架”,這對於寫好材料也是非常關鍵的。

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